管理体系文件编写一般规定

管理体系文件编写一般规定1 .目的规范公司管理体系文件的编写，确保文件编写的统一。

2 适用范围适用于管理体系文件的编写，不适用于技术文件及管理制度的编写。

3 职责3.1总经理负责管理体系手册、程序文件的批准。

3.2 管理者代表负责管理体系手册的审核。

3.3分管副总对分管部门程序文件、管理制度进行审核。

3.4技术品质部负责组织管理体系手册的制定、修订和定期评审。

3.5各部门领导负责组织本部门相关程序文件及管理制度的编写。

4管理体系文件编写原则4.1必须符合相应的法律法规及GB/T19001-2008标准、GB/T28001-2008 、GB/T24001-2004标准的要求。

4.2必须包含过程活动的目的和范围，明确负责活动的职责、输入、输出的接口、活动的支撑文件。

5质量、环境、职业健康安全管理体系手册编号ST - QEO -1手册为第一册文件编号为1QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写公司STCA的前两个字母备注：QMS为质量管理体系英文缩写， EMS为环境管理体系英文缩写，OHS为职业健康安全管理体系英文缩写， QEO为质量、环境、职业健康安全管理体系英文缩写。

6程序文件的构成和编写要求6.1 正文6.1.1 目的说明为什么开展该项活动。

6.1.2 范围说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。

6.1.3 职责说明活动的管理和执行、验证人员的职责6.1.4工作程序详细阐述活动开展的内容及要求。

6.1.5相关文件列出支持本程序的第三层文件。

6.1.6记录列出活动用到或产生的记录。

6.2质量、环境、职业健康安全管理体系程序文件、管理制度及作业文件、记录编号，详见《文件与记录编号类别与方法》。

6.3程序文件的字体及页面设置a.程序文件标题为宋体三号字体，正文为宋体小四号字b.纸型：A4，双面打印。

c.版心位置：上边距4cm , 下边距3.4cm, 左边距3.17cm, 右边距3.17cm。

d.行距:1.5倍行距。

e.页码：居中，宋体，五号字体。

f.页眉(除制度封面、目次、首页无页眉外，其余各页均有)距顶2.6cm,页脚距底2.6cm。

7 第三层管理制度、作业文件编写要求第三层文件一般采用《管理制度编写一般规定》的文件格式。

8记录8.1 记录表格编制要求8.1.1表格应规范,统一风格；8.1.2表格内容应充实,填写的内容有针对性。

8.2 记录表格分类记录表格分八大类，分别为管理表、供应表、技术表、人力表、设备表、生产表、销售表、质量表。

8.3 表格式样的更改由文件编写人员进行更改，并报技术品质部批准备案。

9本制度由技术品质部制定并负责解释。

管理制度编写一般规定1 目的完善公司管理制度，使管理制度规范化、系统化、标准化，并使之为有效版本。

2 范围本规定适用于公司内各部门所有管理制度的编写、审核、标准化等。

3 职责3.1技术品质部负责本公司所有第三层次管理制度的审核、标准化（不包括技术性文件）并向各归口部门下达指令起草、修订与完善。

3.2 各部门设兼职标准化员，在技术品质部布置、督导下负责各类管理制度的起草、编号、标准化、修订与完善，并负责对其进行解释。

3.3 各部门负责只涉及自己分工口或涉及其他分工口但未涉及全公司范围管理流程制度的审核，并报总经理批准发布。

4 管理制度的制定原则4.1贯彻国家和地方有关的法律、法规、方针、政策。

4.2 充分吸收和创造性地运用国内外先进的管理方法和工作经验，结合公司实际将其纳入管理制度；公司下发的临时性管理规定，经过运行证明行之有效后，可将其内容充实入相近的管理制度。

4.3 管理制度之间应协调一致。

4.4 语言准确，概念清楚，文字简练。

5 管理制度的构成和编写要求5.1制度名称5.1.1 制度名称应简明、确切地反映制度的主题和特征，并与其他类似制度相区别。

一般可写成“ΧΧ管理制度”；其内容为综合性要求时，可写成“ΧΧ一般规定”；其内容为上级制度或文件具体化时，名称可写成“ΧΧ实施细则”；其内容为管理流程时，名称可写成“ΧΧ流程”等等。

