大型会议承办工作手册
机关干部的会务工作指导手册 附内容解读 (参考范本)
机关干部的会务工作指导手册（参考范本）会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。
在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。
Ol 谋划会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
会务工作流程图会前准备 制定会议方案会中服务（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。
会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
拟定方案维护会场秩序做好会议签到 组织会议报道分工落实分解工作任务会后工作（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务：1.起草会议通知。
会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。
会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：XX办公楼六楼第三会议室。
2.下发会议通知。
会议通知有电话、短（微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。
下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。
二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。
对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。
通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。
采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。
3.落实参会人员。
统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。
对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。
4.协调出席领导。
根据会议要求，以当面报告、电话、短信、微信等多种方式，提请领导出席会议。
大型会议接待流程是怎样的
大型会议接待流程是怎样的大型会议接待流程是指在大型会议或活动中，为与会者提供高质量的接待和服务的一系列工作流程。
这些流程涵盖了从接待与会者、安排住宿和交通、提供餐饮服务到组织会议场地和设备等方方面面。
1. 会前准备阶段：在大型会议之前的准备工作非常重要。
首先，会议主办方必须确定会议地点和日期，并与相关场馆或酒店进行预订。
接着，需要确定会议规模和参与人数，以便计划餐饮和住宿需求。
此外，还需要与各个部门、供应商和承办方进行沟通，并建立一个顺畅的信息传递和协作机制。
2. 客户咨询与报名阶段：在这一阶段，会议主办方需要设立一个客户咨询热线或邮箱，以应对与会者的提问和报名。
同时，还可以通过社交媒体、网站和在线论坛等渠道进行宣传，并提供报名和支付的在线服务。
3. 住宿与交通安排：为了方便与会者的住宿和交通，会议主办方通常会与当地的酒店和交通公司合作，提供特殊的优惠和服务。
接待团队将根据与会者的需求和预算安排合适的住宿和交通方式，并提供相应的预订和购票服务。
4. 会议资料和文件准备：会议主办方需要准备各种会议资料和文件，包括会议议程、参会人员名单、演讲稿、手册和背景资料等。
这些资料和文件需要在会议期间向与会者进行发放，并在会前通过邮件或公众号等途径提供给参会人员。
5. 会议场地和设备准备：会议主办方需要选择合适的场地，并与会议场地方进行协商和安排。
同时，需要预定和配置必要的设备，如音响、投影仪、电脑、麦克风等，并安排专业的技术人员进行设置和维护。
6. 餐饮服务准备：会议期间的餐饮服务也是接待流程中重要的一环。
会议主办方需要与酒店或餐饮公司合作，制定合理的餐饮安排，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇等。
根据与会者的习惯和口味，提供丰富的食物选择，并确保食品的质量和卫生。
7. 会议接待团队的组建：在会议期间，接待团队将承担接待与会者的重要任务。
会议主办方需要组建一支专业的接待团队，并进行培训，提高团队成员的服务意识和技能。
大型会议接待方案样本（四篇）
大型会议接待方案样本一、会议背景与目标随着全球经济的不断发展和国际交流的深入推进，大型国际会议变得越来越普遍。
作为一个多元化和国际化的城市，我们将在____年承接一场重要的大型会议。
此次会议旨在促进各国政府、企业和学术界之间的交流与合作，推动全球经济的可持续发展。
会议期间，我们将为参会代表提供全方位的接待服务，确保其在会议期间的住宿、交通、用餐和参观等方面的需求得到满足，为会议的顺利进行提供保障。
二、会议接待方案1. 住宿安排：我们将为参会代表提供高品质的住宿服务。
与附近的高级酒店合作，确保参会代表可以选择适合自己需求的住宿。
我们将提供多种房型选择，包括单人间、双人间、套房等，以满足不同代表的需求。
同时，我们将确保酒店提供周到的服务和舒适的环境，为代表们提供一个愉快的居住体验。
2. 交通安排：为确保代表的顺利到达会议地点，我们将提供便捷的交通安排。
与当地交通公司合作，我们将为代表们提供专车接送服务，以便他们从机场或火车站到达住宿地点。
在会议期间，我们还将提供专车接送服务，以确保代表们能够准时到达会议场地。
