文件执行情况检查管理规程

文件执行情况检查管理规程

1. 目的：

建立各种文件的执行情况检查管理规程，保证文件的实施。

2. 范围：

公司所有的技术标准类、管理标准类和工作标准类文件。

3. 责任：

行政部及各部门负责人。

4. 内容

4.1 文件执行情况检查要求:

4.1.1 以公司名义下发的各项文件、制度，均为公司内部法规，必须定期或不定期的对其执行情况进行追踪检查和考核。

4.1.2 追踪检查工作必须认真、仔细，重要文件、制度的执行情况的追踪应增加检查的频次。

4.1.3 各部门必须将所有追踪检查结果汇总列表上报，并与部门月、度工作考核和经济责任制考核挂钩。

4.1.4 追踪检查工作应在不干扰被检查单位正常工作的情况下进行。

4.2 追踪检查的责任部门

4.2.1 公司行政部作为全面负责文件实施情况追踪检查组织工作的协调、督促和考核部门。

4.2.2 具体追踪检查的责任按文件的类别由以下部门负责。

4.2.3 公司综合管理类文件的追踪检查由行政部负责。

4.2.4 公司产品质量管理类文件的追踪检查由质量管理部负责。

4.2.5 公司生产技术管理类文件的追踪检查由生产技术部负责。

4.2.6 公司物料管理类文件的追踪检查由物料部负责。

4.2.7 公司设备工程管理类文件的追踪检查由设备工程部负责。

4.2.8 产品销售管理类文件的追踪检查由销售部负责。

4.3 追踪检查的频次

4.3.1 公司颁布的各项文件、制度自发布实施之日起二个月，职能部门应组织有关人员进行首次检查。

4.3.2 自首次检查后，一般管理文件每半年检查一次，特殊文件每2个月检查一次。

4.3.3 为了保证各项管理文件贯彻工作做的扎扎实实，行政部应对各责任部门的文件贯彻落实情况进行不定期的抽查，每半年至少全面检查一次。

4.4 检查人员

4.4.1 检查人员的名单由各责任部门具体拟定。

4.4.2 在拟定参与检查人员时，应根据有关文件的具体内容聘请相关人员，使检查组具有一定的专业性和权威性。

4.4.3 行政部作为全面负责公司文件追踪检查考核部门，其负责人应成为各类检查组的当然成员。

4.5 追踪检查的内容

4.5.1 现场出现的是否为有效文本；

4.5.2 现场文件是否均按照文件的使用程序放置在固定位置；

4.5.3 修改和新增文件是否按照规定程序提出申请。

4.5.4 现场如发生特殊情况，不能按照生产规程操作，经本部门主管批示后可紧急处理。

4.5.5 生产操作的检查由相关岗位的QA员检查是否按照工艺规程和岗位操作规程进行操作。

4.5.6 检查被查单位落实有关文件的组织活动记录，包括单位全体会议、基层小组会议的记录及上报的检讨会记录。

4.5.7 检查被查单位为贯彻落实有关文件而具体制订的措施及自检报告。4.5.8 检查被查单位员工对有关文件的规定是否知晓，涉及到本单位、本岗位的具体条款是否能够完整背诵并熟练运作。

4.5.9 检查在有关文件下发执行后被查单位有无违反文件有关规定的现象。

4.5.10 检查被查单位制订的有关措施是否已经完全落实，有是否与奖惩挂钩。（查奖惩的具体事例）

4.6 追踪检查工作程序

4.6.1 由负责牵头检查的职能部门按要求拟定参加人员，人员名单报行政部备案，并确定检查日期。

4.6.2 检查部门负责人带队，并在检查前2小时通知被查单位准备。

4.6.3 由被查单位负责人向检查人员简要介绍部位落实有关文件的情况。4.6.4 检查组人员进行分工，分头检查被查单位提供的有关文字资料和记