技术交流会流程CJ20210417

第一章总那么

第一条目的

为标准公司技术交流会开展的相关事项、保证活动进程顺利、尽可能搜集潜在客户信息，特制定本制度。

第二条技术交流会的概念

技术交流会指以推行公司形象与产品、寻觅潜在客户为目的，而由公司主办或与其他机构合办的技术宣讲活动。

第三条技术交流会流程分解示用意

第二章前期预备工作

第四条技术交流会申请

销售依照所属区域内情形进行技术交流会申请，汇合技术部、销售部意见，审批后确信是不是开展技术交流会，市场部对技术交流会统一安排。

第五条确信技术交流会方案

通过审核的技术交流会，成立技术交流会实施方案，成立展会工作打算，确信技术交流会牵头人、时刻节点，明确分工，做好费用预算。方案通事后严格执行。

第六条技术交流会预备工作

1.确信会议地址与时刻

确信会议日期后，依照会议规模，市场部与本地销售联系本地酒店，预定会议室，并与酒店方沟通协议住宿、会场情形等事宜。

2.确信会议日程

邀请专家在会议上做报告，确信到会专家与报告题目。

3.制作会议邀请函及邀请客户

制作会议邀请函，会议邀请函应包括会议地址、时刻、会议日程、联系人等信息。会议邀请函确信后发送给相应销售，由销售邀请客户，及时统计客户参会信息，并在会前跟客户进行确信。

4.预备相关会议物资

1）展现仪器：假设需要在会场展现仪器，市场部通过K3提交展现仪器申请，交由生产部预备仪器、打包交仓管发货。

2）礼物：提早预备专家礼物。假设会议日程包括抽奖活动，那么依照会议规模与获奖比例购买礼物。

3）公司宣传样本与会议手册：依照会议规模预备公司宣传样本，制作会议手册。

4）其余会议物资：由市场专员负责，原那么上所有的物品需发物流，特殊情形可发快递。展会负责人发货前需清点物资，并做好相应记录，后交由仓管发货。

原那么上物资提早预备优先选择物流。

5.背景调查

技术交流会开展前，对莅临专家、重要客人进行背景调查，预备好莅临专家的1分钟介绍词。

第七条接待培训

参会人员参展前应通过简单培训，内容包括：接待工作分工、接待技术、常见问题回答方式等。由技术部、销售部提供，市场部整理制作培训ppt并发送通知，参会人员应认真阅读，明确工作安排。

第八条费用申请

市场部提早做好经费预算，依据预算申请足够经费，以知足技术交流会需要，并对支出明细进行记录。

第三章技术交流会进程

第九条现场布展

1.会务工作人员在布展前提早与酒店方联系，并预备好布展相关物品。会务工作人员应在会议开始前1-2天抵达会议现场进行现场布置。

2.现场要紧负责人布展前确认物资、仪器等已运至会议地址。

3.应用工程师负责仪器、电脑的安装调试。

4.会务工作人员安排酒店方悬挂横幅、指示牌，摆放桌椅、预备纸笔，布置签到台、茶歇，摆放展架，提早调试音响、电脑、麦克风等电子设备，整理礼物、会议资料。

5.负责人和谐布置工作，其他会务人员协助现场布置。

第十条接机、接车工作

1.销售搜集客户伺机、搭车信息，并发送给会务人员，会务人员对信息进行统计分类，

并提早预定车辆。

2.接机接车当天，相关会务人员提早抵达机场或车站，携带接机牌等候客人，并提早

与司机取得联系。

3.迎接客人并将客人送上车，司机将客人带到指定地址。

4.相关销售人员在酒店等候，派发会议资料，帮忙客人记录、入住。

5.着装，不要过于随意，建议统一穿公司工作服。

第十一条技术交流会现场

1.技术交流会当天确保提早半小时抵达会议现场。

2.工作人员的着装，不要过于随意，建议统一穿公司工作服。

3.提早打开笔记本、投影仪，激光笔等电子设备，打开空调，预备好茶水。

4.工作人员提早抵达签到台进行布置，预备足够签到表与笔，协助客人签到，派发公

司宣传册与会议指南，并引导客人入座。

5.会议前等待时刻与茶歇期间，可播放公司宣传视频或轻音乐。

6.区域领导主持技术交流会及抽奖活动，工作人员协助会议开展。

7.会议上及时为客人添加茶水，提早预备茶歇食物。

8.展会终止前应该检查仪器电源、照明灯电源是不是关闭，重要物品是不是有遗忘。

第十二条撤展

1. 仪器：技术人员负责将仪器打包，通知物流（可联系仓管安排物流），将仪器输送至指定地址。

2. 其他物资：由参展人员搜集整理，通知物流将物资送至指定地址。返回的观众记录表、收到的名片等客户资料由工作人员带回公司。

第三章总结

第十三条会议后信息整理：

1. 总结：牵头人对技术交流会进行成效评判并填写《参会成效及总结表》（技术交流会终止后5天内），提交给直属领导，抄送市场部。其他工作人员需提交个人总结（技术交流会终止3天内），提交给直属领导，抄送市场部。

2.现场照片及参会人员名单，由市场部人员整理后发送给商务部，并由市场部存档。

第十四条重要客户信息跟踪

由市场部整理客户信息发送给商务部，由商务部份配相关销售人员跟进，相关销售人员15日反馈跟进情形。

第十五条市场部存档文件

技术交流会终止后，市场部对以下文件进行存档：

1．会议邀请函

2．技术交流会申请（附件1）

3．会议指南

4．技术交流会工作明细

5．市场活动个人报告（附件2）

6．技术交流会成效及总结（附件3）

7．现场照片

8．会议报告ppt，报告录音

9．参会人员名单

第四章附那么

第十六条本流程由市场部负责说明。

第十七条本流程自总领导签发之日起执行。

附件1. 技术交流会方案

技术交流会方案