采购与付款内控流程(精)
采购付款流管理制度
采购付款流管理制度一、制度目的为规范和管理公司的采购付款流程，加强对采购资金的使用和监督，防止财务风险，确保采购付款的及时、准确和合规性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有与采购付款流程相关的部门和人员。
三、流程管理1. 采购申请：采购员根据公司需要提交采购申请，包括采购商品或服务的名称、数量、单价、供应商信息等必要内容，并经部门主管审批。
2. 采购合同签订：经过供应商评审后，采购员与供应商签订采购合同，明确付款方式、付款条件、交货时间等内容。
3. 采购验收：采购商品或服务到达后，采购员进行验收确认数量、质量和规格是否符合要求。
4. 付款申请：采购员向财务部门提交付款申请，附上采购合同、验收单等必要资料，并经部门主管审批。
5. 付款审批：财务部门接受付款申请后，进行付款审批，审核申请内容是否符合合同约定，付款金额是否正确。
6. 付款执行：经过付款审批后，财务部门将款项支付给供应商，同时记录相关数据及资料。
7. 付款跟踪：财务部门对每笔付款进行跟踪和记录，确保款项按时足额到账，征得第三方确认。
8. 付款结算：对供应商的付款进行结算，包括制作付款凭证、汇总付款数据等工作。
四、控制措施1. 采购额度限制：各部门对采购金额设定不同的额度限制，超过额度需经部门主管审批。
2. 合同规范：采购合同须清晰明确，包括商品或服务的规格、数量、价格、付款条件、交货时间等，以确保合同的有效性和合规性。
3. 付款审批流程：所有采购付款需经过严格的审批程序，确保申请内容的合理性和准确性。
4. 财务监控：财务部门对采购付款进行监控和核对，及时发现异常情况，不得越权支付。
5. 数据记录：建立完善的付款记录和档案，确保数据的真实性和完整性，方便查阅和审计。
六、违规处理1. 对违反本制度的行为进行责任追究，并根据程度给予相应的处罚，包括警告、扣发工资、停职、辞退等。
2. 对因违规行为造成的经济损失，责任人应承担相应的经济和法律责任。
(word完整版)采购内控流程
③采购部应将处理过的请购单归档备案。
第5条 临时性商品的请购。
1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。
2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。
3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经总经理签字后，采购部方可办理采购手续。
第2章 企业内部控制—采购
2．1 采购授权审批制度
制度名称
采购授权审批制度
受控状态
文件编号
执行部门
监督部门
考证部门
第1条 目的
为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求,特制定本制度。
第2条 进行授权审批
采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
第5条 请购
使用部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请,经部门负责人签字后,及时向采购部门提出采购申请。
第6条 审批
采购经理、总经理、董事长根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批.
1．采购预算内采购额在1万元以内的，采购经理审批；采购额在1—20万元的，由总经理审批;采购额在20万元以上的，由法务、财务审核，董事长审批。
2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决,解决方案报董事长审批后，采购部负责处理。
第9条 付款
1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备,内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确.
采购付款制度及流程范本
采购付款制度及流程范本一、制度概述：采购付款制度是为规范和规范化公司的采购付款流程而制定的管理制度，以确保采购款项的合理支付和内部控制的有效实施。
本制度适用于公司内外部采购付款流程。
二、采购付款流程：1. 采购申请：采购部门根据公司业务需求，填写采购申请单，并经相关部门负责人审批。
2. 采购合同签订：采购部门与供应商进行谈判和协商，达成合作意向后，签订采购合同，并确保采购合同的合法性和有效性，并加盖公章。
3. 采购入库验收：供应商按照合同约定进行产品交付，并由仓库进行验收，确认入库数量和质量是否符合采购合同的要求，并填写入库报告。
4. 采购发票开具：供应商按照合同约定开具发票，并提供相关付款凭证、合同、送货单等相关文件。
5. 采购付款申请：采购部门根据采购发票和合同，填写采购付款申请单，并附上相关的发票和付款凭证。
6. 采购付款审批：采购付款申请单经采购部门负责人审批后，提交给财务部门进行付款审批。
7. 付款凭证审核：财务部门对采购付款申请单进行审核，确认发票和付款凭证的合规性，并进行付款凭证的登记。
8. 付款：财务部门根据审核结果，按照合同约定的付款方式和时间，进行付款。
9. 付款确认：财务部门在完成付款后，将付款凭证交由采购部门和供应商进行确认，并归档相关文件。
