会议管理技巧.ppt
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高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
14
14
二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
2020/3/31
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
2020/3/31
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
第五章会后工作与管理《会议管理》PPT课件
据有关规定和要求，将部分办毕文书经过清理，定期或不定期
地退还原发文机关或其他指定的专门部门的活动。会议文书要
在会后指定时间、地点内进行收集清退工作。一个大中型的会
议，由会务组带到会场发送和会议期间产生的文件很多，会议
结束后，要按照“文件领取表”的登记情况，清点文件剩余份
数，以做到物表相符。对于内部文件、机密文件以及应收回的
很多会议需要与会代表向主办方支 付一些必要的费用，如培训费、住 宿费、资料费、餐饮费等，这需要 会务工作人员做好会议经费结算工 作：①应在会议通知或预定表格中 ，详细注明收费的标准和方法。② 应注明与会人员可采用的支付方式 。③开具发票的工作人员，事先要 与财务部门确定正确的收费开票程 序，不能出任何差错。如果有些项 目无法开具正式发票时，应与会议 代表协商，开具收据或证明。
5.2 会后文书工作 5.2.3 会议文件的立卷归档工作
(1)大型会议文件立卷
(2)日常工作会议文件资料立卷
• 第一步，收集资料 • 第二步，鉴别整理 • 第三步，分类归卷 • 第四步，组卷 • 第五步，卷内文件编目 • 第六步，填写卷内文件资料备考表 • 第七步，拟定案卷标题 • 第八步，填案卷封面 • 第九步，案卷排列 • 第十步，编写案卷目录
CHAPTER
FIVE
第五章会后工作与 管理
5.1 会场善后工作及安排与会人员离场
5.1.1 会场善后工作
是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条
件。如果是内部会议，则会场的善后工作就简单得多。如果是
外借会场，则需与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物
品并清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通
➢ 保存会议材料需要一定的空间和相应的管理工作，这两项都需成本，一般 的做法是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
会议管理知识PPT课件
早会的准备
1
2
3
4
5
资源的 准备
制作一个月 会议行事历
制定奖惩办 法
要与部门成 员充分沟通
利用布告栏 公布
MANAGEMENT
额定张拉控制力以千斤顶油泵读数为准，钢绞线引伸量作为校核，设计引伸量与实际引伸量差值小于6%。 （12）钢筋冷拉时，卷扬机要设置防护挡板，冷拉两端必须装置防护设施，冷拉时严禁在冷拉线两端站人或跨越、触动正在冷拉的钢筋。
会议管理
会议
有效 沟通
提出 问题
脑力 激荡
有效 跟踪
总结 提高
设计 方案
会议
7.13.2 埋设于混凝土内的铸铁排烟管，宜采用法兰连接。 4)、实行质量一票否决制：当质量与进度等发生矛盾时，必须先质量后进度。
1
计划职责 实施方案细节 表彰、激励的项目和人员 待议事项的解决 活动安排的实施
悬挂图表
2
计划 实施方案 表彰、激励 待议事项 活动安排
想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责人应对每日
早会内容进行重点点评。 定期检查早会内容，进行反馈，写总结。
1.3 吊运或水平运输过程中对幕墙材料应轻起轻落，避免碰撞和与硬物摩擦；吊运前应细致检查包装的牢固性； 门式起重机运行轨道的终点，必须设置四套坚固的终点档架。
03
APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT. YOU CAN ALSO FORMAT THE APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT.
