传真机使用管理制度

X公司传真机使用管理办法

第一条传真机的使用申请、登记、维修、罚则等作业悉依本办法的规定

办理。

第二条传真机设置于各营业处管理组内，由总务助理人员负责其收发、登记、统计、报告等作业。

第三条传真机的使用，仅限定业务上的连接，非业务（私用）一律禁止文件的收发（传真）事宜，倘有非业务使用者，初犯记小过，累犯记大过处分。

第四条凡各营业处业务员、科长、业务经理（含以上主管人员）因公须使用传真机时，应填写文件传出申请单”并附有关传真文件及说明理由，经业务经理批示后，送总务助理员办理。

第五条总务助理员凭文件传出申请单”之核定后，才得办得对外传送作业，作业完毕应登记于文件传真传出登记簿”内，原稿发还原申请人。

第六条文件对外传送后，在文件传真传出登记簿”内须记明发文编号、申请人姓名、传真日期、日期、时间、事由、收文人姓名、收文（电传）号码等，于每月底影印一份后，翌月一日（下班前）送总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。

第七条凡外来公务文件（含内部）传入时，由总务助理员登记于文件传真传入登记簿”内并记明来文编号、来文者姓名、传真日期、时间、事由、经办（收文）人姓名等，于每月底影印一份后翌月一日（下班前）呈总管理处核阅，逾期未报时，主办人员应记警告处分。

第八条总务助理员因公外出或下班时，由其他总务人员暂代行其职务，并确实作好开关机（例假日、休假日一律关机）作业。

第九条总务助理员应随时注意纸张及机器之维护，倘需申请纸张或维修