备用金及报销付款管理规定

备用金及报销付款管理规定

1 目的

为加强各项费用管理, 规范费用的报销付款，提高公司运营效率，特制定本规定。

3 定义

3.1 出差

出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在其常驻办公城市以外的地区履行公务的行为。出差员工可以根据本制度的规定享受相应标准的出差补助；在其常驻办公城市市内履行公务不享受出差补助。

3.2 驻外员工

指根据业务需要，由人力资源部下发正式的驻外通知确认的驻外员工。

4 日常借款规定

4.1 备用金

公司备用金分为临时备用金及常用备用金。员工不能同时借支临时备用金与常用备用金。

4.1.1临时备用金

指员工因日常公务需要而临时从财经线预支的借款。

员工申请临时备用金时，需对预计每笔开支进行合理估算，根据实际需要借款，但国内出差原则上不予借支差旅款。

4.1.2 常用备用金

指为需要经常支付相关经营费用的员工或部门提供的不需要即时清算的预支现金。员工常驻城市若有财务人员，则员工不得借支常用备用金。常用备用金借款限额为人民币2万元。

4.2 借款流程

4.2.1在费用管理系统中按要求填写借款申请。

4.2.2系统将根据预设的审批标准通知相关审批人进行包括部门审批、财务审批等流程审批。

4.2.3审批完毕后，通常情况下，财经线于下1工作日内支付所借款项。（注：人民币借款若提现金需于提取现金前一个工作日通知出纳准备现金。外币现金借款需提前两个工作日通知出纳。)

4.3 还款

4.3.1 临时备用金：于借款所用业务完成后五个工作日内办理核销。财经线每月对临时备用金进行清理，对超过一个月不予核销的个人借支款，无合理原因，财经线有权从当事人工资中扣除并予以其他处罚措施。临时备用金实行“前款不清，后款不借”的原则。

4.3.2 常用备用金：定期进行清理。

4.3.3 人员异动（包括离职、调动、派驻）须清还原部门或原驻地的借款才予以办理异动手续。

5 总体报销付款原则

5.1对于报销申请，员工需在费用发生日（其中与出差有关的费用从出差返回日期起计）起五个工作日内提交，无充分合理原因，超过费用发生之日起1个月的报销申请，根据情节轻重，将不予报销或不予全额报销(超过1个月后的款项按日扣除相应报销金额的1%)；超过两个月的报销款项，全额不予报销，相关损失由个人承担。

5.2任何支出都必须出具纸面形式的证据如发票、收据、帐单或类似的证据。在中国国内发生的任何支出必须取得税局认可的真实、合法的发票或收据。员工须将所有发票等单证从1开始连续编号并以醒目方式写在相应纸质单证上。对于不符规定、附件缺失的报销付款单据，相关金额不予报销。虚假报销或以公司支出谋取私利者，一经发现，将根据腾讯高压线的有关规定予以惩处。

5.3发票遗失时，所有损失原则上由个人承担。若遗失对公付款发票，须按照税局规定进行处理，从发票所属公司重新取得；若遗失个人报销发票，将不予报销相关费用，且不得用其他发票代替。此外，丢失出差的往返机票、车船票或酒店住宿账单等客观证据，将不予计算报销相关出差补助。

5.4 出现假发票时，须重新取得真实发票，否则将不予报销相关费用。

5.5 员工需通过费用管理系统填写费用申请，并在费用管理系统中逐笔填写费用发生明细，明细程度以审批人在电子审批时无须审阅原始单据而能合理判定费用及金额的发生合理性为限（如每笔开支可能包括：日期、时间、地点、事由、随同人或其他信息等）。此外，员工需在相关费用栏填写对应上述5.2条所述的发票编号，以供核对。

5.6 报销单由各部门秘书统一送至财经线，按财经线规定送单，原则上不接受单独送单。

5.7 对公付款时如按公司规定需签订合同的，首次付款时需提供合同影印件。合同主体、发票提供方及收款单位必须一致。此外，所有对公支付均须通过银行转帐，原则上不允许员工以现金支付。

