文件管理体系文件

人和商业控股有限公司经营管理事业部

文件管理体系执行程序

目录

一、建立文件管理体系的目的 (2)

二、文件管理体系定义 (2)

三、文件发布类型 (2)

四、文件发布形式 (2)

五、文件管理原则 (2)

六、文件类别 (3)

七、文件收发流程 (4)

八、文件保管、借阅管理 (4)

九、文件管理体系表单模板和行文标准格式 (4)

一、建立文件管理体系的目的

1.加强事业部文件管理，规范事业部行文程序；

2.强化文件体系为决策服务的作用；

3.凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。

二、文件管理体系定义

1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文；

2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。

三、文件发布类型

1.上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文

2.平行文：经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文

3.下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文

四、文件发布形式

1.对内发布：纸质、OA办公系统

2.对外发布：纸质、公司网站、信箱

五、文件管理原则

1.保密原则：凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以

保障，相关责任人须签署保密协议；

2.归口管理，专人负责原则：文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口

部门指定专人负责；

3.实效性原则：文件的处理与执行要讲求效率，以追求文件的实际效用为

目标；

4.标准化、规范化原则：所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制

定的规范标准，以使文件管理系统的运转高效、有序。

六、文件类别

经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。

1.外部来文

外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。按来源可分为：

①政府相关职能部门

②行业协会、社会团体、民间组织

③公司或其他事业部

④其他企事业单位等

2.内部文件

内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。内部文件按类别可分为：

①行政管理类文件

a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更

b.经营管理事业部重大活动

c.行政事务

d.企业文化

e.法律事务

f.劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等

g.员工教育和培训

h.消防保卫

i.外事工作

②经营管理类文件

a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表

b.资产管理、产权变动

c.公司宣传

d.商务合同

e.物资采购、保管和使用

f.招投标管理

③设备物品类文件材料

a.购置设备物品的审批，购置合同等

b.设备的验收和安装调试

c.设备物品的使用、维护和更新

七、文件收发流程

1.收文管理流程

行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总/总经理批示→行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理

2.发文管理流程

发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档

八、文件保管、借阅管理

1.文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管

理。

2.因工作需要借阅文件时，须填写《文件借阅审批单》（见【附件二】），并

经相应审批人批准后借阅，归还时文件管理员应及时归档。

3.借阅人必须保持资料的完整性，不得破损。

4.如文件已过保存期限，须填写《文件销毁申请单》（见【附件四】）并经

相应审批人批准后销毁。

九、文件管理体系表单和行文标准格式

【附件一】文件归档登记表模板

文件归档登记表

序号归档日期文件名称文件编号归档人经办人备注1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

备注：标有密级的文件应在备注中写明。

【附件二】文件借阅审批单模板

文件借阅审批单借阅申请部门申请人

文件名称

借阅日期归还日期

借阅目的：

部门经理审批主管副总经理审批

总经理审批

【附件三】文件借阅登记表模板

文件借阅登记表

文件名称编号借阅类型借阅时间返还时间借阅人签字保管人签字

□借阅□复制

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【附件四】文件销毁申请表模板

文件销毁申请表文件名称

文件类别

归属部门

正/副份数保存期限

销毁原因

经手人部门负责人审核行政办经手人行政办负责人复核

总经理审批

备注