组织沟通与协调1
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組織溝通與協調
• 溝通與協調的意義及目的 • 溝通與協調之重要性 • 語言表達的重要性 • 增進說話的技巧 • 建立良好的人際關係 • 溝通與協調的障礙←→改善 • 有效溝通的基本原則 • 結論
1
溝通與協調的意義及目的
• 為何要溝通與協調呢?
– 因為在企業組織中，約有７５％的時間花在協調與 溝通上，因此，組織績效的絆腳石即是缺乏有效的 協調與溝通
– 討好型(討好逢迎) – 責備型(獨裁求疵) – 電腦型(生硬無情) – 打岔型(偏離主題)
➢ 避免不良溝通方式 ➢ 運用同理心的技巧 ➢ 適時運用幽默 ➢ 切中主題
12
使用互補式溝通
P權威 A成熟 C幼稚 (自己)
P父母 A成人 C兒童 (對方)
P A C (自己)
P A C (對方)
P A百度文库C (自己)
3
語言表達的重要性
• 你一天在工作上花多少時間與人交談呢?
– 根據統計，一位經理人必須花３５％～４０％的時間 在『聽』，因此，有『聽』就有『說』，而你是聽的 多或者是說的多呢？(該聽則聽/該說則說)
• 良好的語言表達可以達到下列效果:
– 吸引別人的注意 – 增加彼此的了解 – 減少不必要的誤會（例如不好的口頭禪) – 達成共識 – 使對方立即聽懂，而做出正確的反應並執行正確行動
4
增進說話技巧的方法
• 語言清晰明確 • 內容充實有系統 • 態度誠懇、通情達禮 • 凝神傾聽、尊重接納(要雙向溝通)實例演練 • 短小精簡、訴諸感情 • 引用數據、切合主題實例演練
5
內容充實有系統
• 協調的型式
• 組織內部協調(與自身利益有關者)設法營造降 低自我利益或平衡彼此利益的氣氛，組織內 部協調(與自身利益無關者)必須注意迴避自己 有利益的牽連性，組織外部協調(與自身利益 有關者)設法營造降低自我利益或平衡彼此利 益的氣氛，組織外部協調(與自身利益無關者) 必須注意迴避自己有利益的牽連性
• 溝通是意思的傳達與瞭解 • 溝通:清楚地傳遞彼此的想法使彼此互相了解 • 態度意願與知識會影響溝通 • 協調:整合各方需求、平衡各方利益以求取共識 • 協調與溝通的目的乃為達成組織管理、激勵、
建立共識與資訊流通等功能
2
溝通與協調之重要性
• 發揮組織功能的關鍵→利用晨會(作業前協調) • 提供管理成功的保證→依靠平日良好溝通 • 建立具有共識的道路→成為生活的方式 • 活化教育成效的方式→採取協談/會議 • 防止衝突發生的手段→培養工作默契 • 成就績效卓越的途徑→有一致性的文化
有關
迴避自己有利 益的牽連性
設法營造降低 自我利益
平衡彼此利益 的氣氛
9
溝通與協調的障礙←→改善
• 傳送方面
– 環境干擾（如噪音) – 工具不靈(如收訊) – 組織龐大(產生過濾) – 距離太遠(表達不完整)
運用雙向溝通 改善溝通環境 改善傳播工具 改善組織結構 增加溝通管道
• 語意方面
– 太專業的行話 – 語意含糊 – 語氣不佳
•
严格要求安全在，松松垮垮事故来。1 2:19:40 12:19:4 012:19 Wedne sday , October 14, 2020
•
安全连着亲戚朋友，安全连着妻子儿 女。20. 10.1420 .10.141 2:19:40 12:19:4 0Octob er 14, 2020
•
全员实动，开张大吉，销售创意，呼 唤奇迹 。2020 年10月1 4日下 午12时1 9分20. 10.1420 .10.14
•
消除安全隐患，确保生产安全。2020 年10月1 4日星 期三下 午12时1 9分40 秒12:19:4020.1 0.14
