6S管理在电脑文件管理中的应用

二、6S在电脑文件管理中的运用
（一）硬盘划分和文件架构建立的方法
1、电脑的C盘、D盘、E盘、F盘最好分类存放不同的电脑文件。
比如说：电脑系统一般装在C盘，那么，我们可以把电脑上的软件 包和各软件的安装文件放在D盘，也就是说，无论安装的是什么软 件，把安装路径统一改到D盘；E盘可以作为主要办公文件存放盘， 存放日常使用的办公数据资料等；F盘可作为备份盘使用，可用来 存放备份的文件、临时性的文件，或者存放交接时上任电脑主人遗 留的文件等。 2、重要文件一般不要放在电脑桌面，避免电脑系统出现问题时的 遗失。
（2）把无用的文件识别出来（这项可能不好分辨），对于确定无 用的文件，直接删除；对于不确定的文件，不确定有什么用或者不 确定以后会不会用到的文件，这就用到了前面提到的备份盘，统统 放到前面说的备份盘（F盘）中；
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
有没有用？
整理区分 “要”与“不要”
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
5、6S管理——素养：养成良好的习惯。素养是比清洁更高的 要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件 资料，处理所有需要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯， 形成高效的、有序的工作作风，从而从对电脑的6S管理中，养 成良好的工作、生活素养。 如果训练一个德国人或日本人，让他每天擦6遍桌子，他 一定会这样做；而一个中国人，开始会擦6遍，慢慢觉得5遍、 4遍也可以，最后索性不擦了。中国人做事最大的毛病是做事 不认真、不到位，每天工作欠缺一点，天长日久就成为落后的 顽症。同样，若电脑文件管理中不常常按6S标准进行执行，日 积月累就成为混乱、低效的源头。
要不要用？ 是不是可以 不用？ 是不是近期 要用？
整理五问？
如果删除是 否有影响？
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
2、6S管理——整顿：把要的文件放置好并做好分类，以便在使用 时用最快的速度获得所需，在最有效的规则、习惯和最简捷的流 程下完成工作。整顿的最主要目的是避免寻找时浪费时间。整顿 的活动要点是：文件存放要有固定的盘符和区域以便于查找，存放 区域要科学合理，文件存放达到可视化，存放不同文件的区域采用 不同的文件名加以区别。这种分类原则正如前面提到的，先把软件 和文档资料分开，一般把软件存放到D盘，把文档资料存放到E盘。 （1）对软件进行分类，软件安装时只更改安装盘符的话，一般是 存放在Program的文件里面，可在该文件夹里面进一步分类，比如： 哪些腾讯公司的软件，哪些是2345公司系列的软件（2345浏览器、 2345看图王等），如下图：
XXXX汽贸
——6S在电脑文件管理中的运用
目
录
一、6S定义回顾 二、6S在电脑文件管理中的应用 （一）硬盘划分和文件架构建立的方法 （二）6S在电脑文件管理中的具体应用 三、6S运用速记
一、6S定义回顾
6S是一种管理理念，其模型起 源于日本的“5S”，后续经过发展演 变为“6S管理”。 “6S”具体内容包括：整理（SEIRI）、 整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、 清洁（SEIKETSU）、素养 （SEITSUKE）、安全（SAFTY）。因 为前五个日语单词的第一个字母和 最后一个英语单词的第一个字母都 是S，所以叫“6S”。
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
文件要分类存放，文件夹的名称简洁明了
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
同一个文件若有多个版本（略有修改），可直接在 文件名后加“01”、“02”序号或直接写日期 “20180503”、“20180601”等进行区分
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
6、6S管理——安全：消除安全隐患。基于电脑系统的安全和文件 的丢失与保密而要做的相关工作。 （1）如公司统一下发或规定的有相关办公软件，应严格按照正规 网站下载，且不要私自卸载公司下发或规定的软件； （2）最好不私自安装工作无关的软件，特别是禁止安装来历不明 的软件，防止电脑染上“病毒”； （3）公司重要部门电脑需要设置开关机（离岗）密码，未征得本 人同意，其它人不可擅自动用他人电脑。
