《文书拟写与档案管理》第一章文书概述
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秘书文档管理-第一章 文书与档案
文
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及
书 个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗
和 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种
档 文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
案
档案的定义中包括以下几个要素：档案的本质属性
的 是原始记录性；档案来源于各机关、社会组织和个人
含 的社会实践活动；档案形式的多样性。
档
才能最后成为档案。
案 的
文书和档案的区别 第一，在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值
含
重点不同。
义 和
第二，档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。
关
第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。
系
第一章 文书和档案
第 二
文书的种类
节
按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。
文 书
案
文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单
的
指某份或几份材料。
关
文书、公文和文件之间的关系
系
文书、公文和文件三个概念，其内涵基本相同，
都是人们在实践活动中形成和使用的信息记录。但在
外延上有很明显的区分，按从大到小的顺序排列应该
是：广义文件＞文书＞公文＞狭义文件。
第一章 文书和档案
第
一
节 档案的含义
秘书文档管理-第一章 文书与档案
1
第一章 文书和档案
第 一 节
文书的含义 文书是人们在生产和生活中为了记录事项、管理
事务、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效
文
用的文字材料。
书
以上定义包含六项内容：文书的作者是从事社会
和
高教版中职《文书拟写与档案管理》纸质档案管理1
向本单位
移交以
便
的专业工作。
• 从档案的形成来看，文件转化为档案是通过
移交则是文件管理权属的
，既是
也是
Байду номын сангаас
。
实现的，
• 整理完毕的文件移交与 移交方为各部门
，必须严格履行交接手续。
，接收方为
。
工作步骤
• 步骤1：清点
对各部门移交的
逐件清点，
并对照
进行核对，双方共同确认无误；
• 步骤2：填写交接文据
• 档案交接文据记录和反映 容和信息；
•任务一：接收归档
项目二纸质档案管理概述 学习目标
• 1.技能目标 • （1）掌握机关单位档案管理的具体方法 • （2）熟悉档案库房管理的相关措施 • （3）掌握档案利用方式 • 2.知识目标 • （1）了解档案与文书的联系区别 • （2）掌握档案质量监管的主要内容 • （3）理解档案统计与利用工作的目的和意义
的有关内
• 步骤3：完成实体移交
• 档案交接文据填写后，及时进行档案及相关材料 的
移交。双方再次核对无误并在交接文据相关栏内签字，
加盖双方印章。档案交接文据
，分别由移
交方和接收部门
。
作业
• 1.整理课堂笔记 • 2.档案管理的主要内容及其关系？ • 3.归档的含义 • 4.移交的意义 • 5.移交方与接收方人员分别是谁？ • 6.接收归档的工作步骤 • 作业拍照上传
• 5.经过系统整理的归档件移交到档案室，表明文件的管理权由
移交到
，文件由发挥
转入备查参考，从
转
入
阶段，意味着
工作的结束和
的开始。
纸质档案管理项目描述
文书工作与档案管理课件第一章文书概述
促进公文写作的规范化。
正确选用文种 的意义
使文件得到及时妥善的处理。
维护公文的严肃性、权威性和有效 性。
文件的种类选用
1.
文种选用 规 则
根据发文目的选择文种
2.
3. 4.
根据行文关系选择文种
根据发文机关的权限选择文种
根据国家的有关规定选择文种
文件的稿本
定稿 正本
草稿 副本 不同文字的稿本
文件生命周期理论
2. 建立文件生命周期理论的依据
文件价值形态及其有规律的转化。
文件从形成到销毁或者转化为档案永久保 存是一个完整的生命过程，在这一过程中， 文件的价值形态不断地出现规律性的变化， 处在不同运动阶段的文件具有不同的价值 形态和功用，需要采取不同的管理原则和 管理方法。
3. 核心内容 •文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程； •价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；
谢谢各位
教你写字
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感恩 父母
天 冷 时 ， 是 他 们 给 你 送 来 温 暖
有时，他们会对 我们发火
感恩父母 感谢你们 把我带到了这个世界 感谢你们 给了我自由的空气 感谢你们 谆谆的教导 殷殷的嘱托 我长大了 而你们却老了 谁言寸草心 报得三春晖 我会向你们献上一片诚挚 的孝心 祝你们永远健康
2．对电子文件生命周期阶段的划分。
3．对电子文件各阶段文件对应关系的理 解。
（二）对文件管理的启示
对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想
对现有文件、档案管理制度进行协调 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE 套件就是用于办公。
正确选用文种 的意义
使文件得到及时妥善的处理。
维护公文的严肃性、权威性和有效 性。
文件的种类选用
1.
