第三章文书工作概述

• 2.领会： • 透过文书工作现代化的动因充分认识实现文书工作现代化 的必要性： • ①文书工作现代化是信息社会新技术革命的必然产物； • ②文书工作现代化是提高文书工作效能的必由之路； • ③文书工作现代化是现代办公环境中实现文件、档案一体 化管理的必要条件。
（十二）文书工作现代化的相关要素
（三）文书工作的基本原则
• 1.识记： • 文书工作基本原则的含义：是由党和国家统一规定的文书 工作的准则 • 2.领会：文书工作基本原则的具体内容： • ①准确：是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线 和基础； • ②及时：是对文书工作的效率要求，是文书工作特性的具 体体现； • ③安全：是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的 集中体现。
（十）文书工作标准化的特性与原理
• 1.识记： • (1)文书工作标准化的特性及其具体内容： • ①管理性：文书工作标准化标志着标准化活动扩展到行政 管理领域； • ②广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多； • ③一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准， 但执行中不应各行其是
Βιβλιοθήκη Baidu
• (2)文书工作标准化的原理： • ①简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发 文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定 在必要的范围之内； • ②统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书 工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或 限定在一定范围内的措施； • ③协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因 素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体 功能的最佳效果； • ④优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学 技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统 的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之 达到最佳的效果。
（七）文书工作人员的层次及素质要求
• 1.识记： • (1)文书工作的控制层：指在社会组织中对文书工作承担领 导责任的中心机构的负责人。 • (2)文书工作的执行层：指在社会组织中对文书处理程序各 环节承担组织和管理责任的专门机构负责人。 • (3)文书工作的操作层：指在社会组织中直接承担文书工作 具体任务的人员。 • 2.领会：文书工作人员的素质要求： • ①思想品德要求：思想觉悟、职业道德； • ②知识能力要求：系统的知识、全面的能力（观察分析能 力、表达能力、操作能力）
• 2.领会： • (1)文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性： • ①管理性：文书工作标准化标志着标准化活动扩展到行政 管理领域； • ②广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多； • ③一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准， 但执行中不应各行其是。
• (2)标准化原理在文书工作中的应用：（文书工作标准化的 原理： • ①简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发 文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定 在必要的范围之内； • ②统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书 工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或 限定在一定范围内的措施； • ③协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因 素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体 功能的最佳效果； • ④优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学 技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统 的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之 达到最佳的效果。）
（十一）文书工作现代化的含义与动因
• 1.识记： • (1)文书工作现代化的定义：是指将处于领先地位的科学管 理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不 断达到先进的科学技术水平。 • (2)文件、档案管理一体化的含义：又称全程管理模式，指 基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统 论的角度出发，对文书工作和档案工作统筹规划、科学管 理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能， 从而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。
（六）文书工作的机构类型与组织形式
• 1.识记： • (1)中心机构：指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢 纽。 • (2)专门机构：指在社会组织内部专门从事文书工作的部门。 • (3)分支机构：指社会组织内部的各个职能部门。 • (4)集中式：指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由 有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构， 即办公厅进行。 • (5)分散式：指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部 门及其专兼职文书人员承担。 • (6)复合式：批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式。 • 2、.领会：确定文书工作组织形式的依据：主要取决于中心机构能否 直接控制各专门机构和分支机构文书工作的状况。
• 1.识记： • 文书工作标准化的含义：是指对文书工作中反复使用 的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动， 通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳效能的活动 过程。
• 2.领会： • 文书工作标准化的意义： • ①可以简化和减少文书，节省人力、物力，消除 混乱，是提高机关工作水平和效率的重要措施； • ②是科学管理文书、提高文书质量的技术保证； • ③是实现人－机结合，机－机交换的基础，是实 现办公自动化的必要条件； • ④有利于引进国际和国内先进标准以迅速提高我 国的文书工作水平； • ⑤便于提高文书立卷归档质量，为档案工作奠定 良好的基础。
• • • • • 1.识记： (1)文书工作现代化的相关要素的内容： ①管理机制； ②技术设备； ③人员素质。