3. 用餐安排：为了满足代表们的不同的饮食需求，我们将在会议期间提供丰富多样的餐饮选择。
除了在会议场地的自助餐厅提供各种口味的菜肴外，我们还将组织参观当地著名餐厅，使代表们可以品尝到地道的本地美食。
同时，我们将提供素食和特殊饮食需求的选择，确保所有代表都能够满意地用餐。
4. 参观活动安排：除了会议本身，我们还将为代表们安排一系列参观活动，让他们了解当地的历史文化和经济发展状况。
我们将组织参观当地的名胜古迹、博物馆和企业等，使代表们对当地的特色和发展有更深入的了解。
同时，我们还将安排交流活动，让代表们有机会与当地政府和企业的代表进行面对面的交流，促进合作与交流。
5. 会议支持服务：为了保障会议的顺利进行，我们将提供全方位的会议支持服务。
包括会议场地的布置、设备的调试、技术支持人员的配备等。
我们将确保会议场地的设备齐全、网络稳定，并为代表们提供一个良好的会议环境。
会议手册(模板)
XXXXXXXXX会议
会
议
手
册
二〇一二年X月·XX市
会议须知
一、会议时间：2012年x月x日
二、会议地点：xxx会议室
三、请准时参加会议，开会时请将通讯工具调至静音状态。
四、请参会人员妥善保管会议材料。
五、x月xx日晚餐（17:30-24:00）在酒店x楼xx餐厅（自
助餐），凭房卡签单。
六、x月xx日早餐（6:30-8:30）在酒店x楼xx餐厅（自
助餐）。
七、酒店免费提供上网、健身服务，已开通长途电话。
八、离开酒店时，请将房卡交至前台。
九、请参会代表及时填写返程机票回执表，并于x月xx日
下午会前交至会务组。
如有其他需求，请随时与会务组联系。
会务组联系人：xxxxxx 电话xxxxxx
xxxxxxxx会议日程（2012年x月x日）
会议代表名单
返程回执表
请于x月xx日下午会前交会务组xxx,电话xxx。
会议策划与执行实操手册
会议策划与执行实操手册第1章会议策划概述 (3)1.1 会议目标与目的 (3)1.1.1 确定会议主题 (3)1.1.2 制定会议目标 (4)1.2 确定会议类型与规模 (4)1.2.1 会议类型 (4)1.2.2 会议规模 (4)1.3 会议策划团队组织架构 (4)第2章会务筹备 (5)2.1 会务筹备时间表 (5)2.2 预算编制与控制 (5)2.3 会议场地选择与布置 (6)第3章会议主题与日程安排 (6)3.1 确定会议主题 (6)3.2 制定会议日程 (7)3.3 确定演讲嘉宾与议题 (7)第4章邀请与注册 (8)4.1 确定邀请对象 (8)4.1.1 主讲人与嘉宾：根据会议主题邀请相关领域的专家、学者、行业领袖等担任主讲人或嘉宾。
(8)4.1.2 参会代表：包括部门、企事业单位、学术机构等相关人员。
(8)4.1.3 媒体代表：邀请相关媒体记者、编辑等参会，提高会议的曝光度。
(8)4.1.4 合作伙伴：邀请与会议主题相关的企业、机构等合作伙伴。
(8)4.1.5 其他：根据会议性质和需要，邀请其他相关人员，如志愿者、赞助商等。
(8)4.2 制作与发送邀请函 (8)4.2.1 设计邀请函：邀请函应简洁、大方，突出会议主题与重要信息，包括会议名称、时间、地点、主办单位等。
(8)4.2.2 明确邀请对象：针对不同邀请对象，制定相应的邀请函内容，如主讲人与嘉宾需注明演讲主题、时间等。
(8)4.2.3 发送邀请函：通过邮件、短信、等多种方式发送邀请函，保证邀请对象能够及时收到。
(8)4.2.4 跟进邀请函：在发送邀请函后，及时跟进邀请对象的回复情况，了解其参会意向。
(9)4.3 参会人员注册与信息管理 (9)4.3.1 注册流程：制定简单明了的注册流程，包括填写个人信息、证件照、选择参会类别等。
(9)4.3.2 注册方式：提供线上与线下注册两种方式，方便参会人员选择。
(9)4.3.3 信息管理：收集参会人员的信息，包括姓名、单位、联系方式等，以便于会务组进行会前通知、现场签到等工作。
企业机关大型会议承办工作手册
大型会议承办工作手册目录一、会议前组织工作准备.......................................................................................................... - 1 -（一）会议的发起：.......................................................................................................... - 1 - （二）会议组织和机构：.................................................................................................. - 1 - （三）会议分工和责任：.................................................................................................. - 1 - 二、会议承办主体流程.............................................................................................................. - 2 -（一）会议前期工作：...................................................................................................... - 2 - 1参会客人的联系、函达及情况落实。
................................................................... - 2 -2参会资料的准备。