三、内部控制要求：1. 采购合同必须经过严格审查和签订，并保留合同原件，确保合同的合法性和有效性。
2. 采购发票和付款凭证必须按照规定的流程进行审核和登记，确保发票和凭证的真实性和合规性。
3. 付款凭证必须通过采购部门和供应商的确认，确保付款的准确性和及时性。
4. 采购付款的金额必须与合同的约定一致，并根据合同约定的付款方式进行付款。
5. 对于大额付款和特殊付款，必须进行额外的审核和审批程序，并留存相关的审核和审批记录。
6. 采购付款的记录必须及时更新，并与公司的财务报表进行匹配，确保财务数据的准确性。
四、责任和义务：1. 采购部门负责发起采购申请，并确保采购合同的签订和采购入库验收的合规性。
采购与付款内控流程
采购与付款内控流程
采购与付款内控流程是一种针对企业的采购和付款活动进行监控和管理的流程。
它的目的是确保采购和付款活动的合规性、透明性和有效性，防止欺诈、浪费和错误发生。
以下是典型的采购与付款内控流程：
1. 采购申请：员工需要进行采购时，必须填写采购申请表，并提交给相关部门或采购团队进行审批。
2. 供应商审核：采购团队会对潜在供应商进行审核和评估，包括供应商的信誉、财务状况、产品质量等方面的考察。
3. 采购订单与合同：经过审核的供应商将会与企业签订采购合同，并生成采购订单。
4. 采购执行：根据采购订单，供应商提供商品或服务，并将其交付给企业。
5. 收货与检验：企业收到供应商提供的商品或服务后，需要对其进行检验以确认是否符合合同要求。
6. 发票确认：供应商根据交付的商品或服务提供发票，并将其发送给企业财务部门进行确认。
7. 付款申请：企业的财务部门根据采购合同和发票，填写付款申请，并提交给专责人员进行核对和审批。
8. 付款执行：经过核对和审批的付款申请，企业财务部门会按照约定的付款方式向供应商进行付款。
9. 付款核对：企业财务部门对付款后的相关记录进行核对，确保付款的准确性和完整性。
10. 付款审核：对付款记录进行审计和审核，以确保付款过程的合规性和透明度。
11. 付款登记：完成付款流程后，企业财务部门需要将相关付款记录进行登记和归档，以备将来的审计和查询。
这些流程中的每个环节都需要有明确的责任人和授权程序，并配备适当的内部控制措施，如审核、审批、核对等来确保流程的顺利进行和风险的控制。
采购付款流程规章制度范本
采购付款流程规章制度范本第一章总则第一条为规范企业的采购付款流程，明确责权利，加强内部控制，提高工作效率，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于企业内部所有采购付款活动，具体包括但不限于采购审批、付款操作、发票管理等。
第三条财务部门为本规章制度的主要执行主体，其他相关部门需积极配合财务部门的工作。
第四条企业员工在执行采购付款活动时，应严格遵守本规章制度，未遵守规定造成的损失由责任人承担。
第五条相关部门在执行采购付款工作时，应当密切配合，及时沟通，确保采购付款流程的顺利进行。
第二章采购审批流程第六条采购需求的提出（一）采购申请人应根据实际需求，填写《采购申请单》，明确物品名称、数量、规格、要求交付时间等信息。
（二）采购申请单需加盖部门负责人签字，方可提交至采购部门。
第七条采购部门审核（一）采购部门收到采购申请单后，应核对相关信息，并进行审批。
（二）采购部门需在规定时间内完成审核，并将审核结果反馈给申请人。
第八条采购计划编制（一）采购部门根据审核结果，制定采购计划，包括采购物品清单、采购方式、预算金额等。
（二）采购计划需经过部门负责人批准后方可执行。
第九条采购商务谈判（一）采购员根据采购计划，与供应商进行商务谈判，达成采购合同。
（二）采购员应及时将商务谈判结果上报给采购部门，并提交采购合同。
第十条采购合同审批（一）采购部门收到采购合同后，应进行合同审批，确保合同内容与采购计划一致。
（二）采购合同需经过部门负责人批准后方可签订。
第三章付款流程第十一条付款申请提交（一）采购员收到供应商的货物或服务后，应填写《付款申请单》，并附上相关证明材料。
（二）付款申请单需加盖部门负责人签字，方可提交至财务部门。
第十二条付款审核（一）财务部门收到付款申请单后，应核对相关信息，并进行审核。
（二）审核通过后，财务部门将付款申请单送至审批人处审批。
第十三条付款审批（一）审批人应在规定时间内审批付款申请单，如有异议应及时与财务部门沟通。
采购付款制度及流程
1。
目的:为规范公司各类采购货物（包括工程劳务、租赁吊机、分包、费用）等支出性合同、付款及采购（或劳务、费用）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
2。
适用范围：＊＊＊建筑产品(上海）有限公司/***建筑产品（天津）有限公司、上海华凌建筑工程有限公司、上海藤申防火建筑材料有限公司。
3。
操作规定：第一条、合同管理规定公司各类货物采购（金额含1万元及以上的）及工程劳务业务均需签订合同。
金额在500元-10000元的,至少需提供采购订单（供应商或我司的报价单)。
合同的签订及审批、合同内容填写要求、合同的评审、报送及执行参照《公司合同档案管理制度及流程》第二条、付款管理规定所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的《付款申请单》付款。
*＊＊原材料、运费、加工费、机器设备等使用ERP系统生成的《付款申请单》，其他公司或其他项目使用公司印发的《付款申请单》。
