企业维基很好很强大

企业维基很好很强大

许多IT部门都在运用维基方式处理从技术培训到项目管理的各种工作。

意大利国家电力公司（Enel）北美分公司的信息与通信技术经理Ernest Kayinamura与另一名IT经理积极采用维基(Wiki)方式，以便最终用户更容易获取各种IT材料。这是为什么？因为只有他们两个人服务全部北美的众多用户，既然维基能够减轻他们的工作负担，Kayinamura何乐而不为？

其实这并不是什么个案，如今越来越多企业内的技术部门借助维基这种便于管理、开销又低的Web 2.0方式，以促进工作小组内部或不同部门之间的沟通。

早在1994年，就出现了第一个维基体系―WikiWikiWeb，设计者当初的设想是“维基成为切实可行的―最简单的联机数据库。”

15年过后，这个概念正深入越来越多的企业内部。业内人士表示，与免费使用的公共维基相比，企业内部的维基往往有着更多层次的结构，采用比较严格的版权管理政策确保对企业知识产权的访问，从而达到支持特定组织或部门的目标。

那些企业维基的支持者们表示，与电子邮件和较复杂的知识管理系统相比，企业维基提供了一种更简单、更自然的方式来共享信息、促进合作，完成集体任务。

减轻IT部门负担

Enel北美公司最早是在2005年启动的维基试点项目，最初他们是利用维基作为管理数据库应用开发的中心。目前它已成为一个成熟的内容管理平台，该平台让该公司的260名最终用户可以通过自助服务获取IT信息，而这些信息之前由Kayinamura领导的二人小组通过电子邮件或通过内部网络来分发。“工作量非常大。”Kayinamura说。

现在，Kayinamura的二人IT小组在使用Traction Software公司的TeamPage企业维基程序，它可以通过维基向最终用户提供各种信息，包括培训材料、计算机和手机使用政策、行业背景资料以及各种软件说明文档。

Enel在北美拥有及经营可再生能源项目，Kayinamura表示: “我们需要提供尽量多的自助服务参考材料，减轻IT部门的负担。我们为维基添加了许多资料，例如电子邮件摘要功能可以提醒员工注意任何新迈发布的内容。要是使用传统网页通知，员工去查看以往的邮件很不方便。”

Kayinamura领导的IT小组还利用该平台作为放置关键

网络和许可证信息的中心，而不是把这些数据保存在不同的Word文档中。这样一来，他们可以利用TeamPage的安全功能，确保只有获得授权的员工才能访问某些信息。

Enel还使用维基作为项目管理工具，Kayinamura认为，这个工具比电子邮件更有效。“以前要是有人晚些时候加入某个项目开发团队，他们就得查阅以往50封至70封电子邮件，才能赶上进度。如果用维基，就没有这么麻烦，任何新加入项目团队的人很快就能了解整个项目的情况。”

提供快速灵活的沟通方式

对IT部门来说，特别是人员较少、资源有限的部门来说，维基有望大大简化主要通过电子邮件来进行的沟通工作，同时便于同事们随时了解项目关键的变化，而不必部署成本高昂的企业协作平台。

Stewart Mader是维基专家兼独立顾问，他说: “维基在扩展人与人之间的连接深度上，比使用电子邮件有效得多。维基不只是汇聚进入信息的地方，它还让用户可以随时获取任何信息。”

日本邮轮集团的IT部门对于Mader的说法举双手赞成，他们把包括公司内部网络在内的各种传统沟通工具，换成了企业维基。他们表示，企业维基能够更有效地处理从分担项

目管理任务到与国外开发合作伙伴进行协作的各项工作。

日本邮轮集团是日邮物流（NYK Logistics）旗下的物流与货运部门，它正利用IT部门里面的企业维基来处理各项工作，包括项目管理、变更管理和知识管理。如今日本邮轮集团的IT部门用不着向整个公司发送电子邮件，通知员工注意硬件变更或软件升级，而是可以通过维基来通知受到变更影响的任何人。

日本邮轮集团企业内部网络项目经理Alek Lotoczko说: “维基大大提升了IT部门提供服务的能力。人们往往看都不看一眼就会删除电子邮件。如今，信息主动分发给需要知道这些信息的人，从而减少了每天需要发送的提醒邮件，电子邮件收件箱被塞满的情况也少有发生了。”

另外，日本邮轮集团利用维基让多个对等的IT小组随时了解各个项目的状况。企业维基工具的标记和结构功能还帮助IT小组轻松建立一个包括软件缺陷报告和故障诊断指南的IT知识库。

现在，Lotoczko的IT小组更进一步把项目管理工具换成了另一个Confluence维基，从而让员工们能够与外面的网站开发合作伙伴进行协作，充分利用该工具的许可和安全控制措施，允许一些特定的用户可以访问某些专属的材料。

“维基让我们可以做到通过电子邮件实现过去需要面对面拜访来做到的事情，但使用起来成本更低、效率更高。有

了这个档案库，就有了易于搜索的永久性预定记录功能，我们可以随时获取信息，而之前做不到这一点。”Lotoczko说。

简化项目管理

Mader认为，有了维基就很容易收集重要的项目进程表、时间表变更或相关解决方案，并且不会因电子邮件收件箱塞得太满而无从查找或者被忽视掉。另外，维基能够鼓励大家主动参与到相关项目中，不管他们有没有收到相关的电子邮件。

美国信息管理协会先进实践委员会（Advanced Practices Council）在发布的报告中表示，维基在把通信内容压缩成更实用的信息方面优于BBS讨论论坛或软件版本管理系统。香港城市大学教授的Wagner说: “在维基的通信内容中，干扰信息比较少，实用信息比较多。”

湖滨银行总部设在芝加哥，年收入达20亿美元，银行内部有一个30人组成的IT小组，由于银行随时都有40个至100个项目在开展当中，这个IT小组需要竭力了解项目的详细信息，经常需要同时处理很多事情。如果借助于一流的项目管理工具对规模这么小的IT小组来说是大材小用，所以该小组之前主要依靠电子邮件和电子表格（有时依靠独立的项目管理软件）来共享项目进度和信息。