(高职)会计电算化教案第四章总账系统

第四章总账【本章的学习目的与要求】1、了解总账系统的初始化、日常业务处理和期末业务处理的工作原理和操作方法。

2、掌握总账系统初始化中设置会计科目，录入期初余额及设置各种分类档案资料的方法。

3、掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。

熟悉出纳管理的内容和处理方法。

4、掌握期末业务的内容和处理方法。

【本章任务分析】1、起点能力：学生已经理解并掌握了前三章的基本知识以及《会计学原理》相关理论，同时应该熟悉会计处理的基本流程。

2、本章知识包括：总账系统初始化、日常业务处理、出纳管理、期末处理，由此决定本次教学的顺序。

【本章教材分析】1、本章重点：（1）、总账系统初始化中设置会计科目(2)、录入期初余额及设置各种分类，档案资料的方法(3)、总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法(4)、出纳管理的内容和处理方法(5)、期末业务的内容和处理方法2、教学难点：（1）、凭证的修改（2）、期末业务的内容和处理方法【本章的教学手段与方法】多媒体形式讲授法【课时分配】14学时【参考书目】指定的教材。

【教学过程与教学内容】内容：分成四节。

时间：4.1为4课时，4.2为4课时，4.3为2课时，4.4为2课时4.1 总账系统初始化4.1.1启动总账系统系统初始化：是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。

总账初始设置的内容：包括设置基础参数、会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、分类定义、编码档案、录入期初余额及设置操作员明细权限。

4.1.2设置总系统参数系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。

可对"凭证选项"、"账簿选项"、"会计日历"、"其它选项"四部分内容的操作控制选项进行修改。

（P82－P88）参数介绍中，要特别关注注意。

1、“凭证”选项卡包括“制单控制”、“凭证控制”、“凭证编号方式”、“外币核算”、“预算控制”、“客户及供应商往来款项”区域。

注意：选择“凭证审核控制到操作员”后，还应通过“明细权限”去设置相应制单科目权限。

2、“账簿”选项卡包括“打印位数宽度”、“明细账（日记账、多栏账）打印方式”、“凭证、账簿套打”、“明细账查询权限控制到科目”、“正式账每页打印行数”区域。

注意:选中“明细账查询权限控制到科目”后，还应通过“明细权限”去设置相应的明细科目查询权限。

3、“会计日历”选项卡系统自动将会计期间、开始日期和结束日期列表。

此处只需用户选择“启用日期”注意:a、总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

b、录入汇率后不能修改总账启用日期。

c、已录入期初余额，不能修改总账启用日期。

d、已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。

e、新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。

4、“其他”选项卡包括“数量、单价小数位及本位币精度”、“部门、个人、项目排序方式”区域。

注意:账套名称、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可以到“系统管理”窗口中修改。

4.1.3设置会计科目各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。

注意:a、会计科目的设置要满足会计报表编制的要求。

b、会计科目的设置必须保持科目间的协调性和体系完整性。

c、会计科目要保持相对稳定。

d、设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。

1、增加会计科目如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。

这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。

如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可以在系统初始设置时选择不预置行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

注意:a、增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。

b、已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。

c、非末级会计科目不能再修改科目编码。

2、修改会计科目如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。

注意:a、已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。

b、已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。

c、被封存的科目在制单时不可以使用。

d、只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。

e、只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存3、删除会计科目注意:a、删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。

b、非末级科目不能删除。

c、已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。

d、被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。

如想删除，必须先取消指定。

4、指定会计科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。

系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

注意:a、现金科目要设为日记账。

b、银行存款科目要设为银行账和日记账。

5、设置会计科目辅助项目一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。

可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。

注意:a、管理费用应设成部门核算。

b、生产成本设成项目核算。

c、应收账款设成客户往来核算。

d、应付账款设成供应商往来核算。

e、辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。

4.1.4设置外币及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。

在此可以对本账套所使用的外币进行定义，以便在制单或进行其他有关操作时调用。

注意:a、使用固定汇率的单位，在填制每月的凭证前，应预先录入该月的记账汇率。

否则将会出现汇率为零的错误。

b、使用浮动汇率的单位，在填制当天的凭证前，应预先录入当天的记账汇率。

c、“外币*汇率=本位币”的折算方式是指直接汇率。

d 、“外币/汇率=本位币”的折算方式是指间接汇率。

e、制单时使用固定汇率还是浮动汇率，需在总账系统选项“凭证”选项卡中设置。

4.1.5设置凭证类别系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。

如果选择了“收款凭证付款凭证转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。

注意:a、限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。

b、填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。

c、可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。

4.16设置结算方式该功能用来建立和管理在经营活动中所涉及到的货币结算方式。

它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。

结算方式最多可以分为2级。

注意:a、必须按照结算方式编码级次的先后顺序录入。

b、结算方式的录入内容必须唯一。

c、票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。

d、算方式的编码规则已经在建立账套时设定，如果要修改，可以在系统控制台中的基础设置中进行。

4.1.7项目目录项目核算是账务系统辅助核算管理的一项重要功能。

一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如，在建工程、对外投资、技术改造等等，为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能，企业可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，在总账业务处理的同时进行项目核算与管理。

一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。

注意:a、必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录。

b、如果使用存货核算系统，可以在此选择“使用存货目录定义项目”，即使用存货系统中已定义好的存货目录作为项目目录。

c、项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。

如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。

d、一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。

e、不能隔级录入分类编码。

f、若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。

g、不能删除非末级项目分类。

h、标识结算后的项目将不能再使用。

4.1.8录入期初余额为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。

这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。

其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。

在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。

1、录入基本科目余额在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。

如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。

注意:a、如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

b、非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。

c、出现红字余额用负号输入。

d、修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。

e 、凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

2.录入个人往来科目余额如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。

注意:a、只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。

b、借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。

c、如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。

具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入3、录入项目科目余额如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的“项目参照”对话框中输入相关的信息。

4、录入单位往来科目余额如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的“客户往来期初”或“供应商往来期初”对话框中输入相关的信息。

注意:a、如果使用应收应付系统，则应到应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。

在总账系统中，只能录入这些科目的总余额，然后总账与应收应付系统余额对账。

b、若使用应收应付系统，往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。