《快递、邮件、传真操作规则》2017.1.1

快递、邮件、传真操作规则

为满足公司业务发展需求，特规范公司、各子公司、项目公司EMS快递、传真、邮件联系规则。要求各部门经办人严格执行。本规则自2017年1月1日起实行。

1、快递（原则上要求使用EMS邮政速递）

（1）按合同约定的指定地址和联系人寄发快递。如合同没有约定送达地址和联系人，通过补充协议或其他方式明确送达地址

和联系人后寄发。如穷尽上述办法仍无法明确地址及收件人，

将法定代表人定为收件人。

法定代表人以国家企业信用信息公示系统查询结果为准：

/index.html

（2）在快递单上明确注明邮寄文件名称，如“联系函（关于***的联系函\通知）”；

（3）寄件时需选要求回执；

（4）经办部门留存邮寄文件扫描件，原件归档企管中心，并按企管中心要求提交回执，企管中心将邮寄底单留存，保存期限

-长期。

2、邮件

（1）涉及合同履行的沟通内容（主要针对主张我司权利、维护我司利益的内容，包括但不限于质量问题通知、消缺通知、调

试通知、催货\催款通知等），如合同中明确约定指定邮箱，

且未对邮箱变更达成协议，则以该邮箱作为主张我司权利的

指定联系邮箱；

（2）如合同中未明确约定指定联系邮箱，应发送邮件与对方业务接口人确认其身份、邮箱地址的有效性及真实性；

（3）指定邮箱应由专人使用、维护，未经公司领导同意不得删减邮件，如有违反一经查出从严处理。

（4）用指定邮箱发送邮件时需同时抄送公司统一规定的邮箱。

（5）定期完成往来邮件的备份工作。

3、传真

按企管中心现行传真办法执行。

各部门根据部门自身情况及业务需求，业务联系时可优先选用邮件方式对外沟通，如对方12小时（按业务紧急程度，最长不超过12小时）内无反馈，则应立即邮寄EMS快递、发送传真，并按上述规则完成相关工作。

凡对外主张我司权利、维护我司利益的联系内容（包括但不限于质量问题通知、消缺通知、调试通知、催货\催款通知等）均须通过传真、邮件、快递三种形式并发完成。