下面按几种方式或类型说明付款时所附单据、内控审核、付款流程：***(上海）：1、全额预付款业务预付款业务授权审核流程：采购经办人系统导出《付款申请单》，右上角加盖“预付”章→上海工厂的采购业务需要采购分管部门经理签字→各地工厂厂长签字→外地工厂的采购业务供应商开发核准→单张采购订单超过1W元，需要郑总签字（或郑总授权人)→应付帐款会计签字→财务负责人签字→银行出纳付款预付款后附单据：标明项目编号的物料采购申购单（固定资产采购需附经总经理审核的《固定资产申购单》）、采购合同(10000元以下附采购订单）授权审批人审核要点:（1）、采购分管部门经理审核上海工厂采购合同商务条款、供应商资质、账期和采购价格（2）、各工厂厂长确保采购单价在供应商开发提供的报价范围（3）、外地工厂的采购业务需要供应商开发核准（4）、对超过1W的采购业务，郑总进行批准（5）、应付帐款会计审核要点：审核合同付款条款中金额和付款申请单金额是否一致，物料采购申购单和合同条款品名、数量是否一致，确认无误后上查系统申购单，在系统里审核付款申请单，在纸质《付款申请单》上签字，并注明截至申请日该供应商应付或预付余额，并在备查帐中进行登记,以备后续核销.（6）、财务负责人审核整个授权审批环节即内控的完整性对于全额预付货款的经济业务，采购经办部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好,合同正常执行。
案例分析-采购与付款业务循环内部控制
采购与付款循环业务环节案例分析B公司主要经营中小型机电类产品的生产和销售，目前主要采用手工会计系统。
通过对B公司内部控制的了解，记录了所了解的和购货与付款循环的内部控制程序，部分内容摘录如下：（1）对需要购买的已经列入材料清单基础上的由仓库负责填写请购单，对未列入存货清单基础上的由相关需求部门填写请购单。
每张请购单须由对该类采购支出预算负责的主管人员签字批准。
（2）采购部收到经批准的请购单后，由其职员E进行询价并确定供应商，再由其职员F负责编制和发出预先连续编号的订购单。
订购单一式四联，经被授权的采购人员签字后，分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。
（3）采购人员F根据请购单向公司的长期供应商C公司发出订购单，采购人员F长年以来一直负责向C公司采购材料。
（4）根据仓库部门记录,C公司虽然经常出现交货不及时、数量不符等问题，但由于从C公司采购的材料的价格相对较低，因此财务部门指定C公司为B公司材料的主要供应商。
(5）验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收,完成验收后，将原材料交由仓库人员存入库房，并编制预先未连续编号的验收单交仓库人员签字确认.验收单一式三联，其中两联分送应付凭单部门和仓库，一联留存验收部门。
（6）对于验收部门发现的存在质量问题的材料，B公司要求采购部门与C公司进行谈判并确定适当的折让金额,并授权财务经理审批折让金额，折让金额一经确定，财务部门即应编制贷项凭单，调整应收账款。
（7）应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单，并编制预先连续编号的付款凭单.在付款凭单经被授权人员批准后，应付凭单部门将付款凭单连同供应商发票及时送交会计部门,并将未付款凭单副联保存在未付款凭单档案中。
会计部门收到附供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证，并登记原材料和应付账款账簿. （8）应付凭单部门负责确定尚未付款凭单在到期日付款，并将留存的未付款凭单及其附件根据授权审批权限送交审批人审批。
采购与付款流程财务制度
第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。
第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。
第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款四、具体业务的票据操作指南：（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。
（1）国内采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。
（a）要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。
（b）要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。
（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。
如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。
请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。
（2）进口采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。
具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。
（二）固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。
