管理体系文件编写一般规定

管理体系文件编写一般规定

1 .目的

规范公司管理体系文件的编写，确保文件编写的统一。

2 适用范围

适用于管理体系文件的编写，不适用于技术文件及管理制度的编写。

3 职责

3.1总经理负责管理体系手册、程序文件的批准。

3.2 管理者代表负责管理体系手册的审核。

3.3分管副总对分管部门程序文件、管理制度进行审核。

3.4技术品质部负责组织管理体系手册的制定、修订和定期评审。

3.5各部门领导负责组织本部门相关程序文件及管理制度的编写。

4管理体系文件编写原则

4.1必须符合相应的法律法规及GB/T19001-2008标准、GB/T28001-2008 、GB/T24001-2004标准的要求。

4.2必须包含过程活动的目的和范围，明确负责活动的职责、输入、输出的接口、活动的支撑文件。

5质量、环境、职业健康安全管理体系手册编号

ST - QEO -1

手册为第一册文件编号为1

QEO为质量、环境、职业健康

安全管理体系英文缩写

公司STCA的前两个字母

备注：QMS为质量管理体系英文缩写， EMS为环境管理体系英文缩写，OHS为职业健康安全管理体系英文缩写， QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写。

6程序文件的构成和编写要求

6.1 正文

6.1.1 目的

说明为什么开展该项活动。

6.1.2 范围

说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。

6.1.3 职责

说明活动的管理和执行、验证人员的职责

6.1.4工作程序

详细阐述活动开展的内容及要求。

6.1.5相关文件

列出支持本程序的第三层文件。

6.1.6记录

列出活动用到或产生的记录。

6.2质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件、管理制度及作业文件、记录编号，详见《文件与记录编号类别与方法》。

6.3程序文件的字体及页面设置

a.程序文件标题为宋体三号字体，正文为宋体小四号字

b.纸型：A4，双面打印。

c.版心位置：上边距4cm , 下边距3.4cm, 左边距3.17cm, 右边距3.17cm。

d.行距:1.5倍行距。

e.页码：居中，宋体，五号字体。

f.页眉(除制度封面、目次、首页无页眉外，其余各页均有)距顶2.6cm,页脚距

底2.6cm。

7 第三层管理制度、作业文件编写要求

第三层文件一般采用《管理制度编写一般规定》的文件格式。

8记录

8.1 记录表格编制要求

8.1.1表格应规范,统一风格；

8.1.2表格内容应充实,填写的内容有针对性。

8.2 记录表格分类

记录表格分八大类，分别为管理表、供应表、技术表、人力表、设备表、生产表、销售表、质量表。

8.3 表格式样的更改由文件编写人员进行更改，并报技术品质部批准备案。9本制度由技术品质部制定并负责解释。

管理制度编写一般规定

1 目的

完善公司管理制度，使管理制度规范化、系统化、标准化，并使之为有效版本。

2 范围

本规定适用于公司内各部门所有管理制度的编写、审核、标准化等。

3 职责

3.1技术品质部负责本公司所有第三层次管理制度的审核、标准化（不包括技术性文件）并向各归口部门下达指令起草、修订与完善。

3.2 各部门设兼职标准化员，在技术品质部布置、督导下负责各类管理制度的起草、编号、标准化、修订与完善，并负责对其进行解释。

3.3 各部门负责只涉及自己分工口或涉及其他分工口但未涉及全公司范围管理流程制度的审核，并报总经理批准发布。

4 管理制度的制定原则

4.1贯彻国家和地方有关的法律、法规、方针、政策。

4.2 充分吸收和创造性地运用国内外先进的管理方法和工作经验，结合公司实际将其纳入管理制度；公司下发的临时性管理规定，经过运行证明行之有效后，可将其内容充实入相近的管理制度。

4.3 管理制度之间应协调一致。

4.4 语言准确，概念清楚，文字简练。

5 管理制度的构成和编写要求

5.1制度名称

5.1.1 制度名称应简明、确切地反映制度的主题和特征，并与其他类似制度相区别。一般可写成“ΧΧ管理制度”；其内容为综合性要求时，可写成“ΧΧ一般规定”；其内容为上级制度或文件具体化时，名称可写成“ΧΧ实施细则”；其内容为管理流程时，名称可写成“ΧΧ流程”等等。

5.1.2 有关管理制度的名称过长时，在管理制度正文的叙述中可用简称，但在第

一次出现全称时用括号加以说明。

5.1.3管理制度的类别及类别编号

管理制度按类别大体可分为：营销类、生产类、供应类、财务类、技术类、

设备技改类、质量类、环境与安全卫生类、人力类、综合类等。管理制度的类别及类别编号具体详见《文件与记录编号类别与方法》。

5.2目的

明确该制度建立的因由及其产生的效果。

5.3范围

应明确规定制度的主题及其所包括的方面。应指明该制度或其某些部分的使用限制。应采用下列典型用语：“本制度规定了..”；“本制度适用于..”；

“本制度适用于..，本制度也适用于..”；“本制度不适用于..”等。

5.4职责

明确由哪些部门实施此项管理活动，其职权和责任。该管理部门涉及几个部

门时，应规定出主管部门、协作部门及其相互关系。

5.5管理内容与方法

应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求、采取的措施和方法。一步步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他接口处的协调措施。明确每个环节、转换过程中各项因素由谁干，干什么，干到什么程度。何时何地，怎么干。如何控制，以及所要达到的要求，并注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时辅以流程图。如涉及技术问题可引用技术制度。

5.6 报告和记录

明确该项管理活动所形成的报告、记录格式、签发手续、传递路线和保存期限。

5.7附则

应采用下列典型用语：“本制度由××××制定并负责解释”；“本制度由×××