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秘书基础知识教程 第一章文书基础
国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类二、通用公文的制发程序三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、通用公文的格式二、事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、材料二、主题三、结构四、语言第四节：应用文书的表达方式一、叙述二、议论三、说明rainbow1国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）应用文书的概念与制发程序第一节应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。
2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。
是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。
议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。
行性研究报告等。
二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow2国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第一章文书基础
第一章文书基础第一篇：第一章文书基础第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书行政公文：指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发草拟公文的要求三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首：红色反线以上的各要素。
包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。
2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。
包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
秘书基础篇--_文书基础
2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动 ，是人们追溯历史的凭证。
主体的权威性
影响凭证依据 的三个因素：
内容的真实性
载体的合法性
第1章 文书基础
文书的分类：
从文书的形成者和使 用范围划分: 公务文书 和私人文书
我国迄今发现最早的 公务文书是：殷商王朝 时期的甲骨文书
第1章 文书基础
文书的分类：
秘书基础篇--_文书基础
2021年8月28日星期六
第1章 文书基础
美国历史学家卡尔贝克说：
“历史作为一个实实在在的原 事件，它已经消逝了。因此， 我们在处理它时，所能作为 观察或实验的唯一客观的真 实乃是事件遗留下来的某种 物质遗迹--通常是一种书写 的文件。”
第1章 文书基础
学习目标
通过本章学习，你应能够：
括给公文编号、划分密级、抄录三个环节。其中 抄录是指把公文的标题、印发份数、密级编号等 项目，记录到制发公文的登记薄上。
（4）缮印工作程序
确定印制的文书
确定印制格式
交付印制的文书
完成印制
第1章 文书基础
校对文书
A、文书校对的内容 校订清样上的错字、漏字、多字 规范字体、字号 检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、 字距离是否匀称，版面是否美观。
• 文书的含义
文书是人们在社会实践活动中为了传 递、记载信息，而形成使用的具有应用 性的和特定格式的文字材料，是以文字 形式处理各种事务的凭证性工具。
文书是人们在处理各类事物的过程中形成 的具有特定现实效用和惯用体式的书面信息 记录。
文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应 用于人类社会生活的各个方面。
第1章 文书基础
7、用印或签署: 用印是指在印好的公文上加盖公章。签署是
文书基础
2．公文主体格式
(5)成文日期 成文日期拟负责人签发的日期为准，联合 行文以最后签发机关负责人的签发日期为 准。电报以发出日期为准。 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“O”。印章一般要盖在成文日期上， 成文日期的位置要依印章的位置而定。
2．公文主体格式
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止 出现空白印章，应将各发文机关名称(可用 简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并 使印章加盖或套印在其上。主办机关印章 在前，每排最多排3个印章，两端不得超出 版心；最后一排如余一个或两个印章，均 居中排布；印章之间互不相交或相切，在 最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
1．眉首
(5)发文字号 “发文字号应当包括机关代字、年份、序 号。联合行文，只标明主办机关发文字 号”。 发文字号位于“发文机关标识下空2行，用 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿 拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括 号‘﹝﹞’括入；序号不编虚位(即1不编为 001)，不加‘第’字”。
2．公文主体格式
（1）公文标题 红色反线下空2行，用2号 小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。”完整的标题包括发文机关名称、 公文事由和文种三个部分，简称标题三要 素。
2．公文主体格式
（2）主送机关 指公文的主要受理机关， 应当使用全称或者规范化简称、统称。” 主送机关位于“标题下空1行，左侧顶格用 3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机 关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之 下、抄送之上，标识方法同抄送”。
