ACCESS数据表的使用

3.1.1 打开表
打开表就是在数据表视图中显示出数据表的数据信息。 打开表就是在数据表视图中显示出数据表的数据信息。 方法一：在数据库窗口中选定要打开的表对象，单击“打开” ：在数据库窗口中选定要打开的表对象，单击“打开” 按钮。 按钮。 方法二：双击要打开的表的表名。 ：双击要打开的表的表名。 方法三：从设计视图窗口单击工具栏上的“数据表视图”按钮 ：从设计视图窗口单击工具栏上的“数据表视图” 切换到数据表视图窗口。 切换到数据表视图窗口。 3.1】 打开“教学管理”数据库中的系科表。假定“ 【例3.1】：打开“教学管理”数据库中的系科表。假定“教 学管理”数据库已经打开。 学管理”数据库已经打开。 操作步骤： 操作步骤： 教学管理”数据库中，选择“ 对象， （1）在“教学管理”数据库中，选择“表”对象，再单击 系科” “系科”表。 单击“打开”按钮或双击“系科”表名。 （2）单击“打开”按钮或双击“系科”表名。
3.1.4 添加新记录
在已有记录的表中再添加一些新记录的方法有以 下几种： 下几种： 方法一：单击数据表中记录指针为“ 号的行， 方法一：单击数据表中记录指针为“*”号的行，并 输入新记录数据。 输入新记录数据。 方法二：选择菜单“插入∣新记录”命令， 方法二：选择菜单“插入∣新记录”命令，并输入新 记录数据。 记录数据。 方法三：单击工具栏上的新记录按钮，并输入新记录 方法三：单击工具栏上的新记录按钮， 数据。 数据。 方法四：选择菜单“编辑∣定位∣新记录”命令， 方法四：选择菜单“编辑∣定位∣新记录”命令，并 输入新记录数据。 输入新记录数据。
3.2 修改记录
3.2.1 修改记录数据 3.2.2 替换记录数据
3.2.1 修改记录数据
最常用的改错方法是： 最常用的改错方法是：在数据表视图中把光标移动到有 错误的数据上，进行修改即可。 错误的数据上，进行修改即可。 3.3】 把学生表中学号为00150236 00150236的学生的籍贯字段内 【例3.3】：把学生表中学号为00150236的学生的籍贯字段内 广西”改为“广东” 容“广西”改为“广东”。 操作步骤： 操作步骤： 打开“学生” （1）打开“学生”表，用光标拖动的方式选定学号为 00150236的学生的籍贯字段内容 的学生的籍贯字段内容“ 如下图所示。 00150236的学生的籍贯字段内容“西”，如下图所示。 输入“ 即可。 （2）输入“东”即可。
说明：在输入第一个数据时，记录指针变成了一个铅笔， 说明：在输入第一个数据时，记录指针变成了一个铅笔，表示 该记录正在被编辑，同时还会自动出现下一空行， 该记录正在被编辑，同时还会自动出现下一空行，且其左侧按 钮上显示“ 标记，表示该行为新记录。如下图所示。 钮上显示“*”标记，表示该行为新记录。如下图所示。
第3章 数据表的使用
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 2.6 3.6 3.7 向表中添加新记录 修改记录 删除记录 查询表中信息 在数据库窗口操作表 修改表的结构 使用子数据表 数据的导入和导出
3.1 向表中添加新记录
3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 打开表 输入新记录 保存记录 添加新记录
输入记录数据时，注意以下要点： 输入记录数据时，注意以下要点： 当输入的数据未填满字段大小长度时，按回车键（ 1．当输入的数据未填满字段大小长度时，按回车键（也可单击下 一个字段或按“Tab” 将光标移到下一个字段。 一个字段或按“Tab”或“→”键）将光标移到下一个字段。当字 段大小长度被数据填满时，光标停留在该数据后边并发出一响声， 段大小长度被数据填满时，光标停留在该数据后边并发出一响声， 提示不能继续输入数据，光标不会自动移到下一个字段。 提示不能继续输入数据，光标不会自动移到下一个字段。 当光标在自动编号型字段上时，只需将光标移到下一个字段， 2．当光标在自动编号型字段上时，只需将光标移到下一个字段， 系统自动为该字段输入一个数据。 