04沟通、参与和协商控制程序

1、目的

建立和规范内外协商与沟通行为，及时、准确地收集、传递及反馈有关OHS信息，确保OHS管理体系的有效运行。

2、范围

本程序适用于公司内部和外部有关OHS信息的传递和协商、沟通。

3、职责

3.1.质安处负责OHS信息交流的归口管理，公司外部OHS信息沟通以及公司职业健康安全管理体系运行中OHS信息的收集、分析处理和传递；有关职业健康安全第三方审核及结果，内部审核、管理评审及结果信息的收集、分析处理和传递；负责职业健康安全监测信息的收集和传递。

3.2.行政办公室负责通过公文的收发实施和上级公司及地方政府的文件往来。

3.3.各处室（单位）就本处室（单位）OHS管理工作进行上下信息的沟通和分析处理。

4、程序

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4.1.信息收集

4.1.1.外部信息包括：

a) 有关OHS的法律法规、管理条例和标准等信息。

b) 地方政府行政主管部门和上级公司发布的规定、要求等信息。

c) 外部对公司进行的安全检查结果的信息。

d) 来自顾客等相关方的信息。

4.1.2.内部信息包括：

a) OHS管理体系运行信息,包括方针、目标、管理实施方案、培训、测量、内审和管理评审等信息。

b)生产作业场所和活动中的隐患，评价出的OHS风险及风险控制措施等。

c)公司内部有关管理制度，员工提出的有关OHS的建议和要求的信息。

d)公司领导意图贯彻及职能部门之间的联系和沟通的信息。

e)应急准备和响应措施计划。

f) OHS绩效监视和测量的结果。

g)组织机构变化情况。

各处室（单位）按职责分工进行与实施职责相关的信息的收集和整理。

4.2.沟通和协商

4.2.1.通过信息的传递进行沟通和交流。可采用口头、电话、电子邮件、书面报告、会议等多种形式沟通和传递信息。

4.2.2.沟通、协商实施

a)质安处负责与地方行政主管部门、安全监督监测等机构沟通，并将相关信息报告公司领导和传递到有关部门；负责认证机构审核结果及反馈信息，内部审核及管理评审的情况及结果的信息收集和传递到公司各相关部门，并向公司领导报告；负责将定期组织相关部门进行的职业健康安全检查，事件调查、分析和处理事宜的信息进行收集和传递；定期组织公司相关部门召开职业健康安全工作例会，疏理问题，征求意见和建议，制订措施，并向公司领导报告。

b)行政办公室负责将地方行政主管部门及上级公司的OHS文件及时送主管领导阅示，并根据领导阅示意见进行公文的传阅和复制分发。

c)各部门（单位）应及时向本部门（单位）传达公司有关职业健康安全的要求、规定和情况，向公司主管部门和主管领导报告本部门（单位）OHSMS

运行情况，发生事故、事件和重大不合格时应及时报告。

d) 建立员工参与机制，员工代表组织员工充分参与公司职业健康安全管理活动，如：合理化建议活动、对公司的管理工作进行评价的活动、自主管理活动等。在职业健康安全管理方面，员工的参与和协商活动应形成具体文件，并使员工和其他相关方了解这些文件的规定。

员工应：

----- 参与危险源辩识，风险评价和控制措施确定

——参与风险管理方针和程序的制定和评审；

——参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化；

——参与职业健康安全事务；

——了解谁是职业健康安全的员工代表和指定的管理者代表。

4.3.信息的处理和反馈

4.3.1信息的处理包括信息的整理、分类和制定实施纠正预防措施等。信息的反馈主要指对获取的信息的回复及处理情况及其结果的沟通和报告等。

4.3.2对于外部信息，应按职责规定及时回复，涉及应采取措施进行改进的应将措施制定和实施情况通报或报告对方，如向供方、合作方通报，向政府主管部门报告等。涉及外部抱怨的反馈信息，应及时向总经理汇报，形成决定后答复。

4.3.3对于内部信息，应采用书面方式记录处理结果，重要的信息的反馈也应采用书面方式，并向公司领导报告。

5、相关文件

5.1《记录控制程序》

5.2《危险源辨识、风险评价和控制措施的确定控制程序》

6、记录

《例会纪要》《信息联络单》