三级秘书——文书基础
18.签署的权限只限机关首长一人。P10下
19.签署与签发的区别：签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。P11上
20.成文日期的原则：①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准（P11中看一下即可） 行政机关公文成文日期的正确书写：二OO一年一月一日 党委机关的公文用阿拉伯数字书写
第一章 文书基础
1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书（P3上）
2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。（P3右）
3.公文的制发程序（详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作）。在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发（P4）
18.决定和决议的不同：决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。P18下
19.决定分为两大类：一是指令性决定；二是宣告性决定p19中
20.通告分为周知性通告和法规性通告。题型：下列哪些具有性周知性：A.公告B.通告C.通报D.请示 选择：BC
21.通告的特点：专业性较强。P22上
22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。上级和平级来的文称为：转发；下级来的文称为批转P23
21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式（选择题）P12上 Βιβλιοθήκη 13.抄送机关间用逗号隔开。
14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标识（P13上）
15.版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。P13
26.报告的分类：（1）工作报告（2）情况报告（3）调查报告
文书基础
文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类主要分为三类：行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程（一）通用公文的制发程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发（二）事务文书、商务文书的制度发程序事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。
但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式一、通用公文的格式指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格（要求字目闪动）1、采用国际标准A4型纸2、公文页面与版心尺寸3、文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行，每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（二）通用公文中各要素标识规则1、眉首1) 公文份数序号2) 秘密等级和保密期限3) 紧急程度4) 发文机关标识5) 发文字号6) 签发人（会签人）7) 红色反线①00001②机密★一年③特急④××××××××文件⑤×××〔2006〕号眉首分析：“①”表示公文份数序号1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
文书基础
议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大 会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
议案的使用范围包括法规和政策方面的问题；经济计划与财政预 算、决算方面的问题；各项工作中的大事和人民群众急需解决 的重要问题；修改法规和强化国家机关建设方面的问题；任免 政府组成人员等问题。
批复
• 批复是答复下级机关请示事项的公文。 • 批复针对请示而作，因此批复只主送请示的机关， 如果其他机关也需要知道该批复的内容时，应以抄 送形式传达，或采用“批转”的行文方式下发有关机 关。
意见是对重要问题提出见解和处理办法的公文。 意见可上行，上级机关应当视同听事性公文办理，并 作出处理或给予答复；也可下行，视同“指示”，对 贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明 确要求的，下级机关可参照执行；意见也能平行，提 出的意见供对方参考。
会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 情况型会议纪要：用以全面概括会议的议程议题、讨论情况、讨 论结果和会议精神。 议决型会议纪要，用以记载和传达会议的议定事项，政策性较强， 具有指导意义. 消息型会议纪要：用以发布会议成果。这是一种带有新闻报道性 质的纪要。
报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。
请示
请示是就有关问题向上级机关请求指示、批准时 使用的上行公文。
请示的写作要求
要一事一文； 不要多头请示；
不能越级请示，因特殊情况须越级请示时，应当抄送被越 过的上级机关。
不能将请示抄送同级或下级机关； 语言要简洁。
意见
通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项。 各级机关、团体、企事业单位都可以使用通告。面向 社会各界。
秘书四级基础知识第1章文书基础
××××××××××××××××××
××××××××××××××××××
××××××××××××××××××
× ×××××××××××××××××
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秘书四级基础知识第1章文书基础
眉首
