福建工程学院毕业生档案整理转递暂行办法

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关于毕业生档案管理的通知

关于毕业生档案管理的通知亲爱的毕业生们：你们好！在你们即将迈出校园，开启人生新征程之际，毕业生档案管理工作是一项至关重要的事情。

为了确保大家的档案能够得到妥善的管理和转接，现将有关事项通知如下：一、毕业生档案的重要性毕业生档案是记录你们在校期间学习、生活、社会实践等方面的重要文件，它包含了个人的基本信息、学籍材料、奖惩情况、党团组织关系、毕业生鉴定表等。

这些档案材料对于你们今后的就业、升学、考公、职称评定、社会保险办理等都有着重要的作用。

例如，在就业时，用人单位往往会通过查阅档案来了解你们的过往表现和综合素质；在升学时，录取院校也需要审核档案以确定你们的入学资格；在办理社会保险时，档案中的相关记录是计算工龄和确定社保待遇的重要依据。

因此，请务必重视自己的档案管理。

二、毕业生档案的内容1、高中阶段的档案材料，包括学籍表、成绩单、高考报名材料等。

2、大学阶段的档案材料，如入学登记表、学籍卡、成绩单、毕业生登记表、奖惩材料、党团组织材料、体检表等。

3、其他相关材料，如实习鉴定表、毕业论文（设计）等。

三、毕业生档案的整理与归档1、学校会在毕业前对大家的档案进行统一整理和归档。

请同学们务必配合学校相关部门，如实提供个人信息和相关材料，确保档案内容的真实、完整和准确。

2、对于在校期间获得的各类证书、荣誉称号等相关材料，请及时交给辅导员或相关负责老师，以便归入档案。

四、毕业生档案的转接1、已落实就业单位的毕业生（1）如果就业单位具有人事档案管理权限（如国有企业、事业单位、政府机关等），请在毕业时将档案转递至就业单位。

（2）如果就业单位不具有人事档案管理权限（如民营企业、外资企业等），请将档案转递至就业单位所在地或户籍所在地的人才交流服务中心。

2、未落实就业单位的毕业生档案一般会转递至户籍所在地的人才交流服务中心。

3、升学的毕业生档案将转递至录取院校。

五、毕业生档案转接的办理流程1、毕业生在毕业前需确定档案的转接去向，并向学校提供准确的收件单位名称、地址、联系电话等信息。

毕业生档案管理及转寄说明（样例5）

毕业生档案管理及转寄说明（样例5）第一篇：毕业生档案管理及转寄说明毕业生档案整理及转寄说明一、档案整理：1、毕业生档案的材料包括：新生录取材料、毕业生登记表、学业成绩报告单、实践学习登记表、奖励处分证明、入党（团）志愿书、学位授予证明和体检证明等。

2、通过毕业生资格审查后，毕业生档案由所在院（系）整理、核对、造册、封签，统一交学校招生就业处在封签上盖章后根据不同就业形式转递或留存。

二、档案转递省内：省内毕业生档案详细地址1、已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

3、未落实就业单位的毕业生档案转寄至生源地盟市教育局。

4、不愿在生源地盟市教育局落档，根据本人意愿到当地高新人才市场开具调档函，院系凭调档函就业指导中心统一办理人才交流中心毕业生档案转寄手续。

5、三支一扶、西部计划档案回盟市教育局。

不愿回生源地由本人去高新市场开调档函保留在。

省外：省外毕业生档案详细地址1.已通过签定就业协议书落实用人单位，毕业生档案转寄至报到证所注单位。

2、已通过签订其他就业文本落实用人单位，毕业生档案转寄至生源地省主管部门。

北京市：北京市人事局大中专毕业生就业处安徽省：安徽省大中专毕业生就业指导中心福建省：（师范类）福建省教育人才服务中心（非师范）福建省公务员局甘肃省：甘肃省大中专毕业生择业指导中心河北省：（师范类）河北省教育厅学生处（非师范）河北省人事厅人才流动开发处河南省：河南省大中专学校学生信息咨询与就业指导服务中心湖南省：湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心吉林省：吉林高等学校毕业生就业指导中心辽宁省：辽宁省高等学校毕业生就业指导中心山东省：山东省教育厅学生处山西省：山西省高校毕业生就业指导中心陕西省：陕西省高校毕业生就业服务中心四川省：四川省普通高等学校学生信息咨询与就业指导服务中心云南省：云南省教育厅学生工作处江西省：江西省高等院校毕业生就业工作办公室浙江省：浙江省高校毕业生就业指导服务中心贵州省：贵州省大中专毕业生就业指导中心广西区：广西大学生就业服务中心湖北省：湖北省高等学校毕业生就业指导服务中心黑龙江：黑龙江省教育厅学生处重庆市：重庆市大学中专毕业生就业指导服务中心青海省：青海省大中专毕业生就业指导中心第二篇：毕业生档案管理说明1毕业生档案管理说明各毕业生：人事档案与人事调动、职业发展和维权等息息相关，主要用于确定工龄、学历、工资等。