安全 （SAFTY） 整理 （SEIRI） 整顿 （SEITON）
6S
素养 （SEITSUKE） 清扫 （SEISO）
清洁 （SEIKETSU）
二、6S在电脑文件管理中的运用
可能大多数人听过工厂6S管理、店面6S管理、销售6S管 理，却很少有人听说过电脑文件的6S管理。6S管理在工厂管 理、店面管理中可以提升企业形象、提高工作效率，同理， 在日常的电脑文件管理方面，推广6S管理，也可以保证数据 资料运用时的准确性、有效性和及时性。 那么，在电脑文件的管理过程中，6S是如何实施？应该 如何操作呢？
三、6S运用速记
6S运用速记口诀
整理（SEIRI） 整顿（SEITON） 需与非需、一留一清 科学布局、取用快捷
清扫（SEISO）
清洁（SEIKETSU）
美化环境、拿来即用
形成制度、贯彻到底
素养（SEITSUKE）
安全（SAFTY）
遵守制度、养成习惯
合理保存、安全第一
高效有责 使命必达
谢谢观看
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
（2）对文档资料进行分类，分类原则按照时间和空间进行，便于 查找和处理日后失效的文件。文件夹里面的数目一般不应该过多， 最好在60个文件以内； （3）合理的文件夹结构，一般不超过3层。进行文件夹和文件规范 化的命名，在文件夹和文件比较多的情况下，可对常用的文件夹命 名加以数字标识（如01、02），也可以对文件标注日期（如：文件 管理制度20140220），文件夹会按数字的大小进行升序或降序进行 排列。
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用 整顿方法
定置 定位 定量
电脑中盘符分类，各文件归类不动
各磁盘中文件分类，所属文件夹不变
避免单个文件夹文件过多，数量适宜
百度文库定点
同类文件编号排列，井然有序
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
3、6S管理——清扫：将不需要的东西彻底清扫干净。让电脑保持 系统干净，桌面整洁，无垃圾文件的状态下。特别是有的文件或资 料当时有用，过段时间后不再有用，成为过期作废文件，这些属于 清扫的重点对象。 （1）发挥快捷方式的作用。访问比较频繁的文件或文件夹，可以 选择该文件或文件夹后右击，选择“创建快捷方式到桌面”，如此 可省去大量点开盘符和文件夹去寻找的时间，又可避免文件存放在 桌面上，系统崩溃后文件的遗失。当然，当之后该文件或文件夹不 再需要经常访问使用时，要及时清扫删除该快捷方式，以免电脑桌 面上太多东西，分散注意力、降低工作效率；
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
（2）经常处理电脑系统因运行而产生的垃圾文件。日常工作中， 有些文件是临时的，过期即可删除。电脑在运行过程中，系统也会 自动生成一些临时垃圾性文件，需要经常清理，清理可借助一些辅 助工具，如：腾讯电脑管家、360安全卫士、优化大师等。但可记 住一点：清理类软件装一个即可，多了反倒影响电脑的系统运行速 度。
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
1、去除混乱的基本点；
清扫
2、培养发现问题的习惯；
3、形成日常规范；
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
4、6S管理——清洁：维持电脑文件的简洁明了。将我的电脑中的 文件经过整理、整顿、清扫三个环节后，我们就感觉电脑中的文件 井然有序，一目了然。建立完善的结构、规范化地命名、周期性地 归档，这样可以避免寻找文件浪费时间，这并不复杂的操作却能大 大提高工作效率。 要求：维持以上整理、整顿、清洁的局面，使之程序化、制度化； 对象：电脑中的任何办公文件； 目的：维持巩固、养成习惯、防患于未然。
二、6S在电脑文件管理中的运用
我的电脑
C盘
D盘
E盘 办 公 文 件 盘
F盘
系 统 盘
软 件 盘
备 份 盘
二、6S在电脑文件管理中的运用
二、6S在电脑文件管理中的运用
（二）6S在电脑文件管理中的具体应用
1、6S管理——整理：区分“要用”与“不用”。把有用或无用 （不常用）的文件分开，分类处理。这项工作的重点是果断的把电 脑里无用或不需要的文件删除。 （1）把有用的文件挑出来，比如最近正在使用的、经常使用的文 件等；