会议策划课件(PPT 266页)
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会请专业的会议策划公司来进行策划。 会议策划者尽量选择精干而富有经验的人员担当。
会议策划者的主要任务
1、制定计划 2、制定会议议程 3、了解可供使用的场所和设施情况 4、选择或提议合适的场所 5、安排交通事宜 6、协调会务工作人员的活动 7、招收、培训会务人员和广告人员 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作
例
为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味 品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流， 探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题， 中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中 国国际调味品及食品配料博览会期间召ห้องสมุดไป่ตู้此次学术 研讨会。
会议策划的主要内容
2、“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望 哪些人来参加。
实用范例
例2
李华是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在 制作“下周会议室安排”，下个星期三上午有两个会 议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休 人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部开会一 般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室， 于是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼 上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼 下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办 公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的 会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安 排表，心里想：我要学习的地方还真不少！
—— 会议策划
案例分析
海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正 在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称 要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时， 一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题， 让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知 道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表， 快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。
会议策划者的主要任务
9、确定各项工作的时间安排 10、视察选定的场所和设施 11、与各有关方面进行接洽 12、确定印刷公司 13、安排食品、饮料有关事宜 14、同会议发言人和各位贵宾进行联系 15、其他
实用范例
例1
北京利民公司定于2010年3月2日在北京召开为期两天的新 产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术 人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主任将会议 的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自 认为这个工作太简单，所以一直到2月10日才开始会务的筹备工 作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站 报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致 使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。 在会议进行过程中，也出现了会场座位不够等问题，损害了企 业的良好形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有 了进一步的认识。
对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先 要确定会议目标，然后就要确定与会者。
除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还 要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官 员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提 升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的 层次。
问题
1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还 应做些什么？ 2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？
会议策划的主要内容
会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一 个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素互 相协调，彼此照应。
会议策划的主要内容
1、“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。 只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地 才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。
召开会议是要达到一定的目的和目标。 因此，第一个重要的步骤是收集方方面面的信息，
通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工 作的计划。
会议策划的前期工作
★确定会议的策划者 在一家公司里，参与会议筹划的人可能很多，只
不过有人是专门负责此项工作，有的兼任此职。 公司如果举行具有重大意义的大型会议时，可能
问题
1、如果你是A公司的秘书，在会议召开 之前你会做些什么？ 2、A公司在会议策划方面犯了哪些错误？
会议策划
★出色的会议策划是圆满举办会议的前提。 ★完整的会议计划，是一个节奏分明、条理清楚、 面面俱到的周全计划。 ★只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预 期效果。
会议策划的前期工作
★收集信息 会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，
讨论
从会议管理的角度来看，此案例中最主要的问题 是什么？如何才能避免这种情况的出现？
会议地点到底在哪？
案例分析
A公司原定于12月25日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请 柬，邀请有关部门领导光临，在请柬上把时间、地点都写得一 清二楚。开会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对 头，写的是B公司的报告会，经问礼堂负责人才知道，A公司的 表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与A公司的 领导联系，对方回答说，因他们工作粗心，在发请柬之前，没 有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系 时，礼堂已经租给别的单位，结果只能临时改在C会场，单由 于邀请单位过多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原 谅，立即到C会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷 纷批评A公司管理混乱。
会议策划的主要内容
3、“What”：是指“什么”类型的会议。 根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。 例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈 会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。
案例
X月X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他 们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的 脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9点30开 始，现在都9点20了，到场的与会者还是寥寥无几。是 邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？ 一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在 距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的路牌， 要是不放慢车速还真看不到。
会议策划者的主要任务
1、制定计划 2、制定会议议程 3、了解可供使用的场所和设施情况 4、选择或提议合适的场所 5、安排交通事宜 6、协调会务工作人员的活动 7、招收、培训会务人员和广告人员 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作
例
为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味 品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流， 探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题， 中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中 国国际调味品及食品配料博览会期间召ห้องสมุดไป่ตู้此次学术 研讨会。
会议策划的主要内容
2、“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望 哪些人来参加。
实用范例
例2
李华是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在 制作“下周会议室安排”，下个星期三上午有两个会 议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休 人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部开会一 般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室， 于是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼 上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼 下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办 公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的 会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安 排表，心里想：我要学习的地方还真不少！
—— 会议策划
案例分析
海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正 在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称 要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时， 一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题， 让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知 道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表， 快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。
会议策划者的主要任务
9、确定各项工作的时间安排 10、视察选定的场所和设施 11、与各有关方面进行接洽 12、确定印刷公司 13、安排食品、饮料有关事宜 14、同会议发言人和各位贵宾进行联系 15、其他
实用范例
例1
北京利民公司定于2010年3月2日在北京召开为期两天的新 产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术 人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主任将会议 的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自 认为这个工作太简单，所以一直到2月10日才开始会务的筹备工 作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站 报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致 使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。 在会议进行过程中，也出现了会场座位不够等问题，损害了企 业的良好形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有 了进一步的认识。
对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先 要确定会议目标，然后就要确定与会者。
除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还 要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官 员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提 升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的 层次。
问题
1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还 应做些什么？ 2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？
会议策划的主要内容
会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一 个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素互 相协调，彼此照应。
会议策划的主要内容
1、“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。 只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地 才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。
召开会议是要达到一定的目的和目标。 因此，第一个重要的步骤是收集方方面面的信息，
通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工 作的计划。
会议策划的前期工作
★确定会议的策划者 在一家公司里，参与会议筹划的人可能很多，只
不过有人是专门负责此项工作，有的兼任此职。 公司如果举行具有重大意义的大型会议时，可能
问题
1、如果你是A公司的秘书，在会议召开 之前你会做些什么？ 2、A公司在会议策划方面犯了哪些错误？
会议策划
★出色的会议策划是圆满举办会议的前提。 ★完整的会议计划，是一个节奏分明、条理清楚、 面面俱到的周全计划。 ★只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预 期效果。
会议策划的前期工作
★收集信息 会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，
讨论
从会议管理的角度来看，此案例中最主要的问题 是什么？如何才能避免这种情况的出现？
会议地点到底在哪？
案例分析
A公司原定于12月25日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请 柬，邀请有关部门领导光临，在请柬上把时间、地点都写得一 清二楚。开会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对 头，写的是B公司的报告会，经问礼堂负责人才知道，A公司的 表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与A公司的 领导联系，对方回答说，因他们工作粗心，在发请柬之前，没 有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系 时，礼堂已经租给别的单位，结果只能临时改在C会场，单由 于邀请单位过多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原 谅，立即到C会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷 纷批评A公司管理混乱。
会议策划的主要内容
3、“What”：是指“什么”类型的会议。 根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。 例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈 会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。
案例
X月X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他 们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的 脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9点30开 始，现在都9点20了，到场的与会者还是寥寥无几。是 邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？ 一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在 距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的路牌， 要是不放慢车速还真看不到。