行政费用报销要求及模版月更新

行政费用报销要求及模板

——2016年7月——

一、邮件题目要求：

为方便搜索及查找费用审批邮件，请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额！

XXX（区域/城市）XXX分公司/营业部－XX费用报销/付款/借款申请－XXX元

举例如下：

天津和平营业部－**月份物业费付款申请－****元

石家庄鹿泉分公司－**月份日常行政费用报销申请－****元

山东济宁分公司－2016年暖气费用借款申请－****元

二、日常行政费用报销：

（一）模板：

您好，***营业部申请报销**月份日常行政费用共计***元，费用明细如下:

1、办公用品费用***元（当月在职**人）；

2、保洁费用***元；

3、名片制作费用***元（**元/盒，*盒/人，*人）；

制作名片人员名单：***、***、***、***（也可将名单上传于附件）

4、工牌制作费用***元（**元/盒，*盒/人，*人）；

制作工牌人员名单：***、***、***、***（也可将名单上传于附件）

5、打印纸费用***元（*包，平均**元/包）；

6、快递费用***元；

7、鼠标/键盘采购费用***元：

鼠标/键盘***元：**个，平均**元/个；

8、员工生日福利费用***元（**人，80元/人）：

9、其他行政费用共计***元：

（1）企业文化墙费用共计***元（均为品宣部下发样式模板）：KT板（长*宽）：**元/个，*个，**元；

洗员工照片（用于照片墙）：**元/张，*张，**元；

（2）维修费用共计***元：

维修卷帘门***元；

维修电脑（做系统/更换硬件）***元

（二）注意事项：

1、发票抬头及税号请见下文。无法开以微金总部名称为抬头的合规发票的，需要在相应费用后注明无法开票原因及准备了何类型票据作为

2一起

3、办公用品费用标准：10元/每人/月（每个营业部每月只可申报一次，不累计，建议于月底申报），需要在邮件正文中注明采购当月的在职员工人数，邮寄来时必须提供商家盖章的办公用品清单，也可在发票上直接打印出明细。如在超市买的，开发票时超市收回小票，可以提前拍照，邮件上传照片，邮寄时打印；如在文具小店购物没有发票的，请让商家提供收据并且写一个清单，然后附上抵票与报销单据一同邮寄。

4、打印纸费用标准：95元/箱，5包/箱，即均价不可超过19元/包，此费用不计在10元/人的办公用品费用之内。

5、保洁费用标准：300元/月（每个营业部每月只可申报一次，建议于月底申报）。

6、快递费报销，邮件正文要写清楚明细，寄来时在报销单后边要有发

票及写有金额的快递单，两者必须能对得上且缺一不可。快递费用自2016年1月起实行月报制度，每月只可申请报销一次，申请时上传《快递费用明细表》。每月快递费用累计较多营业部可自行与快递公司签署协议，保留好快递底单，并于《快递费用明细表》中作好记录，累计至月底统一结帐并开发票，此费用可申请报销，亦可申请对公付款。

7、名片费用标准：10元/盒（一线城市15元/盒），2盒/人/月，注明

制作人员名单。

8、工牌费用标准：10元/套，1套/人，注明制作人员名单。

三、差旅费报销申请：

（一）邮件题目及正文内容模板：

题目： XXX分公司/营业部－XXX（姓名）**月份出差***（地点）差旅费报销申请－XXXX元

正文内容格式：

您好，XXX（区域及城市）XXX分公司/营业部****（职级）***（姓名）因****（事由）于2016.**.**至2016.**.**到***（地点）出差，现申请报销差旅费共计****元，费用明细如下，请领导审批。

（如：您好，天津宝坻营业部经理郭文杰、业务主管杨光然、肖全共3人因参加华北大区工作会议于2016.4.8至2016.4.10到石家庄出差，现申请报销差旅费共计385元，费用明细如下，请领导审批。）

1、车票费用共计***元：

（1）火车票费用共计***元：

16.**.** ***至****火车票动车/高铁*等座 ***元/张 **人共***元；

16.**.** ***至****火车票动车/高铁*等座 ***元/张 **人共***元。

（2）长途汽车（大巴车）费用共计***元：

16.**.** ***至**** ***元/张 **人共***元；

16.**.** ***至**** ***元/张 **人共***元；

2、打车费用共计***元：

16.**.** ***至**** ***元；

16.**.** ***至**** ***元。

3、住宿费用共计***元：

16.**.** ***（城市）***（酒店）住宿**天 **间 ***元/天共***元。

4、餐饮费用共计***元：

（二）注意事项：

1、出差费用应先经由谁审核：

如出差申请单及费用报销单上有出差人直属上级领导签字的，可直接提交报销邮件；如无法签字只能走邮件审批的，需要将出差行程及费用明细都发给出差人的直属上级领导一同审批，如有需要分摊其他营业部的情况，也需要在邮件中注明，待其上级领导同意后再将邮件转发给行政对接人进行审批，否则无领导同意邮件不予报销。

如：营业部在职人员出差，则只要营业部经理在报销单上手签字即可；营业部经理出差，由于直属上级领导为城市经理或区域经理，不在身边无法在报销单上签字，则必须先发邮件让领导审核费用。

2、费用归属：题目与报销单右上角营业部名称应一致

城市经理以上领导出差，到哪个营业部出差，差旅费就应归属到相应营业部，则报销单右上角亦应填写此营业部，邮件题目上最前边亦应为此营业部，三者必须一致；若是到自己管辖的上级区域或其他区域出差，则费用为区域内营业部分摊，报销单右上角可写“****区域分摊”，请上传费用分摊表（出差领导本人签字），并在邮件正文写明分摊费用详细（或正文放置分摊表截图），一同交于其直属上级审批。

3、《达飞－费用报销制度》差旅费用标准审核对照程序：

（1）先看第5页最上边的职级解释的表，从右边找到出差人员所属职务，对照左边的职级解释进行标准定位；