文种选用 规 则
根据发文目的选择文种
2.
3. 4.
根据行文关系选择文种
根据发文机关的权限选择文种
根据国家的有关规定选择文种
文件的稿本
定稿 正本
草稿 副本 不同文字的稿本
文件生命周期理论
2. 建立文件生命周期理论的依据
文件价值形态及其有规律的转化。
文件从形成到销毁或者转化为档案永久保 存是一个完整的生命过程，在这一过程中， 文件的价值形态不断地出现规律性的变化， 处在不同运动阶段的文件具有不同的价值 形态和功用，需要采取不同的管理原则和 管理方法。
3. 核心内容 •文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程； •价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；
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2．对电子文件生命周期阶段的划分。
3．对电子文件各阶段文件对应关系的理 解。
（二）对文件管理的启示
对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想
对现有文件、档案管理制度进行协调 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE 套件就是用于办公。
文书档案管理_复习
《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
第1讲 文书与档案概述-16k
明朝。废丞相立内阁，实际是皇帝的办公厅，掌管中央文件工作事务；设置“吏、户、礼、兵、刑、工”六部，实行对口监督，有封驳、监察和处理对口奏章的权力；设通政司，掌管内外奏折、封驳臣民申诉文件。创票拟制度，即在向皇帝呈送公文时，必须在公文上签押纸条，写出处理意见，供皇帝审批。明代著名的政治家改革家，张居正，时任内阁首辅，当政时曾推行“一条鞭”法，严查当时隐瞒土地的地主，严格法令，厉行改革对明代政治经济发展起了非常重要的作用。
第二、文书的形成是为了特定的目的。
第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。
（二）文书的作用：
1、传递信息。这是文书的首要作用，人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。
2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。影响凭证依据的三个因素：主体的权威性、内容的真实性和载体的合法性。
夏商周时期。人类社会进入奴隶社会后，国家和阶级开始出现。为了维护统治阶级的利益，文书开始规范化、制度化。设置史官，负责记载帝王的言行、起草公务文件、掌管著作简册、书志典籍等。当时规定，无论何种文件都要使用正副本制度。商代的“众人协田”是商王命令众人集体耕作的行政命令。商代刻字卜骨，以兆像判定吉凶，占卜完成后用来记载占卜过程和结果。
（三）文书的发展历史：
文书两大要素—表述方式和载体有一个发展的过程。从绳结、符号、图像发展到文字；从绳、岩石（竹木、壳骨等）片到绢帛、器皿、碑石、竹木简册，再到纸张、磁盘、光盘等。
人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思、传递信息、处理事件，亦即结绳记事。中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。后来出现了契刻记事，契刻的目的主要是用来记录数目。
历史性——过去的历史记录
确定性——准确的历史记录，不是臆断推测的结果
第二、文书的形成是为了特定的目的。
第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。
（二）文书的作用：
1、传递信息。这是文书的首要作用，人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。
2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。影响凭证依据的三个因素：主体的权威性、内容的真实性和载体的合法性。
夏商周时期。人类社会进入奴隶社会后，国家和阶级开始出现。为了维护统治阶级的利益，文书开始规范化、制度化。设置史官，负责记载帝王的言行、起草公务文件、掌管著作简册、书志典籍等。当时规定，无论何种文件都要使用正副本制度。商代的“众人协田”是商王命令众人集体耕作的行政命令。商代刻字卜骨，以兆像判定吉凶，占卜完成后用来记载占卜过程和结果。
（三）文书的发展历史：
文书两大要素—表述方式和载体有一个发展的过程。从绳结、符号、图像发展到文字；从绳、岩石（竹木、壳骨等）片到绢帛、器皿、碑石、竹木简册，再到纸张、磁盘、光盘等。
