10项目信息管理规划资料

十．项目信息管理规划

项目信息管理规划就是确定项目利益相关者的信息交流和信息需求，确定谁需要信息、需要什么信息、何时需要，以及如何将信息分发给他们。虽然每个项目都需要沟通项目信息，但信息需求和传播方式差别很大。确认项目利益相关者的信息需求和决定满足需求的适当方式是项目获得成功的重要因素。

1信息管理总体思路

通过信息技术管理在工程管理中的开发和应用能实现信息处理和变换的程序化，有利于提高效率，工程管理信息化有利于提高建设工程项目的经济效益和社会效益，达到为建设项目增值的目的，工程管理信息化属于领域信息化的范畴，它和企业信息化也有联系。

2项目信息管理的内容

(1)与项目组织相适应的信息流通系统。

(2)信息中心的建立规划。

(3)项目管理软件的选择与使用规划。

(4)信息管理实施规划

3项目信息管理规划的依据

(1)组织信息管理基础与环境。组织现有的信息管理基础与环境包括：组织人员整体素质与信息技术操作技能水平；现有的信息管理规定与程序；现有的信息管理基础设施(计算机、存储体系、网络、通信方式等)。

(2)沟通需求。

(3)沟通技术。

(4)制约因素和假设前提。

4 信息需求分析和信息沟通的方式与途径

需求分析也就是对开发这个项目有个了解，必须把这个需求分析写的详细，开发中的各个细节都要写进去。作为项目的沟通方式和途径，必须适应施工项目管理的需要，建立施工项目信息管理系统，而且要有专门的人员负责，建立相应的方式，项目的质量是施工项目“沟通管理”的媒介和手段，是现代项目管理的支柱。

5项目信息管理规划的结果

信息管理规划的结果主要是形成一份沟通管理计划，它提供下列内容：

(1)收集和归档的结构。收集和归档的结构详细规定用来收集和储存各类信息的方法。采用的过程应涵盖对之前已公布材料的更新和发送。

(2)发送结构。发送结构详细地规定信息(状况报告、数据、进度、技术资料等)将流向何人以及用何种方式(书面报告、会议等)来传递。此种结构必须与项目组织图表、定义的责任和报告关系兼容。

(3)被发送信息的说明。被发送信息的说明包括格式、内容、详细级别、使用的协议及定义。

(4)进度安排。说明何时进行某种沟通。

(5)评估信息的方法。

(6)随着项目的进展，修订和提炼沟通管理计划的方法。

6 信息代码系统及归档格式

（1）归档格式

以下根据项目实施全过程产生信息的特点，将文字资料、图纸及说明、照片及图片综合考虑，提出信息分类细目。项目管理方将根据该信息分类细目，进行信息的收集和管理。

信息分类及编码采用下图形式：

图10.1 信息分类及编码图

（2）图例解释及信息代码

①图例解析

信息类别号由信息大类和信息类共由四位数字组成，编号方法见下文。

阶段分类号具体规定如下：

项目决策阶段为01；

项目实施的前期阶段为02；

施工阶段为03；

动用前准备阶段为04；

保修阶段为05；

往来区别号分C和G，其中C为来，G为往；

信息顺序号即流水号，按01，02...顺序编号。

信息分类和编码如下所示，在项目实施过程中还将对信息分类和编码作必要的调整和细化。

②信息代码

0000 项目前期资料

0010 项目建议书、项目可行性研究

0030 政府部门批文

0040 项目前期往来函件

0050 基地地质勘察资料

0060 有关政策、制度、规定等文件

0500 项目公共信息

0510 项目基本信息

0520 供货商单位和人员信息

1000 招标投标

1010 采购材料工程招投标

1020 采购设备工程招投标

1030 专业分包招投标

2000 合同

2010 工程承包合同

2020 材料、设备供应合同

3000 函件

3010 与政府部门往来函

3020 与建设方往来函

3030 与设计单位往来函

3040 与监理方往来函

3050 材料、设备供应商往来函

3060 其他函

4000 会议组织及纪要

4010 政府（审批会）会议组织及纪要

4020 建设方代表工作会议组织及纪要

4030 设计协调会会议组织及纪要

4040 施工协调会会议组织及纪要

4050 项目部内部会议纪要

4060会谈、谈话纪要

5000 投资控制

5010 估算资料及审核报告

5020 概算资料及审核报告

5030 预算资料及审核报告

5040 资金使用计划

5050 付款申请及记录

5060 工程实际投资报告

5070 投资计划值与实际值比较、分析报告

6000 进度控制

6010 施工进度报告

7信息流程和信息管理制度

（1）信息流程的基本内容

信息流程是记录业务流程中作业事件形成的数据流，维护、更新于企业业务活动相关的资源、参与者、作业地点等实体最新数据，反应业务活动效率以及投入、产出的经济关系，为信息使用者报告对计划、组织、执行、控制和评价业务流程有用的信息。

(2)信息流程的识别原则

信息流程的识别是进行信息流程重组的前提。信息流程是由活动组成的，但不是所有的活动都能被称作是信息流程，判断信息流程有以下几大原则。

①一个信息流程有特定的信息输入与输出。由于我们运用信息思维与信息方法进行流程重组的分析，信息的输入与输出就是其中最重要的特征。

②流程专注于目标和结果，而不是行动和手段。它是对“什么”的回答，而不是对“怎样”的回答。

③流程的输入和输出都能被组织中任何一个人轻易地理解。

④所有的流程都是与顾客及其需要相关的，流程之间也是相互关联的。在信息流程识别过程中，对战略信息流的识别是非常重要的。每个企业都有自己的核心竞争力，但在传统企业中，战略能力往往分散在多个部门和职能领域之中，所以有必要将这些战略能力集中起来，组成企业的战略信息流，使之成为企业立足市场的根本。

（3）信息流程的输入与输出

在运用信息思维进行信息流重组时，每个流程的信息输入与输出内容是实施重组的重要依据。在实施实体流程重组时，每个流程也有相应的输入与输出。如订单处理流程，它的输入是顾客的订单(或某种需求想法)，其输出是发送的商品、顾客的满意和付款单。当我们将该流程当作信息流程处理时，它的输入就是订单中附着的产品或服务信息，如产品的名称规格、产品的数量、订货价格、到货期限、折扣、付款条件、货币种类、发货地点、运输方式、客户信誉等。在这里需要特别提示的是，我们所讨论的信息流与通常所说的“三流”中的信息流是有区别的，前者在一定程度上涵盖了所有的“三流”。而该流程的输出则包括付款单上隐含的信息，除了有关商品对应的核实信息外，还有客户的反馈信息，如客户的评价等。

（4）信息管理制度的基本内容

信息管理（Information Management,IM信管）是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的和人文的方法和手段以便对信息流(包括非正规信息流和正规信息流)进行控制，以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值为目的的一种活动。

信息是事物的存在状态和运动属性的表现形式。“事物”泛指人类社会、思维活动和自然界一切可能的对象。“存在方式”指事物的内部结构和外部联系。“运动”泛指一切意义上的变化，包括机械的、物理的、化学的、生物的、思维的和社会的运动。“运动状态”是指事物在时间和空间上变化所展示的特征、态势和规律。

信息一般经由两种方式从信息产生者向信息利用者传递。一种是由信息产生者直接流向信息利用者，称为非正规信息流；另一种是信息在信息系统的控制下流向信息利用者，称为正规信息流。