6 具体项目报销付款规定

6.1 差旅费

6.1.1 一般原则

1）员工前往出差城市在无公司车辆搭载情况下，应搭乘公共交通工具，原则上应避免使用出租车作为跨城市交通工具。使用私人交通工具的，不予报销相关支出。

2）差旅费报销必须在费用系统上传出差报告。

3）国外出差的费用如需转换成别的币种，需提供兑换收据，如不能提供兑换收据，则按财务入帐汇率（上月月末中国银行外汇牌价中间价）计算。

4）员工国内出差时所有的机票及酒店预订，原则上均须通过公司指定差旅管理机构订购。特殊情况可以不通过公司指定差旅管理机构订购，但要求在报销申请单备注中注明合理原因。

6.1.2 交通规定

1）除各首席官、总裁、高级执行副总裁按另行的交通规定执行外，其他员工出差可选择乘坐不高于飞机经济舱、火车硬卧、长途公共汽车等类似标准交通工具出差。

2）在公司指定差旅管理机构负责机票订购时，在该机构可出具机票的城市，员工订购机票均应通过该机构进行订购并满足公司订购机票的规定（如：预订机票时，在出发地购买出发航班，原则上须预订该航班最低价格的机票）。

在不符合公司规定订购机票时，差旅管理机构会提请预订人提供原因说明，并进行记录。

因工作原因或不可抗力原因产生的退票及改签，产生费用予以报销，但要求在报销申请单备注中注明合理原因。其他私人原因产生的费用不予报销相关支出。

3）员工在出差城市往返酒店和办公地点及办理公务所发生的交通费（包括公共汽车费、地铁费和出租车费）于报销差旅费时一同报销，员工因私所发生的交通费不得报销。往返酒店和办公地点及办理公务所发生的交通费实行实报实销，报销时应在费用系统详细填写相关项目，包括事由、往返地、金额，交通费报销应分笔填写明细。

6.1.3 住宿规定

1）除执行副总裁及以上级别员工外，公司员工两人或两人以上出差且符合双人住房条件（性别相同视为符合双人住房条件）的，应双人同住一间标房。如符合双人住宿条件而分住两间房的，仅按单人住宿标准予以报销一个人的住宿费用。双人住宿应在报销时备注说明。

2）员工与中层管理干部（包括部门总经理、副总经理、助理总经理、4级以上专家）以上人员一起出差时，经相关副总裁预先批准后，低级别员工住宿最高可按同行人员最高级别员工标准执行；当低级别员工与高级别员工双人住宿同一间房时，可直接按高级别员工双人住宿标准入住，无需预先批准。

3）差旅费报销时，除需提供住宿发票外，住宿酒店的还必须附上酒店打印的入住消费帐单。

4）到深圳和北京出差时间超过15天的，应由部门秘书协助申请安排入住公司宿舍。

5）在公司指定差旅管理机构负责酒店预订时，原则上员工应首先通过差旅管理机构订购公司在当地指定的协议酒店标准间。公司行政部负责确定协议酒店。仅在当地无协议酒店或协议酒店对办理业务极不便利时，才可订购差旅管理公司的会员酒店。入住公司相应级别协议酒店标准间，在特殊时期（如广交会期间在广州住宿时），当地酒店价格整体大幅攀升时，应考虑避开特殊时期出差，如确需在这期间出差，需提请上一级领导批准并在财务报销时将该批准一并提交财经线，在该特殊时期的住宿价格可不受下述第6）条住宿标准限制。

6）酒店住宿标准：公司依照员工级别并参照市场水平制订酒店住宿标准并定期修订。

其中：

——普通员工住宿标准：参照三星级酒店价格制订。

——中层管理干部（包括总经理、副总经理、助理总经理，4级以上专家）住宿标