大型会议承办工作手册
大型会议承办工作手册概述本手册旨在提供关于如何承办大型会议的指导和建议。
大型会议对于组织方来说是一项重要的任务，需要精心策划和高效执行。
通过本手册，您将了解到如何准备、组织和管理一个成功的大型会议。
目录1.准备工作确定会议目标制定会议议程确定参与人员和预算2.会议筹备选择合适的会议场地安排住宿和餐饮确定会议日期和时间筹备会议材料和设备3.会议执行主持开幕式负责现场管理和协调管理会议日程和时间安排协助会议演讲、讨论和活动4.会后总结汇总会议记录收集参会者反馈分享会议成果和总结报告完成会后评估和结算准备工作确定会议目标在承办大型会议之前，首先需要明确会议的目标和预期成果。
这将有助于指导后续的筹备和执行工作。
目标可以包括推广业务、分享最新的研究成果、提高行业的认知度等。
确保目标明确和具体，并建立相应的衡量指标。
制定会议议程会议议程是会议成功举办的关键。
在制定议程时，需要考虑到参与人员的需求和兴趣，确保议程内容具有吸引力和实用性。
议程应包括开幕式、演讲和讨论环节、休息和交流时间等。
确定参与人员和预算确定参与人员和预算是承办大型会议的重要步骤。
根据会议目标和议程，确定邀请的主要参与方，包括主讲人、嘉宾和与会代表等。
同时，确定会议的总预算，包括场地租赁、餐饮费用、物料费用等。
会议筹备选择合适的会议场地选择合适的会议场地是确保会议成功的重要因素之一。
考虑到与会人员的数量和需求，选择适宜的场地大小。
同时，确保会议场地设施完备、交通便利，并与场地方协商租赁合同。
安排住宿和餐饮对于来自远方的参会代表，提供合适的住宿和餐饮安排十分重要。
与附近酒店协商并预留足够的房间数量，同时与餐饮供应商订购餐食。
确保住宿和餐饮服务符合参会代表的需求和预算。
确定会议日期和时间根据会议议程和与会代表的可用性，确定会议的具体日期和时间。
最好在预定会场和住宿之前确定会议日期，以确保场地和房间的预留。
筹备会议材料和设备会议材料和设备是会议顺利进行的必备条件。
大型会议承办工作手册
大型会议承办工作手册一、会议前期准备工作1.1 确定会议目的和主题在确定会议目的和主题时，需考虑到与会人员和主办方的需求和期望，并根据会议主题制作相关宣传材料。
1.2 确定会议时间和地点确定会议时间和地点需要充分考虑各方面的因素，如参会人员方便程度、交通便利性、场地租赁费用等。
1.3 策划会议议程会议议程是会议成功的关键，需在策划时充分考虑各方面因素，如议程流程、主题演讲、专题研讨等。
1.4 确定与会人员名单根据会议主题和议程，确定各级别的与会人员名单，同时制作邀请函并联系与会人员。
1.5 协调会务工作组协调会务工作组，制定详细的工作计划和任务分工，并时刻做好沟通和协调工作。
二、会议期间工作2.1 会场布置根据会议主题和数量，确定会场布置方案并按时完成会场布置工作，保证会场整洁美观。
2.2 会议设备维护保证会议设备齐全、正常运转，维护好会议设备，确保会议的顺利进行。
2.3 会议现场管理负责现场秩序维护，人员引导和安全保障，并保证会议的正常开展。
2.4 会议餐饮服务安排好会议餐饮服务，保证与会人员在用餐过程中能够享受周到的服务。
2.5 会议纪要记录和整理负责会议纪要的记录和整理工作，按时完成相关工作并发送给与会人员。
三、会议后期工作3.1 会议汇报工作根据会议的情况，提供完善的会议汇报，对会议情况进行详细的分析和总结。
3.2 客户满意度调研对参与会议的客户进行满意度调查，了解客户对会议服务的评价和意见，并提出相关的改进和意见。
3.3 会议资料整理和存档将会议资料整理好，并按照相关规定存档，以备后期需要使用。
3.4 财务结算和分析对会议费用进行详细的结算和分析工作，制定出费用细则和标准，并按时完成财务结算。
四、会议组织工作交流和合作会议组织工作是一个复杂的过程，其中包含了多个部分的工作，需要充分合理的协调和配合。
在会议组织的过程中，需要与各级别的合作伙伴进行良好的沟通，共同完成好工作。
会议流程手册
公司会议流程与规范手册公司会议流程与规范手册目录1.指定手册的目的。
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2.手册适用范围。
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3.会议的类别。
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1总经理大会。
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2市场部主管大会。
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3.3周会...。
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4店长会。
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5紧急会议。
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.4.会议操作程序.。
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..5.会议纪律.。
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6.会前准备。
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.7.会后整理...。
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...一．目的1.实现公司有效的管理，促进公司各部门之间的沟通与合作。