P A C (對方)
交叉式溝通
互補式溝通
對等互補式溝通
13
建立良好的人際關係
• 如何協助建立員工良好的人際關係
– 推動員工協助方案(Employee Assistance Program,EAPs)
• 提供員工諮詢(給予舒解或調適或改善) • 教育服務(預防勝於治療) • 醫療(生理層面) • 休閒(增進員工接觸機會→心理層面) • 福利
組織內部
協調的型式
組織外部
無關
與自身利益
有關
迴避自己有利 益的牽連性
設法營造降低 自我利益
平衡彼此利益 的氣氛
6
凝神傾聽、尊重接納
• 報告副理，我有一件事情向您報告，上 個月我們維修組的同仁花了三天的時間 檢討改善目前所使用之衝壓生產設備， 經挑選一台進行修改測試後，已經確認 可以增加原生產量10%，生產良品率亦 相對提升了5%，希望副理可以協助我們 進行後續機台修改方案。
16
•
勿以小恶而为之，勿以小善而不为之 。20.10. 1420.1 0.14We dnesday , October 14, 2020
•
我的岗位处于良好的受控状态吗。12:19:4012 :19:401 2:1910/14/202 0 12:19:40 PM
•
来料检验按标准，产品质量有保证。2 0.10.14 12:19:4 012:19 Oct-20 14-Oct- 20
14
Johari Window
自己 通透 知道 不知道 學習
別 知道 公開 盲目
人 不知道 秘密 未知
坦誠
潛能
15
有效溝通的基本原則
• 設身處地原則→不要嚴守立場 • 尊重對方原則→不要高高在上 • 心胸開放原則→不要預設立場堅持已見 • 就事論事原則→不要攻擊別人 • 組織目標原則→不要偏離組織目標 • 合法合理原則→不要遷就導致違法 • 公開公正原則→不要各自闢室密談
語句簡單化(依對象) 問題具體化 善用肢體語言
10
北
距
西
東
距
離
乙
離
太
太
遠
遠
表
南
表
達
南
達
不
不
完
完
整
甲
整
東
西
北
11
溝通與協調的障礙←→改善
• 心理或行為方面
– 刻板印象 – 知覺差異 – 文化差異(花生與土豆) – 身份差異
克服冷漠引起興趣 減少自我防衛態度 了解對方的文化 養成傾聽習慣
• 不良的溝通方式方面
7
引用數據、切合主題
• 問:『組長，請問你目前A產品的刮痕問題 處理好了嗎?』
• 答:『經理，目前因為訂單很多，又有人請 假，我發現A產品的刮痕數量不是很多， 而且也沒有接到客戶退貨的通知 %%$&^$%#%^&^$&$**%&((^**…..』
8
協調的型式
協調的型式
組織內部
組織外部
無關
與自身利益
• 溝通與協調的意義及目的 • 溝通與協調之重要性 • 語言表達的重要性 • 增進說話的技巧 • 建立良好的人際關係 • 溝通與協調的障礙←→改善 • 有效溝通的基本原則 • 結論
1
溝通與協調的意義及目的
• 為何要溝通與協調呢?
– 因為在企業組織中，約有７５％的時間花在協調與 溝通上，因此，組織績效的絆腳石即是缺乏有效的 協調與溝通
– 討好型(討好逢迎) – 責備型(獨裁求疵) – 電腦型(生硬無情) – 打岔型(偏離主題)
➢ 避免不良溝通方式 ➢ 運用同理心的技巧 ➢ 適時運用幽默 ➢ 切中主題
12
使用互補式溝通
P權威 A成熟 C幼稚 (自己)
P父母 A成人 C兒童 (對方)
P A C (自己)
P A C (對方)
P A百度文库C (自己)
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語言表達的重要性
• 你一天在工作上花多少時間與人交談呢?