5.1.2 有关管理制度的名称过长时，在管理制度正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。

5.1.3管理制度的类别及类别编号管理制度按类别大体可分为：营销类、生产类、供应类、财务类、技术类、设备技改类、质量类、环境与安全卫生类、人力类、综合类等。

管理制度的类别及类别编号具体详见《文件与记录编号类别与方法》。

5.2目的明确该制度建立的因由及其产生的效果。

5.3范围应明确规定制度的主题及其所包括的方面。

应指明该制度或其某些部分的使用限制。

应采用下列典型用语：“本制度规定了..”；“本制度适用于..”；“本制度适用于..，本制度也适用于..”；“本制度不适用于..”等。

5.4职责明确由哪些部门实施此项管理活动，其职权和责任。

该管理部门涉及几个部门时，应规定出主管部门、协作部门及其相互关系。

5.5管理内容与方法应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求、采取的措施和方法。

一步步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容。

其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他接口处的协调措施。

明确每个环节、转换过程中各项因素由谁干，干什么，干到什么程度。

何时何地，怎么干。

如何控制，以及所要达到的要求，并注明需要注意的任何例外或特殊情况，必要时辅以流程图。

如涉及技术问题可引用技术制度。

5.6 报告和记录明确该项管理活动所形成的报告、记录格式、签发手续、传递路线和保存期限。

5.7附则应采用下列典型用语：“本制度由××××制定并负责解释”；“本制度由××××负责检查、考核”等。

5.8管理制度的字体及页面设置a.管理制度标题为宋体小二字体，正文为宋体小四号字b.纸型：A4，双面打印。

c.版心位置：上边距4cm , 下边距3.4cm, 左边距3.17cm, 右边距3.17cm。

d.行距: 固定值 26磅。

e.页码：居中，宋体，五号字体。

f.页眉(除制度封面、目次、首页无页眉外，其余各页均有)距顶2.6cm,页脚距底2.6cm。

5.9 附录附录应该用英语字母表的大写字母从A开始予以标注，但去掉I和O，“附录”一词后标注其顺序的字母及圆括号内的词。

给附录的表、图编号应在前面加上表示该附录的字母，在每一附录中均应重新开始编号。

只有单独一个附录应标为“附录A”。

6 制定管理制度的一般程序6.1调查研究和收集资料应从以下方面进行调查研究和收集资料：——公司的现状和发展方向。

——有关的最新科技成果。

——生产和工作实践中积累的技术数据、统计资料。

——国际管理制度、国外先进管理制度、技术法规和国内相关管理制度。

6.2管理制度草案（征求意见稿）的起草对搜集到的资料进行整理、分析、对比、选优，必要时应进行试验验证，然后起草管理制度草案（征求意见稿）和编制说明。

6.3管理制度送审稿的形成将管理制度草案（征求意见稿）发公司内有关部门（必要时发公司外有关单位，特别是用户）征求意见，对收到的意见逐一分析研究，决定取舍后形成管理制度送审稿。

6.4管理制度报批稿的形成根据管理制度的复杂程度、涉及面大小，分别采用会议审查或函审。

审查通过后，根据审查意见，编写管理制度报批稿和报批时需呈交的其他文件资料。

6.5 管理制度的批准与发布管理制度由公司总经理批准，由技术品质部编号、发布，除必要的书面文档外，一般情况下通过内部办公网络发布PDF版电子文档。

7 修订7.1各部门在管理制度的使用过程中，若发现不合理的条款或没有完善的地方，应通过内部办公网络或纸介版将修订意见及时反馈给文件制定部门。

7.2文件制定部门应仔细审阅修订意见，与所提意见部门及分管领导充分讨论后，形成修订的草案，然后以内部办公网络或纸介版下发给相关部门征求意见。

7.3各相关部门要高度重视征求意见稿，以公司利益为基准，实事求是的反馈本部门的修订意见。

7.4文件制定部门要汇总审核各部门意见，再次形成修订草案。

经分管副总审核后，根据文件修订的广度、深度及重要性，采用召集会议或内部办公网络下发或到相关部门调研的形式征求意见，直至形成管理制度修订终稿。

7.5对修订管理制度的终稿，经各相关部门负责人审阅签字后，再报总经理签字后下发执行；同时总务部要将原稿存档。

为完善和充实管理制度内容，针对执行过程中发现的问题，需对管理制度条文、图表作少量修改、补充时，应立即将修改意见反馈给文件制定部门，管理制度的主要规定需要作大改动才能适应当前生产经营、使用的、需要的，应作为修订项目。

修订管理制度的工作程序按制定管理制度的程序进行。

修订后的文件编号不变，只修改版号。

7.6管理制度内容已不适应当前的需要，或为新的管理制度所代替的管理体系文件应予废止。

由技术品质部将废止的制度收回，如使用部门需要保留管理制度文本，应在管理制度文本的封面和首页上盖“作废”章。

8关于部门内部管理制度为保证制度的统一，各部门制定（订）的内部管理制度须报技术品质部审核备案后方能生效执行；当部门制定（订）的内部管理制度与公司有关管理制度抵触时，以公司有关管理制度为准。

9本制度由技术品质部制定并负责解释、检查考核。