集团办公环境管理制度

集团办公环境管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范集团及各下属机构办公环境管理，提升职工职业操守素养、创造优质工作环境，宣传良好企业形象，特自定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于集团及各下属机构办公场所。

第三条释义

办公环境指集团及各下属机构的办公楼或办公场所的环境及形象。办公环境管理要素包括：办公场所标识管理、工位管理、办公桌椅管理、办公环境管理标准、职员着装管理、职员仪容仪表要求以及会议室管理、办公用品管理、办公家具管理等。

第二章办公环境管理

第四条办公场所标识管理

（一）各机构办公场所标识包括企业标识、办公区域标识、部门标识、办公室门牌、公告栏、接待水牌、紧急出口标识、办公桌旗、会议室门牌、管理人员胸卡等。

（二）集团行政部门负责办对公场所标识执行情况统一管理和监督。（三）各机构办公场所的各种标识的规格、颜色、使用位置等方面应严格按照统一规格执行。其他未规定区域及部位由各机构行政部门根据具体情况制订相应的补充规定，并报集团行政办审核备案。

4、办公场所内的门牌、指示牌等标识牌的安放位置与高度应整齐划一。

第五条工位管理

（一）工位指行政部门依据工作性质为每一位职员工提供的办公座位，包括办公室、办公桌、办公椅、文件柜、更衣柜等。

（二）各机构工位管理由行政部门统一负责；行政部门依据实际工作需要有权对职员工位进行调整。

（三）工位属于企业资源，由行政部门统一分配使用，任何职员不得随意占用，职员离职必须将工位交还管理部门。

（四）职员如因病假、事假超过一个月以上（依据国家法律规定享受的产假等福利假期除外）以及无故旷工三日以上或违反机构其他相关管理规定的行政部门有权对其工位进行调整或收回。

（五）职员离职须及时办理工位交接，交接内容包含办公桌、办公椅、文件柜、更衣柜、办公用品、办公设备（电脑、电话等）、房门及各类柜门钥匙等等，如有丢失或损坏，须依据行政部门相关管理制度进行赔偿。

第六条办公环境管理

（一）各机构行政部门，应对其所管辖的办公区域进行统一规划，因地制宜，设立专门档案室、资料库、茶水间，开辟打字复印室等功能区间，做到办公区域整体规范、整洁和美观。

（二）行政部门应为职员采购并提供统一标准、规格、颜色和品牌的电脑、办公桌椅、文件柜、电脑主机柜、更衣柜、办公用品等，任何个人未经行政部门审核不得在办公区域随意添置生活用品或办公设施。

（三）每一位职员个人的办公区域都应遵守办公物品放置标准，承担其对所使用的工位及办公桌面规范管理应尽的责任和义务。

（四）每一位职员都应对其保管的文件柜和办公抽屉进行清理，随时将历史文件、资料、图纸、图书等转交相应管理部门入档案室、资料库保存。

（五）在工作时间内，职员的工位及办公周边环境须保持整洁，不得存放与工作无关的物品。

（六）随时保持办公区（包括桌面及座椅周围）的清洁，各种办公用品摆放做到整齐划一，摆放标准如下：

1、办公室：（参见附件图1-1）

（1）所有办公家具、花卉绿植、陶艺作品、文件柜、更衣柜等均按此类模式摆放，其他任何人员不得随意挪动原有物品位置或改变办公室原有格局；

2、所有文件及私人物品都必须存放柜中，不得在办公室内暴露摆放或堆积任何物品或文件资料。

2、办公桌面：（参见附件图1-2）

（1）除电话机、台历、笔筒、水杯、电脑、便签盒等设备和物品外，其它物品一律放回抽屉或文件柜里，不得摆放或堆积在办公桌面上。（2）电话机、台历、笔筒、水杯、电脑、便签盒等设备和物品因按此类模式摆放，做到位置统一、角度一致；

（3）电脑显示器应于办公桌面左侧正向摆放，位置为距离办公桌边距25cm处，电话应放置在左手或右手边（根据具体情况确定）, 摆

放位置相同或一一对应，做到行列成线；

（4）文件夹应摆放在班台的右前侧；左式办公桌左前方；右式办公桌右前方。

（5）在同一区域内，电脑、电话的颜色、规格、品牌、朝向位置应做到统一，不得随意添加或改变原有配置物品所规定的属性.

（6）办公桌下除电脑主机（含主机柜）、办公柜、废纸筐外不得放置其他任何物品；左式办公桌电脑主机（含主机柜）一律放在右侧，办公柜统一放在右侧；右式办公桌电脑主机（含主机柜）一律放在右侧，办公柜统一放在左侧；废纸筐统一放在两个办公桌下之间空隙处。（7）办公桌下办公柜顶不得放置任何物品。

3、办公椅：参见附件图1-3

（1）在同一办公区域内，办公椅的颜色、规格、品牌、样式应保持一致，任何人不得随意添加或改变原有配置座椅所规定的属性；（2）办公椅上不得随意搭载或堆放任何物品，下班后或长时间离开座位应将办公椅推入办公桌下。

4、文件柜：参见附件图1-4

（1）在同一办公区域内，文件柜的颜色、规格、品牌、样式、位置应保持一致，任何人不得随意添加或改变原有配置文件柜所规定的属性；

（2）文件柜内文件资料应放入规格、颜色、式样统一的文件盒内，整齐排列摆放，图书、期刊应按照规格大小进行分类摆放，做到整齐美观；

（3）文件柜应存放即时使用或处理的办公文件或资料，不得存放私人物品，长时间不用或历史文件应移交档案室或资料库保存。

5、更衣柜：参见附件图1-5

（1）在同一区域内，更衣柜的颜色、规格、品牌、样式、位置应保持一致，排列整齐，任何人不得随意添加或改变原有配置更衣柜所规定的属性

（2）更衣柜内应以存放职员应时更换的衣物、各类包等私人物品为主，不提倡存放部门文件或资料，不得存放贵重物品或大量现金。（七）办公区域内计算机连接线、电话线、网线等线路应隐蔽电脑桌下，不得暴露明线，保持外观整齐。

（八）职员及各部门获得的各类奖杯与奖品，可统一交到展厅或会议室存放，不得在办公区内摆放。

5、每一位职员都应对其工位卫生的承担责任，随时检查个人工位的环境卫生，应保持地面清洁，做到无尘土，无污染、无烟火、无其他废弃物；

（九）办公区域绿色植物应摆放整齐、美观，绿植必须保持清新茂盛。（十）部门桌旗应放置在各机构部门总经理以上职员的办公桌上，位置为办公桌左手边距上方10cm处；

（十一）会议室、接待室、客户服务签约室、签约仪式使用桌旗应放置在会议桌正中间，或会议主席桌前面。

（十二）职员只能在规定的吸烟区内吸烟，接待室、会议室、公共办公区域、卫生间等公共场所严禁吸烟。