档案计算机管理与相关规范

二、数据录入中应注意的问题
1、文件编号 年度必须用[]。查询时录入查询关键字[]用%代替。 2、文件题名 （1）如果本份文件没有题名或者不能揭示时，应依据其内容拟写题 名，不应死板的照搬文章标题。要能做到看到题名就能大概了解其主要 内容。自拟题名文在原题名后面并加“[ ]”。
（2）涉及人事、干部任免、工资、级别变动人员的，要在原题名后 面录入涉及本单位的相关人员，加“（ ）”。
七、档案管理规范
1、电子文件归档与管理规范。
2、电子文件归档光盘技术要求和应用规范。 3、纸质档案数字化技术规范。
3、原文备份。
原文存放路径。D:\档案原文。
四、报表打印中应注意的问题
1、打印机驱动程序安装 2、报表打印中的排序问题。 3、报表设置、修改。
五、需了解的一些高级应用
1、增加新字段及录入、浏览界面修改问题。 2、增加模块。
六、档案管理软件的安全问题
1、档案管理软件使用过程中的安全。
2、档案数字化加工过程中的安全。 3、档案专用计算机硬件的安全。
二、数据录入中应注意的问题
7、其他注意事项 （2）会计档案录入注意事项 录入中一定要选择正确的会计类别和类目号。 题名一定要录入详细，以便查询。如录入中一定要录入×年×月的凭 证。 (3)电子档案录入注意事项 需录入文件版本代码和文件类别代码两个选项。
三、档案全文管理及数据库的备份
1、全文管理 扫描后的挂接问题。 2、数据库备份 内。
6、密级 密级项注明“控制”或“开放”；未划控或未到开放期限的目录应在 密级项注明“未划”。
二、数据录入中应注意的问题
7、其他注意事项 （1）科技档案录入注意事项 科技档案题名的录入一定要全面，要有： 项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文 件内容+文件名 例：武汉天河机场 项目名称 候机楼 单位工程 电气线路 专业 竣工 阶段 图 文件名
一、数据录入前的准备工作
2、辅助字典
保管期限 永久、长期、短期、定期30年（代码D30）、定期10年（代码D10）、 25年(代码25)、15年(代码15)、5年(代码5) 科技档案分类号
基建类(代码Kj)、设备类(代码Ks)、科研类(代码Kk)
文件类别代码 文本文(代码T)、图形文(代码G)、图像文(代码I)、影像文(代码I)、 声像文(代码A)、数据文(代码D)、程序(代码P) 实物类型 奖牌(代码1)、证书(代码2)、奖杯(代码3)、锦旗(代码4)、 印章 (代码5)、字画(代码6)
档案计算机管理与相关规范
一、档案数据录入前的准备工作 二、档案数据录入中应注意的问题 三、档案全文管理及数据库的备份 四、报表打印中应注意的问题 五、需了解的一些高级应用
六、档案管理软件的安全问题
七、档案管理规范
一、数据录入前的准备工作
1、类目设置 2、辅助字典 3、档号格式
一、数据录入前的准备工作
二、数据录入中应注意的问题
3、责任者 （1）当责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。三个以上责任者 的，著录前面的两个，加“等”。 （2）个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称， 并加“（）”。机关团体责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录 职务、职称，并加“（）”。机关团体责任者必须著录全称或不发生误 解的通用简称。简称一旦确定，就必须前后统一。 （3）责任者中涉及的机构名称为市（县）府、本局等的，录入时应规 范为“× ×市（县）局”、 “× ×市（县）政府”等通用简称。
（3）题名中涉及到的方块数字一般换成打阿拉伯数字。比如二00三， 一律录成2003。专用名词就不必改动，比如“十一五”规划。
（4）题名中涉及的地名为各市（县）、本市（县）、全市（县）等 的，录入时应规范为“× ×市（县）”等标准称谓。题名中涉及的机构 名称为市（县）府、本局等的，录入时应规范为“× ×市（县）局”、 “× ×市（县）政府”等通用简称。
1、类目设置 文书档案主要根据各单位的“归档范围和保管期限表”（三合一制 度）来制定。 会计档案（类目序号C) 财务报告（类目序号Cb)、凭证类（类目 序号Cp)、帐簿类（类目序号Cz)、其他类（类目序号Cq)。 电子档案（类目序号Dg) 音像档案（S）录像类(Sx)、录音类（类目序号Sy)、照片类（类 目序号Sz) 实物档案（类目序号Sw)
一、数据录入前的准备工作
3、档号格式
文书档案 立卷方法整理方式：全宗号+目录号+案卷号+页号 归档文件整理方式：全宗号+归档年度+类目号+保管期限+件号 科技档案 基建类：科技分类号+项目代号+案卷号+序号 设备类：科技分类号+案卷号+序号（机关常用的方式） 科技分类号+项目代号+案卷号+序号（企事业单位用）
科研类：科技分类号+项目代号+案卷号+序号
会计档案 类目号+保管期限+案卷号
一、数据录入前的准备工作
3、档号格式
音像档案 照片档案 类目号+保管期限+案卷号+件号(说明：案卷号即册号，件 号即张号) 录音录像档案 类目号+保管期限+件号
实物档案 类目号+实物类型+件号
电子档案 类目号+类别号+件号（说明：没有类别号的单位在录类 别号时录用“0”）
二、数据录入中应注意的问题
4、文件形成时间 一般以发文时间为准。文件时间由8位阿拉伯数字组成，年度4位，月 份2位，日期2位。年、月、日中任一项无法考证的，应补“0”使之为8 位阿拉伯数字。如时间著录为19490200或00001200，表示案卷或文件的 时间未知或仅知月份。 5、归档年度
归档年度必须与文件形成年度相对应。
一、数据录入前的准备工作
2、辅助字典
保管期限 永久、长期、短期、定期30年（代码D30）、定期10年（代码D10）、 25年(代码25)、15年(代码15)、5年(代码5) 科技档案分类号
基建类(代码Kj)、设备类(代码Ks)、科研类(代码Kk)
文件类别代码 文本文(代码T)、图形文(代码G)、图像文(代码I)、影像文(代码I)、 声像文(代码A)、数据文(代码D)、程序(代码P) 实物类型 奖牌(代码1)、证书(代码2)、奖杯(代码3)、锦旗(代码4)、 印章 (代码5)、字画(代码6)