人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思、传递信息、处理事件，亦即结绳记事。中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。后来出现了契刻记事，契刻的目的主要是用来记录数目。
历史性——过去的历史记录
确定性——准确的历史记录，不是臆断推测的结果
第一章 文书工作与档案管理绪论
第六，文书归档整理，只归档整理那 些有查考保存价值的，否则不予整理入库。
1.3 档案工作的组织、特点与原则
1.3.1 档案工作的组织 1.3.2 档案工作的特点 1.3.3 档案工作的原则
1.3.1档案工作的组织
档案工作组织体系由档案工作领导机 构、行政管理机构、档案馆、档案室、档 案工作人员等组成。
2．辅助性
辅助性是相对于其他工作而言的。文 书工作不是一项完全独立的实质性工作， 而是为机关的领导工作和各业务工作服务 的工作，离开其所服务的对象，就无存在 的价值。
3．机要性
许多机关的秘密事项特别是重要的及 影响全局的秘密事项往往记述在文书中， 制作、保管和阅处记述秘密事项的文书， 既是具有一般意义的文书工作，也是同秘 密打交道的工作。
2．服务性
档案工作是搜集、整理、保管、提供 利用档案的工作，它的一切努力和最终的 目的都是为了档案更好地被其他工作利用， 为其他工作服务。
服务性是档案工作的本质属性和最主 要的特点，当然也是它存在和发展的理由 所在。
3．机要性
机要性特点是由文书工作与档案工作 的关系决定的。
1.3.3 档案工作的原则
文书工作与档案 管理
第1章 绪论
1.1
文书与档案工作概述
1.2 文书工作的组织、特点与要求
1.3 档案工作的组织、特点与原则Leabharlann 1.1 文书与档案工作概述
1.1.1 文书与档案工作的概念 1.1.2 文书工作的作用 1.1.3 档案工作的作用
1.1.1 文书与档案工作的概念
所谓文书与档案工作，是指制作和处 理文书与管理和提供利用档案以解决实际 问题等的工作。在各类机关(既特指各类管 理机构与部门，又泛指各类单位)的整体工 作中，文书与档案工作既是其重要组成部 分，又为其整体工作和各分类工作服务。
1.3 档案工作的组织、特点与原则
1.3.1 档案工作的组织 1.3.2 档案工作的特点 1.3.3 档案工作的原则
1.3.1档案工作的组织
档案工作组织体系由档案工作领导机 构、行政管理机构、档案馆、档案室、档 案工作人员等组成。
2．辅助性
辅助性是相对于其他工作而言的。文 书工作不是一项完全独立的实质性工作， 而是为机关的领导工作和各业务工作服务 的工作，离开其所服务的对象，就无存在 的价值。
3．机要性
许多机关的秘密事项特别是重要的及 影响全局的秘密事项往往记述在文书中， 制作、保管和阅处记述秘密事项的文书， 既是具有一般意义的文书工作，也是同秘 密打交道的工作。
2．服务性
档案工作是搜集、整理、保管、提供 利用档案的工作，它的一切努力和最终的 目的都是为了档案更好地被其他工作利用， 为其他工作服务。
服务性是档案工作的本质属性和最主 要的特点，当然也是它存在和发展的理由 所在。
3．机要性
机要性特点是由文书工作与档案工作 的关系决定的。
1.3.3 档案工作的原则
文书工作与档案 管理
第1章 绪论
1.1
文书与档案工作概述
1.2 文书工作的组织、特点与要求
1.3 档案工作的组织、特点与原则Leabharlann 1.1 文书与档案工作概述
1.1.1 文书与档案工作的概念 1.1.2 文书工作的作用 1.1.3 档案工作的作用
1.1.1 文书与档案工作的概念
所谓文书与档案工作，是指制作和处 理文书与管理和提供利用档案以解决实际 问题等的工作。在各类机关(既特指各类管 理机构与部门，又泛指各类单位)的整体工 作中，文书与档案工作既是其重要组成部 分，又为其整体工作和各分类工作服务。
文书处理与档案管理
主要内容
第一节 文书工作概述 第二节 文书的处理 第三节 文书档案管理
第一节 文书工作概述
一、文书工作相关概念
通常所说的文书工作，是指机关、单位在使 用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的 拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列 衔接有序的工作。
文书处理工作具有政治性、时限性、机要 性和规范性等特点。
二第、一文节书工作文的书任务工作概述 其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确 地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发 挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会 主义现代化建设事业服务。