具体参见我司《固定资产管理办法》业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货固定资产验收单：（三）低值易耗品及费用：1、低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。
业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。
要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。
比材料采购多二张单据。
请购单，领货单：2、无实物形态的费用或服务：流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。
采购付款流程规章制度内容
采购付款流程规章制度内容第一章总则为了规范公司采购付款流程，提高采购效率，确保资金的安全和合理使用，特制定本规章制度。
第二章采购付款流程1. 采购付款流程包括：需求申请、采购申请、审批流程、采购合同签订、付款申请、财务审批、付款执行等环节。
2. 需求申请：各部门提出采购需求，需提供采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息，并经部门负责人审批后提交采购部门。
3. 采购申请：采购部门根据需求申请制定采购计划，并寻找合适的供应商进行报价比较，最终确定采购方案并制定采购申请。
4. 审批流程：采购申请经部门负责人审批后，提交公司领导审批，领导审批通过后，采购部门可以进行下一步操作。
5. 采购合同签订：采购部门与供应商签订正式采购合同，明确采购物品或服务的内容、数量、价格、交付时间等条款，双方签字盖章后生效。
6. 付款申请：采购部门在收到供应商提供的货物或服务后，填写付款申请单，附上相关资料（如发票、收据等），提交财务部门审核。
7. 财务审批：财务部门对付款申请进行审批，确认无误后，提交财务主管审批。
8. 付款执行：财务主管审批通过后，将付款申请单交由财务人员执行付款操作，并记录相关信息。
第三章相关制度1. 审批权限：各部门负责人对本部门的采购付款申请具有审批权限，超过本部门权限的需由公司领导审批。
2. 采购管理：采购部门负责对采购流程的监督和管理，确保采购的合规性和有效性。
3. 资金管理：财务部门负责资金的管理和监控，确保资金的安全和合理使用。
4. 风险控制：公司领导要对采购付款流程进行定期检查和评估，及时发现和解决问题，降低风险。
第四章附则1. 本规章制度自颁布之日起实施，如有违反者，将依据公司相关规定进行处理。
2. 对本规章制度的解释权和修改权归公司领导所有。
3. 本规章制度如有未尽事宜，按公司相关规定执行。
以上是关于采购付款流程规章制度的详细内容，希望全体员工严格遵守，确保公司的采购工作顺利进行并保证资金的合理使用。
内控采购的业务流程
内控采购的业务流程一、引言内控采购是企业内部控制的重要环节，其目的在于确保采购活动的合规性、有效性和经济性。
一个完善的内控采购业务流程可以降低企业成本，提高采购效率，同时防范潜在的风险。
本文将详细阐述内控采购的业务流程，包括需求分析、供应商选择、合同签订、订单执行、验收结算以及后续的评价与改进。
二、需求分析内控采购的第一步是进行需求分析。
企业需根据自身的生产计划和市场需求，明确所需采购的物资种类、数量、规格以及质量要求等。
此外，还需对采购预算进行合理规划，确保采购活动在预算范围内进行。
需求分析过程中，应充分考虑企业内部的资源状况和外部市场环境，以确保采购计划的合理性和可行性。
三、供应商选择在完成需求分析后，企业需要选择合适的供应商。
供应商的选择应遵循公平、公正、竞争的原则，同时考虑供应商的价格、质量、交货期、服务等多方面因素。
企业可以通过市场调查、询价、招标等方式收集供应商信息，并对供应商进行资质审查、现场考察等评估工作。
最终，根据评估结果选择符合企业要求的优质供应商。
四、合同签订选定供应商后，企业需要与供应商签订采购合同。
合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的品种、数量、价格、质量标准、交货期限、付款方式等条款。
在合同签订过程中，企业应遵循法律法规和企业内部规定，确保合同的合法性和有效性。
同时，合同审批流程应严格把关，防止因合同条款不明确或存在漏洞而给企业带来潜在风险。
五、订单执行合同签订后，企业需按照合同约定的条款执行订单。
订单执行过程中，企业应密切关注供应商的生产进度和交货情况，确保供应商按时按质完成订单。
如遇特殊情况导致订单无法按期完成，企业应及时与供应商沟通协商解决方案，并根据实际情况调整生产计划或寻求其他补救措施。
同时，企业还需对订单执行过程中的相关单据和凭证进行妥善保管，以备后续查验和结算之用。
六、验收结算当供应商按照合同约定完成订单并交付物资时，企业需进行严格的验收工作。
验收过程中，企业应对物资的品种、数量、质量等进行仔细检查，确保物资符合合同约定的要求。
以流程管控为重点的采购与付款内部控制审计
初 对 通用 性 物 料在 合 格 供应 商 目录 中进 行 价 格招 标 ， 日 常采 购价 格按招 标 价格来 执行 。（ ） ２ 紧急 性物 料采 购 （ 临 时性 采 购 和 采购 低 于 采 购周 期 ） 择 供 应 商两 家 以上进 选 行 询 、 比价 。（ ）首 次 采 购 的物 料 就 超 出批 量 采 购数 量 ３
一
、
以流 程 管控 为重点 的 内控审 计 内容
