内部成文信息管理规定

X X有限公司

文件编号：签发：XXX

内部成文信息管理规定

1 实施部门

本规定由综合管理部组织实施。

2 目的和范围

2.1 为规范公司内部成文信息的管理工作，加强成文信息的统一性、清晰性和操作指导性，明确公司成文信息的管理要求。

2.2 本规定适用于公司级和部门级内部成文信息的管理。

2.3行政公文、图样和技术文件的管理参照《行政公文处理办法》、《产品图样和技术文件修改规定》和《产品设计图纸签署规定》执行，不适用本规定。

3 规范性引用文件

3.1 《制度建设管理规定》

3.2 《行政公文处理管理规定》

3.3《企业档案管理规定》

4 定义与术语

4.1 内部成文信息

公司内部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品、服务、过程、人员、组织、体系、资源的事实及其载体。本规定以制度（文件）和记录区分表示成文信息的两种类别。

注1：成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源。

注2：成文信息可涉及：管理体系，包括相关过程；为组织运行而创建的信息（文件）；结果实现的证据（记录）。

4.2 制度层级/类别

公司的制度层级/类别同《制度建设管理规定》定义。

5 培训和资格

各部门负责人、负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度，包括制度的编制、会签、批准、发布、回收、培训、宣贯、执行、检查、修订、废止、汇编、归档以及记录的标识、填写、贮存、保存期限、处置的管理方法。

各级管理人员需了解、熟悉本规定。

6 管理职责

6.1 综合管理部（制度）

6.1.1 公司制度管理的归口部门，组织各业务部门开展制度建设工作。

6.1.2 根据公司制度体系建设要求，确定制度分类、格式要求和编号规则等。6.1.3 组织公司制度的初审与会审工作，做好制度的发布实施工作。

6.1.4 督促各业务部门落实制度执行，组织协调处理制度执行中的相关事宜。6.2 综合管理部（法务）负责公司级制度的法律审核。

6.3 综合管理部（秘书）负责公司级制度的发文。

6.4 综合管理部（信息）负责与流程有关的信息系统建设。

6.5 党群人事部负责公司制度的培训策划。

6.6 各部门

6.6.1 公司制度制定和执行的责任部门，负责起草和修订与本部门业务相关的公司级和部门级制度。

6.6.2 每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性、充分性、有效性，提出年度制度编制、修订计划。

6.6.3 参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。

6.6.4 负责部门级制度在OA网上保持更新，并报综合管理部备案。

6.6.5 负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。

6.6.6负责部门产生的记录的应用和控制。

7 管理流程

7.1 制度编制

7.1.1 按照公司统一的格式，由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的初稿并经校对。

7.1.2 制度的层级及类型见附录三。制度编写格式及模板见附录四。公司级制度、记录由综合管理部编号，部门级制度、记录由各部门编号。制度及附录表单编号的编制规则见附录六，公司各部门代码一览表见附录七。

7.1.3 各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾，如有相抵触的条款，以上级制度为准。

7.3.4 公司制度应遵循规范、简明、务实、有效的原则，以及权、责相统一原则，从实际出发，实事求是，保证制度的可理解性和可操作性。

7.3.5 制度编制人员要求有一定的工作技能与经验，熟悉体系标准及业务知识。7.2 制度会签

7.2.1 公司级制度

7.2.1.1 编制部门将部门负责人审核稿上传至“制度会签系统”，添加会签部门，进行制度流转会签，会签部门在收到初稿后5个工作日内向编制部门反馈会签意见，编制部门根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.2 部门级制度

7.2.2.1 经审核后的制度初稿以“部门级制度文件会签单”（见附录八）的形式添加各科室或作业区流转会签，必要时添加相关专业部门会签（必要时指该制度的内容涉及到相关专业内容，部门内无法确定时），会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见，相关科室根据会签意见进行修订，形成送审稿。

7.2.3 综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核，审核通过后方可定稿发布。

7.3 制度批准

7.3.1 公司级制度

7.3.1.1 综合管理部行政管理室（秘书）根据制度的层级进行制度送审，由相关的权力机构或权力人审批。通常由公司分管领导审定，总经理批准。涉及公司“三重

一大”事项决策的制度，须按“三重一大”相关规定进行决策通过，并经授权人签批。

7.3.2 部门级制度

7.3.2.1 根据制度的层级进行制度送审，由部门负责人审批。

7.4 制度发布、回收

7.4.1 总则

7.4.1.1公司级制度由综合管理部行政管理室（秘书）以公司发文形式下发通知，综合管理部行政管理室（制度）发布文件；部门级制度由部门管理室发布，同时报综合管理部行政管理室（制度）备案。

7.4.1.2 各部门必须做好制度版本的控制，确保所有适用人员得到现行有效版本，制度产生的部门应建立“文件有效版本控制清单”（见附录九）；原则上公司使用的受控文件的形式为电子文件。

7.4.2 电子文件的发放、回收

7.4.2.1 公司级和部门级规章制度的电子文件分别由综合管理部行政管理室（制度）和部门体系员存放在公司OA网上，并负责在网上保持文件的最新版本，废止的文件及时从OA网删除。当文件发生变更时，归口部门应及时在OA网发布通知。

7.4.2.2 各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。

7.4.2.3 各部门可在公司OA网上得到文件的最新版，自行下载的电子文件只能作为工作参考。

7.4.3 文本文件的发放、回收

7.4.3.1 如需使用公司级和部门级制度的文本文件，应加盖受控章，受控章样式见附录十，发放时在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）发放栏上签收，版本更新后收回旧版本，并在“管理体系文件收发记录表”（见附录十一）回收栏签收，有最新文件时发放最新受控文件。

7.4.3.2 各部门体系管理员负责识别并传达至本部门相关岗位，确保所有应得文件的人员，获得最新有效版本。自行复印的文本文件只能作为工作参考。

7.4.4 各责任部门应将作废的文件及时清出；如因法律或其他要求需保留的已作废文件（包括已存档的文件），无论电子还是文本文件，应作出明确的“作废参考”的