销售与收款循环内部控制规定与步骤

(2)信用状押汇之相关文件（包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等）由业务助理汇整转交出纳人员办理。经银行审查无误后，由银行拨款转入公司存款账户。
(3)出纳人员确认入帐后，通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。
二、控制重点：
1.确实注意付款条件，并于收到客户T/T或信用状时，详加核对其金额与条款是否与订单相符。
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预收货款及签证押汇作业
一、作业程序：
1.T/T方式：
(1)财务部出纳人员收到T/T款后，通知帐务人员及业务助理依『CS-5交货作业程序』办理出货之相关作业。
(2)退回客户之预付款
A.由业务助理填写「退回预收(溢付)款申请书」，交由帐务人员核对应退回之金额，连同预收货款之「收款冲账单」转回业务助理并呈权责主管签核。
B.经权责主管核准后，业务助理将前述单据交由帐务人员，并由帐务人员于ERP《财务管理循环体系》制作「收款冲账单」冲转原收款分录。
C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后，于ERP《财务管理循环体系》将「收款冲账单」抛转传票并呈权责主管核准后，办理退回溢收之预付款给客户。
2预收信用状：
(1)业务助理接到信用状时先审核其内容，若有不符则通知客户修改信用状，然后再依『CS-5交货作业程序』制作相关文件办理出货。
【内部控制制度】
文件类别
销售及收款循环
作业项目
作业程序及控制重点
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开立销货发票作业程序
一、作业程序：
1.发票开立：
(1)出货前由业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「销货（送货）单」呈权责主管核准。
(2)「销货（送货）单」经权责主管签核后，转交会计人员进入ERP《营业管理循环体系》依照『营业人开立销货凭证时限表』之规定期限内序号开立发票。
(1)以往年度销售情况。
(2)市场占有率及竞争者状况。
(3)国内外经济景气状况。
(4)产业状况。
(5)产品开发计划。
(6)售价政策及促销计划。
(7)其它可能影响销售预测之因素。
3.依据上述之基础了解后拟定未来方向。
4.未来方向确定后考虑自身资源及经营策略，提出销售预测目标。
5.每月营业会议应定期检讨销售及预测差异原因。
2.柜台总机人员收到客户寄来的货款支票时，先将客户名称、挂号号码、支票票号及金额填入「支票签收单」，并同此单据及支票交于帐务人员，由帐务人员依支票内容登录于ERP《应收票据管理系统》并进行冲帐作业，由出纳人员核对金额无误后存入银行托收及兑现。
3.帐务人员应定期通知业务单位逾期未收之应收帐款资料，并由相关业务人员追踪催收。
3.出货、开立发票与记载应收帐款应由不同人员负责。
4.会计人员定期编制营业收入与统一发票调节表。
二、控制重点：
1.销货发票开立是否依营业税法规定办理，发票与「销货（送货）单」内容要一致，如有差异是否予以查明。
2.出货、开立发票与记载应收帐款明细帐是否由不同人员负责。
3.跳开发票及作废发票是否注明原因并适当保存。
6.因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，需经权责主管核准。
二、控制重点：
1.应收帐款/票据明细帐是否与客户出货单相符，并定期与总帐调节。
2.业务单位是否定期追踪逾期未收之应收帐款。
3.每期应评估备抵呆帐提列是否适当足够，呆帐冲销应经核准。
4.因销货退回及折让所调整之应收帐款，是否经适当核准。
5.是否不定期向客户对帐或函帐应收帐款余额。
二、控制重点：
1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。
2.需订定合约者，其处理是否符合公司相关规定。
3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。
4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。
一、使用窗体：
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ1.内部订单
2.订单变更单
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作业项目
作业程序及控制重点
7.征信人员在接获退票通知或得知某客户发生财务危机时，经初步查明证实，应立即通知业务部门停止信用交易，俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请；业务人员对于有问题之客户应进行了解，以决定因应之对策。
二、控制重点：
1.是否建立客户征信数据并随时更新。
2.客户授信总额是否经适当核准。
3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。
作业项目
作业程序及控制重点
参考文件／使用窗体
客户授信作业程序
一、作业程序：