（ ） 一 采购 制度 审计 的 内容 １企 业 是 否 建立 采 购 申请 制度 ，是否 确 定 归 口管 理 ．
部 门并授予相应 的请购权 以及相应的请购程序，是否明
确 采 购 计 划 由生 产 部 、采 购 部 、财 务 部等 负 责 人 及 主管
物验收控制等 ）以及付款审批流程等进行规定。
８ 企业 制定 的制 度是 否与 集 团存 在差 异 。 ．
９ 抽查 制度 执行情 况 。 ．
存天数 、呆滞料 比例 、付款账期延长等方 面选定战略供
应 商 。（ ） 查 是 否对 独 家垄 断供 货 的供 应 商 采 取 相应 ３ 审
的改善措 施 。
领 导签 批 。
２ 企 业 是 否 建立 采 购 与 验 收环 节 管 理 制度 ，对采 购 ．
方 式 确 定 、供 应 商选 择 、验 收程 序 及计 量 方 法 等作 出 明 确 规定 ，确保 采 购过程 的透 明化 。 ３ ． 是否建立企业 采购招 、 企业 议标 管理制度 ， 是否规定
５企 业 是 否 建 立 退 货 管 理 制 度 。 是 否 对 退 货 条 件 、 ． 退 货 手 续 、货 物 出库 、退 货 货 款 回收 、让 步 接 收 条 件 、 审批 及让 步接 收率 等作 出 明确规 定 ，及时 收 回退 货货 款 。 ６ 企 业 是 否建 立 呆 滞 物料 的处 理 制度 ，对 积压 物 资 ．
采购与付款内控管理制度
采购与付款内控管理制度采购与付款内控制度第1章总则第1条为加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据国家有关法律法规，制定本制度。
第2条本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货、登记应付账款和支付货款等业务。
第3条本制度适用于公司以及各成员单位。
第4条单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施负责，主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。
第2章岗位分工与授权批准第5条公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。
采购与付款业务不相容岗位至少包括：1、请购与审批；2、询价与确定供应商；3、采购合同的订立与审计；4、采购与验收；5、采购、验收与相关会计记录；6、付款审批与付款执行。
不得由同一部门或小我管理采购与付款业务的全进程。
严禁未经授权的机构或人员管理采购与付款业务。
第6条公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位，其他部门和小我管理采购和付款业务时，必须经采购部经理批准，并执行本制度规定的执行程序和办法。
第7条公司应当配备及格的人员管理采购与付款业务。
管理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。
第8条公司的物流部门应树立内部的职责分工权限，确保采购与审批人员分开，采购与货物验收或保管员分开。
第9条公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。
第10条采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。
第11条物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价值计量准确，以便于成本核算的准确性。
第12条公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行：根据生产部门下达的采购计划做采购准备，对采购计划进行审核，然后进行询价、比价，由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商，签订合同，采购、办理验收入库，登记账簿、支付采购货款。
采购付款财务制度
采购付款财务制度一、制度目的为了规范公司的采购付款流程，加强财务管理和风险控制，保证公司的资金流动合规、有效、安全，特制定本制度。
二、制度适用范围本制度适用于公司内所有部门的采购付款活动。
三、制度执行主体1. 财务部门：负责制定采购付款相关流程和规定，监督并核实付款流程的合规性和准确性。
2. 采购部门：负责采购活动的组织和执行，提供相关采购文件和凭证。
3. 部门经理：负责部门内的采购活动的审核和审批。
4. 付款单位：负责执行付款操作，确保付款准确、合规。
五、采购付款流程1. 申请付款：采购部门向财务部门提交付款申请，包括采购凭证、发票等相关文件。
2. 资金审批：财务部门接收付款申请后，进行资金审批，确保公司有足够的资金支付采购款项。
3. 部门审核：部门经理对付款申请进行审核，确认采购活动合规且符合公司政策。
4. 付款执行：财务部门根据资金审批、部门审核的结果进行付款操作，将款项支付给供应商。
5. 记账核对：财务部门根据付款信息进行记账核对，确保付款信息准确无误。
6. 付款记录：财务部门将付款操作记录在付款台账中，建立完整的付款记录。
六、支付方式1. 银行转账：优先选择银行转账方式支付采购款项，确保资金安全和准确到账。
2. 支票支付：在无法使用银行转账的情况下，采用支票支付方式，注意保存好支票凭证。