2.3施工前应对施工现场、机具设备及安全防护措施等进行全面检查，确认符合安全要求后方可施工。 水土保持监测专业性较强，按照有关建设xxxx水土保持法规及技术规范，工程水土保持监测工作应由业主委托有水土保持监测资质的单位承担。
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
高效会议管理_PPT
2021/7/22
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
11 高效会议八大特征
在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列 出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召 开的会议能够成为2真021/正7/22意义上的高效会议。
2021/7/22
达成决议－彼得 德鲁克决议
➢法用足够多的时间检视困难所在，并使与
会者达成共识 ➢列举或图示各提案并开始讨论之 ➢客观比较各提案的优劣，避免意气之争 ➢估计各提案之获益率 ➢评估有无采集更多资料的需要 ➢征求反对意见 ➢以中立角度检视正反意见 ➢寻求与会者对各提案之认同 ➢单位对提案做适当的修整与妥协 ➢确认Leabharlann 事结果 ➢组成或指定议案执行的监督
主持人对策： 突出他的贡献 重复问题 短暂沉默
③ 应对不同风格的与会者
兔子的症状： 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
2021/7/22
主持人对策： 突出他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按他的方 法实施
③ 应对不同风格的与会 者
螃蟹的症状： 开会时还在做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，走神
高效会议管理_PPT
2021年7月22日星期四
2021/7/22
关键词： 会议的意义 我存在，故我开会
2021/7/22
关键词： 万会朝宗—解决问题
会议的目 的
2021/7/22
会议效率不高的原因及预防性管 理
2021/7/22
1.会议召开频率
头儿，我们每天开会，许 多实际工作都没时间做
是啊，这样下去怎么得 了，得开个会研究一下
4 主持者的技能
② 对参会者的表情准确辨别
2021/7/22
③ 应对不同风格的与会者
如何组织召开会议(PPT 31张)
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及
座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
２、突出会议主题的装饰
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
3、会议目标必须具体且 可以衡量
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
会议准备工作
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
一、明确会议目标
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
会议管理 演示PPT
课程简介： 课程简介：
缺乏高效的会议管理技能已成为各单位员工普遍存在的问题， 本次课程孙汗青老师将带领我们重新认知会议，教会我们如何避免 问题会议，重点介绍如何组织高效会议，并辅以多个表单和案例使 我们更加清晰明确高效会议管丰富的实践经验见长，尤其在《高效会议》 以丰富的实践经验见长，尤其在《高效会议》、《培训师的培 训》、《行政管理新视野》、《经理人辅导与激励技巧》、《如 行政管理新视野》 经理人辅导与激励技巧》 何构建成功的营销战略》 何构建成功的营销战略》、《打造卓越领导力》、《成就事业始 打造卓越领导力》 于自我》 于自我》、《决胜终端：成功的电话营销》、《部下常犯的12个 决胜终端：成功的电话营销》 部下常犯的12个 错误》 错误》、《忠诚胜于能力》、《商务礼仪》、《职业素质与职业 忠诚胜于能力》 商务礼仪》 竞争力》 竞争力》，《店面销售技巧》,《打造高效团队》、《如果成为 店面销售技巧》 打造高效团队》 世界500强企业最受欢迎的员工》 世界500强企业最受欢迎的员工》、《创新思维与领导艺术》、 创新思维与领导艺术》 《人本领导力一、二、三阶》等模块的训练中，以其实战的经验 人本领导力一、二、三阶》 与鲜活的案例，深受受训企业和学员的好评。
创建学习型企业系列活动
“每月一课”之十 每月一课” 每月一课 ——高效会议管理 高效会议管理 高效
孙汗青
孙汗青简介 孙汗青简介
工作经历
曾是知名律师，负责过200多个经济和民事案件; 曾是知名律师，负责过200多个经济和民事案件; 93年 月到上海浦东陆家嘴金融贸易区金杨小区开发办工作; 93年8月到上海浦东陆家嘴金融贸易区金杨小区开发办工作; 97年到昊华国际任首席顾问，保健品行业，门店发展到170多家; 97年到昊华国际任首席顾问，保健品行业，门店发展到170多家; 99年在王磊公司任副总经理，把这个之前并不知名的品牌经营成 99年在王磊公司任副总经理，把这个之前并不知名的品牌经营成 全国知名连锁机构，目前仅在上海有七家直营店，十多家加盟店; 全国知名连锁机构，目前仅在上海有七家直营店，十多家加盟店; 02年在赵小蝶化妆品公司任执行总裁，铺货到全国各大商场和屈 02年在赵小蝶化妆品公司任执行总裁，铺货到全国各大商场和屈 臣氏门店; 臣氏门店; 04年在慧泉国际教育集团任营销总监同时兼任讲师与慧泉国际商 04年在慧泉国际教育集团任营销总监同时兼任讲师与慧泉国际商 学院学务主任。跟随余世维博士四年之久。
高效会议管理ppt
图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析
回收