应届毕业生档案归档转递方式与流程

应届毕业生档案归档转递方式与流程
一、归档转递方式：
1.纸质转递：毕业生档案以纸质形式存储，并通过传统的邮寄、快递等方式转递给用人单位或者其他机构。

2.电子转递：毕业生档案以电子形式存储，并通过电子邮件、网盘等电子化途径转递给用人单位或者其他机构。

3.纸质与电子结合：在档案归档转递过程中，纸质档案与电子档案形式相结合，既提供了纸质档案的实物性，又兼顾了电子档案的便捷。

二、归档转递流程：
3.组织档案整理：学校档案管理部门收到毕业生的报到材料和资料表后，进行档案整理工作，包括整理、分类、归档等。

4.确定转递方式：学校档案管理部门与用人单位或其他机构协商，确定档案的转递方式，如纸质转递、电子转递或者纸质与电子结合。

5.完成档案转递：根据协商结果，学校档案管理部门将毕业生的档案进行转递。

如果是纸质转递，可以通过邮寄、快递等方式；如果是电子转递，可以通过电子邮件、网盘等方式。

6.档案接收确认：用人单位或其他机构在收到毕业生档案后，需要进行档案接收确认，确保档案的安全性和完整性。

7.档案存储与管理：用人单位或其他机构在接收到毕业生档案后，需要妥善存储和管理，保证档案的安全和可检索。

8.档案利用与更新：用人单位或其他机构在需要使用档案时，可以根据需要进行档案利用和更新，在保证档案的正确和完整的前提下，满足自身的用途。

以上就是应届毕业生档案归档转递方式与流程的详细介绍。

毕业生在办理档案转递时，需要按照相关流程和要求进行操作，并与学校档案管理部门和用人单位或其他机构保持及时的沟通和协调。

只有确保档案的安全和完整，才能更好地为个人的发展和用人单位或其他机构的需求服务。

毕业生就业档案管理制度

第一章总则第一条为加强毕业生就业档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有毕业生就业档案的管理工作。

第三条毕业生就业档案是反映毕业生在校期间学习、思想、能力、经历等方面的原始记录，是用人单位选拔、录用人才的重要依据。

第二章档案管理机构及职责第四条学校就业指导中心负责毕业生就业档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第五条就业指导中心设立毕业生就业档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

第六条档案管理人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识和技能；3. 工作认真负责，具有较强的事业心和责任感。

第三章档案收集与整理第七条毕业生就业档案的收集工作应在毕业生离校前完成。

第八条档案收集内容包括：1. 毕业生登记表；2. 成绩单；3. 推荐表；4. 荣誉证书；5. 考试成绩单；6. 其他相关材料。

第九条档案整理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗漏任何材料；2. 真实性原则：确保档案内容的真实性，不得伪造、篡改；3. 规范性原则：按照档案管理要求，对档案进行分类、编目、装订、归档。

第四章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：1. 保密原则：对档案内容严格保密，未经本人同意，不得向外透露；2. 安全原则：确保档案实体和电子档案的安全，防止丢失、损坏、泄露；3. 实体档案与电子档案并行原则：同时保管实体档案和电子档案，确保档案信息的完整性和准确性。

第十一条档案利用应遵循以下规定：1. 依法利用：严格按照档案管理法律法规，确保档案利用的合法性和合规性；2. 有限利用：仅限于与毕业生就业、创业、考研、考公等事宜相关的利用；3. 保密利用：对档案内容严格保密，不得泄露个人隐私。

毕业生档案转递的说明

毕业生档案转递的说明：1、学院将根据“全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证”上的“报到地址”栏办理档案转递，即“报到地址”就是档案转递地址。