（十三）文书工作现代化的管理模式
• 1.识记： • (1)前端控制模式的含义：侧重于将档案工作的某些环节前 移至文书工作； • (2)全程管理模式的含义：强调将文件工作与档案工作统筹 兼顾，协调管理； • (3)信息共享模式的含义：信息资源共享。
第三章 文书工作概述
本章知识结构
• • • • • 一、文书工作的范畴、特性和作用 二、文书工作要则 三、文书工作机构和组织形式 四、文书工作人员 五、文书工作的标准化与现代化
一、文书工作的范畴、特性和作用
• （一）、文书工作的概念及基本内容 • 1.识记：文书工作的概念：是围绕文书的撰制、传递、处 理和管理而展开的一系列活动的总称。 • 2.领会：文书工作的基本内容：撰制、传递、办理和处置、 管理。
练习
• • • • • 一、名词解释 1、行文规则（P75) 2、文书工作标准化(P87) 3、文书工作现代化(P93) 4、文件、档案管理一体化(P98)
• • • • • • • • • • • •
二、简答题 1、简述文书工作的含义及其基本内容 2、简述文书工作的特征 3、简述文书工作的作用 4、简述采用多级行文的必要条件 5、简述确定文书工作组织形式的依据 6、文书工作人员应具备哪些基本素质 7、目前，我国文书人员面临着那三种转变 8、简述文书工作人员的群体结构优化和内容和必要性 9、简述文书工作标准化的意义 10、简述文书工作现代化的必要性 11、简述各层次文书工作人员及其职责
• (3)文书工作中需要简化的范畴：简化文书种类、简化文书 格式、简化文书处理程序。 • (4)文书工作中需要统一的范畴：统一概念、统一文书格式、 统一文书数据元的名称及表达规则统一文书管理制度、统 一文书的载体材料及设备用具。 • (5)文书工作中协调的范畴：标准内部诸要素的协调、标准 之间的协调、文书工作标准和文献工作等相差领域标准之 间的协调。 • (6)运用优化原理的程序：确定目标、明确限制条件、分析 和决策。
• 2.领会： • (1)遵守行文规则的意义：
• ①有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷；
• ②有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效 运转； • ③有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文 牍主义。
• • • • • •
(2)行文规则的具体内容： ①根据机关之间的工作关系确立行文方向； ②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文； ③正确选择主送机关与抄送机关； ④坚持党政文件分开的原则； ⑤联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关 问题协议一致； • ⑥严格控制公文数量，简化行文手续。
（八）文书工作人员的群体结构优化
• 1.领会： • 文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性： 只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员 群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体 的发展创造良好的人文环境。①合理的技能结构；②互补 的性格结构。
九）文书工作标准化的含义和意义
• • • • • • •
三、论述题 1、试述文书工作基本原则 2、试述行文规则的具体内容 3、试述文书工作标准化的特性和原理 4、试述文书工作现代化的相关要素的内容及相互关系 5、试述文书工作现代化的基本模式 6、试述文书工作机构的类型及其各类型机构的职责
• (2)现代办公环境中文书工作的模式与传统的文书工作模式 的区别： • ①文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方 法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大； • ②面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中 的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色 的新型模式。 • ③主要体现在三个方面：A.前端控制模式：文书工作现代 化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作；B.全程 管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管 理；C.信息共享模式：信息资源共享，达到社会价值的最 大化。
（二）文书工作的特性和作用
• 1.识记： • (1)文书工作的技术性：是由文书工作的基本内容决定的。 • (2)文书工作的时效性：是指文书工作的具体活动过程是有 时间界限和要求的。 • (3)文书工作的特性：政治性、技术性、服务性、时效性。 • 2.领会： • 文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用。
2.领会：(1)文书工作现代化的三个相关要素的具体内容及相互关系
• ①文书工作现代化的相关要素是：管理机制、技术设备和人员素质管 理机制是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相 互关系技术设备是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制 必须辅以现代化的技术手段与设备人员素质包括具有信息意识、效率 意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能。 • ②文书工作现代化的关系：在实现文书工作现代化的过程中，上述三 方面要素相互制约、缺一不可： • A.没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人 力资源； • B.没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段； • C.没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化 的技术、设备也只能成为“摆设”这三个要素也是实现文书工作现代 化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程反之， 则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素。
• 2.领会：如何选择适宜的行文方式。（74页） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
• （五）行文规则 • 1.识记： • 行文规则：为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专 门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高 行文效率与效果的有关规定，即各社会组织之间文件往来 运行所必须遵循的统一规则。
（四）行文方向、行文关系与行文方式
• 1.识记： • (1)行文方向：是指公文传递、发送的去向。 • (2)行文关系：是根据组织系统、公文法定作者的职权范围 与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文单位之间 的关系。 • (3)行文方式：是指文件传递运行的方式。
• （4)多级行文的必要条件： • ①用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机 关根据各自的情况作补充规定的文件 • ②用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高 层次的机关同时了解情况，制定决策的文件