会议要素

• （三）议题的审核
• • • • • • 以下人员有机会提议召开一个会议： 具体负责某项工作的主管人员； 上级领导或主管部门以及这些部门的领导； 一定数量的委员会成员或者相关组织的代表； 足够数量的基层员工； 合作单位的有关人员；
• 其他人员。
• • • • • •
开会原因 (1)资讯传达与监督员工； (2)达成决议与解决问题； (3)开发创意； (4)激励士气； (5)巩固主管地位。
2.审核的内容 （1）权责关系 审清议题涉及的隶属关系和职权范围。 （2）政策的连续性和一致性 审核清楚和以往的相关规定是否有冲突。 （3）召开会议的条件 经费、设备和技术支持、重要的人员与会。 （4）开会时机、地点 从政治、经济、环境、场地条件等多个方面加以 权衡。 （5）与会人员 与会人数、与会人员范围。 （6）会议议程 顺序安排是否合理，时间是否紧凑，环节衔接是 否流畅， 是否需要安排茶叙，休闲娱乐活动安排 是否得体。
• 召集人、主持人职能区别
• • • • 召集人： 对会议的过程负责， 对会议能否顺利召开负责； 主持人： 对会议的全部内容负责，尤其对会议结果负责。
• （三）会议出席人 • 被正式邀请或被正式要求参加会议， 并在会议 上发言、讨论、表决的人员。 并在会议上发言、 讨论、表决的人员。 • 1. 确定 • 依法产生； 根据组织程序确定。 • 2. 权利 • （1）发言、动议、提案、讨论； • （2）表决权； • （3）选举权。
• 3.义务
• （1）按照会议通知的要求做好参会准备； • （2）遵守会议规则、服从会议决议; • （3）共同维护会场秩序。
• 4.人数核定
• 实际出席人数必须达到应到人员的半数以上。 （扣除因公、因病不能到会者。） 不足额数， 可以进入等会期, 等会期满仍不足额数，改为 谈话会。
• （四）会议列席人
• 会议领导机关出于某种需要， 批准少量无关部 门的负责人列席会议。 • 1．权利 • （1）参与有关问题的讨论发言； 参与有关问题 的讨论发言； • （2）会议临时赋予的其他权力。 • 2．义务 • （1）遵守会议规则； • （2）礼貌发言、解答询问； • （3）保守会议机密。
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选择适合的会议场所，必须依据当地可提供 的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人 数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议 目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
（五）会议记录人 1.产生 （1）会议主席指定； （2）会议选举产生； （3）秘书人员。 2．职责 （1）提前介入会议，了解议题和出席人员； （2）如实记录会议内容； （3）主动向大会主席(主持人)提交会议记录。
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（六）会议工作人员 1.来源 （1）机构的内部； （2）专业会展机构的技术人员和管理人 员； （3）会场有关服务人员。 2.职责 （1）会议筹备工作； （2）会议材料准备工作； （3）会间事务性工作。
• 1.审核的原则
• （1） “一支笔”原则 • “ 一支笔” 在一个单位，批准开会的权力在 一位主管领导手中。 • （2）惟一性原则 • 只有通过会议形式才能解决问题： 有关规章 要求。 • （3）计划原则 • 会议要提前申报计划。 • （4）可行原则 • 会议要素清楚，预案可行，经费有保证。
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考察、选定会议地点
• 考察和选择会场的作用 • 关键作用：好的会场能营造出恰当的氛 围，有利于推进会议进程，帮助实现会 议效果。
考察会场
考察的项目主要是以下几项： • 1.考察会场大小是否适中 • 会议的人数 • 会议室的间数 • 2.考察会场规格是否合适 • 选择会场主要由会议的规格、会议的规 模、会议的经费这些主要的因素来决定。
效率不高原因
预防性管理措施
会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点 半之后，避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好 围着圆桌进行。
时间
地点 开会对象的 选择
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分 为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。
主持人的技能 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。 参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。 会议准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。 开会的原因、 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知 目的和结果 所有的参会者。
• 三、开会时间 • （一）确定开会时间的依据 • 1．议题的时效 有些会议的内容具有明确的时效 要求。 • 2 ．会议规模 与会议的准备时间成正比； 与会 期的长度直接相关； 与会议可能出现变数的概 率密切相关。 • 3．会议的复杂程度 制约因素：议题的复杂程 度； 议题的多少。
• （二）会议时间的控制
•费用 •与其它活动冲突
会议场所的选择
• 会议地点必须考虑距离上的远近，以及交 通上的方便，便于与会者能按时到会； • 会场内外必须保持安静，有良好的通风和 照明设施，以及恒温装置； • 会场空间必须适宜，平均每个与会者拥有 两平方米为宜； • 外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便， 考虑费用开支，考虑衣食起居舒适等等。 • 组织机构内的会议室和办公室是最常用、 最自然的会议场所。