(1)、已就业的毕业生（提供了经单位或就业主管部门审批的《就业协议书》），个人档案材料转往就业单位的主管部门或人事代理机构。

(2)、未正式签约也未升学的毕业生的报到地址是本人“生源所在地的人事局”（上述情况指福建省生源的毕业生）。

(3)福建省生源之外的毕业生报到地址将按照各省的相关文件规定执行。

2、毕业生档案将由招生就业办档案室通过邮局以机要件方式转递或直接送达，每年7月份开始。

毕业生应关注本人档案去向并于9月初向本人档案转递地查询个人档案是否已到达。

如未到达，应及时与招生就业办联系，办理档案查询手续。

3、各类就业状况的毕业生档案转递方向：（1）参加专升本已录取的毕业生，凭录取通知书到各系办理领取档案手续，暂由毕业生本人保管，报到时交至录取学校收。

（2）毕业前通过学院和系统一办理了人事代理的毕业生，招生就业办于8月底前将档案转至相关的人才市场。

（3）各自与用人单位签定了就业协议书的毕业生，招生就业办于7月份开始按就业协议书和报到证上所规定的地址和单位寄发。

（4）结业生及办理休学的同学，档案暂由学生所在系管理，待确定毕业或结业后再依据就业去向确定如何转寄。

（5）生源属厦门市区及所辖区的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至厦门市人才服务中心。

（6）生源属泉州市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至泉州市人才服务中心。

（7）生源属莆田市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至莆田市人才服务中心。

（8）生源属宁德市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至宁德市人才服务中心。

（9）生源属三明市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至三明市人才服务中心。

（10）生源属南平市所辖区、县的待就业毕业生：学籍档案将于9月底前转至南平市人才服务中心。

福建工程学院2018届毕业生离校工作进程表

各学院
各学院
各有关职能部门、各学院、毕业生
6月11日-22日
办理毕业生学生证注销盖章手续
学工处
各学院
各学院毕业班辅导员
6月13日-27日
办理户口迁移手续
保卫处
保卫处
户籍在学校的应届毕业生
6月19日-26日
集中办理图书归还手续
图书馆
图书馆
图书馆、全体毕业生
6月20日前
办理学生党团关系转出手续
组织部、团委
教务处
会议室
学位评定委员会成员
6月28日
7：00-11：00
召开福建工程学院2018年
毕业典礼
校办、学工处
图书馆前广场
校领导、相关部处负贲人、各学院教师代表、
毕业生代表
14:30-16:00
毕业生领取毕业证书、学位证书、就业报到证
各学院
各学院
全体பைடு நூலகம்业生
16：00后
毕业生文明离校
各学院
各学院
全体毕业生
制定二级学院毕业生离校工作进程安排
各学院
各学院
相关人员
5月28日-6月10日
教务处预审核符合毕业条件的学生名单、符合授予学位条件的学生名单和需讨论的学生名单
教务处
各学院
教务处、各学院教学管理人员
5月28日-6月15日
确定2018届校友联络员
校友会
校友办
各学院、毕业生
6月1日-27日
统计并清理学生欠费
6月280-29日
协调公交公司增加班次或延长线路至车站，
并提前公告
后勤处
公交站
车队、全体毕业生
6月28日-29日
学生乘坐公交车秩序维护

