内部审核方法与技巧

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实施审核
– 法：有无文件及作业标准？文件及作业标准是否具有可 操作性？量化的标准是否规定了一个范围？文件与标准 是否符合ＩＳＯ标准、同行业标准、公司重要客户的要 求？
– 环：环境的温度、湿度、洁净度、通风、是否符合要求？ 现场的５Ｓ是否干净、整洁、整齐？一些易忽视的地方 （生产线的上表面、设备底下、插座上表面、空调出风 口、闲置的设备、窗户横框、垃圾桶区域、设备背面、 责任不清的区域、其它不易看见的地方）是否清洁干净？ 物品的摆放是否整齐（是否与墙壁、工作台平行或垂 直？）
• 文件包括：管理手册、程序文件、指示文件（包 括作业标准、规章制度）、记录表格等
• 其它要求：客户的要求、相关工序的要 求等
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第四个步骤：编制检查表
• 关键的作业要点、易出错的作业步骤或方法（通 过查看最近一年或半年的工作错误记录）应该重 点审核并可加大审核频次
• 不重要的项目，已很稳定的工艺或者已采取了较 彻底防呆措施的项目可减少审核频次，但应该至 少一年审核确认一次
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生产车间日常审核办法
➢ 料：抽查一种物料的标签是否盖有合格章？是否 在有效期内？是否先进先出？不合格品的标识、 隔离、评审是否规范？
➢ 法：抽查记录表，确认记录是否符合记录表上的 标准，记录表上引用的标准是否与正式文件上的 标准、要求一致？即记录、表格上的标准、文件 上的标准要一致。观察员工的作业是否与文件规 定的一致。
• 跟进、确认是一项很重要的工作，要一项一项的落实，一 项一项的确认。
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例1：端电极安全事故
• 2007年7月8日下午1点端电极＊＊＊操作冲床时压伤手， 并且冲床的11根针刺入母指内（左母指8根钢针，右母指 3根钢针），安全事故发生后约十五分钟才把手与冲床的 针脱离，从发生安全事故至送到医院花了约30分钟。
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一、术语与定义
• 审核的定义：
➢为获得证据并对其进行客观的评价，以确定满足 审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成 文件的过程。
• 跟进的定义：
➢为了使一个方案、一项决议能够按时完成，而采 取包括面对面交流、书面通知、电话通知、告4 示
二、审核的重要性
• 审核是有目的的，有针对性的检查，评审系统、过程、标 准、方法、作业、记录等存在漏洞或错误的地方，从而及 时发现及纠正，避免出现大的问题及对公司造成大的损失。
客户一般的审核流程：先看流程图（包括重点监控项目）， 再查看文件与标准（标准是否符合或高于同行业的标准）， 查看记录是否符合文件与标准要求、 抽查员工是否如实按文件与标准作业
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问话技巧：运用5W1H1S
➢ What：做什么事？（要求、目标） ➢ Why：为什么做？（理由、依据）
➢ Who:谁来做？（职责） ➢ When:什么时间做？（起止时间、进度表）
➢ 如果有安排人去定期实施审核发现此问题，则会记录及跟进此水 龙头是否修好，则能较及时的减少此水龙头损坏导致水浪费的情 形
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审核的重要性
• 例２：某些安全隐患，客户审核时发现的记录错误，记录 不规范，５Ｓ没有做到位等
• 如果专职审核员或现场基层管理员对这些项目进行日常审 核及定期进行综合性的审核并张贴公告，则这些问题会大 幅度的减少
• 例如10年由标准组组织的每周一次的现场审核，使现场得 到很大的改善；如果没有人去审核，检查，现场的5S,管理 一般情况下就会变差．．．
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审核的重要性
Hale Waihona Puke Baidu
• 例４：俄罗斯的库尔斯克的沉没
✓现在科学家认为是由于过时的鱼雷没有拆 除的原因! －－－这是属于５Ｓ中的整理
阶段的内容，也可认为是由于没有审核或
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一个优秀的审核员应具备以下特质：
1、有礼貌 2、有耐性 3、有效沟通
4、无偏见 5、自律 6、诚实
7、开放的心胸 8、有分析能力 9、对凡事有兴趣
10、能有效询问 11、训练有素 12、专业
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审核员该做的事项：
事前准备——了解审核主题相关事物 学习认知——尽可能摸熟审核对象 掌握进度——审核进展与协调 专注倾听——审核对象所说的每件事，当一个好的倾听者 遵守——应有的商业道德（遵守客户的保密要求） 收集——客观的证据 致意——感谢审核对象配合 简短扼要——问题简短、针对重点
➢ Where:什么地点做？ ➢ How: 如何做？（方法、标准）
➢ Show me:请给我看看？（记录、实际操作、员工回答）
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问话技巧：
➢ 应用开放式问题，避免用引导式、封闭式问题 ➢ 1次只问一个问题 ➢ 每1个问题拿到答案之后一定要拿证据 ➢ 掌握追踪路线——来回追踪
➢ 多问1个问题去肯定你的理解 ➢ 若被审方不了解问题，应用不同方法叙述 ➢ 若被审方感到压力大，可适度休息片刻 ➢ 勿自问自答
横向审核：按部门、职能开展审核的检查表
顺向审核：从过程的始端查到终端（例如抽查一批物料，从合 格供方的认定、物料的检验、入库、出库、用在何种产品、产 品的品质情况、发给哪些客户等）