2.提高公司各部门的工作效率和执行力，以便于追踪各部门的工作进度。
大型会议承办工作手册
大型会议承办工作手册1. 前言大型会议的承办工作需要经过详细的计划和组织，以确保会议的顺利进行。
本手册旨在提供一个详细的指南，涵盖了承办大型会议的各个方面，包括策划、预算、场地选择、议程安排、参会人员管理等。
2. 策划阶段2.1 确定会议目的和主题：在策划阶段，首先需要明确会议的目的和主题。
确定这些关键要素将有助于指导后续工作的开展。
2.2 制定工作计划：制定详细的工作计划，包括时间表、任务分配和工作流程。
确保每个阶段的工作得以顺利完成，并在预定时间内完成所有准备工作。
2.3 预估预算并建立财务计划：根据会议规模和需求，预估会议的预算，并建立相应的财务计划。
预算包括会议场地租赁、设备租赁、餐饮费用、参会人员费用等。
2.4 筹备会议资料：根据会议主题和议程，准备会议所需的各类资料，如会议背景资料、会议议程、参会人员名单等。
3. 场地选择和预订3.1 确定会议规模和需求：根据参会人员数量和会议活动类型，确定会议的规模和需求。
确定参会人员数量是预订合适场地和确定预算的关键因素。
3.2 进行场地考察：根据会议规模和需求，进行场地的考察。
考察因素包括地理位置、场地面积、设施设备、价格等。
3.3 与场地方洽谈和签订合同：根据考察结果，与场地方进行洽谈，并确保签订场地使用合同。
合同应明确包括场地费用、使用时间、设施设备等内容。
4. 参会人员管理4.1 发送邀请函：根据会议参会人员名单，发送邀请函。
邀请函应包含会议时间、地点、议程等重要信息，并询问参会人员的出席意愿。
4.2 注册和报名管理：根据参会人员的回复，进行注册和报名管理。
注册包括参会人员基本信息的收集和记录，报名管理包括会议费用的收取和参会资料的发放。
4.3 参会指引和接待工作：提前准备好参会指引和接待方案，包括会议场地的布置、接待人员的培训、接待物资的准备等。
5. 会议执行5.1 会议开幕：准备好会议开幕仪式的细节，包括主持人的安排、开幕词的准备、嘉宾的接待等。
大型研讨会操作手册 27页
大型研讨会操作手册 27页大型研讨会操作手册研讨会工作项目图表地点确定时间确定讲师联系邀请函设计会务安排财务支持订立目标实务操作销售推动培训支持票务管理会前安排票务工作讲师演讲会场气氛客户参与上半场下半场中场成交终场成交中场抽奖客户感言会后总结跟单安排全力收单数据统计会务总结数据统计分析协助数据统计分析协助会前会中会后研讨会主持主持开场公司.产品介绍项目内容负责人备注研讨会1.会前票务工作研讨会按其内容和顺序分为：会前.会中.会后。
每个过程又有重点工作和步骤，做好每个细节，研讨会的质量和结果就有保证。
会前包括会前安排和票务工作。
会前最重要的工作是：会前安排：会前安排的好坏，取决于对每个细节的考虑和执行。
票务工作：票务工作及进展如何决定研讨会家数.人数和决策人数。
在新模式中，客户邀约最终转换为买票。
此点的好处是在客户未来到现场时，员工已收到钱，这样，客户参会的比例会更高，员工的工作也有确定的回报。
采取卖票的方式，作用是业务人员能和客户见面，了解情况，建立信任感；票务工作的流程：1.制作门票：客户联设计：门票卖了后，把公司副卷和抽奖副卷填满，当天交回公司，录入电脑；票和客户.业务员资料及现场抽奖联系在一起；在每月研讨会前10天完成制作与盖章。
门票样板见附件一。
一定要实现盖好票号。
2.订立目标：各部门订立研讨会客户目标，包括家数，人数，决策人数。
提示：每日必完成销售计划，强调今天的完成状况。
3.推动达成：可进行团队比赛，或对第一名的团队和个人立设立奖励；制作统计表格，每天公布。
表格见附件二.。
4.分发门票：在每次研讨会前8天由一个总监向财务领取，各部门经理向总监领取门票。
一次领取4次研讨会的门票。
并在研讨会结束后回收并销毁本次研讨会的门票。
5.培训支持：因为送票和卖票时要和客户面对面沟通，为取得卖票的效果要对业务人员进行强化培训；要对卖票比较差的人员进行培训。
总经理财务总经理总经理一个总监培训负责人项目内容负责人备注会前安排6.管理措施：票务的管理最重要的是通过表格来追踪和统计。
大型会议承办工作手册(含流程表格)
大型会议承办工作手册1. 引言本手册旨在为承办大型会议的工作人员提供指导和流程说明。
通过本手册，您将了解到从筹备到执行的整个会议承办流程，帮助大家协调工作、高效运作，确保会议的顺利进行。
2. 准备阶段在会议开始之前，有一系列的准备工作需要完成。
2.1 确定会议目标和规模在准备阶段的最初，需要明确会议的目标和规模。
明确会议的主题、议程和参与人数，为后续工作提供指导。
2.2 设定时间和地点确定会议的时间和地点是关键步骤。
时间要与参与人员的日程相匹配，地点要能容纳参与人员的数量。
2.3 确定参与人员和邀请函发送根据会议的目标确定参与人员名单，并发送邀请函。
邀请函中需注明会议的时间、地点、主题以及参会信息等。
2.4 筹备会议材料和设备根据会议的主题和议程，准备会议所需的材料和设备。
包括会议议程表、演讲者资料、PPT等，并保证设备的正常运作。
3. 执行阶段会议开始后，需要进行一系列的执行工作来确保会议的顺利进行。
3.1 签到和注册在会议开始前，进行参与人员的签到和注册工作。
核对参与人员名单，分发会议胸牌和资料包，提供必要的会议说明。
3.2 技术支持和设备调试确保会议现场的技术设备正常运作。
包括投影仪、音响系统、网络连接等。
在演讲开始前进行设备的调试和测试。
3.3 会议议程的安排和控制根据会议的议程表，按照时间节点进行议程的安排和控制。
确保每个环节的顺利进行，控制会议的进度。
3.4 演讲者指导和安排为演讲者提供必要的指导和安排。
包括确认演讲顺序、提供演讲时间提示、协助演讲者使用设备等。
