海运货代操作流程与建议(订舱)

操作流程与建议

货代：货运代理是指在流通领域专门为货物运输需求和运力供给者提供各种运输服务业务的总称。它们面向全社会服务，是货主和运力供给者之间的桥梁和纽带。

一、业务下单

1、系统下单：

用个人账号登录公司系统，进入系统新建一票单，填好基本资料后提交，生成公司单号即为JOB NO

2、填写揽货卡

揽货卡必填内容：JOB NO、托运人、托运人联系方式、承运人、起运港、目的港、柜型柜量、应收费用、应付费用，如对应付费用不清楚可以先空着。如有特殊要求或装柜时间等可填写在备注处，揽货卡要求填写清楚，工整，避免涂涂改改。

3、业务在系统下单及填写好揽货卡后，交商务部毛经理审核签名后将单交给各自的操作进行后续工作。

4、建议：

⑴、业务在接单时应多与客户沟通，如客人有特殊要求要在下单前确认。（比如有信用证要求，应先拿到信用证了解是否满足要求；如有目的港免柜要求事先确认船东是否能满足；如有其它单证文件要求，提前落实能否做到）。

⑵、业务应与操作多沟通、信息共享。如果接单时已经与客人谈好装柜时间要求或者付款方式、放单方式等，应在下单时告诉操作，避免操作重复跟客人确认，让客人觉得我们公司自己内部沟通有问题，不够专业。客人有特殊要求的，必须在下单时告诉操作或者备注在单上。

⑶、出现问题，先找操作去处理。初期合作的客户，往往出现问题就直接找业务，但在实际工作中，处理问题是操作的工作。当客户找到你，反应出现问题的时候，先了解事情的经过问清楚是什么问题，再与操作沟通把问题交给操作去处理，大部分问题是操作就可以处理的，操作处理不了还有操作经理，如果不是操作可以处理的问题自然会有其他公司领导帮忙解决，所以不要一有问题就去问你们经理怎么办，也不要直接自己就去找相关人员自行处理问题。有些操作细节上的问题，可以让客人直接去问操作，让客人形成一种观念，有什么问题找操作去处理就可以，操作解决不了的问题才找业务。

二、操作接单

1、操作接到新的单后，应填写流转单备用，并将揽货卡转交订舱同事订舱。

流转单的作用是让操作备注每个步骤的时间、特殊事项等。

2、订舱的同时，操作应与客人取得联系，确定装柜信息等。

3、取得SO后

自拖自报：对于自拖自报的单，将SO传给客人，提醒客人相关事宜，在截关前了解客人是否做柜即可。

代拖代报：填写拖车委托书安排车队装柜，

通知客人寄出报关资料到报关行，

向车队拿柜号并发给客人以便工厂安排装柜，

通知报关行报关，确认放行并交放行条。

4、对单：补料、毛单、BL COPY、DEBIT NOTE

5、交单付款：

交单：（1）系统资料要入齐，与揽货卡一致，提交；填写交单记录。

（2）揽货卡填写完整，连同BL COPY和船公司DEBIT NOTE一起交NIKI请款。

（3）付款方式分香港付款和开发票付款，根据客人的付款方式安排船东的付款，备注在揽货卡的收付款地。

6、放单：见款放单、数期、保函放单

7、后续追踪：注意船东的通知，是否有甩柜勒船等现象，及时与船东沟通处理及通知客人。

8、退核销单：正常报关的单，应及时追报关行退回核销单并安排退给客人。

9、揽货卡填写要求：基本信息要齐全，应付费用要明确，填写要工整，计算准确。

10、建议：

⑴、接到新的单，先了解基本情况及要求，了解相关船期并记录在流转单上备查。如果客人

跟你说起某一票单而你对答得牛头不对马嘴，客人会觉得你对他的单不够重视怀疑你的工作能力。船期是客人最常问起的问题，如果每次客人问你船期你都支支吾吾或者要查老半天或者要问别人才能回答，只会让客人觉得你很不专业，降低对你的信任度。⑵、记住手上正在操作的每一票单

不要求记住全部的细节，至少有几个要素一定要知道：哪个客人的单，走哪家船东，柜型柜量，从哪里起步，到哪个港口。

一票单在操作过程中有许多环节，会有不同的人跟你提起这票单，基本上会涉及的信息就是上述的内容，客人跟你说起一票单他可能只会说我们去某某港的那票单，业务跟你说起一票单可能只会说某某客人或者说去某个港口的那票单，财务问你可能只会说某某客人走哪家船东的那票单，订舱同事跟你说的时候又可能只是几个柜子从哪里到哪里的那票单。如果你每次都需要去翻查手上的单才反应过来，既浪费时间在别人看来你也不够专业可靠。

⑶、多与业务沟通，将实际操作中的信息反馈给业务，做到信息共享。

与业务沟通，一方面是将掌握到的信息反馈给业务。操作中的问题可能操作自己就能处理好，但是有必要让业务知道发生什么事，不要当客人说起这件事的时候业务还一无所知；还有一些船期变动、费用调整、码头状况等信息，也应及时通知业务。另一方面也是从与业务的沟通中获取信息，如客人可能下新单、船东可能价格调整回转其他船东等。业务与操作的沟通，是为了节约彼此的时间提高工作效率，对内形成工作默契，对外跟客户留下好印象，提供客户对公司的信任度。

⑷、遇到问题，先自己思考该怎么处理，可以将自己的解决方案提出来让有经验的同事帮忙

判断可不可行。无法处理的问题要及时向经理反映，让其他人帮忙处理。

⑸、多问、多记、多积累。

遇到没有操作过的船东、码头，多问其他有经验的同事或者其他人是否有特殊注意事项或者特殊要求；学到的信息要多记，一是做记录一是记忆；在每次操作中总结积累经验，相同的问题，这次有别人帮你解决，下次就要学着用自己去解决问题。

⑹、耳听四方，及时收集各方资讯。

在跟船东接触的过程中，可能会接触到船期变动、人员变动、制度改变等等情况；

在跟车队头程公司接触的过程中，可能会知道哪个船东没柜或者柜子紧张，哪个码头拖车不好安排等信息；

在跟报关行接触的过程中，可以了解到哪个码头最近查柜比较多，有什么新的规定新的要求等；

尤其要注意办公室内流通的信息，不要只埋首于自己的工作，留意一下别人遇到的问题，别人得到的信息，避免犯相同的错误，绕弯路。