档案实体分类编方案

档案实体分类编号方案一、编制目的

为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我院实际情况，特制定本方案。

二、编制原则

(一)本方案以国家有关档案工作法规、标准为依据，遵循档案学基础理论和形成逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般到具体。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间的界限清楚，不相互交叉和包容，按照高院档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一

个整体归入相同的类别。充分反映高院档案的形成规律和内容、特点，并具有相对的稳定性。

(二)一级类目的设置参照《高等学校档案实体分类法》，二级类目的设置基本上依据《高等学校档案实体分类法》在一级类目的基础上进行细分，个别类目则根据实际情况需要在二级类目的基础上再进行细分，设置三级类目。细分时力求做到准确、简明、方便和实用。

三、体系结构和档号的编制

(一)体系结构

1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。SB仪器设备：主要包括仪器和设备工作管理和仪器调和申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像：声像档案是指我院各级组织和个人在社会活动中直接形成的，反映学院教育活动和历史发展，具有保存价值的真实记录。声像档案主要包括：照片、录音带、录相带、光盘、软盘等不同载体的文件材料。

SW实物：实物档案是指我院各级组织和个人在社会活动中直接形成的，具有保存利用价值和历史凭证价值的各种形式的实物。实物档案主要包括：锦旗、证书、奖牌、奖杯、奖品、纪念品等。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。

2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。

二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。

3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。

4、件号（案卷序号）为最末位类标识，按案卷的排列顺序1、2…n流水编制。

(二)档号结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号、件号（案卷号）三个部分

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。

件号（案卷号）在分类号最末位后按顺序编码，采用三位阿拉伯数字标识。

2、档号的模式。规定为：年度号+分类号+保管期限+件号（案卷号）库藏多个全宗时，原则上应在年度号前加全宗号，标识到文件级的，后面应加件号。如：标识到全宗号的为：全宗号+年度号十分类号+

保管期限+件号（案卷号）

3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”

连结。例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025

（三）档案的实体排架

原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。

四、各类档案类目设置与标识

(一)DQ党群

二级类目：

11党务综合（党总支综合材料入此。）

12纪检、监察

13组织

14宣传教育

15统战（民主党派材料入此。）

16工会（妇女工作材料入此。）

17团委

18学生工作（学生社团材料入此。）

19老干部

党群类档案档号编制模式如下：

2005—DQl1—00l～n

(二)XZ行政类

二级类目：

11综合（教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。）12人事（师资培养材料入此。）

13审计

14武装、保卫

15总务

16档案

17图书

18电教

19国资

行政类档案档号编制模式如下：

2005—XZl1—00l～n

(三)JX教学类

二级类目：

12高职教育

13成人本科教育

14成人专科教育

15成人中专教育

16培训类及其他教育

三级类目：

12高职教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。）12学科与实验室建设（专业设置入此。）

13招生

14学籍管理（学生奖惩材料入此。）

15课堂教学与教学实践

16毕业生工作（毕业生信息反馈工作入此。）

17教材

13成人本科教育

11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。）

12学科与实验室建设（专业设置入此。）