3.5 会议记录和整理会议过程中需要进行记录和整理工作。
包括会议纪要的撰写、演讲者的总结整理等。
确保会议内容的完整性和准确性。
4. 结束阶段会议结束后，还有一些工作需要进行。
4.1 发布会议纪要和资料整理会议纪要和会议材料，并发送给参与人员。
确保参与人员能够及时获得会议的内容和资料。
4.2 收尾工作和场地清理会议结束后，进行场地的清理和整理工作。
会务工作接待手册标准范本
编号：QC/RE-KA9620会务工作接待手册标准范本In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value.（管理规范示范文本）编订：________________________审批：________________________工作单位：________________________会务工作接待手册标准范本使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。
文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。
会务工作接待手册一、基本信息(一)时间及日程安排：20xx年6月X 日，航班、火车信息(抵达、离开)(二)人员组成：(三)调研考察内容：1.现场考察调研2.资产负债情况3.投资收益情况二、组织机构为做好接待工作，公司成立接待工作组，组成如下：组长：副员：三、活动安排时间活动筹备事项待落实事项责任人6月10日接站安排接站车辆、召集接站领导住宿安排房间餐饮安排预定就餐，安排车辆4月12日陪同就餐通知、陪同就餐，安排车辆接送会议安排筹备会场，通知人员参会，印制材料餐饮安排预定、陪同就餐，安排车辆接送考察安排通知做好准备，安排车辆接送餐饮安排通知、陪同就餐，安排车辆接送送站安排车辆四、会议议程时间内容汇报人主持人地点第一天第二天五、会务(一)会场布置会议地点：会场布置：责任人：(二)欢迎标语大厅电子屏：责任人：(三)会议摄录像责任人：六、住宿安排(一)入住地点：(二)入住信息：七、餐饮安排(一)4月11日晚餐1.地点：2.时间：3.陪同人员：八、其他(一)接送站(二)车辆安排九、车辆信息帕萨特车牌号：联系人：电话：篇2：公司会务工作制度公司会务工作制度一、准备(一)在确定召开会议后，应尽快掌握相关信息，包括：会议内容、会议时间、会议地点、与会人员等。
会务工作手册
会务工作手册本手册按照筹备论坛会议的流程整理，实施会务工作以本流程为基准，根据实际工作进行增减调整。
会务工作指导思想：流程化、标准化、团队协作、高效沟通、责任到人、忙中不乱。
第一部分：会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。
一、会议策划1、会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称主题、目的、时间、地点、演讲嘉宾、参会人员、主要议程、会议预算、会务工作任务及职责分工等内容。
会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强。
2、原则上，提前三个月以上进行大型会议的策划。
3、会议方案确定后，发布会议通知。
根据会议筹备进度，可分为一轮、二轮、三轮通知。
4、召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。
二、会议宣传1、主协承办方利用自身平台进行多渠道宣传，包括订阅号、视频号、抖音、微博、直播等。
2、利用第三方宣传平台、媒体矩阵、网络推广等方式进行宣传。
三、参会邀约1、嘉宾邀约。
（1）根据会议主题和目的，邀请国内著名演讲嘉宾，并确定讲课题目。
（2）确定演讲嘉宾讲课费、PPT、往返行程。
2、参会人员邀约。
（1）主协承办方对自身积累的客户资源进行邀约。
（2）根据会议内容，参加同类型会议，拓展新客户邀约。
（3）邀约形式包括：微信、电话、H5、短信、邮件等多种方式。
（4）到会确认回访。
确认参会人员名单，确认缴费信息，确认住宿及交通方式。
3、赞助商邀约。
（1）主协承办方对自身积累的赞助商资源进行邀约。
（2）根据会议内容，参加同类型会议，邀约参会赞助商。
（3）到会确认回访。
确认参会人员名单，确认赞助费用打款，确认住宿及交通方式。
四、会前筹备会议由宣传邀约阶段转入筹备召开阶段，再次召开会务工作协调会，分解任务，协调分工，明确责任人，规定各任务完成时限。
1、酒店合作。
（1）根据回访信息确认住房（拼间）、用餐、会场满足要求，并预报数量。
会议筹备执行手册最终版
会议筹备执行手册流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在二零一六年一月目录一、手册说明 (2)二、筹备环节一：信息沟通 (2)三、筹备环节二：会议通知的撰写 (3)四、筹备环节三：会议筹备 (4)五、筹备环节四：现场执行 (6)六、筹备环节五：会后跟进 (8)七、工作人员礼仪 (9)一、手册说明大型会议活动工作较为复杂，因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导，讨论对象主要为接待及现场布置等项目。
本手册将活动执行分为五个环节：信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的会议筹备执行过程。
二、筹备环节一：信息沟通信息沟通是会议筹备中的第一环节。
充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。
因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的围争取了解与会议有关的更多信息，填写下列会议信息沟通表，再筹划下一步工作。