上述任务的具体内容主要有以下三项：
(一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇
撤销等材料。
通知等。
下级单位报送的报告
及统计报表。
第二节 文书的处理
2．归档的时间 按照《机关档案工作条例》的规定：机关文书
部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案 部门移交档案。
3．归档的要求 a. 归档的文件材料要齐全、完整。 b.文件和电报按其内容的联系、合并整理、立 卷。
c.归档的文件材料，要保持它们的历史联系； d.区分保存价值，分类整理、立卷； e.案卷标题简明确切，便于管理。
第三节 文书档案管理
六、编研
编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有 较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、 出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档 案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。
七、统计
统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及 其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真 实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。
第三节 文书档案管理
一、档案管理概述
第一节 文书工作概述 第二节 文书的处理 第三节 文书档案管理
第一节 文书工作概述
一、文书工作相关概念
通常所说的文书工作，是指机关、单位在使 用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的 拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列 衔接有序的工作。
文书处理工作具有政治性、时限性、机要 性和规范性等特点。
二第、一文节书工作文的书任务工作概述 其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确 地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发 挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会 主义现代化建设事业服务。
上述任务的具体内容主要有以下三项：
(一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇
撤销等材料。
通知等。
下级单位报送的报告
及统计报表。
第二节 文书的处理
2．归档的时间 按照《机关档案工作条例》的规定：机关文书
部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案 部门移交档案。
3．归档的要求 a. 归档的文件材料要齐全、完整。 b.文件和电报按其内容的联系、合并整理、立 卷。
c.归档的文件材料，要保持它们的历史联系； d.区分保存价值，分类整理、立卷； e.案卷标题简明确切，便于管理。
第三节 文书档案管理
六、编研
编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有 较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、 出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档 案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。
七、统计
统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及 其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真 实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。
第三节 文书档案管理
一、档案管理概述
文书档案学(1-3)
送件登记薄
月 日 发件机关 性质 件数 号码 收件机关或收件人 收件人盖章
收文注意事项
(1)检查收文单位名称是否有误 (2)检查信件是否有被拆现象 (3)检查收件数与清单是否相符 (4)检查收件是否完整(包括缺页) (5)检查是否按规定时间送达
收文处理程序(第二页)
