公文处理与写作中的常见问题

不同性质文书的特点
• 法规类文件：创造性。具有新的规定性。 法规类文件：创造性。具有新的规定性。 • 事务类文件：执行性。不允许超越现行规定。 事务类文件：执行性。不允许超越现行规定。 • 资料类文件：表述全面、依据充分 资料类文件：表述全面、 • 证鉴类文件：表述精确，防伪性强 证鉴类文件：表述精确，
话、传真、网络、表单等方式解决问题的，可以公开登报宣传代替其 传真、网络、表单等方式解决问题的， 作用的，可不再发文或减少纸质文件。 作用的，可不再发文或减少纸质文件。
行政法规和规章的立项
• 国务院于每年年初编制本年度的立法工作计划。 国务院有关部门认为需要制定行政法规的，应当 于每年年初编制国务院年度立法工作计划前，向 国务院报请立项。 • 国务院部门法制机构，省、自治区、直辖市和较 大的市的人民政府法制机构(以下简称法制机构)， 应当对制定规章的立项申请进行汇总研究，拟订 本部门、本级人民政府年度规章制定工作计划， 报本部门、本级人民政府批准后执行。
公文处理机构和人员
• 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理 的管理机构：
– 主管本机关的公文处理工作； – 建立健全本机关公文处理的有关制度； – 指导下级机关的公文处理工作。
• 设立文秘部门或者配备专职人员负责。
– 专职人员统一收发、审核、用印、归档和 销毁。
常用公文分类
上行文 平行文 下行文 内用文
行文名义
• 以发文单位的名义对收文单位行文。 以发文单位的名义对收文单位行文。 报请以上级机关名义批转、转发和发文。 • 报请以上级机关名义批转、转发和发文。 • 相关单位共同名义联合行文。 相关单位共同名义联合行文。 • 直接报送上级机关领导个人的文件。 直接报送上级机关领导个人的文件。
• 禁则：不得以单位负责人个人名义行文；一般不得以机关名义向上级 禁则：不得以单位负责人个人名义行文； 机关领导个人行文；单独或联合Baidu Nhomakorabea文能够解决问题的不得要求上级机 机关领导个人行文； 关批转、转发。 关批转、转发。
• 计算机网络检索：成本低，范围广，效率高，但 计算机网络检索：成本低，范围广，效率高，
由于信息市场未形成，可能收获不大。 由于信息市场未形成，可能收获不大。
• 委托专门机构：新兴的产业，成本可能相当高， 委托专门机构：新兴的产业，成本可能相当高，
范围广，效率高，可能会在短期有满意的收获。 范围广，效率高，可能会在短期有满意的收获。
可以直接报送上级机关领导个人的文件 • 上级机关领导直接批示、交办事项 • 需要报上级机关领导绝密事项 • 少数特别紧急的涉外事项 • 重大突发事件
写作过程中常见的问题
• 理由不充足 • 信息不充足 • 角度不清晰 • 段落不清楚 • 体例不恰当 • 标识不准确 • 密级不适当 •急缓不适当 急缓不适当 •权限不适当 权限不适当 •引证不正确 引证不正确 •内容不并列 内容不并列 •文种不适用 文种不适用 •文体不流畅 文体不流畅 •存档不规范 存档不规范
的
联合行文范围
• 业务涉及其他部门职权范围的可商该有关部门联 合行文，并根据职能主从商定或确定一个主办单 位。 • 属于主管部门职权范围内的具体问题，应直接报 送主管部门处理，不得采取联合行文方式。 • 须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门 行文，文中应当注明经政府同意。
联合行文的禁忌
• 禁未经协商一致各自向下行文。 部门之间对有关问题未经协商一致擅自行文， 上级机关应当责令纠正或撤销。 • 禁联合单位过多。 一般在3-5个单位之内。如涉及单位过多，可 以提请同级政府协调或以政府名义发文。
为什么拟文？ 为什么拟文？
• • • • 拟文根据：法定职能和计划；上级或会议部署；其他部门要求。 拟文根据：法定职能和计划；上级或会议部署；其他部门要求。 根据 历史沿革：类似问题是否曾经处理以及结果；是否发过相关文件。 历史沿革：类似问题是否曾经处理以及结果；是否发过相关文件。 职能关系：比较本部门和其他部门的职能，确定处理的主从关系。 职能关系：比较本部门和其他部门的职能，确定处理的主从关系。 文件效用：确有内容和必要，可发可不发的文件不发。 文件效用：确有内容和必要，可发可不发的文件不发。可以用电