三、筹备环节二：会议通知的撰写容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。
在会议信息沟通完成之后，执行负责人填写会议信息沟通表，之后撰写会议通知（初稿），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见拟定会议通知（最终版）并下发相关部门及经营单位。
其整体流程如下：会议通知的基本要素：1、会议名称与目的；2、会议时间与地点；3、承办办/联办/协办部门；4、与会领导、参会人员与规模；5、会议议程。
6、报名与接站回执7、请假申请表8、注意事项与参会要求9、联系人四、筹备环节三：会议筹备会议通知发出后，正式进入会议筹备环节，主要包括以下容：参会人员接待、会场确定与布置、会议材料印制与分发。
（完整word版）大型活动执行手册
（完整word版）大型活动执行手册一、前期准备任务分工主要工作要求及内容说明(一)前期准备的宣传类1、活动策划书要筹备一次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来活动的开展。
更重要的是要让上级认可这份策划书，策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。
2、正式发文一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣传方式。
发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等。
3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的，首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的审查，然后在校园内宣传。
4、幕布目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大小在经过设计，最后悬挂。
如操场边铁丝网宝丽布广告最大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅:长9米，高0.8米等。
5、借用展板展板是用于活动的宣传，张贴海报等。
6、制作邀请函和节目单一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发。
现在最流行的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约(这点特别让许多领导肯定)。
7、演示文稿(PPT) 现在越来越多的活动需要用到多媒体，PPT就是其中一项，例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。
这点要注意的一是要有组织的标志;二是要考虑到现场播放出来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显;三是内容的规范。
8、联系校内外媒体要做到三化:联系常规化:经过多次与一个记者联系，就会建立感情，以后报道就容易了;接待程序化:如要到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料;新闻通稿格式化:给媒体的新闻共三段，第一段写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第三段写意义、同学反应。
大型会务活动标准化执行手册
大型会务活动标准化执行手册大型会务活动标准化执行手册日期：2020年地火明夷文化传媒活动执行标准手册2020年9月目录一、手册说明二、有关会议的说明三、会议程序会前工作（按顺序）1.议题及参会人员范围的确定2.会议场所的选定3.会议通知的起草4.申报会议预算5.人员确认6.设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整）7.预定8.车辆安排9.起草会务组工作安排表10.会务宣传品的制作11.食品的采买说明本手册主要是为了规范大型会务活动的执行流程，以确保会议的顺利进行。
本手册适用于所有大型会议，包括但不限于企业年会、学术会议、婚礼等。
有关会议的说明在确定会议的议题和参会人员范围之后，需要选定会议场所。
会议场所的选择应该考虑到参会人员的数量和会议的性质，以确保场地的大小和设施的完备。
会议通知的起草需要包括会议的时间、地点、议题以及参会人员名单等信息。
在起草通知时，需要确保通知的格式规范、内容准确。
申报会议预算是会议前必须要做的一项工作。
预算的申报需要考虑到会议的规模、场地租赁费用、设备租赁费用、人员费用等各项费用，以确保会议的预算合理。
人员确认是指确认参会人员的身份信息、联系方式以及到场时间等信息，以确保会议的顺利进行。
设备准备是指根据会议的需要准备相应的设备，包括但不限于投影仪、音响设备、翻译设备等。
预定是指预定酒店、餐厅等服务设施，以确保参会人员的食宿问题得到妥善解决。
车辆安排是指为参会人员提供交通服务，包括但不限于接送机、接送酒店等。
起草会务组工作安排表是指将会务组的工作内容、时间、责任人等进行详细的规划和安排，以确保会务组的工作有序进行。
会务宣传品的制作是指制作会议宣传品，包括但不限于会议手册、会议背景板等，以提高会议的知名度和影响力。
食品的采买是指采购会议期间需要用到的食品，包括但不限于茶水、点心、餐饮等，以确保参会人员的口感和体验。
指导服务员的工作在会议期间，服务员的工作至关重要。
他们需要确保会议室内的设备和用品得到及时补充和维护。
