企业档案电子化管理分析

企业档案电子化管理分析

发表时间：2019-04-24T16:56:25.750Z 来源：《基层建设》2019年第2期作者：黄敏玲

[导读] 摘要：对于企业来说，计算机是必不可少的办公工具，顺应了当前时代的方便快捷的要求，而将档案与电子计算机技术结合起来就更是时代发展的必然趋势。

广东南海电力设计院工程有限公司 528200

摘要：对于企业来说，计算机是必不可少的办公工具，顺应了当前时代的方便快捷的要求，而将档案与电子计算机技术结合起来就更是时代发展的必然趋势。在这种时代发展的趋势下，档案电子化的管理就越来越普遍，虽然它越来越普遍，但企业档案的电子化管理却依旧存在着许多问题，本文就这些问题展开了论述，并对这些问题提出了相应的解决措施。

关键词：企业档案；电子化管理；计算机；电子数据

引言

传统的归档立卷方法不但操作繁琐、复杂，主观随意性大，而且案卷质量难以把握，无形中加大了档案管理人员的工作负担，使文书立卷制度在许多单位成为空谈，也影响了档案的利用。随着电子计算机的广泛应用，推动现代化档案管理的迅速发展，对企业档案管理工作提出了新的要求、那就是推进企业档案管理的电子化、现代化进程，最终将企业档案全部电子化。

一、企业档案电子化管理的用途

将传统的纸质档案通过现代化的电子、数码设备输入、扫描、照像转换成电子档案，是对企业梢案管理的一次革命，是历史发展的一大进步，代表了企业档案管理的发展趋势，将为企业的生存和发展提供重要的支持和帮助。

1.1有利于企业档案的保存、保管、保护

传统的纸质档案对环境有严格的温度、湿度要求，并且需要防腐蚀、防虫害、防鼠咬，日积月累，需要占用很大的空间和固定建筑，而档案实现电子化后，简单小巧的磁盘或其记忆材料就可容纳档案库的全部内容，不但占用很小的设施，而且非常便于保存、保管，也非常便于建立备份、复制，有利于长久存档。

1.2有利于企业对档案的利用和技术开发

企业档案实现电子化后，可以与企业的OA、ERP系统联网，对需查阅档案的管理、技术人员实行分级授权，在网上就可查阅、下载档案资料，这就免去了管理、技术人员到档案库房查阅、摘抄、复制等繁锁的工作，大大便利管理和技术开发工作。比如，技术人员要想进行技术改造或革新，只需在网上下载企业的工艺包，并在上面设计、开发新的技术方案，就可以完成技术改造设计方案了，为技术人员带来了极大便利。

1.3便于企业之间的技术交流

过去，企业之间的技术交流、企业之间技术谈判，技术人员要带上大包小包的技术资料，携带难度较大。实现档案电子化后，技术人员只需带上事先下载好的技术资料，用什么资料，就从电脑里调取什么资料。

二、企业档案电子化管理目前存在的问题

2.1表面上的档案电子化管理

很多企业在档案管理这一块没有完善的管理制度，对于电子化档案管理没有急切的需求，其对档案电子信息化管理并没有一个全面的、正确的认识，认为电子化档案管理浪费资金资源。这种对档案电子化管理模式的偏见导致其对于企业档案电子化方针的落实不够彻底，这就出现了“电子录入，纸质归档”，只用计算机录入重要文件的目录，最终归档却没有建立电子档案库，而是利用传统的纸质归档。这种看似运用了电子化管理，其实也只是徒有其表，最多算是“半电子化管理”，这样的现象无非两个原因：一是对于档案电子化管理的认识不够，二是对于档案电子化管理的重视度不够。关于档案电子化管理的徒有其表，还有档案管理人员的技术人员专业素质不够强硬的现象，导致档案管理电子化的运用不爱重视，甚至使之成为摆设，这就可能出现计算机运行管理系统时出现不便的现象。

2.2档案电子化管理下的安全性

信息化的高速发展关键就是资源共享，与此同时，知识产权的概念就渐渐模糊了，隐私的保护是互联网信息时代值得注意的问题。档案电子化管理的实现就可能会连接到公司的网络，这就使得档案库不再是一个独立的系统。对于有些不法分子而言，这就是盗取档案资料的切入点，这就影响到公司正常运营，给企业造成无法估量的损失。

技术的成熟带来的便利让人运用电子化管理档案更加得心应手，但是也会有更多的盗窃手法对电子档案构成威胁。安全问题无小事，知识、技术的流失对于企业而言是无法估量的损失。

2.3档案电子化管理的真实性

随着档案电子化管理的推行，各种不规范甚至违法的行为也随之出现。纸质档案的录入具有保存原件的真实性，其有任何改动都易察觉，原件的保存可以很好地解决知识产权的归属问题，这也就是纸质档案所具有的真实性。但电子信息化的档案在录入调出时存在复制的现象，这就使得原件容易遭到泄露，加之计算机系统易受到外来因素的干扰可能导致资料的流失，就如病毒的侵入、计算机自身系统的崩溃等等。