•签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行 排列于发文字号右侧。发文字号居中左空1字， 签发人姓名居右空1字；“签发人”3号仿宋， 全角冒号；签发人姓名2号楷体。
列机关在后前的，“其文他件机”关二在字下，方居对纵应向排中列央，。四川省科 委 文件 联合发文机关过多，保证首页显示正 四川省财政厅
文。
•红色反线：在位于发
文字号下4mm处印一
条与版心等宽的红色线。
•发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成，位于发文机 关标识下空2行；3号仿宋体；年份序号用阿拉伯数码标识， 份标全称，加六角括号，序号为发文流水号，前面不得加0， 除命令（令）外，数字前也不加“第”字。如中发[2006]15 号、陕政字[2007]3号、川府[2009]2号。平行文、下行文 居中排布；上行文居左空1字。居右空1秘字书四为级基签础知发识第人1章：文书×基础××。
主体 包括7个方面
•公文标题：位于红色反线下空2行，用2号小标宋体，1行 或多行居中排布。由发文机关、公文内容、文种组成（标 题三要素），除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。如《**市政府关于开展财务大检查的通知》
秘书四级基础知识第1章文书基础
主体
•主送机关：公文的主要受理机关，应当用全称或规范简称、统称。 位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
文书基础(材料)。
4 .代言作者
是指以撰稿人的身份参与写作活动的人。代言人不 能在其写成的文章上署名，代言，只是代人立言。 ①被代言者指定代言人以“助手”的身份参与写作；
——熟知对方写作意图，熟悉工作内容和性质； ②代言人以执笔服务者的身份帮助他人完成写作任务； ——善于揣摩对方的写作意图；
——对所提供材料的准确把握；
╳╳公司 ╳╳月╳╳日 办公室主任看过后，立即退回并让他重写一封。小李觉得这封 信语言简洁，主题鲜明，所传达的信息准确，所以他百思不得其解。 最后，在主任的帮助下，几经修改，他终于完成了这封信，修改后 的催款信如下：
尊敬的╳╳先生： 您好！ 您曾经不得已写过催款单吗？现在我们竟面临这种情况。 几年来，您总是准时给我们寄来按月摊付的欠款。可是，我们发 现您9月和10月应付的钱款，却至今没有寄来。也许，您支付的款项 已在寄往我们的邮途中了。那么，请您忽略了此信吧！如果在这件 事上您有什么困难，请立即告诉我们。也许我们能提供一些有用的 建议。 此致 敬礼
（一）明确写作目的（讲授） 1.秘书写作主要完成如下任务： （1）通知传达：通知、月报、工作报告、人力资源信息等 （2）说服对方：提案、申请、商务广告等 （3）指导建议：商品说明书、项目建议书、倡议书等 （4）做记录：总结、会议记录、谈判备忘录 （5）签订契约：合同、招标书、投标书等 （6）制定规则：规章制度等
此外，运用逻辑思维去有效组织材料；运用创造思维 去寻求最佳办事方法；……常多种调度、合用，作者应 灵活转换。
实践训练
运用本项目基础知识，分析下面这封信有没有毛病？从
作者角度，小陈的写作身份应是什么？请修改这封感谢 信。 小陈大学毕业后再某县电信公司办公室承担秘书工作。 上班第一天经理让他代表公司给某咖啡店写一封感谢信， 起因是该经理在咖啡店丢失皮包，被该咖啡店的服务员 拾到后完毕归还。小陈冥思苦想，写出一封感谢信，其 内容如下：
第一章 文书基础理论
第一章文书基础理论第一节概述一、文书的概念（一）文书：是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。
（二）公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。
本书统称为文件。
对文件的概念，可以从以下几方面理解：1、文件是在处理公务活动中形成的2、文件的形成单位和使用范围十分广泛3、文件是机关管理信息的记录和传递4、文件是国家管理政务的工具（三）私人文书：是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。
如日记、手稿、遗嘱等。
二、文件与档案文件是档案的前身，档案是文件的变体，是经过系统化整理的文件集合体；文件是档案的来源之一，档案是文件的主要归宿。
三、文书工作与档案工作（一）联系1、工作对象上的联系。
2、工作步骤上的联系。
3、整体工作的联系。
（二）区别1、工作目的不同。
2、工作任务不同。
第二节文件的性质一、文件的本质属性——现实执行性文件的现实执行性包含以下几层意思：1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据3、文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义二、文件的非本质属性1、文件的政治性2、文件的机密性3、文件的信息内容与载体的不可分割性4、文件的信息内容的独立性第三节文件的特点一、文件是由法定的作者制成和发布的二、文件有法定的权威和效用三、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序第四节文件的作用文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。
具体包括以下几方面：一、上传下达作用二、公务联系作用三、凭证记载作用第五节文件的分类一、从文件的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。
二、从行文关系和方向上划分，可以将文件分为上行文、平行文、下行文。
行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。
文书基础
3.发文字号,应当包括机关代字,年份,序号. 发文字号的三要素:发文机关代字,发问年份和该年的发文顺序号. 4.签发人:上行文应当注明签发人,会签人姓名.其中“请示”应当在附注处注明 联系人的姓名和电话.平行文和下行文可以注明签发人也可一不注明. 5.秘密等级和保密期限:用3号仿宋体,顶格标识在版心右上角第1行.如需同时标 识秘密等级和保密期限,则用*号隔开. 6.紧急程度:顶格标识在版心右上角第2行.公文紧急程度分为:特急,急件,限时 6. : 2 . : , , 送达.其中电报应当分别表明:特提,特急,加急,平急. 7.红色反线:作用在于把眉首部分与主体部分隔开.一般放在发文机关标识或发 文字号之下.党的领导机关的专用公文眉首,还要在红色反线(间隔横线)中间印 一颗红五星.
