EHS-文件控制程序

文件审批:

文件发布/修订记录

1．目的

为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项

工作的开展。

2．范围

公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。

3．定义

职业健康安全与环境管理体系:指职业健康和安全管理体系(OHS18001)和环境管理体系(ISO14001)的合称,文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。

4．职责

4.1质量部负责系统文件和资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。

4.2 各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交人力资源部组织评估.

4.3人力资源部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时交质量部.

4.4各权责人员负责文件的审核和批准

5．内容

5.1公司文件控制由质量部组织实施,负责管理5.2中涉及的文件与资料。

5.2文件和资料的种类

5.2.1体系文件:

A、一阶文件：EHS管理体系手册

B、二阶文件：EHS管理体系程序

C、三阶文件：支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演

习报告、内审资料、管理评审资料等

D、四阶文件：记录表单

5.2.2外来文件与资料:

A、法律法规

B、政府文件

C、行业标准

D、客户要求

E、相关方的信息

F、外部的监测报告

G、其他

5.3文件审核、批准的权限

5.4文件的编号原则：

文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由质量部统一编号。

EHSM：一阶文件 EHSP：二阶文件

EHSI：三阶文件

5.4.1 EHS管理体系手册编号原则:

EHSM-01

5.4.2二阶文件编号原则：

EHSP + 流水号

流水号从01 到99 依序编之

5.4.3三阶文件编号原则：

EHSI + 流水号

流水号从001 到999 依序编之

5.4.4 四阶文件编号原则：

文件类别（EHSP/EHSI）+对应文件流水号+表单流水号

表单流水号从001 到999 依序编之

5.4.5外来文件的编号原则:

以接收的日期+流水号（01~99）进行编号，如2011年9月19日接收的第2份外来文

件，则编号为2011091902。

5.4.6 本体系需要引用公司其他管理体系文件时，文件的管控要求按涉及体系的要求执行，5.5文件的版本：

第一次制定为1.0版，在原有内容基础上修改的版本修订面依次为1.1、1.2……，

当达到9次修订后，整版修改为2.0版式，依次类推；

5.6文件的编制、审批与发放：

5.6.1文件的编制、审批：

5.6.1.1 因体系运行需要编制新的文件时，由需求部门向质量部索取“二、三阶文件格

式”（见附件1），依文件格式编制文件，经相关部门会审后按5.3要求审批；

编制人员将文件的书面档、电子档、“EHS文件新增/更改申请表”提交质量部，

质量部汇总形成“EHS文件清单”；

5.6.1.2 所有文件正本（签核后）由质量部负责保存，并由质量部统一管控。

5.6.2 文件的发放：

5.6.2.1 质量部依5.6.1.1中要求复印对应的份数，并在复印件上加盖“分发编号”

章（通常分发编号与“EHS文件发放回收登记表”中序号一致）、“受控章”同

时填写“EHS文件发放回收登记表”交领取部门签名，领用人必须认真核对文

件内容、数量、确认是否正确，确保文件的完整性及有效性。

5.6.2.2文件使用者在使用过程中发现文件缺章少页、损坏或丢失时，应填写“EHS文

件补发/外发申请单”，经管理者代表批准后交质量部办理补发手续。

5.6.2.3 质量部将最新版本的PDF档（未签核档）放置到平台上，以便各部门及时核对

月查阅；各部门严禁私自列印。

5.6.2.4 受控文件因需要向外发放时，由需求部门以“EHS文件补发/外发申请单”提

出申请，经部门经理审核，管理者代表批准（重要文件由最高管理者批准）后，

质量部负责发放，发放时加盖“参考”章即可；文件正本一律不允许外发。

5.6.2.5 原则上，一阶文件与二阶文件放到共享平台上各部门可以查看电子档，三阶文

件按需求分发书面档。

5.6.2.6 原则上，加盖管控章（样式见附件2）的文件一律不允许再复印。

5.7文件的更改:

5.7.1文件需要更改时，应由文件编制部门填写“EHS文件新增/更改申请表”,依5.6执行。

5.7.2更改后文件应做以下事项：

A、注意修改文件的版本次

B、注意修改文件的发布和生效时间

C、注意修改文件的发布/修订记录

D、在正本电子档上以红色字体标明修改处。

5.8文件的回收与作废：

5.8.1 每次发放修改后的文件时，质量部必须回收所有旧版文件，并在“EHS文件发放回

收登记表”中签名，同时注明回收数量、日期、并加盖“作废”章作废。

5.8.2旧版文件的正本加盖“作废”章另行保存，以便查阅。

5.8.3对外发放的文件更改后，旧版文件不须回收，由其自行作废。

5.8.4 编制部门需要对文件进行作废处理的，则填写“文件作废销毁申请单”报5.3审批

核准权限人核准后处理。

5.9文件的管理

5.9.1文件保存的方式有书面、电子档、磁盘，CD光盘、可移动存储器、硬盘数据、内存

等方式。

5.9.2 各部门在每次管审前必须对本部门文件进行一次评估，在日常工作中发现需要调整

的应及时修订。

5.9.3 质量部通过内审和管审等方式督促各部门按本程序规定对文件进行管控。

5.9.4 机密文件一律不允许做二手纸使用，非重要文件鼓励使用二手纸。

5.9.5 本体系涉及的记录的保存期限参照《记录控制程序》执行。

5.9.6永久保存之文件:包括公司章程重要制度性规定、重要契约书、协议书、登记注册书；

重要诉讼关系文件；政府之许可、决议书及其他重要文件。

5.10 外来文件的日常管控

5.10.1 外来文件由收集部门及时传递给人力资源部。

5.10.2 人力资源部组织相关部门进行评估，对需要收集/转换的交责任部门处理并将该文