从政府文件看不懂再看公文写作知培训的重要性

从政府文件看不懂再看公文写作知培训的重要性

政府文件是政府进行公共管理和实施公共服务

的重要手段和工具，它同时也是向社会传递政府管

理意图、方法和要求的重要媒介。但要实现政府文

件的这些重要功能，首先是要使公众能够清晰、准

许明晖许信红耿海英王娟

确地理解和读懂政府文件的含义，否则就谈不上公

文的作用。那么，如果有一些让公众“看不懂”的

公文发了下去，其结果又会如何呢?

例如，在某市《关于改革基本养老金计发办法

用的一种布局形态。通常先写一个非常简明的开

头，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后

在主体部分里，按照这一工作进行的过程，从初期

到后期，从远处到近处、从低级到高级，分作几个

层次逐-／Ji以说明，步步深入、顺理成章。

七、计划

计划性文种写作的结构形式可以是多种多样的。

但是，无论采用哪种结构形式，计划的主体部分必须体现出“做什么”与“怎样做”的逻辑关系。所谓“做什么”，即工作的目标、任务，同时要写明完成的时限。所谓“怎样做”，即完成目标、任务的具体措施、步骤与方法，一般应包括人力、物力、技术、手段、组织领导等，对这些内容应当写得详尽、具体。

八、调查报告

调查报告文种所涉及的内容十分广泛，它要反

映出事物或事件发展的全过程，并要进行恰切有力

的分析，找出根源，提出下一步工作意见。既要提

出问题，又要解决问题；既要摆事实，又要讲道

理；既要以材料说明观点，又要用观点统率材料。

为此，在撰写时必须精心设计其框架结构，以便合

理地使用所获取的材料，更好地突出全文的主旨。

对其结构的安排方式，通常有三种：一种是分部分式，即以调查点为核心，调查了几个点，就分为几

部分叙写。二是分阶段式，即按照时间顺序或事物

的产生、发展和变化过程的先后顺序，将其划分为

若干个阶段，逐段进行叙写，前后有所概括，有所

归纳；三是分问题式，即将调查情况归结为几个方

面的问题，按其内容性质的主次、轻重的逻辑顺序，逐一进行叙写。究竟采用何种形式，应视具体的内

容表达需要确定，要眉清目楚，有助于说明问题。九、工作研究

“工作研究”在结构上一般包括三个方面：一

是开头。一般首先摆出矛盾，提出问题，所提问题

要具体、明确，不要以虚代实，以假充真，模糊不

清；二是析因探原。这是“工作研究”的核心部分，研究就是运用马克思主义的立场、观点、方法对问题析因探原、理清脉络、推导缘由、找出症结、明确认识，以便对症下药，引出解决问题的途径；三是寻求良策。这是“工作研究”的落脚点，在分析研究的基础上得出结论，提出意见或措施，主张要鲜明、简洁，可信可行。

(作者单位：中国公文写作研究会)

维普资讯

的方案》的这样一份公文中，就使用了诸如：“老人”、“新人”、甚至“中人”等这样一类令人费解的词语。经向有关部门询问，得到的解释是，“中人”指对某一时段参保人员的称谓。像这样的公文，不仅社会公众看不懂，就是在政府部门工作的非从事社保管理的机关工作人员，也是读不懂的。当然以上所举事例是比较典型的，但事实上，翻开某些涉及到公众利益的文件，都不同程度地存在着类似的问题。如果连我们政府各工作部门签发的某些文件都让老百姓看不太懂，这个问题是令人担忧的，因此我们政府各工作部门一定要重视这个比公文中出现个别错别字还要严重的问题。然而，这个问题至今还没有引起有关部门的足够重视。

一

、政府文件。老百姓“看不懂”将直接影响

政务管理的有效性

如果政府部门发给老百姓看的文件，太过“专业”，用词冷僻的话，老百姓就有可能“看不懂”。既然老百姓“看不懂”，还要让老百姓去遵行，就可能会出现麻烦和问题，因而影响政府的政务管理能力。所以说，凡是签发的公文，一定要注意一个最基本的问题，就是发文内容要清晰、简明、扼要，让收文方和要执行文件的受文人易于理解和明白，否则，这样的文件写出来也起不到什么作用，甚至会影响到政府行政的有效性。所以，政府的有关部门在制定一些关系公众切身利益的文件时，必须注意文件的可读性，对一些专用词要给予说明，使公众看了，能看得懂。

同时，政府部门在发文的过程中，要特别注

意语言表达的通俗性，力求文件的主旨明确集中，以保证文件内容的清晰。政府公文应该比一般文章更具备可读性，当然，这里的可读性主要是指收文者要“读得懂”，而不是文件读得有没有意思。在公文的写作过程中假话、空话，大话和废

话是绝对要避免的。而且，这里首要强调的是公文内容要让收文者看得懂。唯其如此，才能最大限度地提高机关工作效率，使党和国家的方针、政策得到贯彻落实。

二、加强对政府部门工作人员公文写作能力的

培训，有利于提高政府的工作效率

从政府职能实现的过程来看，制发文件是政

府实施行政管理行为的第一步，也是非常重要的一步，文件写得是否规范，用词准确与否，能不能做到“有的放矢”，以最简短的篇幅、最精简的语言表达最丰富的内容，做到辞约旨丰，言简意赅，这其中需要公文写作者应具备较强的公文写作能力和专业知识，因而一些公文的写作知识的训练不可缺少。我们相当一部分行政人员并没有受过很好的公文写作专业知识的培训，多是自己摸索着在实践中学习的，这样的学习过程是不系统的。写公文不同于一般的文章，公文写作的专业性也是比较强的，需要具备相应的专业知识，如果没有经过公文写作知识的专业训练，则很容易把文种用错，把一篇公文写得散乱。这里需要特别强调对政府部门文秘人员进行公文写作知识的培训的重要性，要让公文写作人员学习有关《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》的有关规定。因为，公文写作是一种规范性很强的行为，其中，无论是观点的阐述、材料的组配、结构布局，还是语言的使用等，都有一整套特定的规范要求，如果对这些要求一无所知，要写好一篇公文是比较困难的。我们应该重视对公务人员进行公文写作知识的培训。只有如此，我们才能减少公文写作中可能出现的问题，把公文写好。

在我国，近几年来对公文写作的研究，受到

了普遍的关注，最为突出的表现是，此类出版物越来越多，这说明学术界对这个问题的重视，但从公文写作的实际的情况来看，我们公文写作的水平提高得并不快。这一方面说明专家对公文写作知识重视了，而另一方面，则是有关工作人员公文写作知识的水平并没有明显的进步，提高公务人员公文写作的水平，成了政府部门必须重视的一个问题。

从提高政府的行政能力的需要出发，我们要重

视对公务人员公文写作知识的培训，政府各部门要有计划、定期或不定期地组织公务人员参加公文写作知识的培训，提高政府机关工作人员的政策水平