– 根據統計，一位經理人必須花３５％～４０％的時間 在『聽』，因此，有『聽』就有『說』，而你是聽的 多或者是說的多呢？(該聽則聽/該說則說)
• 良好的語言表達可以達到下列效果:
– 吸引別人的注意 – 增加彼此的了解 – 減少不必要的誤會（例如不好的口頭禪) – 達成共識 – 使對方立即聽懂，而做出正確的反應並執行正確行動
4
增進說話技巧的方法
• 語言清晰明確 • 內容充實有系統 • 態度誠懇、通情達禮 • 凝神傾聽、尊重接納(要雙向溝通)實例演練 • 短小精簡、訴諸感情 • 引用數據、切合主題實例演練
5
內容充實有系統
• 協調的型式
• 組織內部協調(與自身利益有關者)設法營造降 低自我利益或平衡彼此利益的氣氛，組織內 部協調(與自身利益無關者)必須注意迴避自己 有利益的牽連性，組織外部協調(與自身利益 有關者)設法營造降低自我利益或平衡彼此利 益的氣氛，組織外部協調(與自身利益無關者) 必須注意迴避自己有利益的牽連性
• 溝通是意思的傳達與瞭解 • 溝通:清楚地傳遞彼此的想法使彼此互相了解 • 態度意願與知識會影響溝通 • 協調:整合各方需求、平衡各方利益以求取共識 • 協調與溝通的目的乃為達成組織管理、激勵、
建立共識與資訊流通等功能
2
溝通與協調之重要性
• 發揮組織功能的關鍵→利用晨會(作業前協調) • 提供管理成功的保證→依靠平日良好溝通 • 建立具有共識的道路→成為生活的方式 • 活化教育成效的方式→採取協談/會議 • 防止衝突發生的手段→培養工作默契 • 成就績效卓越的途徑→有一致性的文化
有關
迴避自己有利 益的牽連性
設法營造降低 自我利益
平衡彼此利益 的氣氛
9
溝通與協調的障礙←→改善
• 傳送方面
– 環境干擾（如噪音) – 工具不靈(如收訊) – 組織龐大(產生過濾) – 距離太遠(表達不完整)
運用雙向溝通 改善溝通環境 改善傳播工具 改善組織結構 增加溝通管道
• 語意方面
– 太專業的行話 – 語意含糊 – 語氣不佳
•
严格要求安全在，松松垮垮事故来。1 2:19:40 12:19:4 012:19 Wedne sday , October 14, 2020
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安全连着亲戚朋友，安全连着妻子儿 女。20. 10.1420 .10.141 2:19:40 12:19:4 0Octob er 14, 2020
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全员实动，开张大吉，销售创意，呼 唤奇迹 。2020 年10月1 4日下 午12时1 9分20. 10.1420 .10.14
•
消除安全隐患，确保生产安全。2020 年10月1 4日星 期三下 午12时1 9分40 秒12:19:4020.1 0.14
P A C (對方)
交叉式溝通
互補式溝通
對等互補式溝通
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建立良好的人際關係
• 如何協助建立員工良好的人際關係
– 推動員工協助方案(Employee Assistance Program,EAPs)
• 提供員工諮詢(給予舒解或調適或改善) • 教育服務(預防勝於治療) • 醫療(生理層面) • 休閒(增進員工接觸機會→心理層面) • 福利
組織內部
協調的型式
組織外部
無關
與自身利益
有關
迴避自己有利 益的牽連性
設法營造降低 自我利益
平衡彼此利益 的氣氛
6
凝神傾聽、尊重接納
• 報告副理，我有一件事情向您報告，上 個月我們維修組的同仁花了三天的時間 檢討改善目前所使用之衝壓生產設備， 經挑選一台進行修改測試後，已經確認 可以增加原生產量10%，生產良品率亦 相對提升了5%，希望副理可以協助我們 進行後續機台修改方案。
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•
勿以小恶而为之，勿以小善而不为之 。20.10. 1420.1 0.14We dnesday , October 14, 2020
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我的岗位处于良好的受控状态吗。12:19:4012 :19:401 2:1910/14/202 0 12:19:40 PM
•
来料检验按标准，产品质量有保证。2 0.10.14 12:19:4 012:19 Oct-20 14-Oct- 20
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Johari Window
自己 通透 知道 不知道 學習
別 知道 公開 盲目
人 不知道 秘密 未知
坦誠
潛能
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有效溝通的基本原則
• 設身處地原則→不要嚴守立場 • 尊重對方原則→不要高高在上 • 心胸開放原則→不要預設立場堅持已見 • 就事論事原則→不要攻擊別人 • 組織目標原則→不要偏離組織目標 • 合法合理原則→不要遷就導致違法 • 公開公正原則→不要各自闢室密談
語句簡單化(依對象) 問題具體化 善用肢體語言
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北
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離
太
太
遠
遠
表
南
表
達
南
達
不
不
完
完
整
甲
整
東
西
北
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溝通與協調的障礙←→改善
• 心理或行為方面
– 刻板印象 – 知覺差異 – 文化差異(花生與土豆) – 身份差異
克服冷漠引起興趣 減少自我防衛態度 了解對方的文化 養成傾聽習慣
• 不良的溝通方式方面
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引用數據、切合主題
• 問:『組長，請問你目前A產品的刮痕問題 處理好了嗎?』
• 答:『經理，目前因為訂單很多，又有人請 假，我發現A產品的刮痕數量不是很多， 而且也沒有接到客戶退貨的通知 %%$&^$%#%^&^$&$**%&((^**…..』
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協調的型式
協調的型式
組織內部
組織外部
無關
與自身利益