毕业了档案怎么处理

毕业了档案怎么处理毕业了，档案处理是毕业生的重要事项之一。

下面我将就档案的处理方式给大家讲解一下。

首先，毕业生应该及时办理档案迁移手续。

毕业生的个人档案一般保存在学校档案馆，毕业后，需要将档案迁移至户籍所在地的档案馆或者工作地的档案馆。

办理迁移手续时，毕业生需要携带毕业证书、身份证、户口本等相关证件，填写档案迁移申请表，并按要求缴纳迁移费用。

办理完成后，学校档案馆将会将档案送至指定的档案馆，毕业生也可以选择自己亲自送至指定地点。

其次，毕业生还应做好个人档案的整理工作。

在档案迁移之前，毕业生应对个人档案进行整理，将档案材料分门别类地整理好。

比如，学习成绩单、荣誉证书、实习证明等相关学业材料可以放在一起，工作经历、培训证书、职称证书等相关工作材料可以放在一起。

这样有助于以后在找工作、报考研究生等方面的需要。

另外，毕业生可以适当地备份一些重要的电子档案。

现代科技的发展，让电子档案也成为了重要的档案形式之一。

毕业生可以将重要的文件、证书等扫描成电子档，存放在移动硬盘、云盘或电脑中备份。

这样，即使纸质档案发生丢失或损坏的情况，也不会对个人的发展产生较大的影响。

最后，毕业生要关注档案的保密问题。

档案是个人的隐私，必须妥善保管。

在办理档案迁移时，要留意相关单位的档案保密措施，确保个人档案的保密性。

同时，毕业生在档案整理和备份时，也要注意个人信息的保护，避免将个人敏感信息外泄。

最后，档案处理是毕业生必须要面对的事项，正确处理档案是对自己学业和工作经历的一个总结和证明。

希望大家能够按照规定及时办理档案迁移手续，做好档案整理和保密工作，为今后的发展打下良好的基础。

福建省毕业生档案归档存放问题

档案，一个记录我们生活的工具，对我们来说可能只是牛皮袋里的几张普通的纸。

但是到了关键时刻，我们会逐渐发现它的重要性，它会为我们做很多事情，比如证明我们得到了什么，我们经历了什么，我们自己的工资等等。

每个应届毕业生都会有自己的档案。

只有保护好这个档案，他才能在未来的社会中派上用场。

档案应该怎么存放：（转档归档咨询小魏：一八二零五九二八八八四）。

（1）毕业后，档案存放在学校适用于毕业后未能及时找到合适工作，或选择考研，目前没有地方接收自己档案的人。

如果你能在两年内到学校申请暂停就业并找到工作，你必须及时回学校办理档案转移，并将户籍和档案转移到工作单位所在或所在的人才市场。

如果考研成功，不要担心，新学校会给原来的学校发一封转学信，取回你的档案。

请注意，两年后，学校不能帮助我们保存档案，他们会将档案归还给他们原来的地方，即户籍所在地的人才交流市场。

（2）毕业后档案存放在人才市场人才市场是一个官方机构，属于政府部门。

它有权保存档案，并有权办理确认和分级。

把它放在那里是安全的。

如果毕业后找不到单位，可以去单位所在的学校或人才市场链接档案，永远不要放弃档案。

但人才交流中心的集体户口是临时户口，有两年的期限，毕业后两年以上不能继续管理。

因此，你必须提前去申请打电话回你原来的地方，以免丢失档案。

（3）毕业后，将存放在档案保管公司你可以咨询，观看评估，选择一家正规的档案保管公司保管档案，该公司具有档案保管资质，工作效率高，专业性强，委托他们保管更放心。

另外，这些公司一般都有档案代理业务，可以为您跑腿处理档案事宜，这比其他方法更省心省力。

综上所述，主动将毕业档案归还原籍地即转移到户籍所在地的人才市场，是最好的选择。

当然，如果你在目前的城市有一份稳定的工作，暂时还没有准备好换工作，你也可以带着你的个人资料把你的档案从学校转移到当地的人才市场。

如果工作不稳定，建议户籍所在地应该有一个人才市场，以便将来到处转移档案。

以上是文章的全部内容。

毕业生档案管理办法

毕业生档案管理办法档案管理是一项十分重要的工作，对于高校毕业生的档案管理尤为重要。

为了保证毕业生档案的完整性和有效性，高校需要制定一套科学合理的毕业生档案管理办法。

本文将就毕业生档案的整理、存储和利用三个方面进行探讨。

一、毕业生档案的整理毕业生档案的整理是确保毕业生档案信息的准确完整的基础。

为了做好毕业生档案的整理工作，高校需要做到以下几点：1. 档案收集：高校要求毕业生在离校前提交个人信息和有关证明材料，同时要求各院系、教研室提供学生在校期间的重要材料，确保档案信息的全面收集。