公文主体格式: 公文主体格式 包括公文标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,特
殊情况说明,附注,附件等.
1.公文标题 应当准确简要的概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标 公文标题, 公文标题
明发送机关.完整的标题包括发送机关名称,公文事由和文种三个部分,简称标题三 要素.
2.主送机关 指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化总称,统称.所有上 主送机关, 主送机关
行文都必须有主送机关.上行文的主送机关一般只能有一个.下行文的主送机关一 般有两种情况:①针对性强的下行文,都应当有主送机关②凡收文对象无法限定或 无须限定时可省去主送机关③平行文一般都有主送机关. . 3.公文的主体 正文 格式 公文的主体(正文 格式:是公文的核心部分,位于主送机关名称下一行,每自然段 公文的主体 正文)格式 左空2字,回行顶格.数字,年份不能回行.除综合性内容的公文主体外,一般公文要 求一文一事. 4.附件及附件说明 附件及附件说明:附件名称后不加标点符号(如:附件:1.*******) 附件及附件说明 5.印章 印章:公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章. 印章 印章的作用:一是证实公文的效力,二是证实公文的信用,三是表示对公文负责. 印章的注意事项:一是杜绝空白印章,二是印章和公文之间必须同处一面.
秘书资格考试：文书基础
秘书资格考试：文书基础1、单选公文的份数序号，应该用阿拉伯数字顶格标识在版心的（）。
A.右上角第1行B.右上角第2行C.左上角第1行D.左上角第2行正确答案：C2、填空题公文的行文方式有（）、多级（江南博哥）行文、越级行文、直贯到底行文。
正确答案：逐级行文3、填空题公文（）结构之一主题词。
正确答案：基本4、单选法律文书大都有固定的结构，包括（）三部分。
A、标题、正文、尾部B、首部、正文、尾部C、首部、事实和理由、尾部D、首部、正文、尾部和附项正确答案：B5、填空题文件是由（）制成和发布的。
正确答案：法定的作者6、填空题文书工作的时间性是由（）决定的。
正确答案：现实执行性7、问答题如何理解文件的本质属性？正确答案：文件的本质属性为现实执行性。
文件的现实执行性包含以下几层意思：1、“对号入座”式地贯彻执行文件的精神2、文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据3、文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义8、名词解释会商正确答案：撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机构（部门）职权范围的事项，需要征得其同意和配合时进行协商活动的环节。
9、填空题发文字号的组成包括有（）。
正确答案：发文机关代字、发文年份、年度发文顺序号10、多选文书工作具有（）。
A.政治性B.机密性C.时间性D.规范性E.程序性正确答案：A, B, C, D, E11、名词解释领导指导类文书正确答案：由各级领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件。
如命令、决定、指示批复等。
12、填空题（）又称未定稿。
正确答案：草稿13、名词解释也称分工形式正确答案：就是将一个机关的文书工作，分别由机关的办公厅（室）和各业务机构的文书部门或专职、兼职文书人员各承担一部分。
14、问答题简述文书立卷中，问题特征被普遍采用的原因？正确答案：首先，问题特征是每一文件最基本的、最重要的、最本质的特参考解析：试题答案首先，问题特征是每一文件最基本的、最重要的、最本质的特征。
文书基础
第一章文书基础*文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息而形成的。
*文书的定义为：1、文书是一种文字材料。
2、文书具有特定的格式。
3、文书具有应用性。
4、文书具有很强的目的性和针对性5、形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体。
*文书可分为纸质书面文书和电子文书。
*文书可以分为两大类：公务文书和私人文书*公务文书是为了满足提听得公务需求而产生的，起发文主体、收文主体、格式形式、法律效力均有别于私人文书。
*通用文书：在各类社会机构中所使用的处理日常事务的多种文体。
*专业文书：在特定的专业领域和专业工作中所使用的特殊公文。
*私人文书：为了处理私人事务而使用的文书。
*文书的作用：传递信息和凭证依据。
*公务文书的含义：法定机关和组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的文书资料又公务文件。
*公务文书的特点：公文有法定的作者、公文有法定的权威、公务有特定的效用、公文有规范的体式、公文有规定的处理程序。
*公务文书的作用：1、是领导和指导作用2、依据和凭证作用3、联系和关照作用4、宣传和教育作用5、规范和制约作用。