3. 现金支付：尽量避免使用现金支付方式，仅适用于特殊情况，需要经财务部门同意。
七、风险控制1. 严格的制度执行：各部门必须严格按照本制度执行采购付款流程，不得私自改变流程和规定。
2. 资金安全保障：财务部门需建立健全的资金管理制度，确保资金的安全和合规。
3. 信息保密：所有与付款相关的信息必须保密，不得外泄。
4. 报销限额：对于较大金额的采购付款，需经过严格审批，确保合理性和合规性。
八、违规处理1. 对于违反本制度的行为，根据情节轻重，公司将采取相应的处罚措施，包括警告、停职、解聘等。
2. 违规行为造成公司经济损失的，责任人应当承担相应的赔偿责任。
采购与付款循环内部控制的基本原理
采购与付款循环内部控制的基本原理采购与付款循环是企业财务管理中极为重要的一环，其内部控制的有效性直接影响着企业财务风险和运营效率。
对于企业而言，建立健全的采购与付款循环内部控制是必要的。
本文将从采购与付款循环内部控制的基本原理开始，详细介绍采购与付款循环内部控制的核心要点。
1. 分离职责原则企业应该将采购与付款循环的不同职责分离。
采购人员应该负责采购物品，而与该采购有关的付款职责应当由负责付款的人员承担。
分离职责的作用是防止内部人员利用职务之便进行欺诈活动。
采购人员可能会以虚构合同的方式夸大物品价格，从而骗取企业资金。
2. 适当授权原则采购与付款循环内部控制还需要适当的授权原则。
企业应该根据员工职位和职责划分权限，保证员工在特定范围内行使职责。
适当授权原则可以减少管理阻碍和提高工作效率，但是也要保证员工职权在必要的范围内。
超越授权范围是欺诈行为的首要体现。
3. 独立审核原则在采购与付款循环内部控制中应当建立相应的审计机构，独立地对采购和付款过程进行监督和审核。
独立审核原则可以提高公司内部准确性和信息保密性。
审核人员应当采取有效地内部控制措施，比如应当有足够的审计记录。
当审核单位的工作被数据支持和准确地凭证所证实时，审核人员就可以保护企业的信息资产。
4. 合理保管原则为了确保企业的资产安全和防止出现盗窃行为，企业需要对有关采购与付款的文件和凭证进行合理保管。
合理保管原则包括合理记录多方面信息，比如提供相关款项的发票或者合同记录、保管银行对账单等。
合理记录信息可以较好地保护企业的资产，并且方便后期审核。
只有采取有效的保管原则，企业才能防范各种欺诈和盗窃行为，确保企业的信息安全和资产安全。
5. 持续改进原则持续改进原则是保持企业内部控制有效性的重要方面。
企业需要不断改进和升级采购与付款循环内部控制机制，以提高企业运营效率，减少风险，提高准确性。
采购与付款循环内部控制应该随着企业的转型和发展不断地完善，以符合实际运营需求。
采购与付款内控管理制度
采购与付款内控管理制度目录1.0 目的 (1)2.0 范围 (1)3.0 参考文件 (1)4.0 定义 (1)5.0 职责权限 (1)6.0 流程图 (1)7.0 程序 (1)8.0 记录 (6)9.0 附件 (6)1.0 目的为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，降低采购成本，根据国家有关法律法规，制定本制度。
2.0 范围本规范适用于公司及所属子公司采购与付款的内部管理。
3.0 参考文件4.0 定义5.0 职责权限单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。
采购业务要按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
为实现采购与付款业务内部会计控制目标，各子公司要建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。
6.0 流程图略7.0 程序编制采购预算：采购业务从预算开始，包括需求计划和采购计划。
需求部门需根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。
建立采购申请制度：采购业务要归口管理，需求及相关部门参与，涉及专业的事项由需求部门主导，采购部门全程参与。
采购由需求部门提出申请，采购部门对需求部门提出的采购需求进行审核，对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。
对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。
公司采购付款制度
采购付款制度采购与付款管理制度一、目的：为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。
二、适用范围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买资源款、媒介款、各种设备、固定资产等所有采购与付款。
三、流程及付款：1.采购计划、方案的编制与审定。
1.1采购计划的编制与审定。
根据经营需要，每月月末提请次月需求，经例会通报，CEO批准后，相关部门进行采购1.2 采购方案的编制与审定。
相关部门根据采购计划编制采购方案，经部门负责人同意后报相关领导审定。
采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。
2.供应商的选择与价格确定2.1 供应商资源及价格信息管理。
相关部门应在现有供应商网络基础上建立健全公司的供应商信息，完善供应商资质证明,定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，根据考评结果调整供应商名单。