回收技巧：投票表决、N/3技巧、 压力排序
达成共识 结束会议
会议落实阶段
四、会议失败的原因
富有成效的会议及无效会议的危害
富有成效的会议
无效会议的危害
目标能实现
目标没有办法实现
目标在最短的时间实现 机会成本、直接成本损失巨大
与会者感到满意
➢主持人问：“能否把你们讨论 的事情告诉大家”
➢对打瞌睡者，可以休息5分 钟，并把会议议程加快
➢保持短暂的沉默
出现分歧时的处理原则
不要回避对立，意见分歧是正常现象 不要因为工作上的分歧而演化成人际关
系或情绪方面的对立 利用会议中间的休息来调节一下气氛 可以参考第三方的意见 可以把焦点问题写在黑板上，客观比较
否定的意见
意外和冲突处理
遭遇“驴”
“驴”的症状：
➢过于敏感 ➢防卫性很强，
心里有堵“墙‘ ➢不能站在别人
的立场看问题
主持人对策：
➢突出他的贡献 ➢重复问题 ➢短暂沉默
意外和冲突处理
遭遇“兔子”
兔子的症状：
➢质疑正在使用的程序 ➢总是提议不同的程序
或建议
主持人对策：
➢肯定他的贡献 ➢重申先用现在的
项
原因
目
1
时间
2
地点
3
开会对象的选择
4
主持人的技能
5
与会者的技能
6
会议的准备工作
7
开会的原因、
目的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会
会议设在经理办公室，致使会议经常被打断， 无法正常进行 必须出席会议的人未到，已来的是一些可有可 无的人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵 着鼻子走，无法实现会议意图 与会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效 开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发 现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败
回收
回收技巧：投票表决、N/3技巧、 压力排序
达成共识 结束会议
会议落实阶段
四、会议失败的原因
富有成效的会议及无效会议的危害
富有成效的会议
无效会议的危害
目标能实现
目标没有办法实现
目标在最短的时间实现 机会成本、直接成本损失巨大
与会者感到满意
➢主持人问：“能否把你们讨论 的事情告诉大家”
➢对打瞌睡者，可以休息5分 钟，并把会议议程加快
➢保持短暂的沉默
出现分歧时的处理原则
不要回避对立，意见分歧是正常现象 不要因为工作上的分歧而演化成人际关
系或情绪方面的对立 利用会议中间的休息来调节一下气氛 可以参考第三方的意见 可以把焦点问题写在黑板上，客观比较
否定的意见
意外和冲突处理
遭遇“驴”
“驴”的症状：
➢过于敏感 ➢防卫性很强，
心里有堵“墙‘ ➢不能站在别人
的立场看问题
主持人对策：
➢突出他的贡献 ➢重复问题 ➢短暂沉默
意外和冲突处理
遭遇“兔子”
兔子的症状：
➢质疑正在使用的程序 ➢总是提议不同的程序
或建议
主持人对策：
➢肯定他的贡献 ➢重申先用现在的
项
原因
目
1
时间
2
地点
3
开会对象的选择
4
主持人的技能
5
与会者的技能
6
会议的准备工作
7
开会的原因、
目的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会
会议设在经理办公室，致使会议经常被打断， 无法正常进行 必须出席会议的人未到，已来的是一些可有可 无的人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵 着鼻子走，无法实现会议意图 与会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效 开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发 现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
第一章会议概述《会议管理》PPT课件
1.5.2 会议中影响
1.5.3 会后影响
2 3 会议效果的因素
会议效果的因素
（1）会场干扰因素多。 （2）会议主持人不力、 与会者发言离题。 （3）会场纪律不明、秩 序缺乏保障。 （4）与会者之间分歧较 大。 （5）会议器材发生故障 。 （6）会间接待及服务差 。
（1）整理会议记录，并 立卷存档，以备日后工 作指导之用及查考之需 。 （2）宣传会议精神。 （3）落实会议决议。 （4）及时回收会议文件 。 （5）进行会议工作总结 。
提高会议效率，发挥会议功能，避免人力、物力、财力浪费，降低企业经营成本，达成人力资 源效率化，这是任何领导者在推动企业发展的进程中必然要面对的问题，同时也是他们必须研 讨的重要课题。
会议管理为企业的各项决策提供了“孵化”的平台。从这个意义上说，企业需要实施有效的 “会议管理”，才能实施有效的企业管理。因为有效的会议管理是有用的管理工具：它能促成 高效的意见沟通，集思广益做出好的决议，使执行者认同并行动，共同努力去达成企业的战略 目标。它的重要性，呈现在行动管理、技术管理及目标管理之上。所以，做好会议管理工作， 关系到企业决策的效率与效益。同时，会议管理也关系企业内外的沟通协调、形象塑造及战略 规划。
会议
• 特大型会议 • 研讨性会议
• 其他组织会
议
1.5 影响会议效率的因素
要举行成功的会议，从会议开始前到会议结束后都应注意各种 因素的影响。因为会议是在具体的时空里举行，各种因素对其 效果的影响是一个持续的过程。为了更好地保护积极因素，排 除消极因素，我们有必要对影响会议效果的各种因素加以关注 和分析，从而使会议的组织者能够抓住关键所在，有意识地避 免将时间、精力、金钱浪费在不重要或不必要之处。
➢ Who：谁去开？此要素也就是要清楚给出参加者的名单。 ➢ When：什么时间开？此要素也就是要明确开始时间及பைடு நூலகம்期长短。 ➢ Where：在哪开？此要素要明确会议地点。 ➢ How：怎么开？此要素就是明确会议安排、会议分工、会议纪律等。