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审核方式：
逆向审核：从过程的终端查到始端（例如抽查一批不合格的产 品、往回追查整个的生产过程、检验过程、监控过程、不合格 评审记录、用到的设备、物料、物料的供方等）
或符合审核。分第二方审核（客户等相关方对公司实施的审核）， 第三方审核（由独立的第三方，例如认证机构等对公司实施的审 核）
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审核类型
审核按审核方分类
内部审核 （公司内部）
外部审核 （公司外部）
第一方审核
第二方审核 第三方审核
（内部成员） （客户或其代表） （认证机构 ）
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审核类别：
• 定期的审核
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审核类别：
➢ 内部审核（又叫First Party Audit ）： 是指由公司内部组织的审核，审核体系文件是
否符合相关标准及客户等相关方的要求及审核确认相 关人员是否按文件标准作业。审核亦可视为机构内的 一个沟通管道。同时亦可激励员工士气。
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审核类别：
➢ 外部审核 由一间机构对公司进行组织审核，可以是体系文件审核和/
• 全面的审核一般由公司质管部统一组织
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第五个步骤：开始会议
• 定期的内部审核一般提前通知审核方，内部的自审不一定 要召开首次会议，可在审核前向审核方作简单说明即可
• 突击的内部审核一般不提前通知审核方， 由审核组成员自主决定审核时间去审核， 一般也不召开会议
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第六个步骤：实施审核
审核方式：
内部审核方法与技巧
适用范围：审核员、基层管理员、培训员 主要参考资料：ＩＳＯ９００１标准及内审标准
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审核与跟进流程图
审核通知
内部审核
外部审核
审核汇总
问题点改善
NG 跟进问题点改善情况
OK 结束
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目录
一． 术语与定义 二． 审核工作的重要性 三． 跟进工作的重要性 四． 审核的类别 五． 审核、跟进的步骤及要点
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第二个步骤：编制审核计划
• 审核计划包括：
➢ 审核的目的 ➢ 审核的频次 ➢ 审核的部门、车间、岗位 ➢ 审核的内容 ➢ 审核的起止时间等
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第三个步骤：寻找相关标准、文件
• 标准包括：ISO9001标准(QMS)、ISO14001标准、 环境关联物质控制标准、同行业标准等其它国际 标准化组织、政府、行业协会等颁布的标准、公 司内部颁布的标准
• 审核有助于及时的发现存在的问题点
• 审核由于具有针对性，并由经过培训的审核员实施审核， 所以更有利于发现问题并把问题提交到责任人去完成解决
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审核的重要性
• 如果不实施审核，可能会导致问题得不到及时发现及得不 到及时的整改
• 例１：浸锡清洗间的水龙头损坏
➢ 如果浸锡清洗间水龙头损坏导致拧不紧、漏水，一天约流失二桶 水，如果没有人去检查，哪么一年就会浪费730桶水（在日常中有 人发现这个问题，但可能不少人都不去反映，或者有人反映了， 但反映了一次如果没有解决也就不反映了，依然会浪费730桶水）
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跟进、确认的重要性
• 历史学家给出一个这样的观点：知行合一是人类追求的最 高境界！－－－这说明做到知行合一不是件容易的事，而 由独立的第三方负责去跟进，检查进度及效果可以促进知 与行的合一，如果没有人去跟进，哪么责任人在执行过程 中就可能会因为这样哪样的原因及理由而变更原来经多数 人讨论决定了的方案，甚至完全变样！
• 这个事例就很明显的说明审核跟进的必要 性
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四、审核类别：
➢ 文件审核 根据ISO9001标准、ISO14001标准、同行业标准、客户要求等审核、确 认管理手册、程序文件、指示文件、记录表格等是否符合要求。
➢ 符合审核 审核确认已书面化的质量体系的执行及遵守状况，即相关人员是否都 按照管理手册、程序文件、指示文件的相关要求及标准作业，及记录 是否符合表格的要求。
• -------对冲床的安全隐患（开关启动手柄、弹簧），端 电极班长在有维修组人员、相关主管在场的多次会议提 到此问题，并说：“你们不要等到出现安全事故后才 修”，但却没有引起足够的重视，最终导致此安全事故 的发生。
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端电极安全事故
• 如果有专职的审核员，他们的职责就是专 门做跟进不符合项纠正的，哪么安全隐患 也许能在此次严重安全事故发生前得到整 改，避免开完会后也就完事了，在会议上 反映问题，会后也得不到解决的情况
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生产车间日常审核办法
➢ 审核时不仅检查文件、记录、还应该到现场确认真实运作 情况与实际操作
➢ 确认上次审核发现的问题点整改没有
➢ 人：抽查一至三名员工，确认是否有上岗证？ 是否有培训记录？重点关注新员工及转岗员工
➢ 机：每种型号的设备抽查确认一台设备的维护 点检记录、校准标签、维护标签；重要的工装 夹具使用是否与标准一致?