系统自动为该字段输入一个数据。 日期/时间型数据输入时，可按完整日期输入， 3．日期/时间型数据输入时，可按完整日期输入，也可按简便日期 输入， 输入，系统会自动按设计表的结构时在格式属性中定义的格式来显 示日期数据。如在出生日期字段中输入“2004-08-25” 04-08示日期数据。如在出生日期字段中输入“2004-08-25”或“04-0825” 该字段都会显示为“04-08-25” 25”，该字段都会显示为“04-08-25”。如果其格式属性定义为 长日期” 则显示为“2004年 25日 “长日期”，则显示为“2004年8月25日”。 型数据输入时，在网格中会显示一个复选框（ 4．“是/否”型数据输入时，在网格中会显示一个复选框（系统默 也可设为文本框和组合框），选中则表示输入“ ），选中则表示输入 认，也可设为文本框和组合框），选中则表示输入“是（-1）”， 不选则表示输入“ 不选则表示输入“否（0）”。
3.4 查询表中信息
3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.4.7 浏览记录 隐藏列或显示列 冻结列或解冻列 记录行高和列宽调整 查找表中数据 排序记录 筛选记录
7．备注型字段可输入长度不超过65535的文本字符，如果输 备注型字段可输入长度不超过65535的文本字符， 65535的文本字符 入少许字符，同字符型字段数据一样可直接输入。 入少许字符，同字符型字段数据一样可直接输入。如果要输入 长文本字符，可按Shift+F2 Shift+F2键 打开“显示比例” 长文本字符，可按Shift+F2键，打开“显示比例”文本编辑 对话框，如下图所示。 对话框，如下图所示。
在此编辑框中输入数据时，可按Ctrl+Enter键换行， 在此编辑框中输入数据时，可按Ctrl+Enter键换行，通 Ctrl+Enter键换行 过“字体”按钮打开“字体“对话框，可设置备注字段的字体 字体”按钮打开“字体“对话框， 和字号等格式。按回车键或按“确定”按钮可关闭对话框。 和字号等格式。按回车键或按“确定”按钮可关闭对话框。 查阅向导型数据输入时， 8．查阅向导型数据输入时，从查阅值列表中选择所需的数据 即可。 即可。
超链接型数据输入时， 插入超链接” 6．超链接型数据输入时，用“插入超链接”对话框 来实现。 来实现。 操作方法：将光标移到超链接字段上，选择菜单“ 操作方法：将光标移到超链接字段上，选择菜单“插 超级链接”命令或单击工具栏中的超级链接按钮， 入∣超级链接”命令或单击工具栏中的超级链接按钮， 打开“插入超链接”对话框进行超链接设置， 打开“插入超链接”对话框进行超链接设置，如下图 所示。 所示。
3.1.3 保存记录
当一条记录的数据输入完以后， 当一条记录的数据输入完以后，通常把光标移到 下一条新记录。这种操作系统会自动保存该记录。 下一条新记录。这种操作系统会自动保存该记录。无 论何时移动到一条不同的记录上， 论何时移动到一条不同的记录上，最近操作的记录都 被保存并且记录指针从铅笔变成指向右方的箭头。 被保存并且记录指针从铅笔变成指向右方的箭头。还 可通过以下的方法保存记录： 可通过以下的方法保存记录： 方法一：单击表窗口的“关闭”按钮。 方法一：单击表窗口的“关闭”按钮。 方法二：选择菜单“记录∣保存记录”命令。 方法二：ຫໍສະໝຸດ Baidu择菜单“记录∣保存记录”命令。 方法三：单击工具栏上的“保存”按钮。 方法三：单击工具栏上的“保存”按钮。 方法四： Shift+Enter键或按Ctrl+S键 键或按Ctrl+S 方法四：按Shift+Enter键或按Ctrl+S键。 注意： 注意：当输入的数据违反了数据的有效性规则或数据 完整性时，系统将给出错误的提示信息， 完整性时，系统将给出错误的提示信息，并且记录不 能存盘。 能存盘。
3.3 删除记录