*公务的稿本是一篇公文在撰写、审核、签发、制作、使用过程中才、形成的具有不同功用特点的文稿和文本的统称。
*公文形成的阶段：草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制文本。
*公文常见的格式：眉首、主体、版记。
第三章档案档案的定义及含义*档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教的等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
*档案的含义1、档案来源和内容的广泛性2、档案是有价值的历史记录3、但爱心是多种多样性4、档案的本质属性是原始记录性。
*档案的基本价值：凭证价值和参考价值。
*档案主要作用：1、机关工作的查考凭证2、政治工作和行政管理的工具3、科学研究的可靠资料。
*档案盒相关概念的区别：1、档案与文献2、档案与文物3、档案与图书4、档案与资料。
1 公文写作一 文书基础
2008年×月×日印发
(共印120份）
联合发文印章
事务文书、商务文书的格式
• 文书格式要素：文头、主体、结尾
事务文书、商务文书的格式
• 文书格式要素：文头、主体、结尾
事务文书、商务文书的格式
例
文
产学研讨论会议纪要
时 间：2004年2月16日上午 主 持 人：毛大龙 出 席 人： 黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜 列 席 人： 林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、 郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、 刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波 会议要点：
通用文书的格式
（三）紧急程度 紧急程度（急度）是指送达和办理公文的时限要求， 分“特急”、“急件”。 （四）发文机关标识（文件名称） 发文机关标识（文件名称） ，由发文机关全称或 规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民 政府文件”、“ ××公司文件”。
（五）发文字号
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文 总号中的实际顺序号。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组 成。 发文字号的书写顺序是： 先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。 如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在 2006年度内制发的第14号文件。 年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。 括号须用方括号“〔 〕”，不能用半圆括号“（ ）”。 发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、 归档；三是便于查找、引用。
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2、主送机关——公文的主要受理机关 如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例 依次排列。 普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称， 例如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意 见、函的主送机关只能是一个。 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性 公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送 机关。 3、正文： 公文正文基本内容模块及结构模式 开头（是由）＋事项＋结尾
1文书基础
第二节 公文的格式 三、公文中各要素标识规则 标准将组成公文的各要素划分为眉首、主 体、版记三部分。 置于公文首页红色反线以上的各要素统称 眉首；置于红色反线(不含)以下主题词(不 含)之间的各要素统称主体；置于主题词以 下的各要素统称版记。
眉首
主体 版记
下行、平行公文首页格式
上行公文首页版式
5.使用国家法定计量单位；
6.文内使用简称，应当先用全称，并注明简称； 7.正确使用公文中的数字。
审核的重点
1.行文方式是否妥当； 2.是否符合行文规则和草拟公文的有关要求； 3.公文格式是否符合《办法》的规定。
签发
签发就是负责人对已审核的文稿审定、签字，准 予印发。
复核的重点
1.审核、签发手续是否完备； 2.附件材料是否齐全； 3.格式是否统一、规范。
（×××××）
第二节 公文的格式