2. 档案审核：学校档案工作人员要进行档案审核，核对毕业生提供的信息与实际情况是否一致，确保档案信息的真实性。

3. 档案归类：根据毕业生的专业和个人信息，将毕业生档案进行分类归类，以便于后续的查询和管理。

二、毕业生档案的存储毕业生档案的存储是为了保证档案信息的安全和便捷获取。

为了做好毕业生档案的存储工作，高校需要做到以下几点：1. 档案材料的保管：要确保毕业生档案的原始材料得到妥善保管，避免遗失或损坏。

可以采用专门的档案柜和密封袋等设施，防止湿气和虫蚁等因素对档案材料造成损害。

2. 档案信息的数字化：高校可以采用电子化管理系统，将毕业生档案的信息进行数字化存储，方便查阅和管理。

3. 档案备份：为了防止档案信息的丢失，高校要定期对档案进行备份，确保档案信息的安全性和稳定性。

三、毕业生档案的利用毕业生档案的利用是为了方便各方面对毕业生的了解和联系。

为了做好毕业生档案的利用工作，高校需要做到以下几点：1. 提供档案查询服务：高校可以建立档案查询平台，方便毕业生或相关单位查询档案信息。

同时要保护个人信息的隐私，确保信息的安全性。

2. 档案的转递与存档：对于需要转递毕业生档案的情况，高校要及时将档案转递给相应单位，并妥善存档备份。

同时，对于离职的教职工也要妥善保管其档案信息。

3. 档案信息的利用：高校可以利用毕业生档案信息开展校友联络工作，加强校友网的建设，促进校友之间的交流和互动。

大学毕业档案管理制度

一、总则为了加强大学毕业生档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、档案范围1. 毕业生在校期间的学籍档案，包括学习成绩、课程设置、奖惩记录、论文答辩等。

2. 毕业生在校期间的各类证书、证明材料，如英语、计算机等级证书等。

3. 毕业生就业协议书、劳动合同等相关材料。

4. 毕业生在校期间的各类活动记录、社会实践证明等。

三、档案管理职责1. 学校档案管理部门负责全校毕业生档案的收集、整理、保管、利用和转递等工作。

2. 各学院负责本学院毕业生档案的收集、整理和移交工作。

3. 毕业生本人负责保管好个人档案，不得擅自拆封、损坏或转借他人。

四、档案收集与整理1. 毕业生在校期间，各学院应按照档案管理要求，及时收集、整理毕业生档案材料。

2. 档案材料应齐全、完整、准确，符合档案规范要求。

3. 档案整理应按照档案分类、编目、装订等规定进行。

五、档案保管1. 学校档案管理部门应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备。

2. 档案室应保持通风、干燥、防潮、防虫、防霉、防火、防盗等，确保档案安全。

3. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查、消毒等工作。

六、档案利用1. 毕业生本人可凭有效证件查阅本人档案。

2. 单位和个人因工作需要查阅档案的，应经学校档案管理部门批准，并办理相关手续。

3. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

七、档案转递1. 毕业生就业后，档案应按照规定转递至就业单位或户籍地公共就业和人才服务机构。

2. 档案转递应通过正规渠道进行，确保档案安全、完整。

八、奖惩1. 对严格遵守档案管理制度，积极做好档案工作的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度，造成档案遗失、损坏或泄露档案内容的单位和个人，依法予以处罚。

九、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

毕业生档案整理工作通知

毕业生档案整理工作通知亲爱的毕业生们：大家好！毕业季即将来临，为了确保各位毕业生的档案能够准确、完整、及时地整理和移交，现将有关毕业生档案整理工作的相关事宜通知如下：一、档案整理的重要性毕业生档案是记录同学们在校期间学习、生活和社会实践等方面的重要材料，它不仅是同学们个人经历的重要凭证，也是未来升学、就业、考公等过程中不可或缺的一部分。

准确、完整的档案对于大家的发展至关重要，因此请务必重视此次档案整理工作。

二、档案整理的范围及内容1、个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、政治面貌等。

2、学籍材料：入学登记表、成绩单、学籍异动材料（如转学、休学、复学等）、毕业鉴定表等。

3、奖惩材料：在校期间获得的各类奖励、表彰证明，以及受到的处分材料。

4、党团材料：入党申请书、入党积极分子考察表、预备党员转正材料、团组织关系材料等。

5、社会实践材料：参加社会实践、实习、志愿服务等活动的相关证明材料。

6、其他材料：如毕业生就业推荐表、毕业生体检表等。

三、档案整理的流程1、个人材料收集同学们需要认真梳理自己在校期间的各类材料，并按照上述档案整理的范围和内容进行收集。

对于缺失的材料，应及时联系相关部门或老师进行补办。

2、材料审核将收集到的材料提交给所在班级的辅导员或班主任进行审核。

审核过程中，如发现材料不完整或不符合要求，应按照指导进行补充和修改。

3、材料整理与装订审核通过后的材料，按照一定的顺序进行整理和装订。

一般来说，装订顺序应遵循学校的相关规定，通常是先个人基本信息，然后是学籍材料、奖惩材料、党团材料等。

4、档案移交整理好的档案将统一移交至学校的档案管理部门。

在移交过程中，同学们应确保档案的完整性和准确性，并按照要求办理相关手续。

四、时间安排1、个人材料收集：具体时间区间 12、材料审核：具体时间区间 23、材料整理与装订：具体时间区间 34、档案移交：具体时间区间 4五、注意事项1、同学们要对自己的档案负责，认真对待每一份材料，确保其真实、准确、完整。

