3-帐务处理与总帐子系统

定长定位
一级科目最 多 设 计 9999 个
二级科目最 多设计99个 定长定位方法
三级科目最 多设计99个
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总账子系统的总体设计
科目体系结构
立体科目方法是指将科目中大量重复的科目 从科目体系中分离出来，按照项目进行存储， 并将项目和科目建立动态链接，在满足优化 会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。
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总账子系统的初始设置
总账子系统的初始设置？
总账子系统是一个通用性较强的系统，为了 使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑 各单位会计核算和财务管理的一般特性。在 进行账务处理之前，首先要根据本单位的业 务属性进行具体设置，即将企业个性化特征 的信息保存在相应的数据文件中，这种设置 工作称之为初始设置工作。 账套设置
编制、审核记账凭证、分类、计算、保存在 各类账簿
报告信息
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账务处理概述
账务处理的基本特征
规范性强—复式记账法 综合性强—全面反映供产销 集成性要求高—总账子系统与其他子系统集 成，形成完整的会计信息系统 正确性要求高—从数据源头控制，防止查错
案例：
假设某单位会计科目采用群码，其科目编码结 构是4-2-2-2，该单位有3个部门，每个部门 又分3个组，管理费用的具体项目有办公费， 差旅费，资产摊销3个项目。 要求:请借鉴立体科目方法设计会计科目管理 费用的编码体系（管理费用科目代码6602） 部门编码方案为1-2
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管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成
科目设置:
6602 管理费用 660201 办公费 660202 差旅费 660203 保管费 部门核算 部门核算 部门核算
部门 企管办 财务部 采购部 销售部 生产部
二级明细科目表示-项目栏目
二级明细科目表示-项目栏目
管理费用明细表 办公费 差旅费 邮电费 招待费
业务处理:
计入相应明细科目
采购部
三级明细科目表示-项目对象
销售部
报表编制:
查询明细账
10个 合计
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总账子系统的总体设计
科目体系结构
科目体系结构：4－2－2
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手工与IT环境下账务处理的异同
现 金 原始凭证 银 存
收 转 款 账
付 款
原始凭证 汇总表
记账凭证
科 目 汇 总 表
日记账
总分类账
会 计 报 表
明细分类账
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手工与IT环境下账务处理的异同
数据处理的起点与终点不同 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账的方式不同 会计资料的查询统计方式不同
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手工与IT环境下账务处理的异同
手工环境下账务处理流程的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大
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手工与IT环境下账务处理的异同
IT环境下账务处理系统的数据处理流程
（1）设置基础会计信息（客户档案、期初余额等） （2）人工输入记账凭证、原始凭证或自动生成记账凭 证保存在临时文件中。 （3）对输入的记账凭证进行审核。 （4）凭证记账并更新总账或各种汇总文件。期末自动 结账。 （5）需要时查询并输出日记账、明细分类账和总账。 （6）自动生成并输出会计报表。
账务处理概述
会计数据（账簿、凭证）
数据采集
数据加工与存 储
报告信息
投资人 债权人 管理者 政府
原始凭证
经济业务流程
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账务处理概述
数据采集：
采购/支付流程的数据 生产过程的数据 销售/收款流程的数据
数据存储与加工
如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅 助项目的期初余额。
如何准备？
应收账款按客户整理 应付账款按供应商整理 个人往来按职员整理
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总账管理系统初始化
期初试算平衡
期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期 初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但 不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始 设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响 日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未 完成的情况下进行凭证的填制。 凭证一经记账，期初数据便不能再修改。
总账子系统的基本功能
总账子系统
初始 设置
凭证 管理
出纳 管理
期末 处理
账簿 输出
会计 报表
辅助 管理
系统 服务
其他
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总账子系统的总体设计
为什么需要进行会计科目的编码？
会计科目是对会计业务具体核算内容进行分 类的名称。会计科目编码设计是根据会计制 度的规定及会计科目的设置，按照一个系统 的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。
总账子系统的总体设计
总账子系统的目标
及时、准确采集和输入各种凭证 高效、正确完成数据处理过程 随时输出各种账表、会计科目业务 建立与其他子系统数据接口，实现会计数据 的及时传递和共享
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总账子系统的总体设计
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总账子系统的初始设置
设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中 为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算 账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。 一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统 的提示对账套进行参数的定义。 账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账 套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码 方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、 记账本位币、会计主管姓名等。
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总账子系统的总体设计
科目编码方法与编码原则 方法：
顺序编码 位数编码 分组编码
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总账子系统的总体设计
原则：
规定性原则 层次性原则 1601 160101 160101001 160101002 一致性原则 简短性原则 扩展性原则
总账子系统的总体设计
总账子系统主要数据文件设计
计算机会计信息系统中，所有的账、证、表 都必须存放在计算机存储器中，在存储器上， 各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。 那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以 哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？ 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统 设计时产生的账务处理流程有关、与设计人 员的思路有关，还与数据管理系统等多种因 素有关。
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总账子系统的总体设计
将凭证文件分解为两个： 凭证数据分存两个文件：
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手工与IT环境下账务处理的共同点：
原理相同。都采用复式记账，根据“有借必有 贷，借贷必相等”的规则和“资产=负债+所有 者权益”的平衡公式进行记账； 目标一致。都是为了加强经营管理，参与经营 决策，提高经济效益； 都要遵守会计和财务制度。从技术和制度上堵 塞各种可能的漏洞，防止作弊；都要保存会计 档案；都要编制会计报表等等。但是计算机会 计信息系统不是对手工系统的机械模拟，它与 手工系统之间有许多显著的区别。
年中建账

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总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备辅助账各科目的期初数据
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总账子系统的初始设置
初始设置
科目设置 录入余额 人员权限设置 凭证类型设置 选项设置
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总账管理系统初始化
准备期初数据
为什么？ 很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算 机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统 的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性， 要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算 机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务 的完整性。
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总账子系统的总体设计
总账子系统的三个关键文件
科目文件 汇总文件 临时凭证文件
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总账子系统的总体设计
为什么需要进行会计科目的编码？
1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的 逻辑关系P89表3-1
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总账子系统的总体设计
2.保证会计科目的唯一性 3.便于计算机处理和分类 4.节省存储空间 5.提高处理速度
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总账管理系统初始化
总账期初余额准备
准备总账各科目的期初数据 年初建账
准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选 择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月 末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没 有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。 准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余 额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生 数据。例如，某企业2004年12月开始启用总账系统，那么，应 将该企业2004年11月末各科目的期末余额及1-11月的累计发生 额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系 统将自动计算年初余额。
固定资产 固定资产——甲车间 固定资产——甲车间——A型机床 固定资产——甲车间——B型机床
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管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成
科目设置:
6602 管理费用 660201 办公费 66020101 总经理办公室 66020102 财务部 部门 总经理办 660202 差旅费 财务部 人事部 660203 保管费
管理费用明细表 办公费 差旅费 邮电费 招待费
业务处理:
计入科目、辅助核算项目
报表编制:
查询部门辅助账
部门目录
10个 合计 19
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