三、公文中各要素标识规则 3.版记 （1）主题词 ； （2）抄送机关 ； （3）印发机关和印发日期 ； （4）版记中的反线 ； （5）版记的位置。
主题词：×× ×× ×× 抄送：××××××××，××××××××，×××××× ××××××××××××× 2004 年 4 月 25 日 印发
一、应用文书的概念 应用文是各级机关、企事业单位、社 会团体以及个人处理事务中经常应用的具 有一定格式的文体总称。
二、应用文的分类
行政公文（公文）
事务文书 商务文书
公务文书的概念 公务文书，又称文件，是机关公务文 书的简称。是国家机关及其他社会组织在 行使职权和实施管理的过程中所形成的具 有法定效力与规范格式的文书，是传达政 令，指导、布置和商洽工作，请示和答复 问题，报告和交流情况，联系公务、记载 工作活动的重要工具。
文书学基础知识
2.文件的分类 1）从文件的来源上划分，有收到文件和本 机关自制文件。 2）从行文关系和方向上划分，有上行文、 平行文、下行文。 3）从文件涉及的机密程度上划分，有绝密 文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布 文件。 4）从文件的作用上划分，有法规文件、行 政文件、党的文件。 5）从文件的使用范围上划分，有通用文件、 事务文件、专用文件。
3．我国文书和档案工作的产生和发展概况 1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨文，是迄 今我国发现的最早的文书和档案材料。 我国至少从公元前13世纪的殷商奴隶制国家机 关开始就产生了最早的公务文书和文字档案。 二十年代中期开始出现了系统研究文书工作的 著作，徐望之的《公牍通论》是当时的代表作。三 十年代初，《公文改良办法》对公文提出了规范性 要求；随后，甘乃光又提出了“文书档案连锁法”， 即把文书收发与档案管理在某些环节上统一起来， 实行统一编号、统一分类、统一登记的“三统一制 度”。
三、文件的性质、特点与功能
1.文件的性质：
1）文件的本质属性——现实执行性 2）文件的非本质属性则包括： 文件的政治性 文件的机密性 文件的信息内容与载体的不可分割性 文件的信息内容的独立性
2.文件的特点 1）文件是由法定的作者制 成和发布的 2）文件具有法定的权威性 3）文件具有现行的效用 4）文件具有规范的体式 5）文件具有特定的处理程 序
不同的文种有各自不同的特点，分别适用 于不同的范围。概括起来，文种可分为通用文 种与专用文种两大类。 通用文种指机关、团体、企事业单位等各 级各类社会组织在行政管理活动中普遍使用的 文种。其最大特点是伴随着所有社会组织的各 项活动、为各行各业在日常工作中共同使用， 使用范围较为普遍。 专用文种指特定的、具有专门职能的社会 组织在各自的业务范围内根据专业的特殊需要 而使用的具有特定内容和格式的文种。它们只 限用于特定的组织机构及其特定的业务范围之 内，不具备通用性。
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谢 谢
二、内容的真实性 排斥虚构与杜撰，要求所依据的材料要真实、 排斥虚构与杜撰，要求所依据的材料要真实、准 实事求是；表述要准确，不产生歧义， 确、实事求是；表述要准确，不产生歧义，简明 精练。 精练。
写作特点
三、思维的逻辑性 结构上：条理清楚，逻辑严密， 结构上：条理清楚，逻辑严密，陈述事项界限清晰 内容上：内容前后讲究因果， 内容上：内容前后讲究因果，材料能证明观点
第一章
文书概述
第一章 文书概述
一 二 三 五
应用文书的概念及分类 应用文书的写作特点 应用文书的语言要求 应用写作发展的新趋势
文书概念
应用文概念 是国家机关、政党、企事业单位、社会团体和个人， 是国家机关、政党、企事业单位、社会团体和个人， 在办理公私事务、传播信息、 在办理公私事务、传播信息、表述意愿时所撰写的 具有特定内容和格式的实用文书的总称。 具有特定内容和格式的实用文书的总称。
课后练习
一、下面是发掘杭州雷峰塔地宫的一段报道。请将关于 地宫打开过程的文字改为概括叙述。不必交代具体时间， 不超过40个字。 上午9点整，考古队进入现场开始发掘。 上午9点整，考古队进入现场开始发掘。打开地宫并不容 直到9 45分 考古人员才将压在地宫洞口的750 750公 易，直到9时45分，考古人员才将压在地宫洞口的750公 斤的巨石移开，露出93厘米长宽、13厘米厚的大理石盖 斤的巨石移开，露出93厘米长宽、13厘米厚的大理石盖 93厘米长宽 盖板上没有任何文字， 板。盖板上没有任何文字，但考古人员在紫红色的泥土 中发现了10枚唐开元通宝铜钱。10时 10枚唐开元通宝铜钱 中发现了10枚唐开元通宝铜钱。10时5分盖板基本清理完 10时30分盖板绘图完毕 11时整盖板还没有打开 分盖板绘图完毕。 时整盖板还没有打开， 毕。10时30分盖板绘图完毕。11时整盖板还没有打开， 发掘现场发现越来越多的钱币。11时11分 发掘现场发现越来越多的钱币。11时11分，最激动人心 的时候到了，考古人员开始用撬杠撬开盖板。11时18分， 的时候到了，考古人员开始用撬杠撬开盖板。11时18分 考古人员翻开大理石盖板，地宫口终于打开了! 考古人员翻开大理石盖板，地宫口终于打开了!