2.收文登记 指登录反应公文有关数据的过程。公 文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登 记等。从实践看，目前采用簿式登记形式的较多。 (表见WORD)
(一)收文处理程序(第一页)
1.签收 它是指收件人收到文书后,对文书进行鉴 别清点核对检查,并履行签注接收手续的活动.
签收一般有三种方式:
(1)收件人在对方的发文本上签名(或盖章),签 注收文时间.
(2)收件人在对方的回单上签名(或盖章),签注 收文时间.
(3)收件人为对方开具收到凭单,如收据或收条.
审核的重点
即通常所说的过四关:行文关、内容关、格式关、文 字关
(1)控制发文数量。审核是否需要行文，发文的名义 是否恰当。
(2)控制发文方向。检查文种是否正确，有无多关主 送，滥抄滥报等现象。
(3)审核文稿内容是否与党和国家的方针、政策一致。 (4)语言表述是否准确、简明、具体。 (5)文体、格式是否正确、规范，结构是否完整。 (6)是否经过会商或履行了必要的讨论、审批手续。
二．文书管理的方法
1．按文书制发单位分类 2．按文书办理情况，分待办件、办结件、
阅知件存放 3．单位发文的存档件和余存件分别存放
三．文书的清退
1．清退文书的类别 （1）绝密件 （2）有重大错误的文件
（3）征求意见和送审文书 （4）承办件 （5）传阅件 （6）辙销、合并单位的文书 （7）会议件 （8）未经本人审阅的领导同志讲话材料 （9）离退人员的文书 文书清退的方法 1．加盖清退戳记”……收回” 2．规定需清退文书的范围 3．制发《文件清退通知单》
文书拟写与档案管理
文书拟写与档案管理文书拟写啊，就像是一场魔法表演。
你坐在桌前，面对空白的纸张或者电脑屏幕，就像一个魔法师站在神秘的舞台前。
手中的笔或者键盘就是魔法棒，你得挥动它来变出一篇精彩的文书。
有时候灵感就像调皮的小精灵，在你脑袋里乱窜，你得赶紧抓住它，不然它就消失得无影无踪啦。
拟写文书就像是盖房子，每个段落都是一块砖，你得小心翼翼地把它们堆砌好，要是哪块砖放歪了，这房子可就摇摇欲坠喽。
再说说档案管理，那简直是一个巨大的宝藏库。
档案们就像一个个性格各异的小怪兽。
有的档案规规矩矩，你找它的时候它就乖乖在那等着你，就像温顺的小绵羊。
可有的档案啊，就像调皮捣蛋的小猴子，东躲西藏，你要费好大的劲儿才能把它揪出来。
管理档案的人就像是宝藏的守护者，得时刻警惕着，防止这些小怪兽们乱跑乱撞。
文书拟写要是出了岔子，那可不得了。
就好比厨师做菜的时候放错了调料，做出来的东西那味道简直是灾难。
一份错误百出的文书，就像一个张牙舞爪的怪物，让看的人头疼不已。
而好的文书拟写呢，就像一首优美的乐曲，每个字都是一个音符，组合起来就能让人赏心悦目。
档案管理工作有时候也特别像整理乱成一团的毛线球。
那些档案线团缠缠绕绕，你得耐心地解开，把它们分类放好。
要是不小心扯错了一根线，可能整个毛线球就又乱成一锅粥了。
而且档案管理还得像松鼠囤坚果一样，要把东西囤得妥妥当当的，以备不时之需。
在文书拟写的世界里，标点符号也有着神奇的魔力。
句号就像旅程的终点，逗号是途中的休息站，感叹号则是突然冒出来的惊喜小烟花。
用错了标点，就像在美妙的舞蹈中突然踩错了节拍，整个节奏就乱套了。
档案管理也有它的时尚潮流呢。
从古老的纸质档案到现在的电子档案，就像是从马车时代进入了高铁时代。
电子档案管理像是在云端跳舞，虽然方便快捷，但也得小心别失足掉下去，数据丢失可比什么都可怕，那就像丢了装满金币的口袋一样惨。
文书拟写和档案管理虽然听起来很严肃，但其实也充满了乐趣。
就像在一个神秘的森林里探险，你总会发现一些意想不到的惊喜。
第一章 文书与文书工作(详细版)
书
社会以及本单位之外的人员打交道。文秘部门可
工
以说是机关的“窗口”，是一个单位部门或机关
作
的对外形象。
2、文书档案工作是领导的重要参谋
一
、
政
文秘档案人员的参谋作用是社会形势和领导工作对
府
文书档案工作提出的客观要求
机
关
中
在新形势下对文秘档案人员的要求是既能办事办文，
的
又能参与政务，辅助领导人决、策。在决策过程中，不 但要加强文秘部门内的分工协作，还要协调好各个 部门的关系，营造出一个良好的工作氛围，最大限 度地发挥文秘部门的整体功能。
作人员的职业素养有要求，
因此，每个文书工作人员都要根据自身工作的特点和需要， 构建适合自己工作岗位的知识结构。
较强的表达能力与交际能力
02
二 、 职
商业公司不仅要求文书工作人员的业务能力，还要求他们具
业
备一定的社会活动能力和组织协调能力等。
修
养
具体指：在与不同人打交道的时候，应保持一定的亲和力，
学会倾听他人的谈话，学会向他人表达发自内心的赞美，学
01
机要性
文书工作是党政机关及企事业单位工作中的一个重要组成部 分。尤其在党政机关中，文件是传达、贯彻党和政府的方针 政策，体现领导意图，汇报工作以及解决公务的重要工具。
因此，文书工作人员必须牢记自己的职责所在，加强职业道 德修养，严守单位的组织纪律和原则，做到不泄密、不失密。