毕业生档案的转递或托管指南

毕业生档案的转递或托管指南
各生源所在地的毕业生就业管理部门只能在本辖区内调整毕业生就业去向（即改派），不能跨区域改派。

毕业后两年内，毕业生若要跨区域改派，则必须回到毕业学校办理。

先向学校就业管理部门提供相关料，审核通过后领取《个人办理〈报到证〉申请表》，然后到学校所在地的省级就业管理部门领取《就业报到证》。

毕业生毕业两年以后，各级毕业生就业主管部门均不再为毕业生办理《就业报到证》，而是将档案转至人事代理机构，由人事代理机构办理工作调动手续。

根据以上规定，毕业生离校后，其档案可按如下方式处理。

1、已经有工作单位的毕业生，如果单位接收档案或单位委托人才中心管理档案的，则按单位要求转递；如果单位不接收档案的，则毕业生自已找一个合适的人才中心托管。

凡劳动合同期在一年以上的毕业生，其档案最好不要托管在学校，托管在人事代理机构较好。

否则会影响身分累积（工龄计算、转正定级、职称评定和社会保险办理等）
2、毕业生暂无正式工作，且在两年的择业期内难以有稳定工作单位的毕业生，其档案最好托管在人事代理机构。

若托管在学校，会影响身分累积。

3、毕业生若未就业且确定以后在生源所在地就业，则档案转回生源所在地较好。

找到工作单位后，只须到生源所在地的毕业生就业管理部门办理改派手续即可，无需回学校办理手续。

4、毕业生若未就业或仅有临时性工作，且在短时间内能在非生源所在地找到工作单位，则档案托管在学校较好。

高校离校生档案的转递规范与流程

高校离校生档案的转递规范与流程作者：赵湘渝来源：《档案管理》2017年第01期近年来，高校的扩招给学生创造了更多的学习机会。

但是，随着个别学生招生后放弃入学资格、入学后中途退学、毕业后工作单位解约退档等情况的发生，高校遗留的离校生档案逐年增多。

要想从根源上解决高校遗留学生档案逐年增多的现实问题，应当建立起更符合客观实际的高校离校生档案转递规范与流程。

1 高校遗留在校学生档案逐年增多的原因（1）高校招生后放弃入学资格、入学后中途退学、毕业出国留学人数的逐年增多是造成高校遗留在校学生档案逐年增多的主要原因。

（2）毕业生离校时档案材料缺失或毕业答辩未通过等不能毕业的，该生的档案暂时不能转出。

（3）毕业生个人与用人单位签订的协议有试用期或用人单位等待正式编制暂时不能接收档案的，该生的个人档案暂时保存在学校，缓期转递。

（4）毕业生个人或用人单位毁约，该生档案退回学校保管。

（5）生源地非北京、上海等地的毕业生，分配到北京、上海等地工作需要落户指标，暂时没有指标落户的毕业生档案被退回到原学校保管。

2 高校离校生档案转递去向《报到证》是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证，也是接收单位接管学生个人档案的重要依据和凭证。

根据报到单位的不同，档案转递方向亦有不同。

（1）毕业生《报到证》上的报到单位是国家机关、事业单位、国有企业，并且获得进人指标的编制内人员，该毕业生的个人档案应当转递到该单位保管。

（2）毕业生《报到证》上的报到单位是国家机关、事业单位、国有企业，但若该生暂时未获得进人指标，属于编制外的人员，则该毕业生的个人档案应转递到接收单位或企业委托的人才交流服务中心保管（待单位有了进人指标，有关方面组织社会公招考试，该生通过考试后，再将该生个人档案调入）。