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大型会议承办工作手册目录一、会议前组织工作准备： (2)（一）会议的发起： (2)（二）会议组织和机构： (2)（三）会议分工和责任： (2)二、会议承办主体流程： (2)（一）会议前期工作： (2)1参会客人的联系、函达及情况工作。
(2)2参会资料的准备。
(3)3会议场所的考察、落实工作。
(3)4参会资料的制作落实工作。
(3)5参会物品的情况落实工作。
(3)6参会人员用车情况落实工作。
(4)7财务预算整理，报公司领导审批。
(4)8拟定参会客人的详细接待、安排计划。
(4)9会议现场的工作安排。
(4)10会议现场外工作安排。
(5)11公司人员的仪容仪表要求。
(5)（二）会议中工作： (6)1检查工作。
(6)2迎接工作。
(6)3公司领导会面工作。
(7)4会场工作。
(7)5散会后工作。
(7)（三）会后工作： (8)1送机、送站参会客户工作安排。
(8)2宾馆门口迎送参会客人的安排。
(8)3结账工作。
(8)4联系参会客人平安到否工作。
(8)5会后公司内部总结会。
(9)6会后资料的整理。
(9)7制作参会人员名册。
(9)8资料、名册的存档与送达。
(9)一、会议前组织工作准备：（一）会议的发起：由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。
（二）会议组织和机构：由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。
会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。
各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。
（三）会议分工和责任：由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。
二、会议承办主体流程：（一）会议前期工作：依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。
1参会客人的联系、函达及情况落实。
1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。
1．2会议前两天落实来参会客人情况。
1.2.1来客人数。
1.2.2来客身份。
1.2.3来客性别。
1.2.4重要客人的习俗。
1.2.5来客联系方式。
1.2.6参会来客的对方协调人。
按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。
1．3会议前两天落实参会来客到达机场、车站的具体情况。
1.3.1乘坐飞机到达的班次、时间、人员。
1.3.2乘坐火车到达的的车次、时间、人员。
1.3.3乘坐班车到达的的终点站、时间、人员。
1.3.4有无自行开车来的人员情况。
按照来客到达时间整理顺序并正式报告会议总指挥。
1．4由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络，落实路途情况且每半天汇报给总指挥，重要参会客人需及时汇报。
2参会资料的准备。
2．1依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前两天制作好秩序册（初稿）。
2．2依据会议内容在会议前三天起草完成开幕辞。
2．3依据会议安排在会议前三天起草完成各会议讲话。
2．4依据会议内容安排在会议前三天制作完成会议演示资料。
2．5依据会议内容在会议前三天准备完成产品相关资料（经内审、签署）。
2．6由会议总指挥组织人员对上述材料进行统筹和协调后，送公司相关领导、部门审定。
2．7由会议资料组在规定的时间内完成上述定稿资料的统一制作。
3会议场所的考察、落实，并作出预算报告。
3．1依据会议规模要求，对预选的宾馆入住条件进行考察，并在会议前三天书面汇报会议总指挥。
3．2依据会议要求，对预选的会议场地进行考察，并在会议前三天书面汇报会议总指挥。
3．3在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其服务情况进行落实。
3．4在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其周围环境进行考察。
3．5在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对交通情况进行考察。
4参会资料的制作落实，并作出预算报告。
依据货比三家原则在会议前三天书面汇报：4．1资料制作周期。
4．2资料制作样式。
4．3资料制作费用。
5参会物品的情况落实，并作出预算报告。
依据货比三家原则在会议前三天书面汇报：5．1制作横幅样式、费用、时间。
5．2酒水、饮料等价格。
5．3参会客人礼品的样式、价格。
5．4会议用品（文件袋、笔、软皮本）样式、价格。
5．5相应的发票情况。
6参会人员用车情况落实，并作出费用报告。
依照会议的日程安排，在会议前三天书面汇报：6．1车型、车况。
6．2租用费用。
7进行财务预算整理，并报公司领导审批。
7．1由会议总指挥组织、评定各汇报的情况。
7．2由会议总指挥指定会议财务专人，对评定下来的情况进行财务预算整理。
7．3在会议前三天报公司领导审批。
7．4在公司领导评审通过后，由指定的专人和财务部协商及时领出会议专款。
7．5由会议总指挥制定会议财务用款制度。
8拟定参会客人的详细接待、安排计划。
在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间顺序对下面工作进行详细计划：8．1参会客人及陪同人员住宿安排。
8．2参会客人餐饮安排。
8．3参会客人行程安排。
8．4会议结束后活动安排。