一、 文书工作的性质
单
售，资产管理
位
科学技术类
课题立项，研究，试制，成果鉴定及推广应用
中
的
产品类
产品开发，设计和工艺准备，加工制造，产品鉴定，
文书拟写与档案管理
文书拟写与档案管理文书拟写与档案管理，这可真是一项重要又细致的活儿！就好像是在精心打造一座知识的宝库，每一份文书都是宝库中的珍宝，而档案管理就是守护这些珍宝的坚固堡垒。
先来说说文书拟写。
这可不是随便拿起笔来，想到啥就写啥。
得有清晰的思路，就像你去一个陌生的地方要有明确的路线图一样。
你得清楚自己要表达的核心内容是啥，是汇报工作进展，还是提出新的方案？要是连自己都迷糊，那写出来的东西不就成了一锅乱炖，谁能看得明白呢？语言表达也得讲究。
不能太啰嗦，啰里啰嗦就像裹脚布，又臭又长，谁有耐心看呀？也不能太简略，简略得让人摸不着头脑，那不等于白写嘛！得恰到好处，把事情说明白，把观点表达清楚，就像裁缝做衣服，尺寸合适，款式美观，才能让人满意。
还有格式，这可不能马虎。
字体大小、行间距、标题的设置等等，都得规规矩矩的。
这就好比一个人的穿着打扮，整洁得体才能给人好印象。
要是格式乱七八糟，那文书的质量不就大打折扣了吗？再聊聊档案管理。
这档案啊，就像是我们的记忆库，把过去的点点滴滴都好好地保存起来。
分类得清晰，不然找起来就像大海捞针，多费劲！你想想，要是你的衣柜里衣服乱堆一气，找件衣服得翻半天，是不是很头疼？档案也是一样，分类清楚了，用的时候才能手到擒来。
保存也得妥当。
防潮、防火、防虫，哪一样都不能疏忽。
这就好比保护珍贵的文物，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。
定期整理也很重要。
把没用的清理掉，把有用的整理得更有条理。
不然时间长了，档案库就成了乱糟糟的杂物间，有价值的东西都被埋没了。
总之，文书拟写和档案管理，一个是创造有价值的内容，一个是守护这些价值。
只有把这两件事都做好，我们的工作才能井井有条，我们的知识和经验才能得到有效的传承和利用。
这可不是说着玩的，得认真对待，用心去做，才能让这个知识的宝库越来越丰富，越来越有价值！。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第一章 文书基础
第一，文书是一种文字材料，即书面材料。 第二，文书有特定的格式。 第三，文书具有应用性。 第四，文书具有很强的目的性和针对性。 第五，形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会
组织和具体的个人和家庭。
第一节 文书概述
文书的类别 文书的应用领域和范围非常广泛，所针对的事务
也千差万别，使用的主体各有不同，这些因素导 致文书的种类非常庞杂。根据不同的分类标准， 可以划分文书的不同类型。
日常工作时都以公文为基本的工具。因此，公文和其他实用文体比较， 具有五个明显的特点： 第一，公文有法定的作者。公文的法定作者指依法成立并能以自己的 名义行使职权的担负义负的机关式组织。 第二，公文有法定的权威。公文的法定权威，指公文的权威性和约束 性。 第三，公文有特定的效用。行政公文有特定的效用是它的政治内容所 决定的。行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规。 第四，公文有规范的体式。公文的规范体式主要指两个方面，采用的 语体；文体的格式。不得随心所欲，别出心裁。 第五，公文有规定的处理程序。公文由法定作者制定，在撰写过程中， 它要受到公文处理程序忍气吞声严格制约。
第二节 公务文书
定稿是经过机关领导人签发或法定会议通过、批准的草稿。 具有法定效力，是用于制作正式文件的标准文稿。但没有 行政效力。
校对稿是依据定稿打字排版过程中形成的文稿。不具备法 定效力。包括校样、校对稿、终校稿。
正式文本是印刷出来的文件加盖机关印章或领导人签署后 供正式使用的文本，具有法定效力，包括正本、副本、存 本。
定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。例如：各项法 令、决议、指示、通知、报告、计划、规章、合同、契约、公务函电 等等，都属于公务文书。它是机关、团体、企业、事业单位办事的依 据，是国家政务的一种重要手段。
组织和具体的个人和家庭。
第一节 文书概述
文书的类别 文书的应用领域和范围非常广泛，所针对的事务
也千差万别，使用的主体各有不同，这些因素导 致文书的种类非常庞杂。根据不同的分类标准， 可以划分文书的不同类型。