1.新客户要求信用交易时，由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入「客户基本资料表（业务部）」，并预估客户之每月交易金额后，拟定欲申请之信用交易金额，送业务部门主管签核。
2.业务部门主管签发信用交易金额后，由业务助理送交财务部征信，征信人员依『授信管理办法』进行征信作业，再将征信数据及意见汇总填入「客户基本资料表（财务部）」，呈请权责主管核定其信用交易金额。
4.销货退回是否及时查明原因并取得核准，并取回原统一发票或取得证明文件于存货帐上作冲转记录。
一、参考文件：
营业税法及相关法令。
二、使用窗体：
1.销货（送货）单。
2.单据修改通知书。
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销售及收款循环
作业项目
作业程序及控制重点
参考文件／使用窗体
应收帐款作业程序
一、作业程序：
1.会计人员每日审核留存的红、黄联「销货（送货）单」及一联发票、进入ERP《营业管理循环体系》作「销货（送货）单」及「应收凭单」的确认，再转立冲及传票确认，前述单据须呈权责主管签核。
作业项目
作业程序及控制重点
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订单处理作业程序
一、作业程序：
1.接单：
(2)业务部接获客户订单或签订合约书后，应先检查各项交易条件是否齐全，订单或合约内容撰写是否清楚，若有涂改是否经适当盖章核准。
(3)接获客户订单后，业务人员需进入ERP《库存管理盘点体系》检视库存量，库存不足时，则依『CP-1请购作业程序』进行请购。
(4)业务经与客户确认销售交易条件后，由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据，并打印「内部订单」呈权责主管核准。
2.订单变更：
(1)受订后在未出货前才准予受理变更。
(2)「内部订单」若有变动，经权责主管确认后，业务助理进入ERP《营业管理体系》制作「订单变更单」，打印变动后「内部订单」通知厂商。
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-销售及收款循环作业流程图
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作业程序及控制重点
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销售计划作业
一、控制的作业程序
1.配合年度预算作业，预测未来一季乃至二或三年之销售变化情形。
2.业务单位于制定销售目标前，应由下列各项基础着手：
(5)会计人员开立发票后再将「销货（送货）单」之第一联（绿联）及第四联（蓝联）、发票（一式三联的第二、三联）及连同发票印出之”销货单”（一式三联）转交给仓库人员。
(6)仓库人员依「销货(送货)单」备料出货并打印销货成品(出库)单呈仓管主管签核，以确保库位及库存数量之正确性。
(7)销货单应经客户签收或取得托运业者之签收单具，并妥善保管。
2.仓库人员是否核对交货种类、数量应与「销货（送货）单」、发票上之内容一致。
3.需有核准之「销货（送货）单」始可出货。
4.仓库人员对于当日未及时送出之货物是否通知业务人员。
5.客户订单、「销货（送货）单」及「销货成品出库单」是否续号归档保存。
6.样品「销货(送货单)」是否备「Internal Sample Request Form」，并经权责主管核准。
4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写「超出向用额度出货申请书」并呈权责主管核准。
5.对于授信不佳之客户，其交易型态是否考虑变更。
一、参考文件：
1.授信管理办法。
二、使用窗体：
1.客户基本数据表（业务部）。
2.客户基本资料表（财务部）。
3.超出信用额度出货申请书。
【内部控制制度】
文件类别
销售及收款循环
3.权责主管核定其信用交易金额后，征信人员进入ERP《营业管理循环体系》建立客户之信用交易额度。
4.若信用评估不佳，仍须接此订单，则由总经理决定是否要求担保抵押或保证，或是要求现金付款。
5.信用交易额度变更时需重新填写「客户基本数据表（业务部）」，再依『授信管理办法』规定办理。
6.「客户基本数据表(业务部)」、「客户基本数据表(财务部)」及「超出信用额度申请书」由财务部征信人员留存，并定期复核客户之信用额度。
(2)出货时业务助理进入ERP《营业管理循环体系》制作「出货申请单」，并抛转为「销货（送货）单」及「销货成品（出库）单」，前述窗体ERP系统会自动编号并列出客户名称、货品名称、数量及出货日期。
(3)业务助理打印「销货（送货）单」一式四联，呈权责主管签核，核准后制作麦头、标签。
(4)业务助理将权责主管签核后之「销货（送货）单」一式四联给会计人员开立发票。
(1)发票作废应填写「单据修改通知书」，申请条件限于：
A.发票内容开错。
B.发票所载数量与客户签收数量不符。
C.因故退货。
(2)将原发票取回，若为当月发票则直接钉于存根联上，并加盖作废章始可重新开立。
(3)若为已申报营业税之发票，或原开立发票之收执联因故不能收回时，应取得客户出具之“营业人销货退回进货退出或折让证明单”，向税捐机关办理营业税扣抵。
4.逾期未收之应收帐款收款依「应收帐款管理办法」办理。业务人员必须提出「异常状况报告」详细说明债务人、金额及原因，呈权责主管签核后转交催收人员。催收人员依「异常状况报告」作后续追踪处理，于异常状况结案或处理完毕时填写「异常处理结案报告」呈权责主管签核结案。。