2.2 供应商的选择与价格确定相关部门应根据审定的采购方案，询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在确定的供应商名单中选择，价格不得突破公司最高采购价, 通过询比价等非招标方式采购的，相关部门应坚持货比三家、比质比价的原则。
需要谈判的，应组织相关部门就价格、要求等进行谈判，经审核后报分管高管审定。
3.合同签订与管理3.1 合同审核与签订。
大宗、批量或重要的物资采购必须签订采购合同，并将供应商名称、营业执照、注册资本、资质证明、经营地址、开户行账号以及业务联系人等相关信息填写在《合同审核会签表》中与财务部拟订的合同一并交财务、技术部门审核，之后报相关领导签署合同。
3.2 供应人员的变更备案与管理。
相关部门应及时掌握供应商相关人员的变动情况，并将供应商相关人员的变动情况及时通知相关部门。
3.3 合同变更。
采购合同需要变更时，相关部门应会同财务、技术等部门按原合同审签程序办理。
3.4 合同管理。
财务部应将生效的合同统一连续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理，监督合同按期执行。
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注释：
•
• • •
供应商对生产无影响或影响较小，直接淘汰；若供应商对生产影响较大，则应在开发新供应商成功 后淘汰
终止合作后，供应商提出获取货款余额书面申请，应详细说明停止供货原因、产品型号和停止供货 时间 物流中心对供应商所供应产品进行仓库清查，出具《仓库清查报告》；品管部对客户索赔情况以及 生产因供方产品造成的损失进行整理，出具书面报告 采购部汇总相关资料，形成处置结果报主管副总审批 10
在限定时间内处理检验不合格的货物 物控部主管会同生产、技术、采购部等部门人员讨论品管部提出的意见，并决定处理方式：对有略 微瑕疵但不影响生产的物资予以让步接收，对不符合生产要求的物资予以退回；相关处理决定形成 书面报告，参与讨论人员签字确认
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负责退货事宜的采购部不能经手退货信息的记录
折让方案须经主管副总批准 供应商供货不合格信息及时反馈采购部，由采购部职员将相关信息记录在供应商档案中
•
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终止与供应商的合作应由采购部或供应商提出书面申请，并由采购部经理开具供应商取消资格建议 书，以报主管副总评审
应视供应商对生产影响程度，采取不同措施 淘汰供应商后通知相关部门 终止合作后，供应商申请获取货款余额应提出书面申请，由采购部协同仓库、质检等部门进行索赔 清查，出具书面报告，由供应商签字确认 对供应商的处理结果应报主管副总审批；审批通过后方可支付剩余货款 在供货过程中出现以下情况，应终止与供应商合作：1）重大质量问题给公司造成损失；2）出现问 题不整改或屡次不参加协调；3）经常不及时供货造成严重脱节；4）供应商主动提出终止合作
•
• •
品管部检验货物质量，并在收料通知单上签字
收料通知单在采购部存档，副本送交财务部留底备查 财务部收到发票，须将发票金额、单价与采购基本合同、订单核对无误并鉴定发票真伪后方可入账
注释：
. • • 根据实际情况,可用一式多联的报检单中的一联代替收料通知单 及时处理收到的货物，采购部清点货物数量，品管部检验货物质量，并将结果记录在收料通知单上 实际收货数量与订单或对方送货单有所差异，应由送货方签字确认；若差异巨大，应及时与供应商 取得联系
7
采购与付款内控流程——新供应商开发控制（2）
管理目标：确保新开发供应商的供货能力及供货质量能满足公司生产需要 关键控制点： • • • • 收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程
•
及时将供应商资料移交采购部，以便进行采购操作
12
采购与付款内控流程——采购程序的控制（1）
供应商 生产部 采购员 采购部经理 主管副总
根据生 产订单, 下达采 购指令
修改
根据采购指 令,拟定订单
复核订 单
不修改
不批准
订单金额 是否在其 权限内 收到订单， 签字、盖 章确认 向供应商发 出订单
是
否
采购与付款内控流程
浙江济民制药股份有限公司
采购与付款内控流程——说明
目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序 范围： • 本程序适用于济民股份的采购与付款管理
•
•
本程序与公司财务管理制度相衔接
本程序与公司存货管理程序相衔接
2
采购与付款内控流程——相关部门人员职责
职位 职责
审核重大采购项目 批准供应商 采购与付款政策制度的确定 参与供应商合同签订的谈判 批准支票 审批采购计划 审批计划外采购 负责余额调节表的审核 核对原始凭证，开出付款凭证 批准付款凭证 执行结算事宜，开出支票
•
合同的修改都有相应的依据，所有需求的变化都体现在合同的修改中
注释： • • • • • • 采购员同供应商商讨合同条款；合同若需修改，也由采购员出面商讨修改事宜 公司主要原材料采购基本合同由主管副总与供应商签订合同，其他采购合同由采购部经理签订； 合同内容包括采购的品种、规格、价格、数量、合同总价、付款方式、付款比例、合同有效期等 采购基本合同的修改须经采购部经理和主管副总审批 每月末，采购部将本月订立的合同连续编号，编制合同明细表 采购基本合同副本送交财务部备案