日常工作时都以公文为基本的工具。因此，公文和其他实用文体比较， 具有五个明显的特点： 第一，公文有法定的作者。公文的法定作者指依法成立并能以自己的 名义行使职权的担负义负的机关式组织。 第二，公文有法定的权威。公文的法定权威，指公文的权威性和约束 性。 第三，公文有特定的效用。行政公文有特定的效用是它的政治内容所 决定的。行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规。 第四，公文有规范的体式。公文的规范体式主要指两个方面，采用的 语体；文体的格式。不得随心所欲，别出心裁。 第五，公文有规定的处理程序。公文由法定作者制定，在撰写过程中， 它要受到公文处理程序忍气吞声严格制约。
第二节 公务文书
定稿是经过机关领导人签发或法定会议通过、批准的草稿。 具有法定效力，是用于制作正式文件的标准文稿。但没有 行政效力。
校对稿是依据定稿打字排版过程中形成的文稿。不具备法 定效力。包括校样、校对稿、终校稿。
正式文本是印刷出来的文件加盖机关印章或领导人签署后 供正式使用的文本，具有法定效力，包括正本、副本、存 本。
定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。例如：各项法 令、决议、指示、通知、报告、计划、规章、合同、契约、公务函电 等等，都属于公务文书。它是机关、团体、企业、事业单位办事的依 据，是国家政务的一种重要手段。
文书工作与档案管理 第一章
（二）档案工作的基本原则和要求
档案工作基本原则的三个方面是辩证统 一的，前两者是手段，后者是目的。没有前 两者，就没有便于可供利用的物质基础；离 开了后者，实行集中统一管理、维护档案的
完整与安全便失去了意义和方向。
2. 档案工作的具体要求
完整、安全、有效。
四、文书工作与档案管理的 联系与区别
（一）文书工作与档案管理的联系
第三节 文书工作与档案管理的组织机构与人员
本节点睛
一、文书工作与档案管 理的组织机构 二、文书工作与档案管 理的组织领导 三、文书工作与档案管 理工作人员
文书工作与档案管理有其特定的组织 机构与人员。
一、文书工作与档案管理的 组织机构
（一）文书工作机构 领导机构：是各级党政机关和负责人； 管理机构：是各级党政机关办公厅（室），并设立 文秘部门或者配备专职人员负责文书处理工作。 机构的设置大体有两种情况： 第一，对一些较大的机关来说，设立专门的文书工 作部门，如“文书处”、“文书科”等。 第二，对于一些较小的机关或者基层单位来说，一 般只在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作人员。
本节点睛
一、文书与档案的含义 二、文书与档案的性质、 特点、作用 三、文书与档案的联系 与区别
文书的系统整理和保存，最终使 档案形成。
一、文书与档案的含义
（一）文书 1. 文书的概念
一、文书与档案的含义
“文书”这个概念可以包含以下三种含义， 见图1-1。
文字材料
文字书写
从事文书工作的人
图1-1 文书的三种含义
1. 任务
（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家
档案工作制度；
（2）科学地管理档案，大力开发档案信息资源；
（3）逐步实现档案管理的现代化，使档案工作 更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主 义物质文明和精神文明服务。
第一讲 文书与档案
课程：文书与档案管理基础
第一章 文书与档案工作概述
第一讲
学习目标：了解文书与档案的基本概念及其 产生和来源 学习重点：文书与档案的概念 学习难点：文书与档案的概念 授课时间：2课时
第一节 文书与档案
一、文书 （一）文书的含义 “文书”有两种含义：一是指物，即国家机关、
社会团体、企事业单位在公务活动中或个人、家庭、
此，文书是档案构成的要素，档案是文书的组合。
弘一法师于1913年的一通信札
国 家 新 闻 出 版 总 署 颁 发 的 公 文
商代甲骨文
刻有秦始皇同一度量衡诏书的秦代铜权（秤砣）
作业
1．文书包括________和________
2．文书是档案的________，档案是文书的 ________，档案与文书是同一事物的两个不同 发展阶段。 3、档案是记录人类社会________各种信息的 载体。 4、名词解释： 文书 ——
家族在私务活动中所形成的文字、图表、声像等记录 材料；二是指人，即在国书起草、处理、保管等相关工作的专职
人员。本课程主要介绍的是第一种含义。
（二）文书的种类： ⑴ 私人类：日记、手稿、传记、证书等。 ⑵ 公务类：请示、报告等。
（二）文书的产生 人类在长期共同劳动和共同生活中 ，为了互表达 思想、交流经验，逐渐产生了语言，随着社会生产的 发展和复杂化，作为交际工具的语言（指口头语言） 已不能满足这种发展的需要，因而产生了文字。随着 文字的出现，必然形成反映人类活动的各种文字记录， 从而形成各种管理活动中的文书。但是，作为管理国 家工具的公务文书，却是随着国家的产生而出现的。 公务文书的产生是和文字、阶级及国家的产生紧密地 结合在一起的。
