商务谈判的准备及具体过程

第三章商务谈判的准备

第一节谈判人员的准备

我们知道，商务谈判是由谈判人员完成的，谈判人员的素质、谈判班子的组成情况对谈判的结果有直接的影响，决定着谈判的效益与成败。因此，选好谈判人员和组织好谈判班子是谈判准备工作的首要内容。

一、商务谈判队伍的规模

一个谈判谈判队伍的最佳规模是多大?从最理想的角度应该是一个人。如果参与谈判的人员增多,诸如信息沟通,角色分担等内部协调问题就会接踵而来,牵扯大家很多精力。然而商务谈判通常需要涉及各方面的专业知识,这是任何某一方面的个别专家力所不能及的,这就要求选择若干人员组成一个谈判班子。谈判专家根据以下影响谈判班子规模的因素和他们的经验,认为由4人左右组成一个班子比较合适。

在具体确定谈判队伍的规模时，主要考虑以下因素：

其一,谈判班子的工作效率。一个集体如要有效地开展工作, 内部就必须进行适当而严密的分工和协作,内部的意见交流必须畅通。谈判要求高度的集中统一,必须能对问题作出及时而灵活的反应。谈判人员多、意见就多,要把这些不同的意见全部集中起来,不是一件容易的事。在谈判这种高度紧张、内容复杂多变的活动中,要达到上述要求,谈判班子的规模过大是不可取的。从大多数的谈判实践来看,工作效率比较高时的人数规模在4人左右。

其二,有效的管理幅度。任何一个领导者能有效地管理其下属的人数总是有限的,即管理的幅度是有限的。商务谈判活动紧张、复杂、多变,既需充分发挥个人的独创性和独立的应变能力,又需要内部协调统一、一致对外,其领导者的有效管理幅度只能在4人左右。超过这个限度,内部的协调和控制就会发生困难。

其三,谈判所需专业知识的范围。一项谈判特别是一个大型交易项目的谈判,会涉及到许多专业知识,但这并不意味着谈判就需要各种具备相应专业知识的人

同时参加。因为,谈判的不同阶段所涉及到的主要专业知识的种类是有限的,只要谈判班子的成员具备这几种主要的专业知识就可胜任。某些非常专门或具体的细节谈判可以安排另外的小型谈判予以解决,或者请某些方面的专家作为谈判班子的顾问,给谈判人员献计献策或提供咨询服务,不必扩大谈判班子的规模。

总之,无论什么样的谈判,其谈判班子的规模必须符合既能胜任谈判,又能获得高效率与便于控制的要求。

二、商务谈判人员应具备的素质

商务谈判是一项涉及多方面知识的人际交往工作，是一种智慧和能力的较量，只有具备较高素质的人才能胜任。

那么，一个优秀的谈判人员应具备怎样的素质呢?

1、良好的职业道德

这是谈判人员必须具备的首要条件，也是谈判成功的必要条件。谈判人员是作为特定组织的代表出现在谈判桌上的，商务谈判人员不仅代表组织个体的经济利益，而且在某种意义上还肩负着维护国家利益的义务和责任。因此，作为谈判人员必须遵纪守法、廉洁奉公，忠于国家、组织和职守，要有强烈的事业心、进取心和责任感。

2、健全的心理素质

谈判是各方之间精力和智力的较量，较量的环境在不断变化，对方的行为也在不断变化，要在较量中达到特定目标，谈判人员就必须具有健全的心理素质。

健全的心理素质是谈判者主体素养的重要内容之一，表现为谈判者主体应具备坚韧顽强的意志力、高度的自制力和良好的协调能力等。

(1)坚韧顽强的意志力

许多重大艰辛的谈判，就像马拉松运动一样，考验着参与者。谈判者之间的持久交锋，不仅是一种智力、技能和势力的比试，更是一场意志、耐心和毅力的较量。只有具有坚韧毅力的谈判者，才能在较量中获得最后胜利。

(2)高度的自制力

自制力是谈判者在谈判环境发生巨大变化适时克服心理障碍的能力。由于谈判始终是利益的对决，谈判双方在心理上处于对立，故而僵持、争执的局面不可避免，这会引起谈判者的情绪得波动。如果谈判者出现明显的情绪变化，如发怒、沮丧等，可能会产生疏忽，给对手以可乘之机。所以作为一个优秀的谈判人员，无论在谈判的高潮阶段还是低潮阶段，都能心静如水，特别是当胜利在望或陷入

僵局时，更要能够控制自己的情感，喜形于色或愤愤不平，不仅有失风度，而且会让对方抓住弱点与疏漏，给对方造成可乘之机。

(3)良好的协调能力

协调力是谈判者善于与他人和睦相处，有良好的人际关系。在谈判中，谈判人员之间的协调行动是非常重要的。一个好的谈判者，既能尊重他人，虚心听取一切有利于谈判进行和谈判目标实现的合理意见，又要善于解决矛盾冲突，善于沟通，调动他人，使谈判人员为实现谈判目标密切合作，统一行动。

3、合理的学识结构

商务谈判过程是测验谈判者知识、智慧、勇气、耐力的过程，更是谈判双方才能较量的过程。因此，商务谈判的参加者必须要有合理的学识结构。商务谈判人员，既要知识面宽，又要在某些领域有较深的造诣。也就是说，不仅在横向方面有广博的知识，而且在纵向方面也要有较深的专门学问，两者构成一个“T”字型的知识结构。

(1)谈判人员的横向知识结构

从横向方面来说，商务谈判人员应当具备的知识包括：我国有关经济贸易的方针政策及我国政府颁布的有关法律和法规；某种商品在国际、国内的生产状况和市场供求关系；价格水平及其变化趋势的信息；产品的技术要求和质量标准；有关国际贸易和国际惯例知识；国外有关法律知识，包括贸易法、技术转让法、外汇管理法及有关国家税法方面的知识；各国各民族的风土人情和风俗习惯；可能涉及的各种业务知识、金融知识；市场营销知识等。

(2)谈判人员的纵向知识结构

从纵向方面来说，作为商务谈判的参与者，应当掌握的知识包括：丰富的专业知识，即熟悉产品的生产过程、性能及技术特点；熟知某种(类)商品的市场潜力或发展前景；丰富的谈判经验及处理突发事件的能力：掌握一门外语，最好能直接用外语与对方进行谈判；懂得谈判的心理学和行为科学；了解谈判对手的性格特点等。

上述的“T”型知识结构，构成了一个称职的商务谈判人员的必备条件，也是一名合格的谈判人员应具备的最起码的个体素质要求，否则，将无法应付复杂的谈判局面，承担谈判任务，更谈不上维护本企业和国家的利益。一名称职的商务谈判人员，在力争将自己培养成全才的同时，还应当精通某个专业或领域。否则的话，对相关产品的专业知识知之甚少，就会导致在谈判技术条款时非常被动，