注释： • 采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商，
•
• • • •
要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量
电器类配件需要申请备案 对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资 料也添加入供应商档案 8
与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈 记录 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作单位价格表》
6
采购与付款内控流程——新供应商开发控制（1）
供应商 品管部 采购部
网络寻找、招标等形式
复审
收集、整理供应商基 本资料，初步审核
提供样品
报药监局相关部 门备案
审批 填写《请试单》 ，交品管部归口 检测
不符合生产要求
样品检测，出 具《验证报告 单》
符合生产要求
样品报废——参 照固定资产报废 流程执行
小批量试用 是否满足生 产要求
满足
对供应商现 场进行考评 ，形成书面 考查报告
不满足
添加入供应商档案 小批量采购 进入合同 签订流程
全检合格
•
对质检不合格货物，品管部门提出退货或折让意见
16
采购与付款内控流程——退货的控制（1）
品管部 生产部 采购部 主管副总
货物检验不 合格
不批准
签发不合格 单据
会同生产、技术、 采购部等部门人员 对品管部意见进行 讨论，并决定处理 方式
折让
与供应商 商讨折让 协议
审批
提出退货 或者折让 意见
退货
办理折让事 宜，报财务 部入账 办理退货 事宜
采购与付款内控流程——采购基本合同签订与复核的控制（1）
供应商 采购员 采购部经理 主管副总
商谈合同细节，如付 款方式、付款比例， 草拟采购基本合同
批准
审批
不批准 不批准
审批
批准
合同需要变更
获取合同变更 依据 存档，并将 副本交财务 部留底备案
与供应商签 订合同
否
是否为 公司主 要原材 料
是
与供应商签 订合同
高级管理层
财务部主管
应付账款会计 资金主管 出纳
复核员
余额调节编制员（会计） 生产中心副总
复核支票
编制银行存款余额调节表 参与供应商选择、谈判 决定选择供应商
3
采购与付款管理流程——相关部门人员职责（续）
职位 职责
参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同 审核年月采购计划 负责采购退货事宜 调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件 复核材料质量 与供应商协商退货事宜 检验货物质量 负责提出退货或折让意见 将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物 合理保管货物
通知相关部门
不批准
提出取得货款 余额书面申请
确认
不批准
审核处 理结果
批准 批准
协同仓库、品管部 门进行索赔清查， 形成书面报告 交供应商 签字确认
审批处 理结果
通知财务部按 基本合作合同 进行金额付款
9
采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（2）
管理目标：对不合格供应商予以淘汰，确保生产 关键控制点：
采购与付款内控流程——停止与供应商合作流程（1）
供应商 采购员 采购部经理 主管副总
供应商问题较多 提出终止合作申请 提出终止合作 书面依据
填具供应商取 消配套资格建 议书
评审供 应商对 生产的 影响
影响较大
无影响或 影响小
寻找新供应商替代 新供应商开发成功 收到终止合作 通知本核 算明细
价格核算 价格谈判
批准
不批准
价 格 审 批
5
采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（2）
管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本
关键控制点：
• • • 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准
14
采购与付款内控流程——收料通知单及发票的控制（1）
品管部 仓库 财务部
进入退货 控制流程
不合格
收到货物
检验 质量
合格
清点数量，与订单 及对方送货单核对； 若有差异，由送货 方签字确认 根据实收货物 数量，填制收 料通知单 收料通知单存档， 副本送交财务部存 档备案
入库单连 同发票一 起转移至 财务
注释： • • • • • • 品管部全面检验货物，在不合格单据上列明时间、所有不合格原因，并签字确认 若未能在货物到达时检验出是否合格，则应做到确认保质期，在保质期内检验出是否合乎公司标准 检验不合格货物在10天内处理 采购部将检验不合格结果通知供应商，责其整改；若同一原因出现多次，停止与该供应商合作 采购部需与财务部联系看退回货物的货款是否已付，如已付，尽快催回货款 采购部应与仓库商讨退货的方式和渠道 18
审批
批准
发回订单， 并发货
收到供应商确 认订单，存档， 并将副本交采 购部和财务部 留底备查
跟踪供应商 发货情况