文书分类
（一）行政公文 （二）事务文书 （三）财经文书 （四）诉讼文书 （五）传播文书 （六）礼仪文书 （七）科技文书
写作特点
一、直接的功用性 应现实工作的需要，解决工作中的实际问题， 应现实工作的需要，解决工作中的实际问题，为 现实工作服务。 现实工作服务。
四、格式的稳定性 应用文都有惯用格式，格式包括： 应用文都有惯用格式，格式包括： 文章结构形式 文面形式
语言要求
一、实用性 强调表意ຫໍສະໝຸດ 清楚、实在和准确 强调表意的清楚、
二、单一性 语言直白， 语言直白，避免产生歧义 三、模式性 常应用一些模式化的专门词语
语言要求
四、概说性 抓关键，抓要点， 抓关键，抓要点，概括述说
五、得体性 文实相符， 文实相符，内容和形式相统一
发展趋势
一、专业化和知识化的发展趋势 二、电脑写作和格式规范化的发展趋势 三、快节奏和高效率的发展趋势 四、社会化和民众化的发展趋势 五、积极参与和干预社会生活的发展趋势 六、语言表述多语化的发展趋势 七、主体内容经济化的发展趋势 立足本国、 八、立足本国、涉足世界的国际化发展趋势
二、恰当使用机关应用文专用词语和文言词语，改写下 面文章或语段，使之更简练、庄重 1．水稻收割季节眼看就要到来了，我们县还缺少镰刀 水稻收割季节眼看就要到来了， 5000把 箩筐2000 2000担 盼望着你们能快速地拨付给我们， 5000把、箩筐2000担，盼望着你们能快速地拨付给我们， 好满足我们县的紧急需要，可以不可以， 好满足我们县的紧急需要，可以不可以，请你们快一点 写封回信告诉我们。 写封回信告诉我们。 2．我们局里的这项工作，得到了你们公司的大力支持, 我们局里的这项工作，得到了你们公司的大力支持, 在这里,我们特别地 你们表示深深的感谢 别地向 表示深深的感谢! 在这里,我们特别地向你们表示深深的感谢!
通过8 日的来信， 3．通过8月8日的来信，我们已经知道考察团将要到 我们市访问的消息，你们要求的各项工作我们已经 要求的各项工作我们 我们市访问的消息，你们要求的各项工作我们已经 全部准备好了，殷切希望你们 你们告诉我们考察团到达 全部准备好了，殷切希望你们告诉我们考察团到达 我们市的具体时间。 我们市的具体时间。 刚才接到你公司发来的传真， 4．刚才接到你公司发来的传真，要求我们工厂把本 月生产的全部产品火速发运到广州。对于这个要求， 月生产的全部产品火速发运到广州。对于这个要求， 我们厂有以下一些困难， 我们厂有以下一些困难，实在难以按照你们的要求 办理。 办理。