（3）毕业生《报到证》上的报到单位是民企、私企、外企性质的单位，该毕业生的个人档案应转递到人才交流服务中心保管。

该生的档案存放在工作地人才交流服务中心保管还是存放在生源地人才交流服务中心保管，则由用人单位和毕业生本人协商选定。

关于毕业生档案管理的通知

关于毕业生档案管理的通知
毕业季已至，学校对毕业生的档案管理工作显得尤为重要。

为确保毕业生的信息安全和后续事宜的顺利进行,特发布以下通知:
档案保管要求
毕业生档案由学校统一保管,不得私自带出或转移。

学校将严格执行档案保管制度,确保档案安全完整。

毕业生在校期间形成的各类学习、实践、奖励等材料,统一收录入档案。

所有材料需经学校审核盖章,方可归入个人档案。

毕业生离校前,务必完成档案移交手续。

学校将指定专人负责,确保移交过程规范有序。

档案查阅与复印
毕业生本人可凭有效证件查阅个人档案,学校将提供相关服务。

对于特殊情况,学校将酌情予以配合。

毕业生需要复印档案材料的,可向学校提出申请。

学校将收取合理费用,并在5个工作日内完成复印。

未经本人同意,学校不得擅自向第三方提供个人档案信息。

特殊情况下,学校将依法依规处理。

档案保管期限
毕业生的学历、学位、成绩等核心材料,学校将永久保存。

其他非核心材料,学校将保存10年。

超过保存期限,学校将依规处理。

联系方式
毕业生如有任何疑问,欢迎随时与学校档案管理部门联系。

联系电话：xxx-xxxxxxxx。

学校高度重视毕业生档案管理工作,希望广大毕业生积极配合,共同维护好个人重要信息。

相信通过学校和毕业生的共同努力,档案管理工作一定能够顺利进行。

学院毕业生档案管理制度

一、总则第一条为加强学院毕业生档案管理，确保档案的完整、准确、安全和保密，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学院实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学院所有毕业生档案的管理工作。

二、档案管理机构及职责第三条学院设立毕业生档案管理中心，负责毕业生档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第四条毕业生档案管理中心的主要职责：（一）负责制定毕业生档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责收集、整理、归档毕业生档案材料；（三）负责保管毕业生档案，确保档案的完整、准确、安全和保密；（四）负责毕业生档案的查阅、借阅、转递等工作；（五）负责档案管理人员的培训、考核和监督。

三、档案收集与整理第五条毕业生档案材料包括：（一）毕业生个人信息材料；（二）学习成绩单；（三）综合素质测评表；（四）各类获奖证书、荣誉证书；（五）就业协议书、报到证等。

第六条毕业生档案收集时间：毕业生离校前。

第七条毕业生档案整理要求：（一）按照档案材料类别进行分类整理；（二）档案材料装订整齐，每份档案材料首页注明编号、名称、页数；（三）档案材料填写规范，字迹清晰。

四、档案保管与利用第八条毕业生档案保管期限为长期。

第九条毕业生档案保管要求：（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件；（二）档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整、准确、安全和保密；（三）档案管理人员应做好档案的查阅、借阅、转递等工作，确保档案的利用。

第十条毕业生档案利用：（一）毕业生本人查阅档案，需提供有效身份证件；（二）单位、学校等因工作需要查阅档案，需提供相关证明材料；（三）档案管理人员应做好查阅、借阅、转递等记录。

五、档案转递与接收第十一条毕业生档案转递：（一）毕业生离校前，学院将毕业生档案转递至毕业生户口所在地或工作单位；（二）毕业生档案转递应采用机要通信或邮政快递等方式，确保档案安全。

第十二条毕业生档案接收：（一）接收单位应做好档案接收工作，确保档案的完整、准确、安全和保密；（二）接收单位应在收到档案后，及时通知毕业生本人。

关于毕业生档案整理的通知

关于毕业生档案整理的通知亲爱的毕业生们：大家好！毕业季即将来临，为了确保各位毕业生的档案能够准确、完整、及时地整理和移交，现将有关毕业生档案整理的相关事宜通知如下：一、档案整理的重要性毕业生档案是同学们在校期间学习、生活和社会实践等各方面情况的真实记录，是大家毕业后个人学历、经历的重要证明材料，对于今后的升学、就业、考公、落户等都具有极其重要的作用。

