文书档案管理

文书档案管理

第三十四条文件材料的收集与归档

（一）文书档案是指本企业在从事领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

（二）文件材料的归档范围

企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件材料应列入归档范围。主要内容有：

1 党群工作类。

（1）党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和组织其他有关会议形成的文件材料；

（2）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活动或事件形成的文件材料；

（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作中形成的文件材料；

（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料；

（5）专业学会、研究会、协会工作，居委会工作，群众团体活动形成的文件材料。

2．行政管理类。

（6）企业在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企

业章程等文件材料；

（7）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）构成及其变更，企业内部机构设置及变更形成的文件材料；

（8）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）开展各项活动形成的文件材料；

（9）综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料；

（10）干部人事管理工作形成的文件材料；

（11）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资、社会保险、福利待遇，职务任免，专业技术职称评聘，职业技能鉴定、考核、奖励与处分形成的文件材料；

（12）职工教育与培训工作形成的文件材料；

（13）干部（职工）死亡五年后的履历材料；

（14）审计工作形成的文件材料；

（15）法律事务、公证工作形成的文件材料；

（16）医疗卫生工作形成的文件材料；

（17）住房制度改革、住房公积金管理形成的文件材料；

（18）公安保卫、综合治理、防范自然灾害工作形成的文件材料；

（19）外事工作形成的文件材料；

（20）记载个人重要社会活动形成的文件材料；

（21）其他对国家、对社会、对企业有保存价值的文件材料。

3．经营管理类。

（22）企业改制改革、经营战略决策形成的文件材料；

（23）企业资质、贯标认证、企协工作形成的文件材料；

（24）企业信用管理、形象宣传形成的文件材料；

（25）企业所有的知识产权、商业秘密及其管理中形成的文件材料；

（26）企业计划管理、经济责任制管理及各类统计报表、综合性统计分析形成的文件材料；

（27）企业资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动及清产核资工作形成的文件材料；

（28）企业国内、国际投招标项目管理，商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关资信调查的文件材料；

（29）企业经营业务管理、国内外项目管理、服务质量管理形成的文件材料；

（30）财务会计管理，资金管理，成本价格管理形成的文件材料；

（31）物资采购、储备、供应与流通管理形成的文件材料；

（32）各种普查工作形成的文件材料。

4．技术管理类。

（33）企业管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；

（34）施工生产准备、组织调度、工程管理形成的文件材料；

（35）质量管理、质量检测、质量控制及计量、试验工作形成的文件材料；

（36）安全生产、消防工作、交通管理形成的文件材料；

（37）环境保护、检测与控制形成的文件材料；

（38）能源管理形成的文件材料；

（39）企业标准化、规范化建设形成的文件材料；

（40）企业图书情报、资料工作形成的文件材料。

5．产品生产或业务开发管理工作形成的文件材料（生产技术文件存科技档案）。

6．科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）。

7．基本建设、技术改造管理工作形成的文件材料（基建、技改技术文件存科技档案）。

8．设备仪器购置、调配及管理形成的文件材料（设备仪器技术资料存科技档案）。

（三）归档文件材料的来源：

1．本企业内部形成的文件材料；

2．本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）按规定应报本企业的文件材料；

3．本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

4．本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

5．本企业执行、办理的其他外来文件材料；

6．上述归档文件材料包括纸质以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。

（四）文件材料的归档时间

1．本机关各部门当年形成的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；

2．企业负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档；

3．变更、修改、补充的文件材料，企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材料，应归档的零散文件材料及其他临时性活动中形成的文件材料应随时归档；

4．工程指挥（项目）部形成的文件材料，应在机构撤销时，由该机构指定专人负责整理、立卷后向本级档案部门移交归档。

5．电子文件与纸质文件的归档时间一致。

（五）文件材料的归档要求

1．机关各部门、所属工程指挥（项目）部负责人应指定专（兼）职人员负责文件材料的收集、整理和归档。

2．归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复。

3．归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。

4．归档的本级文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发文稿纸（首页）上的签字并同时加盖公章。归档文件定稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批。

5．计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。

6．归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。

7．归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

8．各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档（会议记录纸首页式样详见附件14）。

9．文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。