如何做ppt培训课件

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PPT 技巧

一、前言

我们不知道看过多少人做演示文稿，听过多少场演讲，相信大家也都做过演示文稿，被邀请演讲无数次！演示文稿，多么容易的一件事！以前我不这么认为，现在还是无法这么告诉自己。

演示文稿的目的在传达讯息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片；有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读；有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好象是在教演示

实务

35

没错，

做为信息时代的演讲者，可以运用信息科技来帮助我们建构讯息，

态度

我能做好演示文稿

我的内容很有价值

我的观众很重要（顾客焦点）

我要让观众很有收获

形象

情绪

我很高兴来做演示文稿

我要用热情感染我的观众

衣着

我很专业

我很有精神

男：西装（深色）﹑兄衬衫（白）

女

声音

停顿

感情

目

节

加强

观众为多少？

有名词、英文简称，让观众充满挫折，那么观众也不会赞美我们的。

所以，根据观众分析来准备演示文稿内容，需要为观众建立背景知识时，请大方地加以解释，再把焦点拉回主题，让所有观众都能同步。所以，也不要在中途塞给观众太多的参考资料，这样观众会分心，还跟不上进度，请把所以补充资料全部放在最后面，甚至另外制作附录，让观众带回去参考。

（二）讯息

演示文稿最主要的目的是传达讯息，所以的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的，都不应该在演示文稿中出现。

演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。

文字的使用

善用PowerPoint的演示文稿设计模板，可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服观众的是我们，所以不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。我们可以从行销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了，所以每场演讲

君

字体大小

标题的使用

标题是每张投影片的主轴，请简洁有力地传达每张投影片的重点，最好是以5～9个字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，就算挤得进投影片，也挤不进观众的脑中，而后者显然是比较重要的。

因为标题只能取5～9个字，所以冗赘之字就无须出现，例如：「的图形」（难到我们画得让观众看不出来是图吗？）「百分比分析」（由表中不就看出来了。

其实每张投影片就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是不会出现超过两、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。

勿用标点符号

既然投影片就是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是可以直接省略。

投影片上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，所以大部份的标点符号都是多余的。

还好，

图表的使用

表胜于文，图胜于表，所以图表自己就能说故事，换句话说，图表只须标题，请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智能型的工作，千万不要让计算机做，要让睿智的我们来发挥。

如果怕到时紧张遗漏了重要的信息，请把要讲的内容打在备忘稿中。

动画的使用

我们经常利用大饼图、柱形图等来呈现统计数字，此时我们也可以多点创意，以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。

信息来源

演示文稿也应该尊重智能财产权，注明资料来源一来表示我们所引用信息的权威性，二来也彰显我们的专业。在演示文稿中可以建立自己的风格，将信息来源固定安排在投影片的固定地方，如此一来，我们演讲的时候不用再花宝贵的时间去交待信息来源，观众就会自己在投影片的适当位置取得所需信息。投影片中的信息来源也应该采用标准书目格式，以免挂一漏万。

开场

会议名称

演讲主题

演讲者、职称、服务单位、连络方式

日期

有了上述完整信息，不管我们的讲义流落何方，拿到讲义的人永远有足够的背景信息知道我们是

在何时何地做这场演讲，甚至听讲的对象也都意涵其中；更重要的是，当有人要引用讲义中的内

容时，也有足够的书目信息，就没有理由不把credit归给我们；再从行销的角度来看，有人拿到

这份讲义觉得内容很精彩，不用打听马上就有足够的信息与我们连络了。

例：

预告（Preview）：告诉听众我们接下来要讲什么

准备一张投影片标示内容大纲，当然如果能以图标更念人印象深刻。所以如果是研究成

例：

前......」开始，然后........，「后此王子与公主过着幸福快乐的日子」。让观众可以很轻松地听完整场演讲，所以我们要帮助观众把核心概念凸显出来，让观众不费吹灰之力就捉住重点。

????? 这些概念对听众有什么意义（利益）

????? 回顾：告诉听众我们讲过了什么

????? 结论：听众现在该知道什么或做什么

????? 别忘了说：谢谢！

（四）练习

演讲都有时间限制，好的演讲者要能控制时间。切记，千万不要拖延时间，就算是前一位演讲者暂用了我们的时间，我们还是要尽可能地准时结束，尤其是当我们是最后一位演讲者时，因为观众不会记住之前谁拖延时间，只会记得我们暂用他们的宝贵时间。

要能有效控制时间需要练习，而且要知道每张投影片所花费的时间。PowerPoint有排练的功能，只要按一下[投影片放映]菜单上的[排练时间]即可。接下来仿真演讲实况，PowerPoint就会自动记录每张投影片所花费的时閜。使用[排练]对话框中的不同按钮暂停放映投影片、重新播放投影片、以及换到下一张投影片。PowerPoint 会记录每一张投影片出现的时间，并据以设定放映的时间。当

众，

小记：「好」，

（六）开讲

终于上场的时间到了！第一原则，请提早到

透明片其实是很棒的演示文稿工具，可以面对观众演示文稿，可以不用太多科技能力，

把全付精力放在观众和内容上。遇有状况，时间缩短，可以立即调整投影片，不会手

忙脚乱。

踓然投影片我们都用过了很多次，但是每个场地的屏幕架设方式不同，但是还是以横

式投影为多，所以投影片请制做横式。投影片的更换是手动，要自然而平稳，就必须