客服内跟单工作流程

客服内跟单工作流程

一、接单：

1、老客户接单流程：

接到客户传真或邮件过来的采购订单，首先给外跟单核对单价及出货时间；确定后将订单信息发送给相关人员（唐副总，外跟单→客服主管→仓库主管及王东(单价不能发），再将订单内容保存在《出货计划表》里，最后将采购订单盖章回传给客户。

2、新客户接单流程：

接到客户传真或邮件过来的采购订单，首先给外跟单核对订单（品名，规格，单价，出货时间等），订单确定后将订单信息发送给相关人员，并将新客户资料：名称，地址，联系人及电话、传真、是否含税、付款方式、业务负责人等相关信息等发送给相关人员（外跟单→客服主管→唐副总→刘总及相关业务人员）。然后将客户资料存入客户资料表，并录入系统（用友），并告知会计，最后将客户采购订单盖章回传给客户。

3、打印送货单及相关所需资料（检验报告等）。

1.依据《出货计划表》里出货安排，打印送货单（留意一下特别客户的送货单要求、即送货单上是否要注明采购订单号、物料编号，是否需显示单价与金额，是否需贴标签。是否提供检验报告、SGS与MSDS报告等相关资料，（在客服部《客户资料表》与《打印送货单注意事项》文件里查找。检验报告上的检验日期要比送货日期提前3~5天，若检验报告上若有生产日期的，则生产日期要比检验日期提前3~5天；检验日期不要为星期天的日期；需打印标签的，注意标签上生产日期的更改（更新）。若没有资料请杨工帮忙提供）。

4.打印出仓单(打出仓单时有型号之分的要注意型号是否正确，）及出桶单.

二：用友系统的入单

1：接到客户订单，经外跟单审核无误后，录入用友系统：销售订单

2：每日客户出货输入用友：出库单。出货单从用友里面打

3：客户资料的系统录入及更新：基础设置-往来单位--客户分类及客户档案，根据客户付款方式及地址分别录入

三、对账单

1：每月25号与月底月初作月结客户的对账单。作完对账单提供给客服助理，客服主管、会计审核，然后待会计审核完盖《业务专用章》（鼎富和立春需要盖《公司公章》）传真或邮件给客户方对账人，并跟催客户回传。对账单为25号的其对账期限为上个月26号—本月25日，对账单于26号完成，月底或月初对账的，对账期限为自然月即（本月1号—30号或31号），对账单于月初8号完成。如遇特殊情况，需向相关人员说明情况。

2：依客户要求，对账单会有异常现象，（如本月份已出货客户要求对账入下月）本月出现对账单异常的客户，需做一份明细报表给客服主管，会计以及出纳。

四、做月结报表

1、拼音明细表（汇总各客户当月的销售明细与金额），电子档至客服助理，客服主管审核，无误后电子档给唐副总。

2、产品销售数量统计表（分区域、分公司统计所有客户产品的总销售数量）。打印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后上交给唐副总。

3.、送货单金额明细表（复制“拼音明细表”各客户的当月总额，然后再标示清楚各客户的付款方式，最后统计好当月收现金总额、转帐、支票总额、押桶金、运费总额），打印出来交至外跟单，客服主管审核，若不知付款方式则不用填写，交至出纳，出纳审核无误后交至会计

4、业务部销售金额明细表（即对业务部业务员所跟进客户当月对帐金额为准，提供如“产品名称、数量、总额”的报表，给外跟单，客服主管审核，无误后交至刘总。

5、各客户欠桶数量累计表（依据各桶单记录表做，做好后打印出来交至外跟单，客服主管审核，无误后交至会计）

五、做日报表

1.审核仓库每天上交的单据（出仓单，出入桶单，销售退货入桶单，

需过磅产品的磅单），审核时注意：单据是否齐全、完整（需相关经手人员签字的，相关经手人员（制单人、仓管员、司机）均需签字方可；出货是立方桶的，仓库人员需在出仓单上注明实出数量方可。

2、送货单回单回签之后，依据送货单与出仓单（送货单与出仓单上数量与实物名称保持一致）整理好；（送货单、磅单、客户给的入库单或采购收料单都需给一份给会计，若是物流或快递发货的，当时没有客户回签的送货单，做报表时先复印或打印一份没有客户方签字的送货单给会计，待回单回签之后，再将有客户方签字的送货单给一份给会计），日报表从用友系统导出，签字后交至外跟单.注：日报表每天上午10点前交至会计，特殊情况的需要群里说明迟交单原因。

3、做日报表的注意事项：

因有的客户要求过磅，故我们送过去的货，会出现送货单的实收数量与出仓单的数量不一致的情况，此时若送货单上的实收数量少于出仓单上的数量时，作报表将差量作扣重处理（即做一笔只有数量、单价与金额都为零的明细）若出现有过磅后送货单上数量多于出仓单的上的数量，就按送货单上数量做报表；玖龙（重庆）、玖龙（太仓）需物流的客户，由于在做报表时，回单没有那么快回签，所以做报表时就先按我们内部出货的数量作报表（帐），待回单回签回来之后，再修改。具体修改如下：

若客户方实收数量多于我们内部实出数量，则将超量（差量）单独做一笔，数量为正的帐，录入用友系统废品仓

若客户方实收数量少于我们内部实出数量，则做一笔仓库实出数量和一笔扣重的账，扣重即单价为0

六：桶单

结合桶单出入单和桶单记录表进行核对，做回桶率日报表，回桶率=本期回桶/（上期出桶+本期出桶）%，若回桶率≥50%则为正常，若<50%则说明原因，做好电子档发至客服主管和唐副总，若无桶回收记录，则QQ发至客服主管和唐副总说明一今日无回桶记录。

七、自提货流程

客户来司——将提货信息通知给外跟单确认单价（遇异常可于当事业务确认价格）——跟单将客户提货信息通知到相关人员[外跟单——客服主管——仓库主管——唐副总——出纳或会计（最主要通知出货开收据收钱或会计开具发票）]——手写或打印送货单（急，手写；不急，可打印），注：自提货时间控制在3分钟

自提货注意事项：

1、客户自提货的是桶装产品，要先问清楚是否有带桶，若没有带桶，要通知出纳，开具押桶金收据，15KG至30KG的桶20元/个，50KG的桶30元/个。

2、桶装产品磷酸、消泡剂、重捕剂，氯化锌是连桶一起卖的，其他的桶装产品均需收桶押金。

七

夕，只因有你，

总有一些人牵肠挂肚难以忘记，

总有一些日子温暖甜蜜最为珍惜

从春夏到秋冬，从陌生到熟悉，

虽不能时时联系，却总在特别的日子想起你，

七夕快乐，我的朋友。

七夕，只因有你，