项目公司监理项目档案管理办法
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华电国际项目管理有限公司项目监理档案管理办法
华电国际项目管理有限公司
年月
审批：年月日审核：年月日编写：年月日
目录
一、总则
二、编制依据
三、项目文件的管理及职责
四、监理部的档案管理职责
五、项目监理档案的组卷及编号说明
六、表式编号
七、移交时间、份数及办法
八、监理部移交建设单位归档内容
九、监理部向项目管理公司总部移交内容附件1: 监理项目文件管理流程
附件2：监理部移交建设单位归档内容
一、总则
项目监理文件是项目监理单位在工程建设监理活动中形成的文件，是监理企业人员素质、管理水平的综合体现，也是保证建设行为的合法性、合理性和经济性的见证。为进一步加强对建设工程监理文件的有效管理，促使文件资料的规范化,为监理人员开展工作提供准确、及时的信息服务，确保工程竣工后监理档案资料的规范移交，特制定《项目监理档案管理办法》。
二、编制依据
《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2014；
《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T241-2012；
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002；
《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2014）
电力建设施工质量验收及评价规程DLT 5210.2-2009
《建设工程监理规范》（GB50319-2013）
《建设工程监理工作规程》（DB37/T5028-2015）
《电力建设工程监理规范》（DL/T 5434—2009）
《火电工程达标投产验收规程》（ DL5277-2012）
《水电水利工程达标投产验收规程》（DL5278-2012）
《风力发电工程达标投产验收规程》（NB/T31022-2012）
《光伏发电工程达标投产验收规程》
《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2016
与本工程有关的合同
三、项目文件的管理及职责：
1．总监理工程师负责本项目监理部档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、积累、整理、移交工作。
2．项目监理部信息管理员负责文件资料的管理和计算机、复印机、传真机、数码照相机等的日常维护和管理。
3．信息管理员负责文件、工程监理资料、技术书籍、公司质量管理体系文件、图纸等技术资料的接收、登记、发放、借用、保管、归档，根据现场情况每月清查一次。监理资料要做到“查得到，调得出”，确保资料完整、方便查阅。
4．监理人员发出的通知、报告、总结、报表、记录等监理文件，经总监理工程师审阅后，由信息管理员统一编号、登记、打印、分发。监理资料执行完成后及时归档，并将目录录入计算机内，由监理部发出的文件应做出备份以免丢失。
6．监理月报由监理工程师提供原始资料（监理工程师工作月小结），经总监理工程师审批后，由信息管理员编辑、打印、分发。
7．监理日志由总监理工程师或总监代表负责记录，监理合同完成后上交公司。
8．监理大事记由总监理工程师负责记录，监理合同完成后上交公司。
9．监理日记由监理工程师每日填写，总监理师(总监代表)定期审阅。监理日记属监理活动的原始记录和监理部共有的信息资源，监理人员调离监理部时应交回监理日记。
10．负责组织施工图的会检工作，并参加设备开箱验收；
11．负责将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工档案质量负责审查，并签署审查意见，以确保竣工档案的完整、准确、系统。
12．负责监督并收集业务范围内形成的有关专项报告、验证材料及监理文件的整理、立卷，经审查合格后向建设单位移交归档。
13.监理项目文件管理流程（附件1）
四、监理部的档案管理职责
1.对监理工程师在项目监理工作中形成的文件进行收集并管理；
2.负责对各参建单位在工程建设中形成的项目文件的完整、准确性进行审查；负责对竣工档案的编制以及案卷质量审查，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查，并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章；
3、负责项目监理工作中形成的具有保存价值的文件进行系统整理，移交建设单位和项目管理公司总部存档。
五、项目监理档案的组卷及编号说明
1、监理文件按性质可分为监理管理文件、审查文件、记录文件、其他文件四类；
⑴管理文件是指监理在各项管理活动中形成的文件，内容包括：监理大纲、监理规划、监理实施细则、施工阶段质量评估报告、监理总结等；
⑵审查文件是监理单位按照国家相关法规及合同要求，对项目造价、进度、安全、质量等进行监督管理而形成的文件，内容包括：项目技术报审文件、工程进度控制报审文件、工程质量控制、验收报审文件、工程造价控制报审文件；
⑶记录文件是监理在项目建设监理活动中形成的记录性文件，内容包括：监理日志、监理旁站记录（见证记录、平行检验记录）、监理工程师通知单、监理工作联系单等；
⑷监理其他文件包括监理月报、周报、会议纪要、简报等。
2、监理文件应按文种、专业、时间等特征组卷，按综合性管理文件、监理策划、监理记录、
监理会议及报表等内容收集整编。
3、监理文件分类隶属于8大类，归860～863。监理文件档号由项目代号、分类号、案卷流水号三段组成，
六、表式编号
1 、常规编号方法（简称“常规编号”）：
单位代码-机组代码-标段代码-专业代码-表格编号-流水号
（1）单位代码：
施工标段编号类别单位代码单位名称
建设单位
监理单位
设计单位
施工单位
A标段、D标段
B标段
0标段、C标段
（2）机组代码
公用系统采用“00”字头，单机按“1号机组”、“2号机组”单独填写。属1号机组的取“01”，属2号机组的取“02”。
（3）标段代码
标段代码标段名称备注
0 场平工程
CQ 厂前工程
A A标段
B B标段