• 1．影响会期的因素 ．影响会期的因素 （一次或者 一届会议总的时间长度） • （1）会议准备不充分，会议时段空臵； • （2）议程安排拖沓，没有计算和控制发言时间； • （3）不适当的会外活动； • （4）意义不大的讨论； • （5）会议地点选择不当。 • 2．控制措施 • （1）尽量避免安排重复的环节和重复的内容； • （2）严格规定发言时间； • （3）合理衔接各个环节；
审批会议三问：
• 一问：为何要开此会，能否不开？ • 二问：为何在此时开会？ • 三问：为何要在此地开会？
• 二、与会者
• • • • • • • （一）会议召集人 成立会或临时会： 发起人、筹备人 常务会或临时会： 负责人 换届委员会的首次会议： 由得票最多者， 或上一届的负责人
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（二）会议主持人 1.主持人的产生 常务会、临时会：主要负责人； 人民代表大会：主席团成员轮流主持。 2.主持人的职责 （ 1）宣布开会和闭会； （2）介绍或报告会议情况； （3）控制和调节会议的进程； （4）允诺发言、阻止超时、违规的发言； （5）维护会场秩序、执行会议纪律； （6）选定会议记录人员、验证会议记录的准确性； （7）督促会议决议的执行。 3.主持人的权力 具有发言权和表决权。
会议效率不高 的原因及预防性管理
会议效率不高的原因及预防性管理
• 会议的通病——效率不高
• 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： • ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时 机。许多重要的会都安排在周五下午开，或 非要安排在事务繁忙的周一开。 • ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工 的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后 或放弃参加其他会议。 • ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重 要客户或政府官员有约在先，根本不能出席， 这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往 并非与议题关系最密切的人，所以准备不充 分或者根本来不及准备。
• 考察会场规格主要看 会场的装潢水平，设 施设备档次以及提供 的服务等要素，具体 考察以下各要素： • 考察装潢设计水平 • 考察设施设备档次 • 考察会场服务水平
• 3.考察会场环境 • 会务组人员要营造好会场环境其实并不 难，只要从以下方面着手： • 保持温度适宜 • 保持空气洁净 • 保持干净和安静 • 4.考察会场交通条件
会议场所的选择
会场环境
•空间形态、大小、相关会所形态
•设施：影视音响、同传、屏幕、网线、空调 •布置：标识、会标、广告、灯光、桌椅
•会场：位置、主席台、接待席、贵宾席
•摆设：鲜花、果品、背景音乐 •用具：纸、笔、资料、文件夹 •配套：餐饮、茶水、吸烟、交通、衣帽间、卫生间 •周围影响：监控、安全通道
• 会议效率不高的原因 • 会议效率不高通常由7种原因造成。在这7种原 因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要 格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会 议的地点以及会议的准备工作。
低效率会议原因
时间 地点
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。
给小组委派任务
必须把信息同时传 达给很多人
有些特定的事情需 要当众表扬或批评
会议要素
会议要素
• • • • • • 会议议题、 与会者、 会议时间、 会议地点、 会议工作机构、 会议经费
一、会议议题 • （一）概念 • 1.会议议题 • 是会议所要讨论、报告的主要内容。 • 2.议题来源 • 上级机关和领导人； • 下级部门； • 本层次；
高效会议的八大特征
高效会议的八大特征
第二章 会议要素
判断：不开会
还有比开会更好方法
已经按惯例每 周强调
你是唯一做决策并且 知道应该怎么做的人 （开会只会让人参者 把问题弄乱）
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如 果
没什么特别的 事情要讨论
会议成本太大
判断：开会
听取部门汇报工作
要让别人参与 决策以集思广 益
如 果
（三）核算会议的时间量
• 会议筹备时间 • 开会时间 • 会后工作时间
四、开会地点
• • • • • 会址的地理位置 与会议的内容、规模、级别相称； 自然条件适宜； 交通方便； 相对中心；
选址要素
•远近
•气候 •相关设施距离
•配套服务设施 •住宿 •标识
•场所功能和历史
•交通 •安全
•周围环境
会议工作人员可以按照以下步骤对议 题进行综合处理：
• • • • • • • 筛选议题 对议题进行加工和调整 深化议题 处理议题 确定议题 例如： 中消协3.15活动议题是“诚信、维权”，如何 在整个社会建立一 种诚信观念和制
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（二）议题明确 1.议题的作用 让与会者获得知情权； 便于做好准备工作； 防止出现操纵会议的现象； 有助于会议目标的实现； 提高会议效率。 2.明确议题的方法 会前：文字记录，公布； 会中：按照议题控制会议进程。
开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有 可无的参加者。 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵 着鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败。
会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。 开会的原因、目 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发 的和结果 现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。