（二）文书的产生 ⑴ 来源：为了表达思想、交流经验 ⑵ 历史：殷商时期 （甲骨文、铭文） 夏朝 （公务文书）
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公文的种类
（2）总结：对前段工作、学习、生 产进行检查回顾，从中找出经验和教 而形成的一种文字材料。
公文的种类
（3）简报：各机关、单位简要报道 工作情况、交流重要信息常用的文书。
（4）启事：机关、企事业单位、团 体或个人需要向公众说明某事或希望 公众协助办理某事时使用的一种文书。
公文的种类
带有规章制度性质的公文： 国务院办公厅制发的《行政法规
公文的特点
1.宗旨的政治性、政策性 2.制发者的法定性 3.内容的权威性、时效性 4.体式的规范性 5.语言的准确性
公文的作用
1.法规与约束作用 2.领导与指导作用 3.宣传教育与监督作用 4.联系与沟通作用 5.凭证与依据作用
公文的种类
（按性质和作用分） 1.法定公文（15种） 2.事务性公文 3.规范性公文
公文的种类
（1）决议：适用于会议讨论通过的 重大决策事项。
（2）决定：适用于对重要事项作出 决策和部署、奖惩有关单位和人员、 变更或者撤销下级机关不适当的决定 事项。
公文的种类
（3）命令：适用于公布行政法规和 规章、宣布施行重大强制性措施、批 准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和 人员。
（4）公报：适用于公布重要决定或 者重大事项。
文书的类别
按使用者身份
（1）私人文书：是个人或者家庭在其活动中形 成和使用的文书，如书信、自传、遗嘱、房契等。
按使Байду номын сангаас者身份
（2）公务文书：即公文，也称狭义公文
公文的概念
是党政机关、社会团体、企事 业单位实施领导、履行职能、处理 公务的具有特定效力和规范体式的 文书，是传达贯彻党和国家方针政 策，公布法规和规章，指导、布置 和商洽工作，请示和答复问题，报 告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的种类
（10）报告：适用于向上级机关汇报工 作，反映情况，回复上级机关的询问。
（11）请示：适用于向上级机关请示指 示、批准。
（12）批复：适用于答复下级机关请示 事项
公文的种类
（13）议案：适用于各级人民政府按照法 律程序向同级人民代表大会或人民代表大 会常务委员会提请审议事项。
（14）函：适用于不相隶属机关之间商洽 工作、询问和答复问题、请求批准和答复 审批事项。
（15）纪要：适用于记载会议主要情况和 议定事项。
公文的种类
伴随着机关、企事业单位事 务工作产生的，为适应和满足机 关、企事业单位工作需要撰写的 文书，不具有权威性和强制性。
公文的种类
（1）计划：对未来一个时期内工作、 学习、生产提出预想的目标，并制定 出实现这个目标的具体步骤、方法和 措施的书面材料。
2. 凭 证 依 据
文书真实地记录了社会实践活动，是人们追 溯历史的凭证。文书是社会机构发挥职能、完成 工作过程中产生的记录，真实反映着工作开展的 情况，是工作状态的文字化和书面化，能够发挥 凭据和证实的作用。例如，工作总结是对所完成 工作的系统回顾，会议记录是对会议情况的真实 反映，合同是对当事双方义务与责任的体现。
定程序暂行条例》中所列的条例、规 定、办法、细则。
机关、团体、企事业单位制定的 规章制度，即章程、守则、规则、制 度。
文书的作用
1. 传 递 信 息
首要作用。人们制作文书的目的就是要把一 定的信息传递给接受者。文书是交流信息和思想 的重要手段，所提供的信息更加全面、确定和深 入，是部门之间相互学习、借鉴工作经验的重要 途径。
公文的种类
（5）公告：适用于向国内外宣布重要 事项或法定事项。
（6）通告：适用于在一定范围内公布 应当遵守或周知的事项。
（7）意见：适用于对重要问题提出见 解和处理办法。
公文的种类
（8）通知：适用于发布、传达要求 下级机关执行和有关单位周知或者执 行的事项，批转、转发正文。
（9）通报：适用于表彰先进、批评 错误、传达重要精神和告知重要情况。
课后作业
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1.课后习题
2.课下找一些文书来看一看, 了解其格式是什么.
谢谢观看
第一章 文书概述
目 录
壹 文书的定义 贰 文书的类别 叁 文书的作用 肆 课后作业
文书的定义
文书
文书是人们在社会实践活动中为了 传递、记载信息，而形成使用的具有应 用性的和特定格式的文字材料，是以文 字形式处理各种事务的凭证性工具。
释义
1.一种文字材料，即书面材料。 2.有特定的格式。 3.具有应用性。 4.具有很强的目的性和针对性。 5.形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群 众团体等社会组织和具体的个人和家庭。