第六章 档案登记和统计

第六章档案登记和统计

第一节档案登记和统计概述

一、档案登记和统计的一般概念

登记与统计是社会各领域普遍采用的两种关系极为密切的综合性管理手段。登记有两种类型:一种是带有司法行为性质的认证性登记;一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记。

二、档案登记和统计工作的任务和要求

（一）准确性

（二）及时性

（三）科学性

三、选定档案统计指标

（一）确定档案统计指标的原则

（二）档案统计指标的主要内容

四、档案统计调查

（一）统计报表

（二）专门调查

五、档案统计资料整理与统计分析

统计调查获得的资料是分散的、大量的、原始的。为了把这些资料集中起来系统化，反映宏观和微观两个方面的情况，必须对统计资料进行整理。

六、案卷数量和状况检查

检查案卷数量和状况的目的在于查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符，发现被损坏的案卷或字迹模糊需要修复，需要重新装订、消毒或复印的文件。

七、档案统计标准化

（一）建立、健全统一的档案统计工作制度

（二）统一报表的格式

（三）统一计量单位

第二节档案室的登记和统计工作

《机关档案工作条例》第十五条规定:机关档案部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送“档案工作基本情况统计表”。

一、档案状况登记

（一）卷内目录

（二）案卷目录

（三）归档文件目录

（四）总登记簿

二、档案工作状况登记

（一）工作日志

（二）人员进出库房登记

（三）档案出入库登记

（四）档案清点、检查登记

（五）档案利用登记簿

（六）利用者登记卡

（七）档案借出登记簿

（八）档案复制、摘抄登记表

第二节档案馆的登记与统计工作

一、收进登记簿

收进登记簿是用来对档案馆所收进的档案进行最初统计的统计文件。

二、全宗名册

全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗顺序号的登记册。

三、全宗单

全宗单以全宗为单位分别登记，在档案初次进馆登入收进簿和全宗名册之后填写。

四、案卷目录登记簿

案卷目录登记簿用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量，固定案卷目录顺序号。

第四节档案行政管理部门的

统计工作

各级档案行政管理部门对所属业务指导工作范围以内的档案材料、档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况，应该具体、精确、系统地了解，以便根据上级的指示结合所属地区、单位的实际情况，进行业务指导工作。

一、全宗卡片

全宗卡片是全宗单的简化形式，它用来统计每一个全宗档案的情况。卡片由档案馆填写，并向档案行政管理部门报送，其格式和内容国家档案局已有统一规定，应由各级档案行政管理部门统一印制全宗卡片，下发所属档案馆填报，卡片由档案行政管理部门管理使用。

二、全宗变化情况年度报表

档案馆向档案行政管理部门报送全宗卡片以后，每年应向档案行政管理部门报送全宗变化情况年度报表，说明每一全宗内档案增减变化情况，档案行政管理部门将报表反映的情况填在全宗卡片上。

三、档案机构、人员基本情况统计表

这部分的具体内容详见国家档案局制发的、经国家统计局批准的《档案机构、人员基本情况表》。

思考与复习题：

1.简述档案统计的任务和基本要求。

2.档案室的登记与统计工作主要有哪几种形式?

3.档案馆的登记与统计工作主要通过哪些形式?

4.档案行政管理部门的统计工作主要通过哪几种形式?