SAP系统内的发票校验

SAP系统内的发票校验

SAP系统是由若干个组成部分连接在一起组成的，因此一个公司内的不同部门可以互相合作。发票校验是物料管理(MM)系统的一部分。它提供物料管理部分和财务会计，成本控制和资产管理部分的连接。

物料管理模块的发票校验为以下目的服务：

•它完成物料采购的全过程- 物料采购从采购申请开始，接下来是采购和收货, 并以收到发票而结束。

•它允许处理不基于物料采购的发票(例如，服务费，其它花费，过程费用，等等)。

•它允许处理贷项凭证, 既可以是发票的取消, 也可以是打折扣.

发票校验不是对支付进行处理, 也不是对发票进行分析. 这些需要处理的信息被传递到其它部门.

发票校验的任务包括:

•输入接受到的发票和贷项凭证.

•检查发票的内容, 价格和计算的准确性.

•执行一个发票的帐目记帐

•更新SAP系统内的一些数据, 例如, 未结算项目和物料价格.

•检查那些因为与采购订单出入太大而被冻结的发票.

SAP系统的高度集成允许这些任务能够平稳和高效地进行.

发票校验的过程

每个发票包含不同的信息项。记帐一个发票，你必须将这些信息送入计算机。如果一个发票反映一个现存的事务，一些信息已经保存在系统中。系统建议这些信息为省缺的数据，你只需要对它进行比较，并且在需要时进行任何可能的修改。

如果发票以一个采购订单为依据，你只需要输入该采购订单号。系统选择正确的事务并且从采购订单中提取数据，包括供应商，物料，订购的数量，供货条款，付款条款。当然，如果有变化时，你可以修改这些省缺数据。你可以显示采购订单的历史，例如，有多少货物已经到货，以及有多少已经开出了发票。

如果在采购订单或收货和发票中有变化，系统将在屏幕上发出一个警告。如果变化在预先设定的允许范围内，系统将允许该发票被记帐，但将自动地冻结它被支付。发票必须在一个分开的步骤中被批准。如果变化不在允许的范围内，系统将不允许该发票被记帐。

发票被输入时，系统将找到相应的帐户科目。系统将自动生成销售税，现金折扣清算和价格差异，这些记帐的记录被显示出来。如果存在余额，用户要进行修正，因为只有余额为零时发票才能被记帐。

只要发票被记帐，一些数据在系统内被更新，如订购的物料的平均价格和采购订单的历史。

发票记帐完成了发票校验。发票中需要被支付的数据现在包含在系统中。会计部门可以读入这些数据并在财务会计部门的协助下做出合适的支付。

发票校验的种类

做为一个规则，一张发票表示一个事务，事务的发货方要求被付款。发票校验根据所涉及发票的种类而不同：

•基于采购订单的发票

基于采购订单的发票校验，一个订单的所有项目可以被一起处理，而不管一个项目在若干次部分收货中是否被收到。所有的收货被汇总并被做为一个项目进行记帐。

•基于收货的发票

基于收货的发票校验，每个个别的收货分别被开发票

•没有订单的发票

如果没有采购订单做参考，可以直接将事务记入一个物料帐户，一个总帐帐户，或一个资产帐户。

在SAP系统中的数据

在发票校验中－就象在其它应用中－SAP系统经常需要读入存储的数据，在需要时可以修改这些数据，或加入新的信息。

根据信息种类，数据被存入SAP系统的不同的主记录中（如物料主记录或供应商主记录）。数据的中心存储避免了数据的冗余。它还保证了来自不同部门（物料需求计划，采购，库存管理，质量管理和发票校验）及时更新的信息在任何时候都可以被其它部门得到。

发票校验需要的关键数据是:

•主数据

•事务数据

如果一个发票含有现金折扣和税，由于不考虑现金折扣，该发票将记入比应该记入的更多的税。不管该发票记帐一个毛值或一个净值它都将发生。会计支付之后，税值自动被调整，即，现金折扣的税被记入进项税帐户。

主数据

主数据是关于SAP系统中的对象的永久数据，如物料。每个对象都有一个可以在系统中被鉴别的唯一的序号。

物料数据

物料数据反映公司购买或生产的物料的信息。它包括物料号，物料名称，度量单位，存储日期，超量供应和供应短缺的范围，催付代码，价格控制数据和价格。物料数据由物料管理领域的不

同部门共同维护。

供应商数据

供应商数据提供与公司往来的供应者的信息。供应商数据包含地址，银行数据，可能还有银行总部的名称，供应商使用的货币，以及支付和送货条款。供应商数据由采购和会计部门维护。

会计数据

会计数据被用来定义总帐帐户。它包括帐户名称，帐户类型，

帐户管理使用的货币，有关一个帐户是否可被直接记帐以及

它被分配到那个财务预算的信息。会计数据在财务会计模块维护。

事务数据

事务数据记录SAP系统中的事务和事件。任何时候，当你记帐一个采购订单，供货时间协议，收货，或分配时，系统都自动生成一个凭证。一个事务凭证的数据取决于事务归属的应用领域。每一个凭证有一个凭证号，通过该凭证号它可以被明确地辨别出。

采购凭证

一个采购凭证包含的信息有：供应商序号，采购订单日期，发货条款，物料号和订单数量。

物料凭证

当收货被记帐时，一个物料凭证被生成。它包含记帐日期，发货的数量，可能还包括收货应参考的发货单号和采购订单号。物料凭证记录了数量的改变。

会计凭证

当一个估价的收货和一个分配被记帐时，一个会计凭证将被生成。它包含了详细的个别记帐的信息，如会计帐号，记帐代码和数量。会计凭证以数值形式记录变化。