文书工作档案管理论文

文书工作档案管理论文

一、文书档案管理存在的环境问题

1.文书工作与档案工作其他工作衔接不好

文书工作与档案工作既联系又有各自的分工，两者互相配合，才

能形成一个完整的管理体系，而在实际工作中，文书和档案往往分块

行政管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制相冲突在某

种程度上才使得文书工作与档案工作脱节，文书人员欠缺档案意识，

档案人员不懂文秘组织工作，文书工作和杂务档案工作的衔接存在着

诸多不规范现象，印刷品的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，

程序办理不规范，使用文种不当等等。

2.存档员的素质不高，需加强培训

一些单位的档案人员，没有经过档案专业培训，不懂档案的分类、立卷等工作要求，素质有一定的差异性，与档案相差不多工作的明确

要求相差很大，很少参加继续教育培训，档案知识陈旧，急需提高档

案管理水平。随着计算机网络技术的普及，利用计算机进行文书档案

管理是时代发展格局的趋势。加强档案员技能培训，规范化、标准化

档案管理工作势在必行。各部门配合不够，制约了档案管理教育工作，档案管理工作工作需要从各部门收集机密文件资料，一些部门着眼于

直属单位单位工作不愿意把文件资料交给档案员保管。表单员因为得

职能部门的相关部门配合，难以做好档案科研工作，导致重要的文件

数据资料散失。

3.各部门配合不够，影响着档案管理水平的提高

从单位的各图表单位收集文件资料，是单位归档工作的重要一环，但虽在工作的处理过程中却困难重重，有些部门不愿把需要归档的资

料送到档案员处进行统一保管，只为了自己基层工作的方便方便迟迟

不肯去交，而那些有着较强责任心和严谨工作态度的日志档案员由于

得不到有关职能部门的配合与提供支持，在工作中也常常感动心有余

而力不足。在多次催要未果的情况下，档案员最终也只有保持中立，

时间长久了，一些重要的机密文件资料就容易资料库散失，要追究责

任也为时已晚。

二、提高文书档案管理水平政策措施的措施

1.加强领导重视

单位领导重视文书档案管理工作是做好文书档案工作的前提，文

书档案管理人员积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向领导者宣传存档工作的法律法规，提高基层单位领导对档案管

理工作的认识，争取单位领导的支持，使文书档案管理工作纳入单位

工作重点，从而大量投入档案管理的设备，实现文书档案管理的现代化，使得文书印章档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，利

用自身档案资料的作用。信息技术的产业发展普及，对档案管理提出

了更高层次的要求，文书人员只有不断的学习新知识，开展新业务，

坚持终身学习的价值观，积极主动的学习档案管理的现代化专业知识，更新管理理念，提高综合素质，具有技术型、管理型和复合型的素质，为档案工作为客户提供更加方便快捷的服务。

2.规范衔接皮厄县和档案互相配合工作

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高

档案的必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案档案

规范行政管理的前提。文书人员要切实做好警务人员文书材料的立卷

归档，提高档案意识，表单实现文书和档案工作系统化，文书人员重

视墨水的大小、文字的格式等文件材料的质量，制定标准，例如，严

谨使用红墨水、圆珠笔、文档铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件

要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导

者的讲话、外出开会的记录等休会帐外资料，及时收集处理，确保标

准文件材料的完整。

3.办公自动化管控文书档案

档案人员的专业素质和能力需要提高，信息技术的发展壮大对档

案工作人员提出了更高的制订要求，档案职员要坚持素质教育、终生

学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习

信息技术和现代行政管理信息技术知识，掌握计算机、网络技术，朝

着管理型、技术型的复合型人才努力，加大档案管理直接投入，从硬

件建设上下功夫，不断明显改善硬件环境，提高档案管理人员的业务

技能，不断不断增加现代化设施投入，档案人员熟练运用现代化办公

设备，提高管理水平，“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制，随时代的变化，档案人员素质需要逐步减低提高，建立档案人员的学

习学习激励机制。加大档案区域间、部门间的合作力度，扩大交际面，交流高新科技成功的经验和现代通讯高科技手段，发展创新思维。

4.加强部门合作，做好收集工作

档案管理人员要主动的了解业务部门的工作，经常性走动，获得

及时信息，思考档案的工作如何围绕单位的中心开展，怎样做好资料

的收集和整理。加强档案管理和各个部门的沟通，确证资料收集的顺畅。分清重点收集资料，关注能够展示机关历史、现状、未来发展的

资料，为研究服务，提供支持有价值的证据。做好文书的基础工作，

调整文书档案的结构。收集资料是文书档案的物质基础，做好鉴定、

保管和统计工作。文书人员要善于收集有用的文件资料，整理单位在

活动中会中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真

整合，发挥档案内部信息功能，丰富档案资源，明确单位的工作在不

同时期的重点，服务单位大局，实施文书档案工作。

5.完善管理机制

办理公文按照组织机构，尽可能的细化档案管理的程序和规定，

简洁明了，可操作性强，文书档案管理职员，要严格执行公文规定，

严格审核、签发，规避滥发文件现象，认真审核签发的手续、附件是

否完善，在公文正式宣布印刷之前，审查文件格式是否规范，在印刷

年后再一次的复核，然后寄到工作人员，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，利用随文卡片，