浅谈项目电子文件归档和电子档案管理工作

浅谈项目电子文件归档和电子档案管理工作

发表时间：2018-06-07T11:12:47.800Z 来源：《基层建设》2018年第10期作者：林琳

[导读] 摘要：随着计算机和信息技术的快速发展，信息技术在各行各业中得以广泛的应用。

肇庆新区投资发展有限公司广东肇庆 526000

摘要：随着计算机和信息技术的快速发展，信息技术在各行各业中得以广泛的应用。电子文件取代了传统的手工文件，同时也改变了人们的工作形式。本文对项目电子文件归档和电子档案管理系统构建进行了探究。

关键词：电子文件归档；电子档案管理；建设项目

引言

随着各级机关单位办公自动化的广泛应用，各类电子文件大量涌现出来，如何把电子文件进行科学合理规范地归档保存，科学规范的管理，是个比较复杂而又现实问题。同时，由于工程项目产生的文件数量的日益增多，如果不能有效的实施电子档案归档管理，就会对档案的质量以及管理的效率造成很大的影响。因此，必须采取有效的措施来优化建设项目电子文件归档和电子档案管理。

1.充分认识加强重大建设项目电子文件归档和电子档案管理的重大意义

建设项目电子文件是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。建设项目电子档案是指建设项目建设过程中产生的，具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全过程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。

在电子文件归档与电子档案管理方面，电子文件归档范围和电子档案构成，同时包括机关局域网页关于项目建设的电子文件的采集，电子文件归档和电子档案要与项目建设任务的密切融合。要围绕办公自动化条件下电子公文归档规范、电子档案移交接收和电子音像档案管理技术方法等，进行信息技术与档案工作的深度融合，维护电子文件和电子档案的真实、完整和安全，提高工作效率，促进信息共享，便于长期保存。

电子档案是数字档案室建设的基础条件，而数字档案室则是今后档案工作的发展趋势，两者都是档案信息化的建设内容。因此，当前我们要高度重视开展电子档案工作，切实把电子档案工作纳入日程，为下一步开展数字档案室建设创造有利条件。深入开展电子文件归档和电子档案接收工作，加强对电子文件形成、积累和归档的监督指导，建立电子文件归档和电子档案移交机制，逐步实现电子文件归档与电子档案接收规范化、常态化。积极稳妥地推进数字档案室建设。

2.完善项目电子文件归档和电子档案管理工作机制

2.1坚持统一领导，分级管理原则

为更好落实各参建单位的归档责任，明确各参建单位的项目负责人，组建档案工作领导小组，项目法人为档案工作组长。确定档案工作的负责人，由总工程师主管建设项目的档案工作。围绕该工程项目建设范围，建立以项目法人单位为核心的档案管理网络，实行档案工作网络化管理，既在各参建单位的资料流向和传递、档案机构的设置、档案管理人员的配备方面，建立多层次具有辐射网络的档案立体化管理模式，配备专职档案人员，由设计单位、监理单位、施工单位配备专职档案人员，明确了在工程档案形成过程中各参建单位及档案人员应承担的职责。保证电子文件收集齐全和完整。

2.2制订档案管理规章制度

为保证项目档案的完整、准确和系统的管理，结合建设项目特点和实际情况，建设单位应当根据国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范及电子文件归档与管理规范等标准和行业有关要求，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围、项目电子档案分类体系和保管期限表。建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。同时将“三参加”“四同步”等档案管理的各种规章制度编入到建设项目档案管理办法当中，通过标准化制度的实施，明确各参建单位在工程档案形成过程中各自应承担的职责。

2.3建设单位组织召开工作会议

负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督，强化监督指导等工作。建设单位应当建立项目电子档案管理系统，管理项目全部电子档案，包括具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等功能。

2.4发挥监理的监督职能

建设项目实行业主负责制、招标投标制、建设监理制。因此各参建单位档案资料的收集和积累是关键。项目监理部门按照国家标准和办法，对完成的分部工程、单位工程、单项工程进行检查验收，审查施工单位提交的档案资料，其中包括电子文件归档和电子档案管理方面，针对档案资料存在的问题，提出整改及时间要求，符合要求后予以签认。充分发挥监理单位的监督职能。各参建单位只有经过监理审查，档案资料达到验收条件，方能进行竣工验收。

2.5严格把好项目验收关

项目建设单位要按照“同步管理”的要求，在组织项目验收时，严格执行验收规程规范和有关制度要求，将项目电子文件归档和电子文件管理作为验收的必备条件。其归档文件材料达不到规定要求的，不得通过验收，属于重大或特别重要项目，按照规定提前进行档案专项验收。凡档案专项验收不合格的，电子文件归档和电子档案验收不合格的，不符合标准规范的，不得进行项目竣工验收。要求在工程验收前整改合格，否则不能进行竣工验收，不能办理档案移交手续。

2.6强化业务指导，开展指导服务

建设单位应当成立建设项目档案室，设置档案专职人员，积极改善档案管理人员的工作条件，配备计算机、照相摄像机等电子设备。负责对各参建单位的电子文件归档和电子管理进行指导和督促及检查工作，完成档案的收集、整理、分类、立卷工作，使档案分类条目更清楚，内容更丰富。推出网上指导服务，利用档案局域网电子信息平台，审查案卷级、文件级目录。定期开展集中指导培训，及时掌握项目情况。各参建单位应当在项目通过交工验收后3 个月内，将项目电子档案向建设单位移交。建设单位应当在项目竣工验收后3 月内，向使