2.4硬件设施的不完善

企业档案电子化的管理要求硬件设施的完整，系统的运行建立在硬件设施的基础上。档案的存入保留是永久性问题，新档案的录入也要和旧档案不冲突，档案的不失真等问题都是在建立电子档案库时需要注意的问题，这同样也是对硬件的要求。存储库的硬件设施关系重大，同时其他的硬件设施也同样很重要，录入过程的连续性需要电力的连续性供应等，这些都要求硬件设施的完善。

三、企业档案电子化管理的解决策略

3.1提高电子化档案管理的真实性和有效性

利用电子信息技术进行企业档案管理的目的是采用高科技手段来提高企业档案管理工作的质量和效率，为企业的发展提供更多的便利。但是企业档案电子化管理必须要建立在保证企业档案真实性和有效性的前提下。目前随着社会经济的发展和科学技术的普及，越来越多的人能够熟练掌握甚至精通计算机信息技术，给企业档案电子化管理带来了一定的安全隐患。不法分子可以利用计算机技术侵入企业的网络系统，篡改企业的档案信息，严重影响到企业档案的真实性和有效性。如何保证企业电子档案的真实性和有效性是企业档案电子化管

理中的重要问题，也是企业档案电子化管理中的难点问题，要做好这方面工作，首先需要企业能够加强对企业档案电子化管理的信息技术支持，以技术性策略来加强对电子档案的管理，建构完善的电子化档案管理机制。其次，还要求政府能够出台相关的政策，加强对计算机的保护，约束网络不法分子的行为。最后，还要求企业能够实行双轨制档案管理，即企业在实现电子化档案管理的同时，也不能放松对纸质档案的管理。这样可以保证企业电子档案被篡改或者流失后能够及时采取有效措施来进行弥补，保证电子档案文件的真实性和有效性。

3.2加大对企业电子化档案管理的投入

要做好企业档案电子化管理工作需要企业根据时代发展的要求，加大相关投入。企业档案电子化管理需要加大的投入包括以下几个方面：

1）加大技术投入。企业档案电子化管理是以信息技术为支撑的，要保证企业档案电子化管理的工作质量和效率，防止企业电子档案受到网络不法分子的侵袭，企业必须要加强对电子档案管理的科技投入，通过不断引进先进的科学技术来保证档案管理的工作质量。例如，企业需要引进国际上先进的防火墙技术和保密技术，加强对企业电子档案的安全保护。企业还需要适时更新档案管理的硬件和软件，防止因为技术设备过于落后而给不法分子以可乘之机。

2）加大人才投入。企业档案电子化管理必须要求企业加强对电子档案管理的人才队伍建设，培养更多的专业技术人才。此外，企业档案电子化管理工作还要求管理部门能够根据电子档案管理工作的特征，为档案管理部门合理设置岗位和人员，如岗位应该包括办公室文员、档案接收员、档案输入员等。每个岗位安排一至两个员工，建立完善的工作流程和管理流程，有利于促进企业电子档案管理的有序发展。

3.3做好电子档案文件保管工作。

电子档案管理工作的另一个重点还在于加强对档案文件的管理。从理论上来说，电子档案文件一旦归档，就可以永久性地保存，其具有保质、保量的作用，在文件保管方面具有一定的优势。但是，由于电子信息系统受外界因素如空气湿度、气温、热度等影响较大，因此，在对电子档案文件进行保管时，管理人员一定要采取有效的措施，隔绝外界因素对电子档案和计算机系统的危害。物理隔离的方法是企业档案电子化管理过程中经常使用的方法之一，其可以有效地将电子档案管理的外界因素进行隔离，防止网络不法分子的入侵。此外，企业还需要做好管理工作。电子化档案管理工作容易受到多种因素的影响，包括自然环境、人为因素等，这些危险因素防不胜防，很有可能发生意外情况导致企业电子档案流失或者受到损毁。因此，企业档案管理人员在输入电子文件的同时就要对文件进行备份，做好安全防范工作。

3.4配备必要的电子、数码设备硬件

企业要投入资金为档案管理配备计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件，建立档案电子化的载体和数据库，实施内部局域网络，结合内部的系统资源，为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案创造有利的硬件条件。

四、结束语

综上所述，新形势下企业在电子化档案管理过程中还存在不少问题，要解决这些问题，提高企业档案电子化管理的工作质量和效益必须要求企业能够提高电子化档案管理的真实性和有效性，加大对企业电子化档案管理的投入，并做好电子档案文件保管工作。

参考文献：

[1]企业档案电子化管理之我见[J].陈淑荣.兰台内外.2016（05）

[2]档案电子化管理面临的问题及优化对策探讨[J].冼其芬.中国管理信息化.2013（14） [2]有关档案电子化管理的几点思考[J].纪铁利.计算机光盘软件与应用.2012（09）

[4]档案管理电子化及分级检索系统初探[J].金燕.中国现代教育装备.2010（17）

[5]新形势下如何对企业档案进行有效管理[J].余建华.黑龙江档案.2015（02）

[6]企业档案与企业文化的相互作用[J].刘春蓉.中外企业家.2014（14）