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生产车间日常审核办法
➢ 环：环境的温度、湿度、洁净度、是否符合要求？现场的５ Ｓ是否干净、整洁、整齐？物品是否三定(定品、定位、定 量）；一些易忽视的地方（生产线的上表面、设备底下、插 座上表面、空调出风口、闲置的设备、窗户横框、垃圾桶区 域、设备背面、点检表背面、责任不清的区域、其它不易看 见的地方）是否干净明亮？物品的摆放是否整齐（即是否与 墙壁、工作台平行或垂直？）
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实施审核
• 审核的对象
– 人：是否取得上岗资格证？是否经过培训？有无培训记录？ 转岗员工有无转岗后的培训记录及是否取得转岗后的上岗 资格证？
– 机：设备的年、季、月、日维护点检是否实施，记录是否 正确；设备有无状态标识；测量设备有无校准标签及记录？
– 料：物料是否先进先出，现场的物料有无ＩＱＣ检验标签？
– 在预定日期实施的审核，一般事先通知审核 方
• 突击性审核
– 审核的日期时间由审核小组自主决定，不通 知审核方
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五、审核、跟进的实施步骤、要点 ：
11、跟进、确认 纠正行动的进度及效果
10、决定纠正行动
9、制订报告
跟进 报告编写
1、安排审核组长、审核员
准备
2、编制审核计划 3、相关标准、工作文件
审核不到位的原因，也许这潜艇的某些军
官可能也发现了此问题，但他们不是做审
核的，同时异常问题反馈的意识较弱，并
没有引起足够的重视从而导致库尔斯克的
沉没
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审核的重要性
• 从库尔斯克的沉没、每年都有不少企业发 生火灾等可以看出审核的重要性及意义： 及时的发现问题，如果等到严重问题出现 后再去重视，有时候就来不及了，甚至连 纠正的机会都没有了！
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三、跟进、确认的重要性
• 跟进包括检查、确认预定方案的实施进度及效果，是属 于ＰＤＣＡ中的Ｃ的内容。
• 没有检查、没有跟进就没有执行力。跟进是提高执行力 的有效手段。
• 有些方案、改进措施开会决定下来了，但没有人去跟进， 不少的方案没有去落实，甚至最后不了了之。
• 跟进一般来讲由独立的第三方去负责会更客观，也会更 有效
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• 库尔斯克也不会审无核缘的无重故要性的沉没；火灾不 会突然发生,更不会死去十几人甚至几十人； 一座大厦、一座大桥不会无缘无故的突然 倒下，这其中原因很多，存在很多的漏洞， 甚至给了我们相当长的时间去发现这些问 题及漏洞，但却没有人去发现，或者发现 后没有去纠正－－－杜绝或降低这种严重 问题发生的手段之一是审核－－－把问题 公开、并有人跟进问题的解决是有效的方 法
4、编制检查表
进行
8、开会：讨论结果
7、记录不符合项
5、开始会议
6、实施审核
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第一个步骤：安排审核组长、审核员：
• 在一次审核中，安排一个审核组长是重要的，必不可少的，审核组 长负责整个审核的计划、协调、确认审核结论、甚至给出奖罚措施， 并编制审核报告。
• 审核员的职责是获取某特定活动的正确与完整的资料，审核员需与 人沟通并需全神贯注于对某件或许陌生的事务，以作出正确的判断。 一般来讲不可安排审核员审核自己的工作。