2、如何收集有用信息 、
• 直接调查和访问：传统方式，成本高，范围中， 直接调查和访问：传统方式，成本高，范围中，
效率低，但面对面的沟通可能获得深层信息。 效率低，但面对面的沟通可能获得深层信息。
• 远程调查：调查表方式，成本中，范围广，但时间 远程调查：调查表方式，成本中，范围广，
长，返回率低，结果可靠性差。 返回率低，结果可靠性差。
便函：
• 使用信签纸。 • 不编单位统 一文号。 • 不使用正式 文件格式。 • 不具有行政 约束效力。
行文关系
• 行政隶属关系行文； 行政隶属关系行文； 行文 • 行政主管关系行文； 行政主管关系行文； 行文 • 业务指导关系行文； 业务指导关系行文； 行文 • 属地管理关系行文； 属地管理关系行文； 行文 • 无归属关系行文。 无归属关系行文。 行文
按发文方向 公文 按部门 按
部门代字
单体文 体文
按文件结构
分类
存 档 标 识 按文 类文件 类文件 类文件 类文件
按时间
年号序号
按时 按
件 件
按
内部
按
按发文方向
• 上行文：请示、报告、议案。 上行文：请示、报告、议案。 • 平行文：函（意见） 平行文： 意见） • 下行文：通知、通报、决定、批复、命令（令）、 下行文：通知、通报、决定、批复、命令（ 公告、通告。 公告、通告。 • 内用文：会议纪要、工作计划和总结等。 内用文：会议纪要、工作计划和总结等。
收文办理
收文办理包括签收、登记、审核、 收文办理包括签收、登记、审核、拟 批办、承办、催办等程序。 办、批办、承办、催办等程序。 • 收到下级机关上报的需要办理的公文 • 收到上级机关下发或交办的公文 • 收到涉及其他部门职权事项的公文 • 催办
上级机关下发或交办公文办理
上级机关领导批示 上级机关来文 上级有关机关来文
公文处理
公文处理指公文的办理、流转、制作、 公文处理指公文的办理、流转、制作、 整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔 整理(立卷) 归档等一系列相互关联、 接有序的工作。 接有序的工作。
公文处理原则
• 主官负责原则。主官模范遵守并加强领导和检查。 主官负责原则。主官模范遵守并加强领导和检查。 原则 • 限制缩减原则。减少文山会海，严格控制规格和数量。 限制缩减原则。减少文山会海，严格控制规格和数量。 • 监督管理原则。拟文与核稿、签发与用印分开。 监督管理原则。拟文与核稿、签发与用印分开。 • 实事求是原则。从工作实际出发，避免文牍主义。 实事求是原则。从工作实际出发，避免文牍主义。 • 安全保密原则。严格执行保密法，确保国家秘密的安全。 安全保密原则。严格执行保密法，确保国家秘密的安全。 • 效率成本原则。精炼、准确、规范、快速和节约。 效率成本原则。精炼、准确、规范、快速和节约。
收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人 收到上级机关下发或交办的公文， 由文秘部门提出拟办意见，
上级机关部门来文
领导批示
文秘分办：
紧急公文
明确时限。
不属于本单位职权范围或者不宜由本 单位办理的，及时退文并说明理由。
涉及两个以上部门 的应明确主办部门。
主办 会办
办文
及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当 按时限办理，确有困难的应及时予以说明。
阅件： 阅件：
• 与主官工作无直接影响或急办 事项的阅知性文书。 报告、通报、 事项的阅知性文书。如报告、通报、 会议纪要等。 会议纪要等。 • 送阅领导对于报告没有批示意见的，圈阅表示已 送阅领导对于报告没有批示意见的， 阅知。 阅知。 • “报告”不得夹带请示事项 报告”
办件： 办件：
