医院员工档案管理流程

医院员工档案管理流程

为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本管理流程。

一、员工档案资料的收集、整理与分类

1、档案管理员负责收集全院员工各项档案资料。

2、档案管理员负责将收集的档案资料的部分基本信息制成电子表格存档，以便于查询利用。

3、档案管理员负责将纸质档案资料分类整理、装订。

二、员工档案的建立

档案管理员负责将整理好的纸质档案资料分别装入档案袋，并编排编码，打印目录，入库排架。

三、员工档案的建立保管与更新

1、档案管理员应定期检查档案，避免档案因环境等因素破损，保证档案的机密性。

2、如员工档案信息发生变化，档案管理员应实时更新员工档案资料。

四、员工档案的查阅

1、如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》，经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审批后方可查询；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责

人、分管负责人、院长批准后方可办理。

2、医院高层可直接通过档案管理员办理查阅手续。

3、档案管理员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查

阅登记表》签字确认。

4、档案管理员要保证档案完整、及时归还入档。

五、员工档案的销毁

1、单位任何个人或部门非经允许不得销毁单位员工档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《单位员工档案资料销毁审批表》，经人力资源部负责人、分管负责人、院长审批后执行。

3、经批准销毁的员工档案，人力资源专员须认真核对，将批准的《单位员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记。