数据统计、 档案管理知识分享

报表的种类
明细表 统计表 结构表 预报及反馈表 分析报告
具体表格由集团经营管理部统一格式，负责解 释
分析报告
各管理部按季度形成分析报告
季后10日内上报集团经营管理部
集团经营管理部综合汇总、分析上报集 团董事长及决策层
第十三章 业务档案的管理
业务档案的基本范围：
（一） 已明确担保责任的业务档案 文书档案、 经济档案、 客户档案等；
档案管理人员：对借、查阅的档案的情 况进行登记造册备查
业务档案的鉴定销毁和移交
保存期限一般为：担保责任解除后两年 销毁 ： 经管理部进行鉴定
报总经理批准 进行登记造册 销毁档案时，管理部指定两人负责监销 销毁完毕，监销人员在销毁清册上签字 移交：档案工作人员调动时，在离职前 办好交接手续
业务档案的立档和保管
档案室要求坚固，防盗、放火、防鼠、 防虫பைடு நூலகம்防潮、防尘、防高温等
在保项目和已解除担保责任项目的档案 分开存放管理
管理部定期（至少每半年一次）对档案 保管的状态进行检查
档案的借、查阅
“一般档案” ： 填写《档案借、查阅审批表》 所在部门经理同意，管理部经理批准
“要件档案”、“物权凭证”： 一般不能借、查阅 如确有所需，总经理批准
第十二章 担保业务数据的统计
编制要求：真实、完整、及时
担保业务数据的统计包括两部分
（一）担保公司客户资源信息的统计 （二）已承担担保责任业务数据的统计
客户资源信息的统计
建立客户资源信息库 统计的对象：与本集团发生过业务往来的所
有客户（包括做成的和未做成的）的信息资 料。 统计责任人：
已做成担保业务 --- 管理部设专人负责 未做成业务 --- 受理专人负责 受理专人建立原始手工台帐及电子版台帐的 登记制度，于每月月初呈交管理部统一汇总
集团稽核部对所有档案的借、查阅的批准人为 稽核部的负责人，但对要件档案和反担保标的 物权力证书只允许在档案室现场查阅
档案的借、查阅
外单位人员查阅档案： “一般档案”：由业务部门经理同意， 管理部经理批准后可查阅 属机密范围的档案和“要件档案”：一 律不对外查阅
公、检、法人员因工作需要查阅机密档 案，凭单位介绍函并经公司总经理批准 后，方可查阅
核对人签名确认对原件复核的责任 填写《担保资料清单》，连同档案移交管理部 使用打码机在文件上按顺序打号 归档时间：担保合同生效后的五个工作日内
（后续发生与业务相关的资料在完成后立即交 管理部归档到原档案夹中 ）
“一般档案”资料的归档要求按以 下类别和顺序进行
A类：公司内部操作和审批资料 B类：客户基本资料 C类：反担保措施的相关资料 D类：银行资料 E类：其它相关资料
（二） 担保标的物权力证书
责任人
（一）业务档案归档责任人： 各担保业务部门
（二）业务档案的立档、管理责任人： 各公司管理部
（三）各下属支公司的所有业务档案 统一由所属分公司管理部进行管理
归档要求
一笔业务按“一般档案”和“要件档案”分两 个档案夹分别进行归档
文件档案为：原件 如为复印件，必须盖“经核对与原件相符”章，
业务档案的立档和保管
归档登记制度：对移交的档案必须分别 进行纸面和电脑登记 （台帐）
“要件档案”、“物权凭证” 由各管理部实行双人双锁控制管理 建立登记薄：对整个存、取、阅、释放 过程进行完整记录
立档责任人对所接收的档案要进行审核、 分类、编号、整理
业务档案的立档和保管
业务档案的编号： 各分公司代码 + 年份 + 部门代码 + 业务 类型 + 序列号。 例如：深圳分公司金融担保部2003年关 于证券类担保业务第一号应编为： SZ-2003-D3-ZQ-001 依此类推
第十四章 附 则
适用于现有各类担保业务
各公司可以依照本办法，根据自身业务 的特点制订具体的实施细则，但不得与 本办法相冲突，并需报集团审批后方可 实施
自二○○三年七月十日起执行，原有办 法同时作废
经过受理，但因各种原因未做成业务 的客户信息资源的统计，至少应包括
客户名称、受理日期、申请金额、业务 性质、联系人及联系方法、客户各项主 要财务指标、客户来源渠道、业务调查 部门、业务发展最终状态、未做成的原 因，等
相关业务资料由业务受理专人负责存档 保管
已担保项目业务数据的统计
已担保业务数据的原始登记和担保业务数据的 统计工作责任部门为：各管理部
报表由管理部制表人和负责人签字、确认并留 底备查， 上报总经理、经营管理部。
数据统计对外提供：由各担保公司管理部出具 结果，银行协作部统一对外提供
已担保项目业务数据的统计
报表有：月度、年度、临时 （季度、半年度）
统计区间：为上月的26日至本月的25 完成时间的要求：
当月25日后的两个工作日内 年后10日内 报经营管理部综合汇总、分析 上报集团公司董事长及决策层