• 办件：等待主官批示、审定、签发和参加 办件：等待主官批示、审定、 事项的时效性文书。如请示、批复、通知、 事项的时效性文书。如请示、批复、通知、 议案、函等。 议案、函等。 • “请示”应当一文一事；一般只写一个主 请示”应当一文一事； 送机关。 送机关。 • 报送的主批领导阅后应当明确签署意见、 报送的主批领导阅后应当明确签署意见、 姓名和审批日期， 姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同 意主批领导意见。 意主批领导意见。
联合行文
• 联合行文的单位构成 • 联合行文的范围 • 联合行文的禁忌
联合行文单位的构成
甲 省 政 府 政 府 府 乙 省 政 部 省 事 动 部 部 部 府 丙 人 劳 民 政 事 政 人 省 委 府 区 甲 省 政 军 部 省 省 人 事 织 部 部 治 组 政 总
的 人 事 部 工 会 院 政 府 府 行 单位 政 府 司 总 科 中 省 某 市 政 公 部 甲 省 省 营 某 县 某 政 府 甲 甲 经 某 国 家 某 某
公文处理与写作中的常见问题
中国人事科学研究院
公文处理和写作的常见问题
一．公文的基本概念 二．收文办理中的问题 三．公文的行文规则问题 四．公文办理中的问题 五．公文写作中的问题 六．常用公文和文书的写作要点
公文基本概念
• 公文 • 公文分类 • 公文处理 • 公文处理原则 • 公文处理的机构和人员
公文： 公文
• 广义：社会各类组织用于公务活动的各类文书， 广义：社会各类组织用于公务活动的各类文书， 包括总结、计划和其他内部管理使用的文书； 包括总结、计划和其他内部管理使用的文书； • 狭义：特指国家行政机关在行政管理过程中形成 狭义：特指国家行政机关在行政管理过程中形成 国家行政机关 法定效力和 的公务文书， 的具有法定效力 规范体式的公务文书 的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。 行政和进行公务活动的重要工具。
催办的一般要求
• 送负责人批示或者交有关部门办理的公文， 文秘部门要负责催办。 • 紧急公文跟踪催办。 • 重要公文重点催办。 • 一般公文定期催办。
催办通报制度
行政机关办公厅（室）应建立报告和 通报制度，定期向领导同志报告部门公文 处理工作的情况，并向各部门进行通报。
行文规则
行文机构。 • 行文机构。 • 行文关系。 行文关系。 • 行文名义。 行文名义。
1、拟文需要哪些信息？ 、拟文需要哪些信息？
思维导向： 思维导向： • 就近召开几次小型的会议或尝试直接起草一个草稿， 就近召开几次小型的会议或尝试直接起草一个草稿， 通过批判这个草稿得到启发。 通过批判这个草稿得到启发。 • 基本设想是否都有足够的信息支持？ 基本设想是否都有足够的信息支持？ • 历史上曾经使用过类似方式，后来为什么不用了？ 历史上曾经使用过类似方式，后来为什么不用了？ • 从没有采用过的方式，是没想到？还是未知原因？ 从没有采用过的方式，是没想到？还是未知原因？ • 是否有阻力，其原因何在？ 是否有阻力，其原因何在？ • 一利生一弊，基本设想是否有预后弊端？ 一利生一弊，基本设想是否有预后弊端？
行文管理机构
• 单位办公厅(室)为指定公文管理机构，统一 单位办公厅( 为指定公文管理机构， 负责单位对外行文并可以办公部门名义代 表单位意志对外行文。 表单位意志对外行文。 • 其他内设业务管理部门可以本部门名义以 便函形式联系工作，但不得正式行文。 便函形式联系工作，但不得正式行文。 形式联系工作
3、如何预算经费？ 、如何预算经费？
A经济的方案（能省就省）： 经济的方案（能省就省）： 经济的方案
• 异地委托，节省出国、乘机、宾馆宿费。 • 设备租用，节省设备购置费。 • 减少聘用人数或降低用人资格要求。
B效率的方案（不惜代价）： 效率的方案（不惜代价）： 效率的方案
• 使用快速交通工具和方便的通讯设备。 • 人员集中住宿以提高时间利用率。 • 聘用足够的专业人员参加小组工作。
批示后办理。 批示后办理。
•
主 办 部 门 应 当 主 动 主办部门
涉及其他部门职权事项公文的处理
上级机关 有关部门 有关部门 主要领导 意见一致 逾期不复 意见分歧
主办部门 有 主要领导 关
部 门
与
各自说明理由，主要领导签字以一个文件上报 商
。 如
协
催办
• 催办的一般要求 • 催办的有关规定 • 催办通报制度