企划活动管理制度

企划活动管理制度

1. 目的

为完善公司各类企划活动的组织筹备、现场执行、活动总结的全流程管控，

确保各类企划活动的创新性和有效性，特制订此制度。

2. 适用范围

本制度适用于总部（以下简称总部）及各分/子公司。

3. 职责

3.1 总部企划负责对活动整体方案进行审批,对活动筹备和过程执行进行指导，

并对活动后的效果评估进行审核。

3.2 分/子公司企划（商业）和客服（物业）负责各类活动的组织筹备，现场执

行及活动总结等工作。

4. 方法和过程控制

4.1 企划原则

4.1.1 总部及各分/子公司（商业）需明确公司年度战略计划，确保各类企划推广

活动为公司年度经营目标服务。

4.1.2 总部及各分/子公司（物业）需明确公司年度物业服务目标，确保各类社区

文化活动为公司年度经营目标服务。

4.2 市场可行性分析

4.2.1 分/子公司企划（商业）需针对大型活动(如大型主题活动，招商大会，开业

庆典)形成市场可行性分析（气候、节日、行业背景、政府资源利用、竞争

对手计划策略、企划部整合内外部资源状况及场地使用计划）及结论（立案

发想点及每个发想点需要各部门的资源整合及业务配合），由分/子公司企划

内部成立专案项目组策划活动元素，提出创意纲要，方案架构、主题活动形

式、各活动时间排档。以工作联络函的形式发到相关部整合活动资源并明确

各部门完成时间，企划将各部门的签收确认函备案。其中立案需要明确SP、PR、会员推广活动形式。

4.2.2 分/子公司客服需针对社区文化活动形成可行性分析（预期参与人数、预计

消耗物资、人员配置等）及结论（活动方案执行各环节需要各部门的资源整合及业务配合），由分/子公司客服部以工作联络函或《任务分工单》的形式发到相关部门整合活动资源并明确各部门完成时间，客服部将各部门的签收确认函备案。

4.3 企划案拟定

得到相关部门提供的活动资源后，企划（商业）和客服（物业）针对计划内容召开提案说明会，并对整合的资源情况进行讨论，并拟定企划案（明确市场调研分析及结论、销售预估及依据、内外部资整合情况、各部门配合事项及完成时间、场地使用情况、媒体运作、包装创意、不可预计因素及可能的解决方案、收入与支出、不可预计费用）。

4.4 开业前推广方案

分/子公司所辖项目若涉及开业需按照附件《新希望·鼎晟项目开业前推广指南》的操作规范，在指定时间节点完成各项开业推广工作。包括开业倒排计划，新闻发布会，媒体调研，招商宣传推广，招商手册/宣传片制作，开业美陈，开业庆典活动，开业宣传推广计划等。

4.5 活动协调会接口事项

为确保公司各类企划活动的顺利实施，分/子公司各部门（包括商业及物业项目）均有义务参与到所辖项目企划活动的现场执行工作，并服从企划（商业）和客服（物业）的任务分工。

4.5.1 商业项目企划活动协调事项

1）营运部

⑴（必需）部门经理或营运主管参加公司“企划活动协调会”（由企划部召集，

每次活动前2天/《活动事项负责一览表》）；

⑵（必需）安排对商户导购员宣讲活动内容；

⑶（必需）安排店内广播播出活动内容；

⑷（如需要）安排向商户派送活动DM；

⑸（如需要）协助管理活动宣传陈列品；

⑹（如需要）支持人员排班表并抄报行政部（《参加活动人员排班表》）。

2）物业

⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”，由企划部于每次

活动前2天召集。/《活动事项负责一览表》）；

⑵（必需）保卫预案、突发事件处理预案；

⑶（必需）现场清洁、保洁；

⑷（如需要）协调车辆出入动线及停放区域；

⑸（如需要）监督管理广告公司施工；

⑹（如需要）配合场地围护，提供围栏；

⑺（如需要）支持人员排班表并抄报行政部。

3）工程部

⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”，由企划部于每次

活动前2天召集。/《活动事项负责一览表》）；

⑵（如需要）电源支持（点位、容量）；

⑶（如需要）音响设备安装及撤场，于活动开始两小时前安装就位，并派弱电

人员协助操作；活动结束后负责整理入库；

⑷（如需要）协助舞台/背景桁架的安装及撤场工作，于活动前一天晚间营业结

束后按企划要求数量和摆放方式安装就位；活动结束当日夜间营业结束后安排整理撤场（企划负责撤除画面、地毯）；

⑸（如需要）安排活动现场值守电工；

⑹（如需要）支持人员排班表并抄报行政部。

4）行政部

⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”由企划部于每次

活动前2天召集；/《活动事项负责一览表》）。

⑵（必需）按各部门提供参加活动人员排班表，监督检查人员出勤；

⑶（必需）汇总各部门支持人员排班表并抄报活动总协调。

5) 财务部

⑴（必需）部门经理或相关主管参加公司“企划活动协调会”，由企划部于每次

活动前2天召集；/《活动事项负责一览表》）

⑵需要报销或借支活动款项，需提前一天通知财务；

⑶负责现场兑奖工作。

6) 企划部

⑴（必需）企划部负责在活动前2天组织召开“企划活动协调会”；

⑵（必需）企划部负责活动现场的统筹协调工作；

⑶（必需）企划部负责安排活动影像资料的拍摄并对活动的效果进行总结及评

估；

⑷（必需）企划部根据活动需求制定物资及活动用品采购，如在大型超市（如

家乐福、沃尔玛等）、大型电器卖场（国美、苏宁、京东等实体店或网店，淘宝和天猫除外）、大型商场购买，如能提供正规机打发票，可直接购买；

在其他渠道采购，A类公司3万以下、B类公司2万以下需由分/子公司组织三方询比价，超过该金额需组织评审。具体要求和流程参见招采部《物资采购管理制度》和《招标管理制度》。

4.6 活动的总体评估

4.6.1 商业项目企划活动评估原则

1) 各分/子公司企划部负责人须于每月7日之前将上一月度的《月度工作/活动

总结》发送至总部企划部；

2) 《月度工作/活动总结》（报告模板见附件）由企划主管审核后逐级上报至总

部总经理，重大活动评估报备至房产事业部总裁；

3) 月度工作汇报的主要内容：上月重点工作完成情况（对应目标责任书相关要

求，包括重要节点工作、活动完成情况、突发事件处理等）及下月重点工作