因此，请各位毕业生务必高度重视档案整理工作，认真按照要求完成相关材料的准备和整理。

二、档案整理的内容1、个人基本信息材料包括毕业生登记表、学籍卡、成绩单等，这些材料能够反映出同学们在校期间的基本情况和学习成绩。

2、奖惩材料如获得的奖学金、优秀学生干部、优秀团员等荣誉证书的复印件，以及受到处分的相关文件等。

3、党团材料党组织关系介绍信、入党申请书、思想汇报、转正申请书等党组织相关材料；入团申请书、团员证等团组织相关材料。

4、社会实践材料参加社会实践、实习、志愿服务等活动的相关证明材料。

5、其他材料如体检表、毕业生就业推荐表、就业协议书等。

三、档案整理的要求1、材料齐全请同学们认真核对自己的档案材料，确保上述各项材料齐全，如有缺失，请及时联系相关部门或老师进行补办。

2、内容真实准确所有档案材料的内容必须真实、准确，不得涂改、伪造。

3、规范整理按照学校规定的顺序和格式对档案材料进行整理装订，确保档案的整齐、美观。

4、时间要求请各位毕业生在规定的时间内完成档案整理工作，具体时间安排如下：具体时间 1：开始进行档案整理工作。

具体时间 2：完成档案材料的初步整理，并提交给班级负责人进行审核。

具体时间 3：班级负责人将审核通过的档案提交给学院进行终审。

具体时间 4：学院完成终审，并将档案移交至学校相关部门。

四、档案移交1、学校将统一将毕业生档案移交至相关单位或人才市场。

2、对于已落实就业单位的毕业生，档案将按照就业协议上填写的档案接收地址进行移交。

3、对于未落实就业单位的毕业生，档案将移交至毕业生生源地的人才市场或相关部门。

福建省人力资源和社会保障厅关于做好高校毕业生档案转递信息查询

福建省人力资源和社会保障厅关于做好高校毕业生档案转递
信息查询服务试点工作的通知
【法规类别】档案
【发文字号】闽人社函[2018]252号
【发布部门】福建省人力资源和社会保障厅
【发布日期】2018.07.02
【实施日期】2018.07.02
【时效性】现行有效
【效力级别】XP10
福建省人力资源和社会保障厅关于做好高校毕业生档案转递信息查询服务试点工作的通
知
（闽人社函〔2018〕252号）
各有关高等院校：
根据《福建省人民政府关于做好2018年普通高等学校毕业生就业创业工作的通知》（闽政〔2018〕11号）有关积极推广“互联网＋就业创业服务模式”的要求，为方便高校毕业生通过互联网和移动客户端实现便捷快速查询档案去向，我厅拟依托福建省毕业生就业创业公共服务平台，开展我省高校毕业生档案转递信息网上查询服务试点
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工程学院档案管理办法(WORD4页)

工程学院档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等有关档案工作的法令、法规和条例,为加强我院档案工作,提高档案管理水平,更好地为教学、科研和各项管理工作服务,结合学院的工作实际,特制定本办法。

第二条本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记载资料。

第三条学院各部门在工作中形成的各类档案,是当前和今后工作的凭证,是学院各项工作活动的历史记载,也是学院的宝贵财富,由学院档案部门集中统一管理。

第二章档案工作的管理和基本任务第四条学院档案室隶属于校长办公室。

档案工作受省、市档案行政管理部门的监督、检查、指导。

第五条建立全院档案工作网络,各部门须有一名负责人分管档案工作,并配备一名兼职档案员,业务上受综合档案室指导。

兼职档案员负责本单位档案的收集、整理、移交以及督促、检查等工作。

第六条档案工作人员必须坚持四项基本原则,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备专业知识和一定的科学文化知识。

在档案收集、整理、保护或提供利用等方面做出成绩的单位或个人应给予表彰和奖励。

第七条档案人员的编制根据学院发展规模及馆藏数量等因素,由学院确定。

在经费、库房、设备等方面学院予以保证。

第八条为保证立卷质量,严格实行部门立卷归档制度,各部门兼职档案员负责本部门纸质、电子文件材料的积累、归卷,做到“三纳入、四同步”，纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围。

在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第九条档案工作的基本任务㈠贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策及有关规定,建立健全各项规章制度,做好档案宣传工作。

㈡全院各单位、各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

㈢负责对全院各类归档材料的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作。

㈣保守档案机密,确保档案安全,维护档案的完整、准确、系统；做好档案保护工作,最大限度地延长档案使用寿命。