删除记录的操作是：先选定记录，再进行删除。 删除记录的操作是：先选定记录，再进行删除。 3.5】 删除学生表中学号为00150236的记录。 00150236的记录 【例3.5】：删除学生表中学号为00150236的记录。 操作步骤： 操作步骤： 打开学生表，单击学号为00150236 00150236的记录的最左列按钮 （1）打开学生表，单击学号为00150236的记录的最左列按钮 行选定器），选定该记录。 ），选定该记录 （行选定器），选定该记录。 Delete键或选择菜单 编辑∣删除”命令， 键或选择菜单“ （2）按Delete键或选择菜单“编辑∣删除”命令，也可单击 工具栏上的删除记录按钮或选择菜单“编辑∣删除记录”命令， 工具栏上的删除记录按钮或选择菜单“编辑∣删除记录”命令， 打开一个确认删除记录的对话框。 打开一个确认删除记录的对话框。 单击“ 按钮或按回车键，删除记录。如果单击“ （3）单击“是”按钮或按回车键，删除记录。如果单击“否” 按钮，则放弃删除记录。 按钮，则放弃删除记录。 注意：表之间如果建立了关系并且选中了“实施参照完整性” 注意：表之间如果建立了关系并且选中了“实施参照完整性”， 则不能删除记录（除非同时选中了“级联删除”选项）。 ）。否则 则不能删除记录（除非同时选中了“级联删除”选项）。否则 删除时会出现一个因表包含关系而不能删除的对话框。 删除时会出现一个因表包含关系而不能删除的对话框。
3.2.2 替换记录数据
如果要整体替换表中的一批数据，可用菜单命令实现。 如果要整体替换表中的一批数据，可用菜单命令实现。 3.4】 把学生表中系号为“15”全部改为“25” 【例3.4】：把学生表中系号为“15”全部改为“25”。 操作步骤： 操作步骤： 打开学生表，并把光标定在“系号”字段列上。 （1）打开学生表，并把光标定在“系号”字段列上。 选择菜单“编辑∣替换”命令，打开“查找和替换” （2）选择菜单“编辑∣替换”命令，打开“查找和替换”对 话框，如下左图所示， 查找内容”文本框中输入“15” 话框，如下左图所示，在“查找内容”文本框中输入“15”， 替换为”文本框中输入“25” 最后单击“全部替换” 在“替换为”文本框中输入“25”，最后单击“全部替换”按 打开如下右图所示的对话框，单击“ 钮，打开如下右图所示的对话框，单击“是”按钮执行替换操 并回到“替换”对话框。 作，并回到“替换”对话框。 单击“关闭”按钮或单击“取消”按钮。 （3）单击“关闭”按钮或单击“取消”按钮。
5．OLE对象型数据输入时，用插入对象的方式来输入声音、 OLE对象型数据输入时，用插入对象的方式来输入声音、 对象型数据输入时 图形、图像等多媒体数据，并且可以以嵌入或链接的方式插入。 图形、图像等多媒体数据，并且可以以嵌入或链接的方式插入。 操作方法：将光标移到王楠的“照片”字段上时， 操作方法：将光标移到王楠的“照片”字段上时，网格中出现 虚框，选择菜单“插入∣对象”命令或右键单击“照片”字段， 虚框，选择菜单“插入∣对象”命令或右键单击“照片”字段， 从快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象” 从快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话 框进行插入,如下图所示。 框进行插入,如下图所示。
3.1.2 输入新记录
表结构设计好后， 表结构设计好后，可以立即切换到数据表视图输入数据 记录。也可以在空数据表或有记录的表中添加一些新记录。 记录。也可以在空数据表或有记录的表中添加一些新记录。 3.2】 假设学生表是一个只有结构， 【例3.2】：假设学生表是一个只有结构，没有记录的空数据 按照第2章学生表的记录数据，向学生表中输入记录。 表，按照第2章学生表的记录数据，向学生表中输入记录。 操作步骤： 操作步骤： （1）打开“学生”表，当前记 录指针（最左列指向右方的三角 形）指向第一行，如右图所示。 （2）光标在第一个字段“学号”上，输入数据00150226，再 把光标移动到下一个字段“姓名”上，输入数据“王楠”，再 把光标移动到下一个字段继续输入，直到把数据输入完毕。如 果某个字段暂时不输入数据，可把光标移到下一个字段输入。