通讯工具使用管理办法(A)

江苏常诚汽车部件有限公司

通讯工具使用管理办法

1、目的：

为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。

2、适用范围：

本制度所指各种通讯工具包括直线电话、传真机、移动电话、对讲机等。

3、定义：无

4、作业程序：

4.1、电话机

4.1.1、电话总机的管理。

电话总机由公司办公室负责值守。公司办公室接听电话必须使用标准用语。标准用语如下接听外线电话时，应说“您好！常诚车灯，请问您找哪位？”。

4.1.2、电话分机的管理。

公司根据部门工作需要情况，为部门提供一部电话分机。员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，××部门”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人工作。

电话分机一般不开通直拨功能，严禁用公司电话闲聊，员工不得在上班时间内拨打或接听私人电话。严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询与工作无关的信息。未经公司或电话所有人的同意，不得拨打长途电话。一经发现，除所发生的长途话费由责任人自行承担外，还可视情况严重，给予记过处分。

4.2、传真

4.2.1、公司传真机由公司办资料员专门负责管理，收发传真时应由资料员负责操作。

通讯工具使用管理办法

资料员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给收件人。

4.2.2、员工因为工作需要而发送传真的，应填制《传真记录单》，再由资料员操作发

送。

4.2.3、对发送保密性高的文件，可由资料员进行指导，由工作人员亲自发送，并提

前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。严禁员工利用公司传真机收发私人资料、文件。

4.3、移动电话

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前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和公司办/人力资源部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总经理审定。

4.3.5、公司办/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。

4.3.6、凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不上延误工作，给予行政处罚100圆/次，造成损失和恶劣影响的，根据公司奖惩制度另行处理。

4.3.7、使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动电话，不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司办。

4.3.8、员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码，否则公司有权取消其移动话费报销资格。

4.3.9、对员工因开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动QQ或其他费用等），公司一律不予报销。

4.3.10、新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。

4.3.11、当享有通讯费补贴的人员岗位发生变动时，变动次月起按相应新岗位的补贴限额标准报销；若新岗位无相应待遇者则取消其通讯补贴。

4.3.12、员工出差报销移动话费时，应遵守公司的《出差人员报销制度》。

4.3.13、加入了集团短号的公司职员移动电话之间拨五位短号可免费通话。

4.3.14、通讯工具如有需要更换，须及时通知公司办公室进行调整。

4.3.15、公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

4.4、电子邮箱

4.4.1、作业流程

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收邮件

回复确认眼通传达

及时处理存档跟踪转相关部门

文件命名规范撰写发送回复确认

收件人地址存档跟踪

发邮件

4.4.2、作业要求

4.4.3、邮件的发送前必须与发送人确认收件人姓名、邮箱地址、邮寄内容，以确保发送信息的准确，在确定信息的准确后，及时发送邮件，并要求对方在接受后回复。重要信息在发送后需要及时跟踪收件人是否收到。

4.4.4、邮件接受后必须将邮件的信息及时传递到公司的相关单位或个人，遇到有不明确单位和个人的邮件，首先尽可能的联系邮件发送方了解接受单位或个人信息，如果还是不明确的情况下，根据邮件内容发送至相关单位文员或负责人接收。重要信息在传递后需要及时跟踪收件人是否收到。

4.4.5、所有接收和发送的文件必须进行命名，文件命名包含文件主题、日期等信息，以便用于文件的追溯，参照下面的命名格式执行；

命名格式：

接收的文件：f（指代from，即文件来自于）+人名（寄件人名称，若无名称则填写寄件人邮箱地址）+ t（指代to，即文件要发送到）+ 部门名称、人名（即文件发送给的单位或个人）

发送的文件：f（指代from，即文件来自于）+部门名称、人名（寄件人名称，即发送文件的单位或个人）+ t（指代to，即文件要发送到）+人名（即文件发送给的单位或个人名称，若无名称则填写收件人邮箱地址）

4.4.6、所有接收和发送的文件必须及时按接、发文件分别进行电子存档，存档可以按照文件的接发日期、类别；公司名称；人物姓名及其他区别方式进行区分存档；

4.4.7、员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件，不得用于非业务用途。