论信息化项目的范围管理

摘要

根据国务院审改办关于将‘外国人入境就业许可’和‘外国专家来华工作许可’整合为“外国人来华工作许可”，做好两证整合工作，实现工作许可、签证与居留的有机衔接，建立标准统一、程序规范的外国人来华工作许可制度。2017年，我公司承建了国家某局的外国人来华工作管理服务系统，该项目软件投资**万元，项目涉及用户遍布全国各地，且每个省都有地方许可管理制度，政府职能的转变引起的范围变更，所以范围管理在这个项目中显得尤为重要。

结合上述项目，首先阐述了我对信息化项目范围管理理论上的认识和理解，然后，根据该项目的具体特点，从制定范围管理计划、收集需求、范围定义、创建WBS、确认范围、控制范围六个方面，详细论述了我在该项目中的范围管理工作。并针对项目实施中遇到的具体范围问题，介绍了我的相关分析及处理方案。最后，提出了我对信息化项目范围管理的收获。

论信息化项目的范围管理

一、项目概述

根据国务院审改办关于将‘外国人入境就业许可’和‘外国专家来华工作许可’整合为“外国人来华工作许可”，做好两证整合工作，实现工作许可、签证与居留的有机衔接，建立标准统一、程序规范的外国人来华工作许可制度。2017年，我公司承建了国家某局的外国人来华工作管理服务系统，该项目软件投资***万元，涉及全国审批机构***家及用人单位***多万家。信息中心为该项目的甲方，全国审批单位、受理点及用人单位为该项目的用户。本项目主要包含1个中心，引智数据中心；2个标准体系，国际人才测评体系，知识管理体系；3个应用，用人单位申报系统、来华审批系统以及数据监管系统； **个功能模块。软件开发周期为12个月。

由于该项目是国务院审改办重点项目，国家局领导和各个地方领导非常重视，要求高质量、高标准的要求完成。项目涉及用户遍布全国各地，且每个省都有地方许可管理制度，政府职能的转变可能引起的项目范围变更，所以范围管理在这个项目中显得尤为重要。

作为本项目的项目经理，我直接负责该项目的管理和实施，根据项目需要，我组建了一个17人的团队，分别为：需求分析及总体设计3人，软件系统开发

8人，测试2人，客服4人。

二、对项目范围管理的理论认识

在充分分析了项目的特点的基础上，我认为项目的范围管理是本项目成功的关键。通过项目管理相关的理论学习，我认识到，项目范围管理包括：1、编制范围管理计划，2、收集需求3、范围定义，4、创建工作分解结构，5、范围确认，6、范围控制这6个管理过程。其中，前4个过程属于计划过程组，后2个属于控制过程，这也就是说，要做好一个项目的范围管理，尤其要注意范围计划的制定和实际项目范围的控制工作。

1、根据项目实际情况制定切实可行的范围规划

范围管理计划是项目范围的基础，在项目初期，我以外国人来华工作管理服务系统项目管理计划、招标文件、中华人民共和国行政许可法、外国人在中国工作管理条例为依据，并聘请了国家外国专家局引智司副司长、信息中心副主任及业内相关人员作为专家，共同制定了《外国人来华工作管理服务系统范围管理计划》和《外国人来华工作管理服务系统范围需求计划》。其中项目范围说明书中包括：项目范围描述（如：用人单位申报系统、地方审批系统、数据监管系统）、验收标准、可交付成果、项目除外责任、制约要素以及假设条件。

收集需求、定义范围是为实现项目目标而确定、记录并管理干系人的需要和需求的过程，从而进行明确项目、服务或成果的边界，在此过程中，以范围管理计划、需求计划、干系人管理计划为基础，利用了专家判断、引导式研讨会等技术，最终对项目范围说明书以及项目文件进行了更新，从而为后续的工作分解奠定了基础。

根据以往我公司在其他省市同类项目的项目经验，并结合本项目的具体建设内容和要求，我按照本项目的生命周期对项目范围进行了分解，具体如下：

1、需求阶段，包括需求调研、需求分析、需求确认。

2、系统设计，包括概要设计、详细设计。

3、软件开发。

4、系统部署。

5、验收阶段，包括公司内部测试，客户验收。

另外，针对信息化项目需求不易明确、范围经常变化的特点，我提出项目范围变更必须按流程有序进行（这也与政府项目的要求一致）。具体的变更流程为：1、提出范围变更申请及方案，2、分析影响，接受或拒绝申请，3、按方案进行

变更，4、变更结果跟踪，5更新项目文件。

三、项目实施中的范围控制

在2017年底，为了实施更加积极、更加开放、更加有效的人才引进政策，自2018年开始，在全国范围内实施《外国人才签证制度实施办法》，为了适应国家政策的革新，让信息化作为本次改革的战略支撑，需要在外国人来华工作管理服务系统中增加人才签证相关模块。这不仅会增加项目的成本，又超出了原来的项目范围。

针对这一情况，我迅速组织了一个以人才签证范围变更的焦点会议，会议上针对项目范围管理计划、需求管理计划进行了分析。我发现人才签证和外国人来华工作两项工作可以并行，利用压缩工期的方法，从而不会影响整体项目的进度。因此我决定，由我公司向甲方提出“新增人才签证”的范围变更申请（变更方案中详细列明了变更原因、需要增加的成本、变更不影响整体进度等），然后采用“先口头、后正式”的沟通方式与甲方说明了变更的必要性。通过上述努力，甲方批准了变更申请并追加了***万的投资预算。变更批准后，我迅速以范围变更为依据向公司领导申请了两名开发经验丰富的开发人员来协助开发人才签证模块，同时通过赶工、改进方法提高开发效率等方法确保人才签证模块如期上线。最后，我将新增的项目内容补充到了项目范围说明书中并更新了相关项目文档，问题得以顺利解决。

最终，项目如期完工并顺利通过了业主方的验收，为符合“高精尖缺”和市场需求导向的科学家、科技领军人才、国际企业家、专门人才和高技能人才提供了来华创新创业的便利条件，得到了项目甲方和用户方的一致好评。

四、收获与总结

通过这个项目的范围管理，我认识到：

1、对于用户众多、范围复杂的信息化项目，首先要保证范围计划的制定要符合项目的实际情况和具体的特点，使其科学、合理。

2、对于项目实施过程中遇到的具体问题，在分析、讨论问题的技术解决方案的同时，一定要注意该问题对项目范围的影响，并采取有针对性的措施，这样，能够从技术和管理2方面兼顾，得到最优的解决方案。

在本项目中，当然还有一些不足之外，比如：1、个别计划点方面设计考虑的不是很详密周全2、团队成员刚开始的协作程度不高，未最大限度的发挥团队的凝聚力。不过，经过我后期的纠偏，并没有对项目产生什么影响。在后续的工