8．5会议前、中、后陪同人员的安排。
8．6参会客人的接站工作安排。
8．7会议期间与客人协调工作。
8．8突发事件应急处理工作、人员。
9会议现场的工作安排。
在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。
并将结果及时汇总汇报给总指挥。
9．1参会客人、陪同人员、工作人员房间。
9.1.1所有房间内情况的落实。
9.1.2所有房间钥匙统一领取，并做出相应标示。
9.1.3制作好房间人员入住空表格。
9.1.4会议秩序册的送到参会客户房间。
9.1.5水果、鲜花的送到参会客户房间。
9．2会场的布置，会场内设备的调试。
9.2.1会场内座椅摆放整齐，布局合理。
9.2.2会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴牢固。
9.2.3会场内投影仪及幕布调试无误。
9.2.4会场内所有麦克风、音响调试无误。
（保密会议不能用无线麦克风）9.2.5会议讲演用电脑和资料联机调试无误。
9.2.6会场内灯光、开关、电源及插板的落实。
9.2.7会场用打印机和纸张落实，联机调试无误。
9.2.8会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误。
9.2.9会议场所各指引标示的落实；9．3会议所有物品、资料的到场、分装整理。
9.3.1会议所有物品指定规放位置。
9.3.2会议用各物品及时购买，分装整理好。
9.3.3会议用所有资料进行标示、并盖好图章；9.3.4会议用的物品（文件袋、笔、软皮本）检查无误分装入袋。
9.3.5会议用产品资料分装入袋，并做好发放人员编号表格。
9．4参会客人的桌牌、会议牌制作。
9.4.1由会议总指挥对参会客人座次进行排定。
9.4.2核实所有桌牌名字无误，并按照规定摆放整齐。
9.4.3依照参会人员数量制作相应会议牌。
（蓝底黑字无人员姓名）9.4.4按照公司会议人员制作相应会议牌。
（黄底黑字有人员姓名）9．5会议过程的摄影、照相安排。
9.5.1人员的确定。
9.5.2各重要时刻的摄影、照相确定。
9.5.3合影留念的场地确认。
9．6会议用车的安排。
9.6.1确定好参会客人车辆到场时间。
9.6.2确定好参会客人车辆行走路线。
9.6.3确认好接机、接站车辆、时间、人员。
10会议现场外工作安排。
在会议前一日对下面工作完成，并由外场工作负责人进行检查。
并将结果及时汇总汇报给总指挥。
10．1试验设备的调试、要参观的生产现场的布置工作。
10．2参观期间路线制定、讲解人员、试验人员准备工作。
10．3会议用各物品的采购工作。
10．4公司人员、设备、资料和物品的运送到会议现场。
10．5会议期间天气情况及物品的准备。
10．6药品准备。
10．7会议期间道路通行情况。
11公司人员的仪容仪表要求。
（二）会议中工作：会议期间每天晚上各会议小组组长将情况向会议总指挥进行汇报，并按照会议总指挥要求做出第2天工作安排。
1检查工作。
由会场工作组组长随时对下面工作进行检查，并根据情况及时安排：1．1公司人员、设备、资料和物品的情况。
1．2会议用水果、酒水、物品、礼品的购买、分装、整理情况。
1．3会议室情况。
1.3.1会议用烟、烟灰缸、打火机的落实，并在会议前30分钟摆放到位。
1.3.2会议用矿泉水的落实，并在会议前30分钟摆放到位。
1.3.3会议用茶水、茶杯的落实，并在会议前30分钟准备好。
1．4会议用车、摄影、照相人员的落实和通知情况。
1．5参会客人的接机、接站工作安排情况。
2迎接工作。
2．1接机、接站参会客户工作安排。
2.1.1将参会客户的到机场、火车站进行时间排序。
2.1.2落实好接客的司机和车辆。
2.1.3定好到达宾馆门口迎接的准确时间。
2．2宾馆门口迎接参会客人的安排。
2.2.1由司机将接到客人的情况及时通知会议总指挥。
2.2.2由总指挥根据参会客人到达宾馆时间，指定负责人安排公司人员在门口迎接。
2.2.3负责人对公司人员进行分工安排，指定主要迎接客人人员、门口服务人员，登记服务人员。
2.2.4负责人随时保持与会议总指挥的联系，在得知客人到达宾馆前十五分钟通知公司人员到门口等侯，并准备好迎客的工作。
2.2.5准备好客人房间钥匙；房间人员入住表格；各车辆内的客人情况落实工作。
2.2.6司机将车开到宾馆门口，由门口服务人员将车门拉开并站立一旁。
客人下车时，主要迎送人员上前迎接问候，并引领客人到登记服务人员处。
2.2.7由登记服务人员进行来客身份确认，发放房间钥匙，并引领客人到房间。
2．3与对方协调人员的沟通、落实到客情况。
2.3.1实到参会人数。
2.3.2参会来客情况。
2.3.3参会客人身体状况。
2.3.4参会客人有无其它要求。
3公司领导会面工作。
3．1公司领导与参会客人的会面安排。
3．2参会客人入住后走访、交流工作。
4会场工作。
4．1会议资料的到位检查。
4.1.1会议演示资料。
4.1.2产品资料。
4.1.3秩序册中会议议程表。
4.1.4各发言辞稿。
4.1.5投影指示激光笔。
4．2会议现场秩序及人员工作的安排。
4.2.1会议现场总调度的人员指定。
4.2.2会议主持人的安排。
4.2.3会议发言人及顺序安排。
4.2.4会议答辩人员及顺序的安排。
4.2.5会议现场服务人员的安排。
4．3会议场外人员工作的安排。
4.3.1会议用水的准备。
4.3.2会议用物品的准备。
4.3.3与会场服务人员沟通、协调工作。
4.3.4会场内交待的任务。
4.3.5其它偶发事件。
4．4资料协助人员的安排。
4.4.1投影资料的协助。
4.4.2文件修改及打印工作协助。
4．5会议全程记录人员的安排。
4.5.1会议现场的文字书记人员。
4.5.2会议现场的录音记录人员。
4．6会议全程摄影、照相人员安排。